График отпусков - образец заполнения по форме Т-7

Чтобы корректно заполнить шаблон графика отпусков, необходимо аккумулировать сведения обо всех штатных единицах, связанных с компанией действующими трудовыми договорами на момент утверждения акта.

В перечень сотрудников обязательно включаются:

• внешние и внутренние совместители: наличие другого места работы не освобождает кадровика от обязанности отразить их в документе (при этом закон требует предоставлять им отдых синхронно с отпуском по основному месту работы);
• персонал в декрете: если работник находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, кадровику следует учитывать его статус при планировании графика.

Особый фокус внимания требуется при работе с защищенными категориями персонала, которые имеют законное право уходить в отпуск в любое удобное для них время года.

Расширять этот список по собственному усмотрению нельзя, но строго соблюдать приоритет этих лиц работодатель обязан.


Внося эти сведения в шаблон графика отпусков, необходимо перепроверить актуальный статус следующих сотрудников:

• многодетные родители с тремя и более несовершеннолетними детьми (льгота действует, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет);
• женщины, планирующие отдых непосредственно до начала отпуска по беременности и родам либо сразу после его окончания;
• несовершеннолетние сотрудники (в возрасте до 18 лет);
• лица, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• работники с инвалидностью, а также ветераны боевых действий;
• почетные доноры России и иные льготники, зафиксированные в федеральном законодательстве.

Разделение ежегодного оплачиваемого отдыха на несколько периодов — частая практическая задача. Статья 125 ТК РФ указывает, что такое дробление допускается исключительно при достижении обоюдного согласия между сотрудником и работодателем.

Базовое ограничение: как минимум одна из частей разделенного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Оставшийся баланс дней работник может распределять как угодно, если руководство не возражает. Отражать эти части в форме Т-7 нужно отдельными строками по каждому периоду.

Вторая системная проблема кадровых служб — накопление неиспользованных дней за прошлые годы («хвосты»).

Трудовое законодательство прямо запрещает лишать сотрудника отдыха более двух лет подряд. Все накопившиеся «неотгулянные» дни прошлых лет работодатель имеет право (и обязан) включить в текущий график отпусков формы Т-7 наравне с плановыми днями за текущий рабочий год.

В кадровом учете это отражают либо суммированием всех дней в графе 5, либо детализацией периодов через дополнительные строки.

Даты отдыха в течение календарного года неизбежно сдвигаются из-за жизненных или производственных обстоятельств.

Алгоритм корректировки документа зависит от того, какая сторона выступает инициатором изменений:

1. Инициатива сотрудника: перенос дат осуществляется исключительно по соглашению сторон на основании письменного заявления сотрудника и последующего приказа работодателя.

2. Инициатива компании: допускается лишь в форс-мажорных ситуациях, когда отсутствие специалиста на рабочем месте грозит сбоем в бизнес-процессах организации. Такой маневр требует обязательного письменного согласия работника, а сам отпуск должен быть предоставлен не позже следующего рабочего года.

3. Безусловный перенос по закону: работодатель обязан сдвинуть даты отдыха, если сотрудника вовремя (минимум за 2 недели) не известили о начале отпуска, задержали выплату отпускных или если во время отдыха у сотрудника открылся больничный.


Любое внесение изменений кадровик фиксирует непосредственно в действующем документе: реквизиты распоряжения вносятся в графу 8, а новые плановые даты — в графу 9.

Чтобы безошибочно подготовить образец графика отпусков по форме Т-7, следуйте пошаговому регламенту:

1. Оформление реквизитов (шапка): укажите официальное наименование компании, код по ОКПО, внутренний номер документа и дату его составления.

2. Идентификация персонала (графы 1–4): внесите наименование структурного подразделения, точное название должности из штатного расписания, ФИО сотрудника и его табельный номер.

3. Планирование периодов (графы 5–6): в пятой графе зафиксируйте суммарное число календарных дней отдыха. В шестой графе проставляется запланированная дата — начало отпуска.

4. Легитимизация документа: руководитель кадровой службы ставит свою подпись, после чего генеральный директор заполняет гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ») с фиксацией даты и личной подписи. При наличии в компании профсоюза учитывается его мотивированное мнение.

5. Текущий мониторинг (графы 7–10): седьмая графа заполняется по факту ухода сотрудника на отдых. Графы 8, 9 и 10 служат для фиксации переносов: в них вносятся реквизиты приказа, предполагаемая новая дата и причины изменений.

Кадровые аудиты регулярно выявляют системные нарушения, которые проверяющие органы квалифицируют как несоблюдение трудового законодательства:

• игнорирование совместителей: график составлен только по основным работникам, а внешние и внутренние совместители забыты;

• игнорирование льготников: не учтены законные права сотрудников, имеющих право на отдых в удобное для них время, что приводит к правовым спорам;

• отсутствие фиксации изменений: форма утверждена вовремя, но в течение года в графах 7–10 не отражаются фактические даты, переносы и приказы-основания;

• нарушение процедуры согласования: документ утвержден генеральным директором без предварительного подписания руководителем кадровой службы или без учета мнения профсоюза (при его наличии);

• отсутствие локального регламента ознакомления: работников не ознакомили с утвержденным графиком под подпись (поскольку в самой форме Т-7 отдельная графа для этого не предусмотрена, работодателю важно закрепить порядок ознакомления в локальном акте или дополнить форму самостоятельно).

Это официальный локальный нормативный акт компании, устанавливающий очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам. Документ обязателен для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, обеспечивает непрерывность бизнес-процессов организации и защищает работодателя от штрафов регуляторов.

Документ составляется и утверждается один раз в год — не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. В течение текущего года исходный график отпусков на 2026 год не переутверждается заново, но в него регулярно вносятся операционные сведения о фактических датах отдыха и переносах.

Работник должен подать письменное заявление с указанием новых дат и причин переноса. Если работодатель согласен изменить график, оформляется соответствующий приказ, а новые данные (номер приказа и даты) вносятся в графы 8 и 9 формы Т-7.

Срок хранения графика отпусков нужно определять по действующему Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Согласно статье 434 Перечня, стандартный срок хранения составляет 3 года, однако при наличии в документе сведений о работниках с вредными или опасными условиями труда этот период подлежит пересмотру.

Для фиксации переноса используются специальные графы бланка: в графу 8 вносятся реквизиты приказа-основания, в графу 9 — утвержденная новая дата начала отдыха, а в графе 10 делается примечание с указанием причин изменений. Когда кадровик заполняет график отпусков формы т-7, важно следить за сквозной нумерацией внутренних распоряжений, чтобы при аудите кадрового делопроизводства все сведения легко сопоставлялись.