Технические особенности и функциональные возможности

EmplDocs — это полноценная инфраструктура для цифрового КЭДО: от создания электронной подписи и работы с МЧД до автоматизации HR-процессов, интеграции с 1С и соблюдения требований ФСТЭК и Минцифры. В статье — как устроена система и какие задачи решает.

Архитектура EmplDocs отличается от привычной, используемой в большинстве облачных сервисов, поскольку призвана обеспечить максимальную гибкость, целостность и безопасность.

Целостность данных обеспечивается даже на транзакционном уровне, потому как EmplDocs встраивается в систему на платформе 1С и использует единую БД с ней, что правильно и с методологической точки зрения, потому как КЭДО-процессы по сути являются лишь частью кадровых процессов.

On-premise — более предпочтительный вариант установки решения, т. к. все данные полностью находятся на серверах компании и полностью изолированы для данной компании. Более того, on-premise-решение уже обычно развёрнуто внутри компании. Никаких новых БД и систем с персональными данными сотрудников не появляется. Как в облачном варианте, так и в on-premise базой данных всегда выступает БД системы 1С. Поэтому при переходе с облачного варианта размещения (cloud) в on-premise (и обратно) нашим клиентам достаточно переопубликовать веб-приложение и предоставить сотрудникам новую ссылку на личный кабинет.

Мобильное приложение может быть собрано индивидуально под клиента. Классическая версия для облачных систем опубликована в RuStore. При необходимости для клиента собирается его индивидуальная версия, стилизованная в соответствии с его брендбуком.

EmplDocs разработано российской командой на базе отечественных технологий. С 2022 года решение входит в реестр отечественного ПО Минцифры России. Также EmplDocs работает на защищённых программных комплексах на базе российских операционных систем: Астра Линукс, АЛЬТ, РЕДОС.

Клиенты, предъявляющие к хранению данных особые требования, могут использовать сертифицированную ФСТЭК систему на платформе «1С:Предприятие 8.3Z» для обеспечения выполнения требований сертификации ФСТЭК в части хранения и обработки персональных данных сотрудников.

EmplDocs бесшовно интегрируется с системами 1С (1С:ЗУП, 1С: ЗГУ, 1С: ERP). В интеграции с «1С:Бухгалтерия 8» представлена возможность работать с авансовыми отчетами. Также имеется возможность настройки обмена данными с различными системами кадрового учета клиента (1С:Управление холдингом , 1С: Комплексная автоматизация, Босс-кадровик, SAP) и корпоративными порталами (Битрикс24).

Клиент может интегрировать решение в свои внутренние корпоративные порталы используя открытый API EmplDocs или встроить интерфейс EmplDocs в них.

EmplDocs — система, которая интегрирована с аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ) и порталом «Работа в России». Также имеет возможность интеграции со собственными Удостоверяющими центрами клиента. В процессе интеграции можно реализовать не только выпуск подписей, но и подписание документов уже выпущенной ранее ЭП.

EmplDocs предоставляет для своих клиентов пробный период с целью тестирования решения в рамках договора. Длительность периода тестирования ограничивается 90 днями.

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы. И, зная это, команда ED при разработке обеспечила более 90% функционала настроечной частью.

С помощью пользовательских настроек в 1С (без кастомизации решения) администратор сможет настроить различные варианты авторизации для приложения:

Также можно настроить логотип для приложения в целом или для конкретного юридического лица (организации), а также визуальную тему по умолчанию. Доступна возможность настроить мультиязычный интерфейс: добавить в приложение дополнительный язык или скорректировать названия для существующих элементов на разных языках.

Настройками можно добавить или отключить любой раздел личного кабинета как для сотрудника, так и для руководителя и HR, т. е. назначить или удалить роль из группы доступа пользователей личного кабинета. Наполнение данных, т. е. что будет выведено в рамках раздела, также решается настройками. Администратор сможет настроить практически любые права доступа в рамках очень гибкой ролевой модели, которая даже не ограничивает создание новых ролей и состав прав на объекты системы для них. По такому же принципу настраивается доступ к типам заявок и действиям в них.

Доступ кадровых специалистов, расчетчиков может быть опционально ограничен к конкретным организациям или группам физических лиц.

Решение EmplDocs может быть подключено самостоятельно клиентом — с помощью подробной базы знаний по продукту (документации) или с поддержкой опытной команды внедрения. На этапе внедрения продукта курирует проектом персональный менеджер клиента совместно с опытной командой разработки.

Проект внедрения EmplDocs включает этапы анализа бизнес-процессов клиента, составления технологической карты процессов компании, настройки тестовых и рабочих систем, а также обучение сотрудников и кадровых специалистов. Обучение проводится в виде вебинаров и предоставления обучающих видео и инструкций. Все шаблоны документов, необходимых для перехода на КЭДО, предоставляются бесплатно.

Клиентам предоставляется бесплатное сопровождение в рамках консультаций по работе текущего решения, исправления зарегистрированных ошибок и размещения обновлений продукта. Поддержка осуществляется по электронной почте, а также возможна по телефону и через мессенджеры.

Помимо бесплатной поддержки, мы предлагаем расширенную техническую поддержку вендора с фиксированной оплатой. За вами закрепляется персональный менеджер и в рамках этой опции доступно: предоставление кастомных обновлений, консультации по работе продукта с учетом настроек вашей системы и выполнение небольших доработок под ваши задачи. Поддержка может включать обучение пользователей и помощь в адаптации системы под внутренние процессы компании.

EmplDocs предоставляет своим клиентам пробный период для тестирования решения в рамках договора. Длительность тестового периода ограничена 90 днями.

EmplDocs — не только решение КЭДО. Это многофункциональный Личный кабинет сотрудника (ЛКС), руководителя и HR. Кадровый специалист остается работать в своей 1С. Давайте подробнее рассмотрим, какие функциональные особенности в нем есть.

Каждому сотруднику в Личном кабинете доступен «Рабочий стол» с набором следующих виджетов:

Доступность виджетов для сотрудника настраивается для каждого пользователя системы со стороны настроек в 1С. Также пользователь сам может включить/отключить виджеты и поменять порядок их отражение с помощью функции drag-and-drop.

У сотрудников, трудоустроенных по нескольким местам работы (основное место, совместительство, ГПХ) в личном кабинете появляется переключатель между местами работы. По каждому месту работы сотрудника могут быть настроены различные составы разделов, типов заявок, отчетов и прочее.

Всем сотрудникам в Личном кабинете доступен их «Профиль» с персональной и контактной информацией, а также данными о его текущем трудоустройстве (организации, подразделении, должности, окладе — опционально). Если сотруднику потребовалось актуализировать данные по себе, то он сможет оформить заявку на изменение них.

Данные по подключённым или выпущенным электронным подписям размещаются в специальном разделе «Электронная подпись». Сотрудник сможет просмотреть данные по сертификатам (ЭП), срокам действия и в случае выпуска, ознакомиться с актуальным статусов по этому процессу.

В дату увольнения у сотрудника автоматически блокируется доступ в личный кабинет в конце рабочего дня.

В базовой версии ED представлены  80+ видов различных заявок, которые по опыту наших клиентов решают более 90% рутинных кадровых процессов.

Любая заявка может быть настроена под бизнес процессы клиента с помощью no-code конструктора: наименование полей, валидация, настройка минимального количества дней между датой подачи заявления и выбираемой датой,  запрет на дублирование одних и тех же дат в заявках одного типа, логические ограничения при формировании заявки (к примеру, недостаточность дней отпуска или отгулов), зависимость полей от определенных значений может быть настроена в пользовательском режиме без кастомизации. Для этого можно воспользоваться no-code Конструктором заявок.

Основными типами заявок, которые представлены в решении являются:

Для заявок поддерживается использование федерального и региональных производственных календарей.

Печатные формы, настроенные по заявкам (с учетом условий формирования) создаются и заполняются необходимыми данными автоматически после отправки заявки. По каждой созданной заявке сотрудник сможет увидеть информацию по заявке, подробную историю изменения и скачать все сформированные и подписанные электронные документы (заявки, согласия, приказы). У каждой заявки также доступна опция «Копирования» всех атрибутов и прикрепленных документов, которые перечислены в заявке.

По каждой заявке настраивается перечень кадровых документов, которые будут сформированы на основании заявки автоматически или вручную кадровым специалистом (опционально). Этапы движения (маршрут) заявки настраивается отдельно по заявкам. На определенных этапах можно настроить возможность сформировать печатные формы (электронные документы) с возможностью подписать их.

В решение представлены также заявки, которые руководитель может инициировать на своих сотрудников. Гибкая настройка маршрута согласования заявки позволит добавить этап подтверждения события от сотрудника и как следствие подписание сотрудником всех документов согласия, к примеру, в сценарии инициирования «Заявки на работу в выходной», «Заявки на работу сверхурочно», «Кадровый перевод», «Отзыв из отпуска», «Премия», «Командировка», «Запрос обратной связи», «Заявка на увольнение». Перечень заявок может быть расширен с помощью no-code Конструктора заявок.

Решение предоставляет гибкие маршруты согласований, которые позволяют настроить:

Согласующие в рамках процесса согласования могут быть настроены для организации в целом, конкретного подразделения/подразделений и физического лица. В том числе учитывается привязка как к юридической, так и управленческой структуре. В настройках для согласующего приоритет всегда отдается физическому лицу.

Каждому руководителю, который является согласующим можно настроить заместителей:

Для каждого вида события в EmplDocs могут быть настроены уведомления через различные типы провайдеров: e-mail, sms, мессенджеры - опционально.  Стандартные шаблоны сообщений заполняются при подключении решения и могут быть донастроены клиентом самостоятельно, к примеру добавлен логотип, стилизован в соответствии с его брендбуком, как в on-premise, так и cloud версии.

В системе настраивается напоминание согласующему о необходимости согласовать заявку. Частота напоминания зависит от настроек системы. Также настраиваются сроки давности по по отправке писем на согласовании, если дедлайны согласования истекли.

Согласующим доступно согласование в рамках Личного кабинета и через электронную почту. В кейсе если руководителю не удобно согласовать заявку, то ее может согласовать кадровый специалист (при доступности таких прав) на стороне 1С, указав при этом комментарий при согласовании или отклонении заявки.

Для компании у которых ведется учет по нескольким ЮЛ (к примеру, холдинги) поддерживается возможность настроить общие (сквозные) маршруты согласований. 

Если маршрут необходимо изменить, то все настройки выведены в пользовательском режиме в интерфейсе 1С. Наши клиенты самостоятельно могут настраивать их на любом этапе.

Для клиентов, использующие для согласования 1C:Документооборот, решение EmplDocs предоставляет в продукте такую интеграцию.

Мы за цифровизацию процессов во всех ее проявлениях, поэтому беспокоимся, чтобы при переходе на КЭДО у кадровых специалистов уменьшилось количество бумажной и ручной рутины. Ведь печатные формы, которые формируются на основании первичных документов уже изначально содержат верные данные. Поэтому всегда предлагаем клиентам автоматизировать все документы, которые участвуют в кадровом электронном документообороте.

При подключении решения EmplDocs наши клиенты получают полный перечень стандартных печатных форм (документов), с которыми можно легко перейти на КЭДО. Любая печатная форма (документ) может быть скорректирована клиентом самостоятельно, к примеру, добавлен логотип, расположение и состав параметров/полей, вид электронной подписи, расположение штампов. Печатные формы (документы), которые уже автоматизированы клиентом самостоятельно подключаются настройками в 1 клик. Для автоматизации остальных документов разработан low-code «Конструктор документов».

По каждой печатной форме указывается маршрут подписания. Стандартные маршруты подписания содержат варианты:

Для каждой печатной формы можно указать обязательность ее подписания в Личном кабинете, то есть пока печатная форма не будет подписана, сотрудник не сможет получить доступ к основному функционалу кабинета. Доступность отказа от подписания тоже настраивается опционально. Основанием формирования печатной формы может быть любой объекты в 1С: Документы, справочники (в том числе привязанные к сотруднику), отчеты, доработанные нетиповые документы.

Не автоматизированные печатные формы могут быть отправлены с помощью функционала «Произвольных документов» с возможностью выбора произвольного маршрута подписания, списка сотрудников для отправки и опционально привязан к кадровому документу в 1С.

Для массового ознакомления сотрудников с внутренними документами компании (ЛНА, ПВТР, согласия, должностные инструкции) доступен функционал «Работы с соглашениями». По каждому соглашению поддерживается версионность документов и выбор электронной подписи.

Документы, сформированные в рамках КЭДО могут быть отправлены в 1С: Архив для долговременного хранения документов: создания усовершенствованной ЭП для архивного хранения формата CAdES-A с целью дальнейшей перештамповки метки времени.

EmplDocs предоставляет следующие возможности работы с отпусками:

Сотрудники и руководители могут планировать командировки с помощью дополнительного модуля «График командировок».

Доступны следующие опции:

Все поля в заявке настраиваются. Можно настроить свой список целей и основания для командировки.

Если дата начала или окончания командировки выпадает на выходной, то сотрудник сможет сразу выбрать способ компенсации (повышенная оплата или дополнительный отгул) и подписать печатную форму согласия на работу в выходной в командировке.

По заявкам на командировку настраивается маршрут согласования по ролевой модели клиента. После согласования заявки может быть создан кадровый документ "Командировка" в автоматическом режиме и сформирован приказ на командировку для подписания.

Есть интеграция с travel-agency «Smartway».

Любой отчет настроенный в системе 1С (типовой или разработанный самостоятельно клиентом) можно разместить для просмотра сотрудником в Личном кабинете или/и отправить сотруднику для подписания им электронной подписью, которая выпущена в его Личном кабинете.

Такими видами отчетов могут быть:

• Расчетный лист
• Расчётный лист за первую половину месяца
• Отчеты по учету рабочего времени: Табель или График отсутствий.
• Справка об остатках отпусков
• Остатки отпусков кратко

По каждому отчету доступна настройка публикации (за какой период выводим отчет и когда) и автоматической рассылки.

В ED реализована возможность получение и использование сотрудником всех видов ЭП без участия работодателя: ПЭП, ПЭП ЕСИА (портал «Работа в России»), УНЭП (токен, облачный), УНЭП ЕСИА, который выпускается в мобильном приложении «Госключ», УКЭП (токен, облачный). Также имеется возможность интеграции со собственными Удостоверяющими центрами клиента. В процессе интеграции можно реализовать не только выпуск подписей, но и подписание документов уже выпущенной ранее ЭП.

Со стороны работодателя может использоваться УКЭП или УНЭП. При делегировании руководителем организации подписания документов в системе настраивается МЧД для данного подписанта. Машиночитаемая доверенность может быть сформирована в системе 1С. За 14 дней до срока окончанию действия МЧД ответственным лицам придет уведомление о необходимости создания новой.

Подписанту со стороны организации доступна возможность подписывать документы как в интерфейсе 1С, так и в веб-интерфейсе Личного кабинета. Опция массового подписания позволит быстро просмотреть перечень подписываемых документов и подписать их в 1 клик.

При выпуске подписи сотрудник и работодатель сможет отслеживать подробный статус выпуска и перевыпуска подписи. Если возникает ошибка на любом этапе выпуска отражается подробная информационная ошибка, которая позволит решить проблемы при выпуске подписи. По истечению срока действия подписи сотрудника инициируется ее перевыпуск.

Для кадровых специалистов и расчетчиков было разработано полноценное рабочее место со стороны интерфейса системы 1С без необходимости переключаться между другими интерфейсами платформы КЭДО.

В данном интерфейсе ответственные исполнители смогут просматривать список всех созданных заявок и их актуальный статус. Дополнительно напоминать руководителям и их заместителям про согласование. Доступные фильтры в списке заявок помогут быстро отобрать заявки по конкретной организации, подразделению, периоду создания, статусу, виду заявки и сотруднику. Перечень отборов можно расширить с помощью встроенной опции по работе с фильтрами в 1С. Если по заявке настроен кадровый документ, то кадровому специалисту будет доступна опция ввода документа на основании заявки. Кадровые документы могут быть созданы по конкретной заявке или массово по нескольким заявкам. Также в системе может быть настроен автоматический ввод документов по заявкам, тогда кадровому специалисту остается только отслеживать данный процесс.

В интерфейсе списка документов сформированных в рамках КЭДО кадровый специалист сможет просмотреть документы с полной историей работы с ними: был ли ранее просмотрен сотрудником/руководителем/ответственным за подписание, информацией по отправленным уведомлениям и статусам подписания (когда и кем подписан). Через интерфейс «Документы» кадровый специалист сможет отправить произвольные кадровые приказы с выбором произвольного маршрута подписания и списка сотрудников (доступна массовая отправка).

По всем событиям изменения заявок и документов ответственному сотруднику могут быть настроены уведомления по шаблонам компании. Каждый шаблон уведомления можно настроить под корпоративный стиль компании и добавить логотип.

Для массовой отправки внутренних документов компании (ЛНА, ПВТР, соглашения, должностные инструкции и различные политики) кадровый специалист использует интерфейс «Работы с соглашениями». По каждому соглашению поддерживается версионность документов и выбор электронной подписи.

Документы подписанные в рамках КЭДО могут быть выгружены из системы в архив документов. По каждому выгрузке формируется реестр выгруженных документов.

Представитель работодателя (кадровый специалист, расчетчик) остается работать в рамках одного интерфейса (кабинета) при переводе его в другое юрлицо.

Решение EmplDocs предоставляет модуль найма или приема кандидатов на работу, который позволит компаниям легко и просто нанимать работников, в том числе устраивающихся на удаленную работу. В модуле доступна возможность гибкой настройки заявки для приема на работу, полей в анкете соискателя, анкете для службы безопасности, чек-листа приема на работу и маршрутов согласования.

Для удобства работы с анкетой добавлен модуль распознавания документов (OCR-модуль), который позволяет распознавать текст с фото документов и ускоряет найм, минимизирует ошибки при оформлении кандидатов. Теперь кандидат просто загружает фото паспорта или СНИЛС, а система автоматически заполняет поля анкеты. Это в 3 раза ускоряет процесс, снижает риск ошибок и делает трудоустройство удобнее. OCR — ещё один шаг к автоматизации HR-процессов и повышению лояльности к HR-бренду компании.

Трудоустройство соискателя осуществляется полностью дистанционно без очного присутствия кандидата. Все документы кандидат подписывает удаленно, выпущенной электронной подписью (ЭП).

Данные, которые заполняются в портале кандидата автоматически загружаются в 1С. Кадровому специалисту остается только проверить документы и данные, одним нажатием кнопки создать карточку физического лица и сотрудника, сформировать документ «Прием на работу». На основании документа формируются все документы по приему на работу, которые будут отправлены удаленно кандидату на подпись.

Доступна возможность настройки интеграции с программами управления кандидатами (ATS) используя возможности систем 1С.

Руководители, HR-специалисты и ответственные лица организации могут получить аналитику по различным типам событий (статистику по заявкам, документам, согласованным/отклоненным заявкам), формируя соответствующие отчеты в 1С или с помощью BI-модуля в EmplDocs. BI-модуль помогает руководителям и HR-специалистам принимать обоснованные решения на основе точных данных: от скорости найма и текучести персонала до затрат на ФОТ и участия в опросах.

Все данные собираются автоматически и визуализируются в удобных дашбордах. BI-модуль позволяет быстро выявлять узкие места, отслеживать ключевые метрики и оптимизировать процессы без сложных интеграций — просто подключите BI-модуль и начните анализ.

«Обратная связь» в EmplDocs — модуль, который помогает выстраивать культуру открытого общения в компании. Сотрудники могут запрашивать фидбэк от коллег, руководителей и HR, оставлять благодарности, использовать шаблоны для структурированной обратной связи, а руководители — собирать мнения о подчинённых, в том числе анонимно.

Интеграция с BI-модулем позволяет анализировать динамику развития персонала и выявлять тенденции. Это решение усиливает мотивацию, вовлеченность и помогает принимать обоснованные HR-решения на основе прозрачной и регулярной коммуникации.

Целеполагание в EmplDocs — это HR-инструмент, который помогает выстроить прозрачную систему постановки и достижения целей по методике OKR. Сотрудники могут самостоятельно формулировать цели, отслеживать прогресс и видеть общие приоритеты компании, а руководители — согласовывать цели и управлять эффективностью команд.

Удобные дашборды, автоматические напоминания и интеграция с BI-модулем делают процесс наглядным и управляемым. Это решение усиливает вовлеченность, формирует культуру ответственности и помогает сосредоточиться на достижении значимых результатов.