КЭДО и кадровая система — это не об одном и том же? Как КЭДО встроено в экосистему 1С

До сих пор многие воспринимают КЭДО как «сервис электронной подписи» и отдельный модуль, который можно «подключить» к кадровому учету. На деле КЭДО — логическое продолжение кадровых процессов. Особенно если речь идет о платформе 1С, где архитектура изначально проектируется как единый контур: от кадрового события до подписи юридически значимого документа.

Екатерина Аболешева

Аналитик EmplDocs

Сервис КЭДО от EmplDocs создавался как логичное продолжение кадровой системы, чтобы обеспечить максимально бесшовную и удобную работу. В результате совместная работа КЭДО и 1С: ЗУП происходит без дублирования и ручной работы между системами.

Например, если в 1С: ЗУП зафиксирован перевод сотрудника, система запускает цепочку: формирует документ, запускает согласование, отправляет на подписание через сервис КЭДО (например, EmplDocs). Все это происходит в рамках одного процесса, в одной экосистеме — без ручной работы и «прыжков» между системами и без лишних действий со стороны пользователя.

Что важно:

КЭДО не ограничивается только электронными подписями: он автоматизирует процессы формирования документов, согласования, уведомления, хранения, интеграции с другими сервисами и государственными органами.

Без КЭДО кадровая система — это просто учетная база; без кадровой системы КЭДО — просто цифровая система для управления документооборотом.

Где заканчивается кадровая система и начинается КЭДО

КЭДО в экосистеме 1С — это не внешний сервис, а встроенный «слой» автоматизации, который работает на базе уже существующих кадровых процессов 1С. Он «понимает» саму архитектуру 1С: знает, откуда брать данные (например, из ЗУП, ERP), как формировать нужный шаблон документа, кому его направить на подписание и где хранить после подписания.

Все это работает внутри знакомого интерфейса 1С — без переключений между системами и без отдельного обучения. По сути, кадровый специалист получает тот же интерфейс 1С, но более расширенный с добавлением функционала КЭДО.

Рассмотрим на примере:

Хороший пример — когда кадровики работают в 1С, где встроена система КЭДО, которая сама подставляет в необходимый шаблон документа данные из кадровой базы и запускает процесс подписи по настроенному маршруту, а сотрудники и согласующие лица получают уведомление в почту, когда документ уже готов к подписи.

Ни кадровик, ни сотрудник не касаются КЭДО как самостоятельного инструмента в таком случае. Это и есть подход, когда технология работает в фоновом режиме и бесшовно.

Еще один кейс — EmplDocs в связке с 1С: ERP у производственной компании. При изменении штатного расписания запускается маршрут согласования, документы по изменению создаются автоматически и подписываются всеми сторонами без бумажной суеты. Здесь КЭДО встроено в логику 1С, а не в роли внешнего сервиса.

На приведенных примерах мы видим, что означает технология КЭДО внутри экосистемы 1С — это когда специалист работает в одном интерфейсе, а все процессы КЭДО происходят незаметно и автоматически, без лишних кликов и действий специалиста. Это возможно только когда КЭДО — часть архитектуры 1С.

Интеграция КЭДО — базовое условие эффективности работы кадровой системы

Одна из самых частых ошибок при выборе КЭДО — запуск его как отдельной программы или сторонним сервисом. В этом случае кадровику приходится работать сразу в двух системах: в 1С — для ведения кадрового учета, и в стороннем сервисе КЭДО — для формирования, отправки и отслеживания электронных документов.

Это резко увеличивает объем ручной работы: нужно переносить данные вручную, скачивать и загружать документы, сверять статусы, отслеживать подписания по двум интерфейсам либо настраивать автоматическую синхронизацию.

В результате снижается эффективность, возрастают риски ошибок и сбоев, что может привести к юридическим последствиям из-за нарушения документооборота.

Сценарий 1: две разрозненные программы

В 1С: ЗУП оформляют прием сотрудника, но система КЭДО — это отдельная программа, которая не знает об этом событии. Документ создается вручную, данные приходится переносить, возникают ошибки: отправляется не тот шаблон, подписывается не та редакция. При проверке — риск административных последствий, исправление и потеря времени.

Все это — следствие отсутствия сквозной интеграции и работы в двух независимых интерфейсах. Такие процессы могут существовать на примере с облачными платформами КЭДО.

Сценарий 2: единая система

В экосистеме 1С КЭДО встраивается как часть кадрового контура. Все работает в рамках одного интерфейса: событие в ЗУП (например, прием на работу) автоматически инициирует создание нужного документа, проставляются актуальные данные, маршрут запускается по заранее заданной логике, документ подписывается в один клик и сохраняется в архив. Без ручных операций и без дублирования работы с документами. Все находится внутри 1С.

Вывод: Если КЭДО находится отдельно от 1С, вы получаете вторую систему, которую необходимо «обслуживать»: переключаться между интерфейсами, вручную переносить данные, отслеживать статусы в разных местах.

А если КЭДО встроено в 1С — вы получаете сквозной управляемый процесс без потерь данных, ручных операций и дополнительных рисков. Сценарий 2 — это и есть правильный подход, когда все работает в едином контуре, а не отдельными приложениями. Кадровый специалист работает в привычном интерфейсе, а технология КЭДО автоматически запускает нужные процессы — быстро, точно и без постоянного вмешательства.

КЭДО усиливает кадровую систему, но не заменяет ее

Учетная система (например, 1С:ЗУП, ERP) отвечает за:

запуск ключевых кадровых событий (прием, перевод, увольнение и др.);
определение параметров этих событий — даты, ставки, должности, основания;
управление бизнес-логикой процессов: кто, когда и зачем инициирует действия.

Сервис КЭДО обеспечивает:

автоматическое формирование документов на основе шаблонов;
маршруты согласования с участием нужных сотрудников;
юридически значимое подписание документов всеми сторонами;
безопасное хранение и оперативный доступ к архиву документов;
соблюдение требований законодательства (включая 63-ФЗ, 152-ФЗ и др.).

Когда зоны ответственности разграничены и объединены сквозными автоматизированными процессами, а не зависят от ручных действий, вы получаете управляемую, прозрачную и юридически значимую цифровую кадровую систему.

Как выглядит КЭДО, которое действительно работает внутри 1С, а не отдельным приложением

Ключевой признак — не просто наличие электронной подписи, а полное отсутствие ручных операций между 1С и КЭДО.

На практике это означает:

Все кадровые операции (прием, перевод, отпуск, увольнение) выполняются непосредственно в интерфейсе 1С;

Документы формируются автоматически по шаблонам с использованием данных из 1С и доступны в веб-интерфейсе системы КЭДО;

Единый архив доступен всем задействованным подразделениям — кадрам, HR, бухгалтерии;

Нет необходимости в Excel, PDF-файлах по почте и ручном контроле сроков.

Пример из практики: в крупной розничной сети используется технологическая платформа для кадровых операций — 1С: ЗУП с подключенным КЭДО EmplDocs. Кадровый специалист инициирует прием сотрудника в 1С: система формирует комплект предварительно настроенных документов, EmplDocs обеспечивает их юридически значимое подписание со стороны руководителя, отправляет будущему сотруднику и сохраняет в архиве. Среднее время полного оформления — 10 минут, без дублирования в разных системах, ошибок и ручного труда.

Когда компания пытается «внедрить КЭДО» как отдельное приложение — она получает новый источник затрат и проблем. Когда она рассматривает КЭДО как технологию внутри 1С-архитектуры — она получает управляемый, бесшовный и безопасный процесс. Эффективное КЭДО становится частью кадровой системы, когда это не обычное подписание электронных документов в сервисе, а часть сквозного, управляемого процесса внутри экосистемы 1С.

Всё готово
для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо