Отчёты в КЭДО EmplDocs: автоматизация HR-отчетности и личный кабинет сотрудника

Традиционный процесс - создания и отправки отчётов создаёт значительные административные нагрузки на HR-подразделение. В конце каждого месяца кадровики в больших компаниях сталкиваются с необходимостью отправить несколько сотен писем, проверить их доставку, переправить сообщения адресатам, которые "не получили" или "не открыли", и организовать архивное хранение бумажных копий.

Сотрудники, в свою очередь, вынуждены обращаться в HR-отдел с запросами о предоставлении документов за прошлые периоды, что увеличивает нагрузку на отдел и замедляет получение информации.

Отчёты в EmplDocs — это удобный, гибкий инструмент внутри ЛКС EmplDocs, который отвечает за автоматическую публикацию и хранение кадровых и HR-отчетов для сотрудников.

Они позволяют не просто «выгружать» расчетные листы и остатки отпусков, а выстраивать прозрачный и управляемый сервис: какие отчёты, в каком виде и в какой момент увидит сотрудник. HR-специалист настраивает виды отчётов и расписание один раз, после чего система сама формирует и размещает документы в личных кабинетах, избавляя команду от ручной рассылки и бесконечных запросов «пришлите мой отчет еще раз».

Отчеты в EmplDocs из статичных файлов превращаются в гибко настраиваемый сервис самообслуживания, который подстраивается под процессы вашей компании и поддерживает разные форматы.

Администратор в 1С настраивает:

• расписание рассылки,
• виды отчетов отчетов.

Настроив их один раз, система потом сама отправляет отчеты по расписанию каждый месяц. Никаких забытых писем, никаких опечаток в адресах, никаких пропусков.

Сотрудник получает полный набор необходимых отчетов в одном месте: расчетные листы, остатки отпусков, справки о доходах. Это исключает необходимость поиска информации в архиве электронной почты или обращения к кадровикам. Информация доступна в любое время суток, с любого устройства, без привязки к рабочему графику.

Система включает стандартные отчёты (расчётные листы, остатки отпусков, справки), но позволяет администратору добавлять дополнительные документы (отчёты по болезни, командировкам, анализ использования отпусков) в несколько кликов. Решение адаптируется к бизнес-процессам компании, а не наоборот.

В настройках ЛКС администратор выбирает:
✓ Перечень доступных отчётов для сотрудников

✓ День месяца публикации отчета

✓ Механизм оповещения (автоматический или ручной)

- Автоматический активировав дополнительную обработку «Рассылка оповещений об отчетах по расписанию» с помощью кнопки «Выполнить» предварительно настроив расписание.

Вручную с помощью механизма «Рассылка оповещений об отчетах»:

Всё настраивается через удобный интерфейс в системе 1С:ЗУП.

Каждый месяц в назначенный день:

• Система формирует отчёты из данных 1С:ЗУП

Сотрудник заходит в личный кабинет:

• Расчётным листом за текущий месяц
• Остатками отпусков
• Другими отчётами, которые настроил администратор
• Может скачать отчёт в PDF за любой месяц с даты подключения. Всё хранится в системе, ничего не потеряется.

HR-директору
✓ Снижение операционной нагрузки на 10-20 часов в месяц
✓ Подтверждение доставки отчетов всем сотрудникам
✓ Исключение повторных запросов документов

Кадровому специалисту
✓ Однократная настройка с эффектом на весь период использования
✓ Отсутствие необходимости в архивном поиске и переправке отчетности
✓ Система напоминает сотрудникам автоматически

Сотруднику
✓ Доступ к отчётам 24/7, без зависимости от рабочих часов
✓ Всё в одном месте: расчёты, отпуска, справки
✓ Быстро поиск отчётов за любой период

Компании
✓ Сокращение расходов на хранение бумажных архивов
✓ Повышение профессионального имиджа компании
✓ Оптимизация управления документооборотом


Другие материалы:

• Маршруты согласования в КЭДО: порядок, гибкость и контроль без лишней бюрократии.
• Рабочий стол кадровика в КЭДО EmplDocs: новый дашборд в 1С:ЗУП для заявок и кадровых документов.