Маршруты согласования в КЭДО: порядок, гибкость и контроль без лишней бюрократии

Когда процессы выстроены вручную или «по договорённости», возникают задержки, ошибки и путаница. Именно поэтому в системе электронного документооборота (EmplDocs) маршруты согласования становятся ключевым инструментом управления кадровыми процессами.

В решении EmplDocs маршруты согласования настраиваются гибко и позволяют адаптировать КЭДО под реальные бизнес-процессы компании — без усложнения работы для кадровиков и сотрудников.

В каждой компании свои правила:

• разные структуры подразделений;
• несколько уровней руководителей;
• особенности для отдельных категорий сотрудников;
• временные замены и совмещения.

Жесткие, «одинаковые для всех» схемы быстро перестают работать.
Поэтому в EmplDocs маршруты согласования строятся по ролям и условиям, а не по принципу «всем подряд».

Иерархия согласования

Маршрут может учитывать:

• непосредственного руководителя сотрудника;
• руководителя подразделения;
• HR-отдел;
• бухгалтерию;
• юридическую службу;
• генерального директора.

Согласование может быть:

1. последовательное;
2. параллельное.

Система позволяет создать любую роль и назначить на нее любого сотрудника или позицию штатного расписания. Порядок согласования задаётся заранее и соблюдается автоматически.

Для каждого типа кадрового процесса можно задать свой маршрут:

• заявление на отпуск — один сценарий;
• приём на работу — другой;
• увольнение — третий;
• командировка — четвертый.

Кадровому специалисту не нужно каждый раз выбирать, кому отправлять документ - система делает это сама.

Маршруты могут меняться в зависимости от условий, например:

• должности сотрудника;
• подразделения;
• вида документа;

Это позволяет учитывать даже сложные внутренние регламенты.

Важно, что маршруты согласования в EmplDocs — это не сложная техническая настройка и не задача для ИТ-специалистов.

Система изначально ориентирована на кадровых специалистов и HR-отделы.
Маршруты настраиваются в понятной логике:

• кто участвует в согласовании;
• в каком порядке;
• при каких условиях.

Кадровому специалисту не нужно разбираться в программировании или сложных схемах — всё строится по принципу привычных кадровых процессов.

Один раз настроив маршруты под правила компании, HR дальше работает уже с готовой, автоматизированной логикой: документы сами направляются нужным согласующим, а система контролирует порядок и этапы.

Это позволяет кадровой службе самостоятельно управлять процессами, быстро вносить изменения при необходимости и не зависеть от доработок или помощи со стороны ИТ.

Один из самых частых вопросов, что делать, если согласующий недоступен.
В EmplDocs это решается автоматически:

• можно назначить заместителя на время отпуска;
• документ не «зависает» в системе;
• согласование продолжается без ручного вмешательства.

Сотруднику и кадровому специалисту не нужно отслеживать отсутствие руководителя — маршрут адаптируется сам.

Вот несколько практических сценариев:

• Заявление на отпуск: Сотрудник → Линейный руководитель → Кадровый специалист

• Командировка: Линейный руководитель → Кадровый специалист → Бухгалтерия

• Премирование: Линейный руководитель →Руководитель службы →Кадровый специалист → Бухгалтерия → Директор

• Увольнение: Линейный руководитель →Руководитель службы →Кадровый специалист → Бухгалтерия → Юридическая служба → Директор

Количество уровней согласования не ограничено системой. Все эти маршруты работают прозрачно и предсказуемо для всех участников процесса.

Контроль и прозрачность

Для кадровых специалистов важно не только запустить согласование, но и понимать, на каком этапе документ сейчас находится.

Маршруты согласования в EmplDocs позволяют:

• видеть статус документа в любой момент;
• понимать, у кого он сейчас на согласовании;
• исключить потерю документов и «забытые» заявки;
• снизить количество ручных напоминаний.

Результат для кадровика и компании

Использование гибких маршрутов согласования даёт:

• меньше ручной работы для кадровых специалистов;
• меньше ошибок из-за человеческого фактора;
• быстрее согласование документов;
• соблюдение внутренних регламентов;
• понятный и управляемый КЭДО.

Вместо вывода

Маршруты согласования — это не просто техническая настройка, а основа удобного и надёжного электронного документооборота.

В EmplDocs они позволяют учесть реальную структуру компании, автоматизировать рутинные процессы и освободить кадровую службу от постоянного контроля за движением документов — система делает это сама.

Если кадровые процессы сложные, значит, и инструмент должен быть гибким. Именно это и учитывает EmplDocs.