WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
17 октября 2025
Что делать, если сотрудники не хотят переходить на КЭДО
Не у всех сотрудников переход на электронный документооборот может вызвать радость. Несмотря на очевидные плюсы для бизнеса – скорость, экономию и безопасность данных, - работник имеет полное право сказать «нет». Что делать HR-специалисту, если сотрудник отказывается от перехода? В этой статье расскажем, как действовать законно и мотивировать сотрудников на перемены.
Валерия Толкачева
Руководитель проекта WiseAdvice EmplDocs
Может ли работник отказаться от перехода на КЭДО?
Не у всех сотрудников переход на электронный документооборот может вызвать радость. Несмотря на очевидные плюсы для бизнеса – скорость, экономию и безопасность данных, - работник имеет полное право сказать «нет». Что делать HR-специалисту, если сотрудник отказывается от перехода? В этой статье расскажем, как действовать законно и мотивировать сотрудников на перемены.
«Я не буду!» - может ли работник отказаться от перехода на КЭДО?
Внедрение КЭДО – это не просто «новая политика компании». Это регламентированный законом процесс, у которого есть строгие правила. И первое: работник вправе отказаться от перехода.
Важным условием перевода является получение письменного согласия сотрудника на использование электронного документооборота. Это требование закреплено в статье 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Другими словами, администрация фирмы не может принуждать работников к переходу на КЭДО без их добровольного согласия. Сотрудники, не давшие его, могут отказаться от использования новой системы. Данное правило касается только тех, чья трудовая деятельность была начата до января 2022 года.
Если работник уже дал согласие на подписание, то отменить его он не сможет. Об этом сказано в официальном письме Минтруда России от 24.11.2022 года. Возврат к традиционному бумажному документообороту для сотрудника возможен в двух случаях: при переходе на новое место работы в другую организацию или при переводе внутри компании на другую должность, если это не противоречит внутреннему регламенту предприятия.
«Я не буду!» - может ли работник отказаться от перехода на КЭДО?
Внедрение КЭДО – это не просто «новая политика компании». Это регламентированный законом процесс, у которого есть строгие правила. И первое: работник вправе отказаться от перехода.
Важным условием перевода является получение письменного согласия сотрудника на использование электронного документооборота. Это требование закреплено в статье 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Другими словами, администрация фирмы не может принуждать работников к переходу на КЭДО без их добровольного согласия. Сотрудники, не давшие его, могут отказаться от использования новой системы. Данное правило касается только тех, чья трудовая деятельность была начата до января 2022 года.
Если работник уже дал согласие на подписание, то отменить его он не сможет. Об этом сказано в официальном письме Минтруда России от 24.11.2022 года. Возврат к традиционному бумажному документообороту для сотрудника возможен в двух случаях: при переходе на новое место работы в другую организацию или при переводе внутри компании на другую должность, если это не противоречит внутреннему регламенту предприятия.
“
Важно! Обязательное условие для перехода – личная подпись сотрудника. Без неё работодатель не может требовать работы в КЭДО. За такое нарушение компания рискует получить штраф в размере до 50 тысяч рублей.
Нюансы отказа от КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот регулируется чёткими правилами, прописанными как в статье 22.2 Трудового кодекса РФ, так и в письме Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321. Разберём самые частые вопросы, которые возникают у сотрудников и работодателей.
Если согласие уже подписано, может ли работник отказаться от КЭДО?
Нельзя. Это самый строгий пункт в правилах электронного документооборота. В письме Минтруда России от 24.11.2022 сказано: согласие работника на КЭДО является безотзывным на весь период действия трудового договора.
- Почему нельзя отозвать? Это связано с тем, что согласие сотрудника – это основание для изменения формата всего юридического взаимодействия с работодателем. Закон не предусматривает механизма обратного хода в рамках текущих трудовых отношений.
- Что это значит на практике? С момента подписания все кадровые документы (приказы, уведомления, допсоглашения) будут направляться работнику исключительно в электронном формате через утверждённую систему КЭДО. Их получение и подписание электронной подписью (ЭП) становится обязанностью работника.
- Почему нельзя отозвать? Это связано с тем, что согласие сотрудника – это основание для изменения формата всего юридического взаимодействия с работодателем. Закон не предусматривает механизма обратного хода в рамках текущих трудовых отношений.
- Что это значит на практике? С момента подписания все кадровые документы (приказы, уведомления, допсоглашения) будут направляться работнику исключительно в электронном формате через утверждённую систему КЭДО. Их получение и подписание электронной подписью (ЭП) становится обязанностью работника.
Может ли работодатель вернуться к бумажным документам?
Такая возможность есть, но с ограничениями.
- Для отдельных сотрудников: работодатель обязан вести дела на бумаге для тех, кто не дал согласия на КЭДО.
- Для всей организации: полный отказ от КЭДО возможен, но это сложный организационный процесс. Руководству компании придётся внести изменения во все внутренние нормативные акты и обеспечить всех сотрудников бумажными версиями документов. Закон не запрещает этого, но на практике компании редко идут на такой шаг после полного внедрения системы.
- Для отдельных сотрудников: работодатель обязан вести дела на бумаге для тех, кто не дал согласия на КЭДО.
- Для всей организации: полный отказ от КЭДО возможен, но это сложный организационный процесс. Руководству компании придётся внести изменения во все внутренние нормативные акты и обеспечить всех сотрудников бумажными версиями документов. Закон не запрещает этого, но на практике компании редко идут на такой шаг после полного внедрения системы.
Может ли работодатель сменить платформу КЭДО?
Да, работодатель вправе выбирать оператора электронного документооборота, однако это не должно ущемлять права сотрудников.
При смене провайдера КЭДО администрация должна:
- Заблаговременно уведомить коллектив о переходе на новую систему.
- Обеспечить всем сотрудникам доступ к новому сервису.
- При необходимости обновить регламенты и соглашения, сохранив юридическую силу УКЭП или УНЭП.
При смене провайдера КЭДО администрация должна:
- Заблаговременно уведомить коллектив о переходе на новую систему.
- Обеспечить всем сотрудникам доступ к новому сервису.
- При необходимости обновить регламенты и соглашения, сохранив юридическую силу УКЭП или УНЭП.
Может ли сотрудник частично перейти на КЭДО?
Рассмотрим вариант смешанного формата: часть документов в КЭДО, а часть на бумаге.
В этом вопросе есть два нюанса: законодательный и практический.
1) Обязательные бумажные документы. В статье 22.3 Трудового кодекса РФ сказано, что в электронный вид нельзя переводить часть документов. К ним относятся:
- Трудовая книжка;
- Приказ об увольнении;
- Документы по несчастным случаям;
- Акты о нарушении трудовой дисциплины;
- Инструктажи по охране труда;
Эти документы всегда ведутся на бумаге, даже если работодатель полностью перешёл на КЭДО.
2) Обязательные документы. Для иных видов (приказы на отпуск, командировки, соглашения к договору и другое) формат определяется внутренним положением о КЭДО. Как правило, он исключает дублирование, и если его бумажная версия включена в перечень электронных документов, то бумажная версия не изготавливается.
3) Теоретически работодатель может по просьбе сотрудника распечатать какой-либо документ, но это будет неофициальная копия. Юридически значимым будет именно тот экземпляр, который подписан в электронной системе.
В этом вопросе есть два нюанса: законодательный и практический.
1) Обязательные бумажные документы. В статье 22.3 Трудового кодекса РФ сказано, что в электронный вид нельзя переводить часть документов. К ним относятся:
- Трудовая книжка;
- Приказ об увольнении;
- Документы по несчастным случаям;
- Акты о нарушении трудовой дисциплины;
- Инструктажи по охране труда;
Эти документы всегда ведутся на бумаге, даже если работодатель полностью перешёл на КЭДО.
2) Обязательные документы. Для иных видов (приказы на отпуск, командировки, соглашения к договору и другое) формат определяется внутренним положением о КЭДО. Как правило, он исключает дублирование, и если его бумажная версия включена в перечень электронных документов, то бумажная версия не изготавливается.
3) Теоретически работодатель может по просьбе сотрудника распечатать какой-либо документ, но это будет неофициальная копия. Юридически значимым будет именно тот экземпляр, который подписан в электронной системе.
Работникам на удалёнке тоже нужно подписывать согласие?
Дистанционные работники обладают теми же правами и обязанностями, что и сотрудники в офисе (статья 312.1 Трудового кодекса РФ). Это правило полностью относится и к сфере электронного документооборота.
Таким образом, работодатель может перевести удалённых сотрудников на КЭДО только после их письменного согласия. Важно, что само согласие также можно оформить электронно: сотрудник может направить скан или фото подписанного бумажного документа по почте.
Таким образом, работодатель может перевести удалённых сотрудников на КЭДО только после их письменного согласия. Важно, что само согласие также можно оформить электронно: сотрудник может направить скан или фото подписанного бумажного документа по почте.
Сотрудник не хочет переходить на КЭДО, что делать? Права, риски и решения
Перевод документооборота в цифру нередко упирается в сопротивление сотрудников. Можно ли отказаться от КЭДО и что сделать в этой ситуации законно?
Главное: никого нельзя заставлять.
Поскольку решение о переходе должно быть добровольным, работодателю ни в коем случае нельзя:
- угрожать увольнением или понижением в должности;
- лишать премии или иным способом наказывать за отказ от КЭДО;
- прекращать оформлять бумажные документы, не получив на то согласие.
За подобные действия руководство компании могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. В такой ситуации рекомендуем действовать по алгоритму.
Главное: никого нельзя заставлять.
Поскольку решение о переходе должно быть добровольным, работодателю ни в коем случае нельзя:
- угрожать увольнением или понижением в должности;
- лишать премии или иным способом наказывать за отказ от КЭДО;
- прекращать оформлять бумажные документы, не получив на то согласие.
За подобные действия руководство компании могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. В такой ситуации рекомендуем действовать по алгоритму.
Причины отказа перехода на КЭДО и решение
1. Страху потери личных данных
- «Кто-то ещё может получить доступ к моим персональным данным» – самое распространённое возражение. Сотрудники боятся, что их личная информация попадёт в руки мошенников;
- Недостаточная информированность о защите и непонимание того, как именно происходит шифрование данных;
- Опыт утечек в прошлом, если компания или сотрудник уже сталкивались со взломом почты или других ресурсов.
Решение. Нужно подробно рассказать о мерах безопасности: использовании сертифицированного ПО, шифровании данных, многофакторной аутентификации и регулярных аудитах. Прозрачность – ключ к доверию.
- «Кто-то ещё может получить доступ к моим персональным данным» – самое распространённое возражение. Сотрудники боятся, что их личная информация попадёт в руки мошенников;
- Недостаточная информированность о защите и непонимание того, как именно происходит шифрование данных;
- Опыт утечек в прошлом, если компания или сотрудник уже сталкивались со взломом почты или других ресурсов.
Решение. Нужно подробно рассказать о мерах безопасности: использовании сертифицированного ПО, шифровании данных, многофакторной аутентификации и регулярных аудитах. Прозрачность – ключ к доверию.
2. Цифровой барьер
- Страх ошибиться, «нажать что-то не так», начать подписывать не тот документ или удалить важную информацию;
- неуверенность в своих силах, особенно среди возрастных сотрудников, которые привыкли к бумаге;
- техническая сложность: непонятный интерфейс, проблемы с получением или использованием ЭП, отсутствие привычных гаджетов.
Решение. Не нужно читать сотрудникам инструкции. Здесь помогут живые обучающие мастер-классы, назначение внутренних кураторов и создание простой и удобной памятки.
3. Недоверие к системе
- «А действительно ли это равно подписи на бумаге?» Несмотря на то, что юридическая сила ЭП прописана в ФЗ-63 «Об электронной подписи», но у многих недоверие остаётся.
- Боязнь потерять доступ: «А что, если забуду пароль, сломаю телефон, а в этот момент придут важные документы?»
- Страх, что в цифровой системе все действия отслеживаются и фиксируются.
Решение. Нужно разъяснить юридические основы КЭДО на примерах (например, онлайн-банка), гарантировать оперативную техподдержку и рассказать о процедуре восстановления доступа.
4. Юридическая непросвещённость
- «Меня потом уволят по электронной почте, и я ничего не докажу» - вопрос, на который есть однозначный ответ: увольнение всегда оформляется только с согласия сотрудника и обязательным ознакомлением. Без ЭП сотрудника приказ об увольнении недействителен.
- «Я не смогу получить справку, если она мне срочно понадобится». По этому вопросу по статье 62 ТК РФ в течение 3 дней можно получить любой заверенный бумажный документ, даже если вы в КЭДО.
Решение. Провести ликбез, развеяв мифы. Это можно сделать через внутренние рассылки, встречи с юристом и наглядные сравнения.
5. Протест против навязанных изменений
- Решение спустили сверху без учёта мнения коллектива;
- Непонимание выгоды для себя: руководство говорит о своей выгоде, но не разъясняет удобства для сотрудников.
Решение. Вовлечь сотрудников в процесс на ранних этапах, честно говорить о плюсах для них и создавать позитивный настрой вокруг нововведения.
- Страх ошибиться, «нажать что-то не так», начать подписывать не тот документ или удалить важную информацию;
- неуверенность в своих силах, особенно среди возрастных сотрудников, которые привыкли к бумаге;
- техническая сложность: непонятный интерфейс, проблемы с получением или использованием ЭП, отсутствие привычных гаджетов.
Решение. Не нужно читать сотрудникам инструкции. Здесь помогут живые обучающие мастер-классы, назначение внутренних кураторов и создание простой и удобной памятки.
3. Недоверие к системе
- «А действительно ли это равно подписи на бумаге?» Несмотря на то, что юридическая сила ЭП прописана в ФЗ-63 «Об электронной подписи», но у многих недоверие остаётся.
- Боязнь потерять доступ: «А что, если забуду пароль, сломаю телефон, а в этот момент придут важные документы?»
- Страх, что в цифровой системе все действия отслеживаются и фиксируются.
Решение. Нужно разъяснить юридические основы КЭДО на примерах (например, онлайн-банка), гарантировать оперативную техподдержку и рассказать о процедуре восстановления доступа.
4. Юридическая непросвещённость
- «Меня потом уволят по электронной почте, и я ничего не докажу» - вопрос, на который есть однозначный ответ: увольнение всегда оформляется только с согласия сотрудника и обязательным ознакомлением. Без ЭП сотрудника приказ об увольнении недействителен.
- «Я не смогу получить справку, если она мне срочно понадобится». По этому вопросу по статье 62 ТК РФ в течение 3 дней можно получить любой заверенный бумажный документ, даже если вы в КЭДО.
Решение. Провести ликбез, развеяв мифы. Это можно сделать через внутренние рассылки, встречи с юристом и наглядные сравнения.
5. Протест против навязанных изменений
- Решение спустили сверху без учёта мнения коллектива;
- Непонимание выгоды для себя: руководство говорит о своей выгоде, но не разъясняет удобства для сотрудников.
Решение. Вовлечь сотрудников в процесс на ранних этапах, честно говорить о плюсах для них и создавать позитивный настрой вокруг нововведения.
“
Большинство отказов не являются принципиальной позицией. Это реакция на страх, незнание и неподготовленность. Главное – услышать опасения и помочь их преодолеть.
Как мотивировать работников на переход на КЭДО
Главное – сместить акценты с принуждения на личную выгоду. Нужно показать, что КЭДО экономит время: справки и приказы доступны из дома в один клик, а поиск документов занимает секунды.
Сотрудников может замотивировать, если процесс адаптации будет интересным и удобным:
Личный пример руководства также немаловажен. Если директор подписывает документы только через КЭДО, это мотивирует команду. Поэтапное внедрение также снижает сопротивление и успех одного отдела - станет лучшей рекламой для остальных.
Сотрудников может замотивировать, если процесс адаптации будет интересным и удобным:
- Обучение через геймификацию: мастер-классы, конкурсы с призами за первую подпись;
- Назначить «цифровых помощников» в каждом отделе для оперативной поддержки;
- Снять короткие видеоинструкции и создать чат с ответами на вопросы.
Личный пример руководства также немаловажен. Если директор подписывает документы только через КЭДО, это мотивирует команду. Поэтапное внедрение также снижает сопротивление и успех одного отдела - станет лучшей рекламой для остальных.
