Какие документы можно подписывать в КЭДО, а какие требуют бумажного оформления?

Российским работодателям официально разрешено вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Это решение стало ключевым этапом цифровизации кадрового администрирования, позволив компаниям отказаться от бумажных документов в пользу электронных аналогов.

КЭДО упрощает взаимодействие между работодателем и сотрудниками, позволяя оперативно подписывать и согласовывать кадровые документы. По данным исследования Superjob.ru, 66% крупных российских компаний (от 1000 сотрудников) уже используют КЭДО, а среди малого бизнеса этот показатель достиг 52%.

Ожидается, что к 2027 году рынок КЭДО вырастет еще на 30%, достигнув оборота в 5-5,2 млрд рублей.

Правовой фундамент КЭДО в России опирается не только на №377-ФЗ, но и на комплекс норм Трудового кодекса и профильного законодательства:

• Статьи 22.1–22.3 ТК РФ: определяют основные правила взаимодействия в цифровой среде, порядок введения КЭДО и требования к информационным системам.
• Статьи 312.2–312.3 ТК РФ: регламентируют особенности электронного документооборота с дистанционными сотрудниками, для которых КЭДО является наиболее удобным форматом работы.
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: Устанавливает правовой статус и виды электронных подписей (ПЭП, УНЭП, УКЭП), их равнозначность собственноручной подписи.
• Разъяснения Минтруда: в частности, письма № 14-6/ООГ-4008 и № 14-6/ООГ-4244 подтверждают возможность ознакомления сотрудников с ЛНА через электронные системы.

Внедрение КЭДО способствует ускорению обработки кадровых документов, минимизирует риски потери информации, повышает прозрачность и контроль за процессами, а также снижает затраты на хранение и пересылку документов.

Особенно актуально это для компаний с географически распределенными подразделениями, где важна оперативная коммуникация между сотрудниками и кадровыми службами.

Российское законодательство допускает оформление большинства кадровых документов в электронном виде (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). В КЭДО можно подписывать:

Большинство этих документов можно подписывать в системе EmplDocs с помощью электронной подписи, причем сотрудники и работодатели могут использовать разные виды ЭП.

Важно: закон (ст. 22.1–22.3 ТК РФ) строго регламентирует, какую подпись использовать для конкретных файлов.

• Работодатель: всегда использует УКЭП (или УНЭП, выданную через Госуслуги).
• Работник: может использовать УНЭП или ПЭП для большинства документов, но Трудовой договор, ученический договор и договор о материальной ответственности требуют как минимум УНЭП (ПЭП здесь недопустима).

Некоторые кадровые документы по-прежнему требуют бумажного оформления (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:

Ограничения направлены на защиту прав сотрудников и предотвращение злоупотреблений со стороны работодателей.

Работа от лица компании (МЧД)

Если кадровые документы подписывает не генеральный директор, а HR-менеджер или бухгалтер, ему необходима машиночитаемая доверенность (МЧД, № 63-ФЗ "Об электронной подписи» от 06.04.2011). Это электронная форма бумажной доверенности, которая подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации. Оформить её можно на портале ФНС или непосредственно через сервис КЭДО.

МЧД - электронный файл в формате XML, который содержит: сведения о доверителе (организации), данные доверенного лица и перечень его полномочий (например, право подписи трудовых договоров или приказов).

Как оформить МЧД:

• шаг 1: руководителю организации необходимо иметь действующую УКЭП, выданную в ФНС.
• шаг 2: сформировать электронную доверенность можно на официальном портале ФНС или непосредственно через специализированные сервисы КЭДО, такие как EmplDocs.
• шаг 3: руководитель подписывает файл МЧД своей квалифицированной подписью.
• шаг 4: доверенность регистрируется в едином реестре распределенного реестра ФНС.

Важно знать: без действующей МЧД сотрудник не имеет права подписывать документы от имени компании, даже если у него есть личная УКЭП. Система КЭДО автоматически проверяет наличие и срок действия доверенности в момент подписания, что исключает риск признания документов недействительными.




Виды ЭП

В зависимости от типа документа сотрудники могут использовать различные виды электронной подписи (№ 63-ФЗ "Об электронной подписи» от 06.04.2011 г):

Внедрение системы КЭДО способствует решению ключевых задач: ускорение обработки документов, минимизация рисков потери информации (согласно правовых разъяснениях Прокуратуры РФ), ведение цифрового архива надежно защищает документы от утраты и гарантирует соблюдение трудовых прав работников и снижение затрат на логистику.

Процесс отказа от бумаги строго регламентирован ст. 22.2 ТК РФ. Чтобы электронные документы имели юридическую силу и принимались ГИТ или судом, работодателю необходимо выполнить следующие действия:

Шаг 1. Подготовка локальных нормативных актов (ЛНА) 

Вам необходимо разработать и утвердить:

• положение о внедрении КЭДО: основной документ, где прописаны правила работы в системе, сроки подписания документов и порядок взаимодействия сторон;
• приказ о переходе на КЭДО: распорядительный документ, устанавливающий дату запуска системы и перечень сотрудников, ответственных за её эксплуатацию.

Шаг 2. Уведомление сотрудников

 Работодатель обязан официально уведомить каждого работника о переходе на электронный формат. В уведомлении следует указать: срок перехода, право сотрудника на согласие или отказ, а также информацию об используемой информационной системе.

Шаг 3. Получение согласия 

Для перехода на КЭДО требуется письменное согласие каждого действующего сотрудника. Если работник отказывается, вы обязаны продолжать вести его кадровый учет на бумаге.

• исключение: согласие не требуется от сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, если на тот момент у них не было трудового стажа.

Шаг 4. Выпуск электронных подписей 

После получения согласий компания организует процесс получения ЭП. В современных системах, таких как EmplDocs, этот этап автоматизирован: запрос на выпуск подписи формируется кадровиком, а сотрудник подтверждает данные через Госуслуги или приложение «Госключ».

Важно: электронные документы должны соответствовать единым форматам, утвержденным Минтрудом (Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н).

Современные системы КЭДО, такие как EmplDocs, позволяют автоматизировать работу не только со штатным персоналом, но и с исполнителями по договорам гражданско-правового характера (ГПХ): физическими лицами и самозанятыми. Это значительно упрощает администрирование проектов, где задействовано много фрилансеров.

• правовая база: в отличие от трудовых отношений, этот блок регулируется Гражданским кодексом РФ (ст. 160 и 434 ГК РФ) и законом № 63-ФЗ. Здесь не действуют ограничения ст. 22.1–22.3 ТК РФ, что дает больше гибкости;
• процесс взаимодействия: компания добавляет внешнего исполнителя в систему КЭДО по номеру телефона или СНИЛС, после чего он получает доступ к личному кабинету для подписания документов;
• типы документов: в электронном виде можно оформлять полный пакет документов: договоры ГПХ, дополнительные соглашения, задания и, что особенно важно, акты выполненных работ.

Электронная подпись для ГПХ: Для легитимности документов стороны должны договориться о виде используемой подписи. Оптимальный сценарий в 2026 году выглядит так:

1. работодатель: подписывает документы УКЭП с приложением МЧД.
2. исполнитель (физлицо/самозанятый): использует УНЭП или УКЭП. Самый быстрый способ для внештатника — подписание через «Госключ», так как это бесплатно и не требует личного визита в офис компании.