WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
28 февраля 2025
Какие документы можно подписывать в КЭДО, а какие требуют бумажного оформления?
С 2021 года российским работодателям официально разрешено вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) согласно ФЗ №377 от 22.11.2021. Это решение стало ключевым этапом цифровизации кадрового администрирования, позволив компаниям отказаться от бумажных документов в пользу электронных аналогов.
Валерия Толкачева
Руководитель проектной команды EmplDocs
Руководитель проектной команды EmplDocs
Преимущества КЭДО
КЭДО упрощает взаимодействие между работодателем и сотрудниками, позволяя оперативно подписывать и согласовывать кадровые документы. По данным исследования Superjob.ru, 66% крупных российских компаний (от 1000 сотрудников) уже используют КЭДО, а среди малого бизнеса этот показатель достиг 52%. Ожидается, что к 2025 году рынок КЭДО вырастет еще на 30%, достигнув оборота в 5-5,2 млрд рублей.
Внедрение КЭДО способствует ускорению обработки кадровых документов, минимизирует риски потери информации, повышает прозрачность и контроль за процессами, а также снижает затраты на хранение и пересылку документов.
Особенно актуально это для компаний с географически распределенными подразделениями, где важна оперативная коммуникация между сотрудниками и кадровыми службами.
Внедрение КЭДО способствует ускорению обработки кадровых документов, минимизирует риски потери информации, повышает прозрачность и контроль за процессами, а также снижает затраты на хранение и пересылку документов.
Особенно актуально это для компаний с географически распределенными подразделениями, где важна оперативная коммуникация между сотрудниками и кадровыми службами.
Какие документы можно подписывать в КЭДО?
Российское законодательство допускает оформление большинства кадровых документов в электронном виде. В КЭДО можно подписывать:
Трудовые договоры;
Личные карточки сотрудников;
Положение об оплате труда;
Графики отпусков;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Штатное расписание;
Табель учета рабочего времени;
Приказы;
Согласия на обработку персональных данных;
Расчетные листки и утверждающие их форму документы.
Большинство этих документов можно подписывать в системе EmplDocs с помощью электронной подписи, причем сотрудники и работодатели могут использовать разные виды ЭП.
Какие документы нельзя подписывать через КЭДО?
Некоторые кадровые документы по-прежнему требуют бумажного оформления (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:
Трудовые книжки;
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р);
Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС);
Приказы об увольнении;
Документы по инструктажу по охране труда.
Ограничения направлены на защиту прав сотрудников и предотвращение злоупотреблений со стороны работодателей.
Какую электронную подпись использовать в КЭДО
В зависимости от типа документа сотрудники могут использовать различные виды электронной подписи:
1
Простая электронная подпись (ПЭП) — выдается работодателем и подходит не для всех документов. ПЭП может применяться для выполнения повседневных задач и подписи внутренних документов (подачи заявлений, обмена внутренней перепиской и отчетностью). Стоит закрепить конкретные сценарии использования ПЭП в локальных нормативных актах. Не применяется для подписи трудовых договоров и дополнительных соглашений к нему.
2
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — может быть выдана работодателем. Позволит определить, кто именно подписал документ. Подходит для подписи большинства видов кадровых документов.
3
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный вид ЭП, выдается через аккредитованный удостоверяющий центр. УКЭП можно подписать любой документ — и он будет иметь юридическую силу. Позволяет подписывать документы и кадровую отчетность в ПФР и Росстат.
Работаете с кадровыми процессами?
Больше материала об HRTech и КЭДО найдете в нашем телеграм-канале.
