WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
31 марта 2026
Что делать, если сотрудники не хотят переходить на КЭДО
Не у всех сотрудников переход на ЭДО (электронный документооборот) может вызвать радость. Несмотря на очевидные плюсы для бизнеса – скорость, экономию и безопасность данных, - работник имеет полное право сказать «нет». Что делать HR-специалисту, если сотрудник отказывается от перехода? В этой статье расскажем, как действовать законно и мотивировать сотрудников на перемены.
Валерия Толкачева
Руководитель проекта WiseAdvice EmplDocs
Может ли работник отказаться от перехода на КЭДО?
Внедрение КЭДО – это не просто «новая политика компании». Это процесс, который регулируется трудовым законодательством Российской Федерации и имеет четко прописанные правила с обязательным соблюдением прав работников. И первое: работник вправе отказаться от перехода.
Важным условием перевода является получение письменного согласия сотрудника на использование электронного документооборота и оформляется оно только в письменной форме. В соответствии с п. 2 Письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14‑6/ООГ‑732, письменное согласие требуется только для работников, трудоустроенных в компании до 31 декабря 2021 года, либо для работников, принятых после этой даты, но имеющих на эту дату трудовой стаж.
Важно учитывать исключение: согласно части 7 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ, согласие на переход в КЭДО не требуется от сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, согласие не требуется.
Это требование закреплено в статье 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Другими словами, администрация фирмы не может принуждать работников к переходу на КЭДО без их добровольного согласия. Сотрудники, не давшие его, могут отказаться от использования новой системы. Данное правило касается только тех, чья трудовая деятельность была начата до января 2022 года.
При этом трудовое законодательство предусматривает важное исключение. Сотрудники, которые были приняты на работу после 31 декабря 2021 года и не имели трудового стажа на эту дату, могут участвовать в кадровом электронном документообороте без отдельного письменного согласия. Для таких работников использование КЭДО считается стандартным форматом взаимодействия с работодателем.
На практике это означает, что компания может сразу подключать новых сотрудников к системе электронного документооборота, если такая система уже используется в организации и порядок работы с ней закреплён в локальном нормативном акте работодателя.
Если работник уже дал согласие на подписание, то отменить его он не сможет. Об этом сказано в официальном письме Минтруда России от 24.11.2022 года. Возврат к традиционному бумажному документообороту для сотрудника возможен в двух случаях: при переходе на новое место работы в другую организацию или при переводе внутри компании на другую должность, если это не противоречит внутреннему регламенту предприятия.
Важным условием перевода является получение письменного согласия сотрудника на использование электронного документооборота и оформляется оно только в письменной форме. В соответствии с п. 2 Письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14‑6/ООГ‑732, письменное согласие требуется только для работников, трудоустроенных в компании до 31 декабря 2021 года, либо для работников, принятых после этой даты, но имеющих на эту дату трудовой стаж.
Важно учитывать исключение: согласно части 7 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ, согласие на переход в КЭДО не требуется от сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, согласие не требуется.
Это требование закреплено в статье 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Другими словами, администрация фирмы не может принуждать работников к переходу на КЭДО без их добровольного согласия. Сотрудники, не давшие его, могут отказаться от использования новой системы. Данное правило касается только тех, чья трудовая деятельность была начата до января 2022 года.
При этом трудовое законодательство предусматривает важное исключение. Сотрудники, которые были приняты на работу после 31 декабря 2021 года и не имели трудового стажа на эту дату, могут участвовать в кадровом электронном документообороте без отдельного письменного согласия. Для таких работников использование КЭДО считается стандартным форматом взаимодействия с работодателем.
На практике это означает, что компания может сразу подключать новых сотрудников к системе электронного документооборота, если такая система уже используется в организации и порядок работы с ней закреплён в локальном нормативном акте работодателя.
Если работник уже дал согласие на подписание, то отменить его он не сможет. Об этом сказано в официальном письме Минтруда России от 24.11.2022 года. Возврат к традиционному бумажному документообороту для сотрудника возможен в двух случаях: при переходе на новое место работы в другую организацию или при переводе внутри компании на другую должность, если это не противоречит внутреннему регламенту предприятия.
“
Важно! Обязательное условие для перехода – личная подпись сотрудника. Без неё работодатель не может требовать работы в КЭДО. За такое нарушение компания рискует получить штраф в размере до 50 тысяч рублей.
Нюансы отказа от КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот регулируется нормами трудового законодательства и устанавливает определённый порядок работы с кадровыми документами, прописанными в статье 22.2 Трудового кодекса РФ, так и в письме Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321. Требует оформления документа в компании – Положение о КЭДО, которое относится к локальным нормативным актам (ЛНА) работодателя.
Разберём самые частые вопросы, которые возникают у сотрудников и работодателей.
Разберём самые частые вопросы, которые возникают у сотрудников и работодателей.
Если согласие уже подписано, может ли работник отказаться от КЭДО?
Нельзя.
Это самый строгий пункт в правилах электронного документооборота. Письмо Минтруда № 14‑6/ООГ‑7321 п.1 разъясняет: после подписания согласия работник не может отказаться от КЭДО в рамках текущих трудовых отношений.
Это означает, что после подписания согласия сотрудник не может вернуться к бумажному кадровому документообороту в рамках текущих трудовых отношений. Все кадровые документы — уведомления, приказы, дополнительные соглашения — будут оформляться и подписываться через систему КЭДО.
Вернуться к бумажному формату возможно только в отдельных ситуациях: например, при смене работодателя или при переводе внутри компании на должность, для которой внутренними нормативными актами не предусмотрено использование КЭДО. В остальных случаях согласие действует на протяжении всего периода работы сотрудника в организации.
- Почему нельзя отозвать? Это связано с тем, что согласие сотрудника – это основание для изменения формата всего юридического взаимодействия с работодателем. Закон не предусматривает механизма обратного хода в рамках текущих трудовых отношений.
- Что это значит на практике? С момента подписания все кадровые документы (приказы, уведомления, допсоглашения) будут направляться работнику исключительно в электронном формате через утверждённую систему КЭДО. Их получение и подписание электронной подписью (ЭП) становится обязанностью работника.
Это самый строгий пункт в правилах электронного документооборота. Письмо Минтруда № 14‑6/ООГ‑7321 п.1 разъясняет: после подписания согласия работник не может отказаться от КЭДО в рамках текущих трудовых отношений.
Это означает, что после подписания согласия сотрудник не может вернуться к бумажному кадровому документообороту в рамках текущих трудовых отношений. Все кадровые документы — уведомления, приказы, дополнительные соглашения — будут оформляться и подписываться через систему КЭДО.
Вернуться к бумажному формату возможно только в отдельных ситуациях: например, при смене работодателя или при переводе внутри компании на должность, для которой внутренними нормативными актами не предусмотрено использование КЭДО. В остальных случаях согласие действует на протяжении всего периода работы сотрудника в организации.
- Почему нельзя отозвать? Это связано с тем, что согласие сотрудника – это основание для изменения формата всего юридического взаимодействия с работодателем. Закон не предусматривает механизма обратного хода в рамках текущих трудовых отношений.
- Что это значит на практике? С момента подписания все кадровые документы (приказы, уведомления, допсоглашения) будут направляться работнику исключительно в электронном формате через утверждённую систему КЭДО. Их получение и подписание электронной подписью (ЭП) становится обязанностью работника.
Может ли работодатель вернуться к бумажным документам?
Такая возможность есть, но с ограничениями.
- Для отдельных сотрудников: работодатель обязан обеспечить ведение кадрового документооборота в бумажной форме для тех сотрудников, кто не дал согласия на КЭДО.
- Для всей организации: полный отказ от КЭДО возможен, но это сложный организационный процесс. Руководству компании придётся внести изменения во все внутренние нормативные акты и обеспечить всех сотрудников бумажными версиями документов. Закон не запрещает этого, но на практике компании редко идут на такой шаг после полного внедрения системы. Тем более электронный документооборот повышает доступность документов: удаленный сотрудник может получить справку или приказа из любой точки и вряд ли захочет отказаться от такого удобства.
- Для отдельных сотрудников: работодатель обязан обеспечить ведение кадрового документооборота в бумажной форме для тех сотрудников, кто не дал согласия на КЭДО.
- Для всей организации: полный отказ от КЭДО возможен, но это сложный организационный процесс. Руководству компании придётся внести изменения во все внутренние нормативные акты и обеспечить всех сотрудников бумажными версиями документов. Закон не запрещает этого, но на практике компании редко идут на такой шаг после полного внедрения системы. Тем более электронный документооборот повышает доступность документов: удаленный сотрудник может получить справку или приказа из любой точки и вряд ли захочет отказаться от такого удобства.
Может ли работодатель сменить платформу КЭДО?
Да, работодатель вправе выбирать оператора ЭДО, однако это не должно ущемлять права сотрудников.
При смене провайдера КЭДО администрация должна:
- Работодатель обязан заранее уведомлять сотрудников о переходе на новую систему электронного документооборота.
- Обеспечить всем сотрудникам доступ к новому сервису.
- При необходимости обновить регламенты и соглашения, чтобы обеспечить соответствие внутренним правилам компании и действующему законодательству, сохранив юридическую силу УКЭП или УНЭП.
На практике смена оператора электронного документооборота не требует повторного получения согласия сотрудников, если порядок использования КЭДО уже закреплен во внутренних документах компании. Главное условие — обеспечить корректный переход на новую платформу, сохранить юридическую значимость ранее подписанных документов и предоставить сотрудникам возможность работать в новой системе без ограничений.
При смене провайдера КЭДО администрация должна:
- Работодатель обязан заранее уведомлять сотрудников о переходе на новую систему электронного документооборота.
- Обеспечить всем сотрудникам доступ к новому сервису.
- При необходимости обновить регламенты и соглашения, чтобы обеспечить соответствие внутренним правилам компании и действующему законодательству, сохранив юридическую силу УКЭП или УНЭП.
На практике смена оператора электронного документооборота не требует повторного получения согласия сотрудников, если порядок использования КЭДО уже закреплен во внутренних документах компании. Главное условие — обеспечить корректный переход на новую платформу, сохранить юридическую значимость ранее подписанных документов и предоставить сотрудникам возможность работать в новой системе без ограничений.
Может ли сотрудник частично перейти на КЭДО?
Рассмотрим вариант смешанного формата: часть документов в КЭДО, а часть на бумаге.
В этом вопросе есть два нюанса: законодательный и практический.
1) Обязательные бумажные документы. В статье 22.3 Трудового кодекса РФ сказано, что в электронный вид нельзя переводить часть документов. К ним относятся:
- Трудовая книжка;
- Приказ об увольнении;
- Документы по несчастным случаям;
- Акты о нарушении трудовой дисциплины;
- Инструктажи по охране труда;
Эти документы всегда ведутся на бумаге, даже если работодатель полностью перешёл на КЭДО.
2) Обязательные документы. Для иных видов (приказы на отпуск, командировки, соглашения к договору и другое) формат определяется внутренним положением о КЭДО. Как правило, он исключает дублирование, и если его бумажная версия включена в перечень электронных документов, то бумажная версия не изготавливается.
При этом сотрудник не может самостоятельно выбирать формат оформления каждого документа. Если работник дал согласие на использование КЭДО, то все кадровые документы из перечня, установленного внутренним положением о КЭДО, оформляются только в электронном виде. Эти правила едины для всех сотрудников, подключённых к системе. Исключением остаются только документы, которые по закону должны оформляться на бумаге — их перечень закреплён в статье 22.3 Трудового кодекса РФ.
3) Теоретически работодатель может по просьбе сотрудника распечатать какой-либо документ, но это будет неофициальная копия. Юридически значимым будет именно тот экземпляр, который подписан в электронной системе. Электронные кадровые документы должны храниться с соблюдением установленных законодательством сроков хранения.
Может ли сотрудник продолжать писать заявления на бумаге, если компания перешла на КЭДО?
После перехода компании на КЭДО сотрудник по общему правилу обязан подавать заявления и документы в электронном виде через утверждённую систему работодателя.
Работодатель не обязан принимать заявления на бумаге, кроме случаев, если локальный нормативный акт компании специально предусматривает исключения для отдельных документов.
В этом вопросе есть два нюанса: законодательный и практический.
1) Обязательные бумажные документы. В статье 22.3 Трудового кодекса РФ сказано, что в электронный вид нельзя переводить часть документов. К ним относятся:
- Трудовая книжка;
- Приказ об увольнении;
- Документы по несчастным случаям;
- Акты о нарушении трудовой дисциплины;
- Инструктажи по охране труда;
Эти документы всегда ведутся на бумаге, даже если работодатель полностью перешёл на КЭДО.
2) Обязательные документы. Для иных видов (приказы на отпуск, командировки, соглашения к договору и другое) формат определяется внутренним положением о КЭДО. Как правило, он исключает дублирование, и если его бумажная версия включена в перечень электронных документов, то бумажная версия не изготавливается.
При этом сотрудник не может самостоятельно выбирать формат оформления каждого документа. Если работник дал согласие на использование КЭДО, то все кадровые документы из перечня, установленного внутренним положением о КЭДО, оформляются только в электронном виде. Эти правила едины для всех сотрудников, подключённых к системе. Исключением остаются только документы, которые по закону должны оформляться на бумаге — их перечень закреплён в статье 22.3 Трудового кодекса РФ.
3) Теоретически работодатель может по просьбе сотрудника распечатать какой-либо документ, но это будет неофициальная копия. Юридически значимым будет именно тот экземпляр, который подписан в электронной системе. Электронные кадровые документы должны храниться с соблюдением установленных законодательством сроков хранения.
Может ли сотрудник продолжать писать заявления на бумаге, если компания перешла на КЭДО?
После перехода компании на КЭДО сотрудник по общему правилу обязан подавать заявления и документы в электронном виде через утверждённую систему работодателя.
Работодатель не обязан принимать заявления на бумаге, кроме случаев, если локальный нормативный акт компании специально предусматривает исключения для отдельных документов.
- Это подтверждается Письмом Минтруда России от 06.03.2025 № 14‑6/ООГ‑1159.
Работникам на удалёнке тоже нужно подписывать согласие?
Дистанционные работники обладают теми же правами и обязанностями, что и сотрудники в офисе (статья 312.1 Трудового кодекса РФ). Это правило полностью относится и к сфере электронного документооборота.
Это означает, что для дистанционных сотрудников применяются те же правила перехода на КЭДО, что и для работников в офисе. Согласие на использование электронного документооборота может быть оформлено в электронном виде — например, через систему КЭДО или путем направления подписанного документа в виде скана.
При этом для отдельных кадровых процедур могут действовать специальные правила. Например, при оформлении увольнения дистанционного сотрудника документы могут подписываться электронной подписью и направляться через систему электронного документооборота, если такой порядок предусмотрен трудовым договором и внутренними регламентами компании.
Таким образом, работодатель может перевести удалённых сотрудников на КЭДО только после их письменного согласия. Важно, что само согласие также можно оформить электронно: сотрудник может направить скан или фото подписанного бумажного документа по почте.
Это означает, что для дистанционных сотрудников применяются те же правила перехода на КЭДО, что и для работников в офисе. Согласие на использование электронного документооборота может быть оформлено в электронном виде — например, через систему КЭДО или путем направления подписанного документа в виде скана.
При этом для отдельных кадровых процедур могут действовать специальные правила. Например, при оформлении увольнения дистанционного сотрудника документы могут подписываться электронной подписью и направляться через систему электронного документооборота, если такой порядок предусмотрен трудовым договором и внутренними регламентами компании.
Таким образом, работодатель может перевести удалённых сотрудников на КЭДО только после их письменного согласия. Важно, что само согласие также можно оформить электронно: сотрудник может направить скан или фото подписанного бумажного документа по почте.
Сотрудник не хочет переходить на КЭДО, что делать? Права, риски и решения
В большинстве случаев отказ сотрудников связан не с принципиальной позицией, а со страхом перед новыми технологиями. Перевод документооборота в цифру нередко упирается в сопротивление сотрудников. Можно ли отказаться от КЭДО и что сделать в этой ситуации законно?
Главное: никого нельзя заставлять.
Поскольку решение о переходе должно быть добровольным, работодателю ни в коем случае нельзя:
- угрожать увольнением или понижением в должности;
- лишать премии или иным способом наказывать за отказ от КЭДО;
- прекращать оформлять бумажные документы, не получив на то согласие.
– после подписания согласия изменить формат взаимодействия обратно уже нельзя.
За подобные действия руководство компании могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Такие нарушения могут быть выявлены в ходе проверки контролирующих органов: Государственной инспекции труда, Роструда. В такой ситуации рекомендуем действовать по алгоритму.
Главное: никого нельзя заставлять.
Поскольку решение о переходе должно быть добровольным, работодателю ни в коем случае нельзя:
- угрожать увольнением или понижением в должности;
- лишать премии или иным способом наказывать за отказ от КЭДО;
- прекращать оформлять бумажные документы, не получив на то согласие.
– после подписания согласия изменить формат взаимодействия обратно уже нельзя.
За подобные действия руководство компании могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Такие нарушения могут быть выявлены в ходе проверки контролирующих органов: Государственной инспекции труда, Роструда. В такой ситуации рекомендуем действовать по алгоритму.
Причины отказа перехода на КЭДО и решение
1. Страху потери личных данных
- «Кто-то ещё может получить доступ к моим персональным данным» – самое распространённое возражение. Сотрудники боятся, что их личная информация попадёт в руки мошенников;
- Недостаточная информированность о защите и непонимание того, как именно происходит шифрование данных;
- Опыт утечек в прошлом, если компания или сотрудник уже сталкивались со взломом почты или других ресурсов.
Решение. Нужно подробно рассказать о мерах безопасности: современные системы КЭДО обеспечивают защиту персональных данных сотрудников с помощью шифрования и разграничения доступа, многофакторной аутентификации и регулярных аудитах, а также гарантия сохранности данных – локальная установка КЭДО. Электронный документооборот также упрощает контроль кадровых процессов и сроков подписания документов. Прозрачность – ключ к доверию.
- «Кто-то ещё может получить доступ к моим персональным данным» – самое распространённое возражение. Сотрудники боятся, что их личная информация попадёт в руки мошенников;
- Недостаточная информированность о защите и непонимание того, как именно происходит шифрование данных;
- Опыт утечек в прошлом, если компания или сотрудник уже сталкивались со взломом почты или других ресурсов.
Решение. Нужно подробно рассказать о мерах безопасности: современные системы КЭДО обеспечивают защиту персональных данных сотрудников с помощью шифрования и разграничения доступа, многофакторной аутентификации и регулярных аудитах, а также гарантия сохранности данных – локальная установка КЭДО. Электронный документооборот также упрощает контроль кадровых процессов и сроков подписания документов. Прозрачность – ключ к доверию.
2. Цифровой барьер
- Страх ошибиться, «нажать что-то не так», начать подписывать не тот документ или удалить важную информацию;
- неуверенность в своих силах, особенно среди возрастных сотрудников, которые привыкли к бумаге;
- техническая сложность: непонятный интерфейс, проблемы с получением или использованием ЭП, отсутствие привычных гаджетов.
Решение. Не нужно читать сотрудникам инструкции. Здесь помогут живые обучающие мастер-классы, назначение внутренних кураторов и создание простой и удобной памятки. Разъяснение про подписание кадровых документов с помощью квалифицированной электронной подписи, предусмотренной законодательством.
3. Недоверие к системе
- «А действительно ли это равно подписи на бумаге?» Несмотря на то, что юридическая сила ЭП прописана в ФЗ-63 «Об электронной подписи», но у многих недоверие остаётся.
- Боязнь потерять доступ: «А что, если забуду пароль, сломаю телефон, а в этот момент придут важные документы?»
- Страх, что в цифровой системе все действия отслеживаются и фиксируются.
Решение. Нужно разъяснить юридические основы КЭДО на примерах (например, онлайн-банка), гарантировать оперативную техподдержку и рассказать о процедуре восстановления доступа.
На практике HR-специалистам важно заранее подготовить ответы на самые частые вопросы сотрудников. Например, если работник потеряет доступ к системе, он сможет восстановить его через службу поддержки или администратора системы. Если сотруднику понадобится бумажная справка или копия кадрового документа, работодатель обязан выдать её по запросу — согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, не позднее трёх рабочих дней. Кроме того, электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись на бумаге, что закреплено федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
5. Протест против навязанных изменений
- Решение спустили сверху без учёта мнения коллектива;
- Непонимание выгоды для себя: руководство говорит о своей выгоде, но не разъясняет удобства для сотрудников.
Решение. Вовлечь сотрудников в процесс на ранних этапах, честно говорить о плюсах для них и создавать позитивный настрой вокруг нововведения.
- Страх ошибиться, «нажать что-то не так», начать подписывать не тот документ или удалить важную информацию;
- неуверенность в своих силах, особенно среди возрастных сотрудников, которые привыкли к бумаге;
- техническая сложность: непонятный интерфейс, проблемы с получением или использованием ЭП, отсутствие привычных гаджетов.
Решение. Не нужно читать сотрудникам инструкции. Здесь помогут живые обучающие мастер-классы, назначение внутренних кураторов и создание простой и удобной памятки. Разъяснение про подписание кадровых документов с помощью квалифицированной электронной подписи, предусмотренной законодательством.
3. Недоверие к системе
- «А действительно ли это равно подписи на бумаге?» Несмотря на то, что юридическая сила ЭП прописана в ФЗ-63 «Об электронной подписи», но у многих недоверие остаётся.
- Боязнь потерять доступ: «А что, если забуду пароль, сломаю телефон, а в этот момент придут важные документы?»
- Страх, что в цифровой системе все действия отслеживаются и фиксируются.
Решение. Нужно разъяснить юридические основы КЭДО на примерах (например, онлайн-банка), гарантировать оперативную техподдержку и рассказать о процедуре восстановления доступа.
На практике HR-специалистам важно заранее подготовить ответы на самые частые вопросы сотрудников. Например, если работник потеряет доступ к системе, он сможет восстановить его через службу поддержки или администратора системы. Если сотруднику понадобится бумажная справка или копия кадрового документа, работодатель обязан выдать её по запросу — согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, не позднее трёх рабочих дней. Кроме того, электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись на бумаге, что закреплено федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
5. Протест против навязанных изменений
- Решение спустили сверху без учёта мнения коллектива;
- Непонимание выгоды для себя: руководство говорит о своей выгоде, но не разъясняет удобства для сотрудников.
Решение. Вовлечь сотрудников в процесс на ранних этапах, честно говорить о плюсах для них и создавать позитивный настрой вокруг нововведения.
“
Большинство отказов не являются принципиальной позицией. Это реакция на страх, незнание и неподготовленность. Главное – услышать опасения и помочь их преодолеть.
Как мотивировать работников на переход на КЭДО
Главное – сместить акценты с принуждения на личную выгоду. Нужно показать, что КЭДО экономит время: справки и приказы доступны из дома в один клик, а поиск документов занимает секунды.
Сотрудников может замотивировать, если процесс адаптации будет интересным и удобным:
Личный пример руководства также немаловажен. Если директор подписывает документы только через КЭДО, это мотивирует команду. Поэтапное внедрение также снижает сопротивление и успех одного отдела - станет лучшей рекламой для остальных.
Сотрудников может замотивировать, если процесс адаптации будет интересным и удобным:
- Обучение через геймификацию: мастер-классы, конкурсы с призами за первую подпись;
- Назначить «цифровых помощников» в каждом отделе для оперативной поддержки;
- Снять короткие видеоинструкции и создать чат с ответами на вопросы.
Личный пример руководства также немаловажен. Если директор подписывает документы только через КЭДО, это мотивирует команду. Поэтапное внедрение также снижает сопротивление и успех одного отдела - станет лучшей рекламой для остальных.
FAQ
1. Мой сотрудник принят на работу в 2023 году. Нужно ли получать его согласие на переход в КЭДО?
Ответ: если сотрудник принят после 31 декабря 2021 года и на эту дату у него отсутствовал трудовой стаж, согласие на переход в КЭДО получать не нужно. Если же сотрудник имеет трудовой стаж на эту дату, письменное согласие необходимо. Это разъяснено в письме Минтруда России № 14-6/ООГ-7321.
2. Сотрудник подписал согласие на КЭДО, а теперь хочет обратно на бумагу. Может ли он отозвать свое согласие?
Ответ: после подписания согласия работник не может требовать возврата к бумажным документам в рамках текущих трудовых отношений, согласно Письму Минтруда № 14‑6/ООГ‑7321. Единственные варианты — перевод на другую должность, где КЭДО не применяется, или смена работодателя.
3. Может ли наша компания полностью отказаться от КЭДО и вернуться к бумаге, если мы уже внедрили систему?
Ответ: да, компания может прекратить ведение КЭДО, но это требует внесения изменений во внутренние локальные нормативные акты и уведомления сотрудников. Закон это не запрещает.
4. Сотрудник согласен на КЭДО, но хочет часть документов (например, заявления на отпуск) иногда подписывать на бумаге. Это возможно?
Ответ: нет, сотрудник не может выбирать формат документа для себя. Все документы, включённые в электронный документооборот, подписываются только в КЭДО. Исключение составляют обязательные бумажные документы по ст. 22.3 ТК РФ: трудовая книжка, акты о нарушениях, увольнение, несчастные случаи и инструктажи по охране труда.
5. У нас много удаленных сотрудников в разных регионах. Как быть с их согласием на КЭДО? И могут ли они подписывать приказы об увольнении электронно?
Ответ: удалённые сотрудники имеют те же права и обязанности, что и офисные. Согласие можно оформить электронно — например, прислав скан или фото подписанного документа. Приказы об увольнении требуют соблюдения особых процедур: сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, и без его ЭП увольнение недействительно.
6. Сотрудник боится, что в КЭДО его персональные данные украдут, а без бумажной справки он ничего не докажет. Как его успокоить?
Ответ: КЭДО обеспечивает защиту персональных данных через шифрование, разграничение доступа, многофакторную аутентификацию и регулярные аудиты. При необходимости работник может получить бумажную справку по ст. 62 ТК РФ в течение 3 дней, даже если используется КЭДО. Это снимает страх потери доказательств и повышает доверие к системе.
Источники информации
- Статья 22.2 Трудового кодекса РФ
- Письмо Минтруда России от 24.11.2022 № 14‑6/ООГ‑7321
- Статья 312.1 Трудового кодекса РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации
- Статья 62 Трудового кодекса РФ
- Статья 5.27 КоАП РФ – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
- Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»
