Кадровый электронный документооборот в 2025: изменения в КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система хранения и управления, при которой все документы между сотрудником и работодателем ведутся не на бумаге, а в электронном виде. Вместо стопки бумаг и подписей от руки у компании есть программное обеспечение (приложение, сайт), где все хранится, подписывается и отправляется в несколько кликов.
КЭДО активно развивается в России, за последние 5-10 лет отрасль сильно изменилась. Три ключевых тренда:

1.  Легализация электронного кадрового документооборота. 
До 2020 года КЭДО если и внедряли, то с опасением, потому что компании до конца не понимали, насколько это удобно и законно. Правовой базы, которая бы четко давала ответ на вопрос, можно ли внедрять и использовать КЭДО, не было. Сейчас законодательство РФ в этой теме проработано, государство активно создает нормативную базу. 

2.  Массовый переход на КЭДО. 
Если 5-10 лет назад КЭДО внедряли только крупные компании с собственными IT-отделами и большими HR-отделами, то сейчас системы КЭДО интересны и для среднего, малого бизнеса. Решения в этой сфере стали более доступными и простыми в использовании. 

3.  Полный переход на электронный кадровый документооборот. 
Все больше компаний полностью отказываются от бумажных версий некоторых документов. У сотрудников появляются цифровые аккаунты, где видна вся история работы, движения, отпусков, штрафов и поощрений.

До 2010-х годов весь кадровый документооборот в России был исключительно бумажным. Трудовые договоры, приказы, заявления, личные карточки — все оформлялось вручную, подписывалось от руки и хранилось в бумажных архивах. Электронные технологии использовались в налоговой и бухгалтерской отчетности, но кадровая сфера оставалась оффлайн.

Первым шагом к цифровизации стал Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», принятый в 2011 году. Он создал правовую основу для использования электронной подписи, но не распространялся напрямую на кадровые документы. Тем не менее, он стал фундаментом для будущего перехода к КЭДО.

В 2018–2019 годах начались первые пилотные проекты. Государство запустило эксперимент по введению электронной трудовой книжки. Тогда же активно обсуждались возможные модели перевода кадровых процессов в цифровой формат. Однако полноценной правовой базы все еще не было.


Ключевой поворот произошел в конце 2020 года с принятием Федерального закона № 439-ФЗ. Он дал работодателям право оформлять кадровые документы в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге, при условии согласия работника. 


Также были определены случаи, когда можно использовать простую электронную подпись (например, подтверждение документов через SMS-код).

В 2021 году Минтруд утвердил приказ № 320н, который определил порядок заключения электронных трудовых договоров. А Федеральный закон № 122-ФЗ внес важные уточнения в ТК РФ: описал порядок перехода на КЭДО, определил требования к подписям и закрепил возможность отказаться от бумаги в ряде случаев.

В 2022–2023 годах шло активное внедрение КЭДО в реальную практику. Появились типовые формы электронных документов, разработаны методические рекомендации, упростился порядок их хранения и проверки. Крупные компании начали переходить на полный электронный документооборот, особенно в условиях массовой удаленной работы.

К 2024 году КЭДО стал нормой для многих организаций, включая государственные. Электронная трудовая книжка и цифровой профиль сотрудника стали стандартом, а рынок HRTech и платформы кадрового ЭДО стали доступными не только для корпораций, но и для малого бизнеса.

Сегодня электронный кадровый документооборот — не просто альтернатива бумаге, а элемент цифровой трансформации управления персоналом. Государство продолжает улучшать правовую базу, а бизнес — внедрять удобные решения. Россия движется к модели, где кадровые процессы будут полностью цифровыми, безопасными и удобными для всех участников.

2025 год стал для КЭДО в России годом системных изменений - ужесточаются требования к обработке персональных данных. Законодательство продолжает меняться, крупные и средние компании относятся к кадровому электронному документообороту как к базе, без которой невозможно нормально выстроить HR-процессы. Есть несколько изменений в КЭДО в 2025 году, о которых стоит знать компаниям. 

Расширение электронного формата взаимодействия и отказ от бумаги

В 2025 году в России продолжается переход от гибридного документооборота к полноценному электронному. Всё больше кадровых документов переводятся в цифровой формат без необходимости дублирования на бумаге. Приказы, заявления, табели учета рабочего времени, служебные записки. Исключения есть в некоторых категориях документов. Но и для них в течение следующих нескольких лет найдется решение — все стороны заинтересованы перевести документооборот в электронный вид.

Вовлечение госсектора и цифровизация на уровне государства

Госучреждения вместе с бизнесом активно вовлекаются в процесс внедрения КЭДО. При участии структур Минцифры, Федерального казначейства и ФНС проводятся пилотные проекты по кадровому электронному документообороту в органы власти. Эксперимент проводили в 2024, сейчас отрасль ждет итоги и решение, ждать ли перехода госструктур на КЭДО и если да, то когда это произойдет.

Стандартизация и технологические требования

К 2025 году повышаются требования к работе систем КЭДО. Например, операторам электронного документооборота рекомендовали до августа 2025 года обеспечить соответствие новым стандартам визуализации и отображения кадровых документов. Это значит, что формы, форматирование и отображение реквизитов в электронных документах должны быть единообразными и соответствовать шаблонам. Стандартизация сферы КЭДО — неизбежность.

Усиление требований к защите персональных данных

С ростом цифровизации кадровых процессов особое внимание в 2025 году уделяется и информационной безопасности. В последнее время ужесточили требования: компании обязаны шифровать информацию, разграничивать права доступа, проводить аудит действий пользователей. А критическую информацию хранить на локальных серверах. Это особенно актуально бизнесу, который работает с чувствительными данными и попадает под действие закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Международная интеграция и выход за рамки РФ

В рамках Евразийского экономического союза развивается идея трансграничного кадрового электронного документооборота. В 2025 году продолжается развитие обмена электронными документами между Россией и странами ЕАЭС. Это упрощает работу компаний, которые работают с международным наймом. 

На 2025 год российское законодательство позволяет переводить в электронный вид большинство кадровых приказов (о приеме, переводе, отпусках) без бумажного дублирования. За исключением трех типов документов, которые касаются безопасности и увольнения. 

Какие документы отдела кадров можно хранить и использовать в электронном виде:

1.  Трудовые договоры и соглашения

• Основные трудовые договоры
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам
• Соглашения о материальной ответственности

Какие документы можно подписывать в КЭДО, а какие требуют бумажного оформления — читайте подробнее здесь. 

2.  Приказы и распоряжения

• Приказы о приёме на работу
• Приказы о переводе на другую должность или в другой отдел
• Приказы о предоставлении отпусков (ежегодных, дополнительных, учебных)
• Приказы о премиях и поощрениях
• Приказы о дисциплинарных взысканиях
• Приказы об увольнении (в том числе для дистанционных работников)

3.  Табели и графики

• Табели учета рабочего времени
• Графики отпусков

4.  Документы, связанные с персоналом

• Личные карточки работников (форма Т‑2)
• Заявления сотрудников (о приеме, увольнении, отпуске, иных кадровых вопросах)
• Протоколы собеседований и оценки кандидатов
• Служебные записки и уведомления

5.  Документы по охране труда

• Журналы инструктажей (в части возможной цифровизации, с ограничениями)
• Акты по несчастным случаям (частично, в зависимости от регулирования)

6.  Электронные трудовые книжки
Ведение и хранение трудовых книжек в электронном виде через государственные или корпоративные системы

Перевести компанию на КЭДО можно в несколько этапов. 

1. Анализ текущих кадровых процессов.
До внедрения кадрового электронного документооборота надо проанализировать процессы — что в каком видео оформляется, сколько сотрудников, какие документы есть и как их хранят. Это поможет понять, какие именно процессы можно перевести в электронный вид сейчас, а какие стоит доработать. 

2. Получение согласия сотрудников на ведение КЭДО.
Закон требует, чтобы сотрудники дали согласие на перевод кадровых документов в электронный формат, если они были приняты до 2022 года. Для новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года, согласие не нужно — оно считается данными автоматически при заключении электронного договора. Согласие оформляется в письменном виде или с использованием электронной подписи. 

3. Выбор и внедрение платформы для КЭДО.
Выберите надежного оператора электронного документооборота или специализированное программное обеспечение, которое соответствует требованиям законодательства по хранению, безопасности и подписанию кадровых документов. Важно проверить, поддерживает ли платформа типы документов, которые вы планируете переводить в электронный вид, и соответствует ли требованиям по защите персональных данных, удобна ли в использовании. При выборе информационной системы для КЭДО обратите внимание на соответствие требованиям 152-ФЗ и возможность интеграции с другими HR-инструментами.

4. Разработка внутреннего локального акта.
Для официального перехода на КЭДО работодатель обязан издать локальный нормативный документ — приказ или положение, которое фиксирует решение о переходе на электронный кадровый документооборот. В нем прописываются порядок ведения, условия хранения документов, ответственность сотрудников и правила взаимодействия с платформой. Всех сотрудников надо уведомить, что компания теперь работает по-новому. 

Какие законы регулируют хранение персональных данных и почему это касается всех — обзор штрафов за нарушение закона смотрите в статье.

5. Обучение сотрудников.
Чтобы процесс прошел гладко, организуйте обучение для кадровиков и работников, которые будут работать с системой КЭДО. Расскажите сотрудникам об изменениях, как подписывать документы, где их можно посмотреть и как обращаться за помощью. Важно снять возможные страхи и сопротивление, чтобы внедрить систему кадрового электронного документооборота было легче. Разработайте пошаговую инструкцию по работе с системой КЭДО для сотрудников разных отделов.

6. Пилотный запуск и тестирование.
Перед полным переходом полезно провести тестовый запуск: оформить и подписать несколько кадровых документов в электронном виде, проверить корректность работы системы, безопасность и удобство. 

7. Полный переход и сопровождение.
Важно обеспечить постоянную техническую поддержку, мониторинг системы и обновление программного обеспечения. Также нужно регулярно контролировать соблюдение требований по защите персональных данных и хранению документов.

8. Архивирование и хранение документов.
Организуйте хранение электронных кадровых документов по требованию законодательства об архивном деле и персональных данных. Важно обеспечить доступ к документам на протяжении всего срока их хранения, а также резервное копирование для защиты от потерь. В идеале надо прописать инструкции, гайды для новых сотрудников кадрового отдела, как работать с КЭДО.

Кадровый электронный документооборот — это необходимость для управления персоналом, он не просто автоматизирует документооборот, но и оптимизирует ключевые бизнес-процессы компании - от найма до увольнения.Там, где есть люди, там есть и документы и процессы. Проще ими управлять в цифровом виде.

Скорость процессов, простота управления документами и удобство использования играют на стороне бизнеса. Поэтому российские компании так активно внедряют КЭДО в 2025 году — это часть необходимой цифр.


Другие полезные материалы:

Как КЭДО встроено в экосистему 1С
Как работать с данными сотрудников в 2025
Что делать, если сотрудники не хотят переходить на КЭДО