• /
  • /

19 декабря 2024

График отпусков по правилам 2025 года: особенности составления и форма утверждения

За две недели до конца года график отпусков на следующий год уже должен быть готов: не только составлен, но и утвержден руководством.

Документ потом можно менять, но в большинстве случаев придется соблюсти ту же процедуру. В этой статье разберем, как составлять, утверждать и изменять график отпусков, а также подскажем, как с меньшими трудозатратами соблюдать все нюансы.
Валерия Толкачева
Руководитель проекта WiseAdvice EmplDocs

Содержание

Что такое график отпусков

График отпусков — это внутренний документ компании со списком отпусков всех сотрудников организации. Поначалу в нем указывают даты и продолжительность отпусков. По мере того как работники уходят отдыхать, график дополняют фактическими датами отпуска или информацией о его переносе.

По закону этот документ должны составлять все работодатели, кроме совсем маленьких компаний (микропредприятий). При этом польза для бизнеса от графика отпусков заключается не только в соблюдении законодательства: он позволяет эффективно планировать работу, распределять нагрузку и управлять кадровыми ресурсами с учетом потребности работников в отпуске.
Какие нормативные акты регулируют составление и утверждение графика отпусков
Главный документ, в котором содержатся правила составления и утверждения графика отпусков, — Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ). Иногда нужно учитывать специальные нормативные акты, например:
Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»;
Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»;
Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей»;
Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».
Положения законов дополняют разъяснения Минтруда и Роструда, однако они носят рекомендательный характер. Разъяснения Роструда публикуют на сайте онлайнинспекция.рф.

В какой форме утверждать график

Форма для графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 — форма Т-7. При этом использовать можно и любую другую форму: как разработанную самостоятельно, так и дополненную форму Т-7. Например, компания может добавить столбцы, где будут указывать наличие льгот у сотрудника, дату его ознакомления с документом и т.д.

Затем такую форму нужно утвердить приказом или другим ЛНА. В этом же документе необходимо прописать правила заполнения формы графика отпусков. Далее разберем эти правила на примере формы Т-7.
Шапка формы графика отпусков
В верхней части графика отпусков отмечают:
Наименование организации;
Реквизиты документа (номер и дата составления);
На какой год утверждается график отпусков;
Кто и когда утверждает график.
Обратите внимание: чтобы график отпусков считался утвержденным, на нем должны быть подпись руководителя и реквизиты документа с мотивированным мнением профсоюзного органа (если он есть в компании).
Данные о сотрудниках
В столбцах 1-4 графика отпусков для каждого сотрудника указывают:
Название отдела, управления, департамента или другого структурного подразделения, где работает этот сотрудник;
ФИО сотрудника;
Его должность (как указано в штатном расписании);
Табельный номер сотрудника.
Данные о начале и продолжительности отдыха каждого сотрудника
В столбцах 5-10 графика отпусков указывают:
Продолжительность каждого отпуска в календарных днях;
Даты начала отпуска (запланированная и фактическая) — здесь нужно указать не только месяц, но и конкретную дату. Если отпуск разбит на части, нужно указать даты начала каждой из частей;
Основание (документ) для переноса отпуска и дата предполагаемого отпуска, если отпуск пришлось перенести;
Примечание. Здесь фиксируется информация об отпуске, которую важно не потерять, например, если часть отпуска переносили на следующий год, или о мобилизации сотрудника.
Когда отпуска только планируют, столбцы 7-9 заполнять не нужно. Если отпуск будут переносить, кадровый сотрудник внесет информацию об этом, когда график отпусков будут исполнять.
Если компания перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО), эту задачу можно делегировать системе EmplDocs. Когда система пришлет сотруднику автоматическое напоминание об отпуске (за 14 дней или раньше, если так указали в настройках), он подтвердит отпуск или перенесет его на другие даты. Допустимое количество переносов также можно указать в настройках.

Кого включать в график

В графике должны быть отпуска всех сотрудников, оформленных в компании по трудовому договору, в том числе тех, кто работает:
Удаленно (при желании в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно прописать другие правила);
По срочному договору;
По совместительству.
Информация учитывается на дату составления графика.
Разберем самые частые вопросы, которые возникают на практике.
1
Включать ли в график отпусков работников по договору гражданско-правового характера

Нет, в график отпусков включают только тех, кто оформлен по трудовому договору.
2
Включать ли новичков в текущий график отпусков

Возможны два варианта:
  • внести изменения в график отпусков;
  • отправить новичка в отпуск приказом по его письменному заявлению.
Может показаться, что издать приказ об отпуске нового сотрудника — более простое и удобное решение. Однако есть и минус: в графике отпусков будут не все сотрудники, а значит, есть риск ошибиться при распределении нагрузки на команду.
3
Включать ли в график отпусков сотрудника, который увольняется в следующем году

Да, даже если в компании уже знают, что сотрудник решил уйти. Причина — на дату составления графика с таким сотрудником все еще действуют трудовые отношения. Такое мнение высказывал и Минтруд (письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321).
4
Включать ли в график отпусков мобилизованных сотрудников

По мнению Роструда, если сотрудника мобилизовали, его можно не включать в новый график отпусков — трудовой договор с ним приостановлен.

Однако за мобилизованным сохраняется право на отпуск, копится его отпускной стаж. Для того чтобы системно вести информацию об отпусках и не «потерять» положенные дни, можно включать таких сотрудников в график отпусков, а о мобилизации указать в примечании.

Систему EmplDocs можно настроить так, чтобы график отпусков заполнялся автоматически, с включением всех необходимых данных
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Кто обязан соблюдать очередность отпусков
Утвержденный график отпусков должны соблюдать и работодатель, и сотрудники (ст. 123 ТК РФ).
Работодатель должен:
За две недели или раньше под подпись уведомлять сотрудников о дате начала отпуска;
Учитывать пожелания работников о датах отпуска;
Отпускать работников в отпуск по графику;
Обеспечивать непрерывность работы компании с учетом отпусков сотрудников.
Обязанность работника — отдыхать по графику. Перенести, сократить или продлить отпуск можно, но только если это согласует работодатель — в таком случае придется вносить изменения в график отпусков.
Если работодатель вовремя не сообщил сотруднику о дате начала отпуска, сотрудник все равно может уйти отдыхать, как и планировал, — это не будет прогулом. При этом работник может письменно запросить перенос отпуска — отказать ему будет нельзя (ст. 124 ТК РФ).

Избежать подобных ситуаций позволит автоматическая отправка уведомлений об отпуске с помощью системы КЭДО. В EmplDocs можно настроить срок, в который будет уведомляться сотрудник, а также сделать оформление приказов автоматическим в соответствии с графиком.

Кто может уходить в отпуск, когда хочет

По закону работодатель обязан лишь учесть (то есть запросить и получить) пожелания работников. Однако обязательства утвердить именно желаемые даты отпуска у работодателя нет.

Есть лишь некоторые категории сотрудников, которые могут сами выбрать даты отпуска, и отказать им будет нельзя. Это касается и пожеланий при составлении графика отпусков, и изменений в течение года.

Уйти в отпуск в любое время могут:
Cотрудники младше 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
Cотрудницы до или сразу после отпуска по беременности и родам, а также сразу после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
Мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
Усыновители, если ребенок младше трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
Работники-совместители в период, когда по основному месту работы у них ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 286 ТК РФ);
Работники, которых работодатель отозвал из ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 125 ТК РФ);
Один из родителей (опекунов, попечителей) ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
Ветераны боевых действий (ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
Супруги военнослужащих во время отпуска мужа (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
Бывшие мобилизованные или служащие по контракту в течение шести месяцев после возобновления трудового договора (ст. 351.7 ТК РФ);
Сотрудники, получившие знак «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР» (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
Работники, пострадавшие или участвовавшие в ликвидации катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1), и другие категории работников, установленные специальными нормативными актами.

Как рассчитывать продолжительность отпусков

Продолжительность отпуска считают так:
В календарных днях;
Не учитываются нерабочие праздничные дни;
Учитываются выходные дни.
Некоторым работникам положен и основной, и дополнительный оплачиваемый отпуск. При расчетах эти дни отдыха складывают (ст. 120 ТК РФ).
В график включают отпуска на календарный год: с 1 января по 31 декабря. Бывает так, что отпуск сотрудника начинается в декабре текущего года, а заканчивается в январе следующего. Тогда кадровик указывает в графике отпусков дни текущего года, а дни, которые приходятся на следующий год, — в примечании.

Какова продолжительность основного ежегодного отпуска

За каждый полный отработанный год сотруднику положен основной ежегодный отпуск — минимум 28 календарных дней.

Некоторые могут отдыхать больше, например:
Работники до 18 лет — минимум 31 день (ст. 267 ТК РФ);
Педагоги, воспитатели и другие работники дошкольных и общеобразовательных организаций — 42 или 56 дней в зависимости от должности (Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466);
Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск
Работодатель может предусмотреть дополнительный оплачиваемый отпуск для любых ситуаций — нужно лишь прописать правила в коллективном договоре или ЛНА компании.

Есть случаи, когда такой отпуск положен по закону (ст. 116 ТК РФ). Если сотрудник подходит под несколько оснований, количество полагающихся дней складывают.
Система EmplDocs автоматически учитывает дни отпуска, положенные каждому сотруднику, ориентируясь на базу данных 1С:ЗУП. Сотрудник отдела кадров собирает пожелания по датам отдыха, направляя уведомление о необходимости составить график в Личном кабинете сотрудника. Утвержденные отпуска отражаются на общем графике организации в удобном интерфейсе. Руководителю это поможет быстрее оценить загрузку команды в каждый момент и обеспечить непрерывность работы компании.

Когда у работника появляется право на отпуск

Право на оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника сразу после оформления — с первого рабочего дня начинают копиться дни отпуска. Однако уйти в отпуск первый раз можно лишь после шести месяцев непрерывной работы в компании (ст. 122 ТК РФ). Это правило не касается сотрудников, которые могут уходить в отпуск в любое время, — это право у них есть с первого дня. Другие работники тоже могут договориться с работодателем взять отпуск раньше: оплачиваемый или за свой счет.

Со второго года работы сотрудник может уходить в отпуск в любое время — отрабатывать перед этим какой-то срок не нужно. Главное, чтобы даты отдыха соответствовали графику отпусков.
Примечание: рабочий год не равен календарному. Он рассчитывается для каждого сотрудника отдельно: 12 полных месяцев с первого рабочего дня за вычетом дней, которые не включаются в отпускной стаж. Право на отпуск за каждый рабочий год возникает с первого дня этого года.

Как утвердить график отпусков

График отпусков утверждают в три шага:

Шаг 1: если в компании есть профсоюз, который представляет более половины сотрудников, он согласовывает документ;

Шаг 2: руководитель отдела кадров подписывает график отпусков;

Шаг 3: руководитель компании также ставит подпись на графике.

Издавать специальный приказ для утверждения графика отпусков не нужно.
Отдельно остановимся на согласовании графика отпусков с профсоюзом. Для этого кадровый сотрудник направляет его вместе с сопроводительным письмом. С момента получения у профсоюза есть пять рабочих дней на то, чтобы письменно составить мотивированное мнение о графике отпусков. Реквизиты этого документа укажут в шапке графика, если он согласован.

Профсоюз может и не согласиться с представленным графиком. В таком случае он направляет замечания с предложением доработать документ.

Соглашаться с предложениями профсоюза работодатель не обязан. Если он не готов учесть все замечания, он должен в течение трех дней проконсультироваться с профсоюзом в попытках прийти к согласию. Если договориться не получится, работодатель все равно утвердит график отпусков. При этом нужно составить протокол разногласий с профсоюзом и поставить отметку об этом на графике отпусков.

В какой срок утвердить график

По закону работодатель должен утвердить график отпусков на следующий год за две недели до конца года или раньше (ст. 123 ТК РФ). Из-за выходных каждый год дедлайн может быть разным. Например, график отпусков на 2025 год нужно было утвердить до 15 декабря 2023 года, поскольку 16 и 17 декабря были выходными. Для утверждения графика отпусков на 2025 год дедлайн другой — 17 декабря 2025 года.
Важно помнить, что эта дата — крайний срок, когда график отпусков уже должен быть подписан руководством и согласован с профсоюзом. Это значит, что подготовку нужно начать заранее: запросить и учесть пожелания сотрудников, сопоставить и свести их в единый график с учетом требований закона и загруженности работников в течение года. При этом утвердить график отпусков можно и раньше — на это запрета нет.
Как ознакомить работников
Как и со всеми ЛНА, работодатель должен ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись (ст. 22 ТК РФ). При этом способ ознакомления каждая компания может выбрать самостоятельно. Например, документ можно передать в подразделения с ознакомительным листом.

Роструд предлагал такой вариант: добавить в форму Т-7 графы 11 и 12, где сотрудники будут расписываться и ставить дату ознакомления. Подобным образом можно оформить и уведомление о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Если компания перешла на КЭДО, кадровые сотрудники могут направлять документы на ознакомление через личный кабинет системы. Для того чтобы соблюдать сроки, можно установить в ЛНА, что работник считается ознакомленным на следующий день после отправки документа в системе КЭДО. При этом личный кабинет сотрудника EmplDocs можно настроить так, чтобы сотрудник не мог его использовать, пока не подтвердит ознакомление со всеми поступившими документами.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».

Как автоматизировать работу с графиком отпусков

Если вы используете информационные системы, составление и утверждение графика отпусков можно автоматизировать. Разберем по шагам, как это сделать, на примере EmplDocs.
1
Кадровый сотрудник запускает процесс планирования отпусков в 1С.
В настройках нужно указать год, на который составляется график отпусков. Для каждого сотрудника можно выбрать количество доступных дней отпуска, в том числе оставшихся с прошлого года. Кроме того, кадровый специалист может указать требование распределить весь отпуск на год без остатка.
2
Сотрудники заполняют желаемые даты отпусков, а кадровый специалист отслеживает процесс.
Каждый работник планирует периоды отпусков в личном кабинете EmplDocs. При этом система учитывает такие правила:

Один из отпусков — не менее 14 дней;

Отпуска одного сотрудника не пересекаются между собой;

Факультативно — распределены все дни отпуска до конца выбранного года.
Затем сотрудники отправляют выбранные даты на согласование руководителю. В интерфейсе графика отпусков также можно увидеть запланированные отпуска коллег.
3
Руководитель согласовывает график отпусков.
Когда сотрудники направят свои пожелания о датах отдыха, руководитель получит уведомление. В интерфейсе планирования графика отпусков в EmplDocs он может согласовать заявки сотрудников или отклонить их с указанием причины.

Отклоненные заявки вернутся работникам с требованием изменить даты отпуска. Все согласованные даты отпусков автоматически попадут в документ «График отпусков» в 1С.
Автоматическая работа с графиком отпусков продолжится и после его утверждения. Система 1С напомнит сотрудникам о дате начала отпуска за две недели до него (или раньше, если указать в настройках). Сотрудник сможет подтвердить отпуск или перенести его.

Возможность повторного переноса также зависит от настроек системы. Использованные по графику дни отпуска также отобразятся в интерфейсе графика отпусков.
Как хранить график отпусков
Каждый график отпусков в компании нужно хранить минимум три года (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Способ хранения такой же, как и для других ЛНА компании. Если организация использует бумажный документооборот, для хранения документов должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное шкафами.

КЭДО позволяет сэкономить на хранении архивов — документы продолжают храниться в системе в электронном виде в течение всего установленного срока.

Процедура изменения графика

Для того чтобы зафиксировать перенос отпуска, кадровый сотрудник заполняет графы 7-9 формы Т-7.
Изменения утверждают так же, как и новый график отпусков: профсоюз излагает свое мнение с обоснованием, руководитель кадровой службы подписывает, а руководитель организации утверждает документ. Рассмотрим распространенные ситуации, когда приходится корректировать график отпусков.
1
Сотрудник захотел пойти в отпуск в другое время
Сотрудник может письменно подать заявление о переносе отпуска, в котором нужно указать причину. Работодатель может согласиться или отказаться отпустить сотрудника вне графика. Для переноса отпуска работодатель выпускает приказ. Реквизиты этого документа нужно указать в графе 9 графика отпусков.
2
Нового сотрудника нужно добавить в утвержденный график отпусков
Если работодатель решил включить новичка в текущий график отпусков, изменения в документ вносят в общем порядке.
3
В отпуск не по графику ушел сотрудник, который по закону может выбрать любые даты отдыха
По сути, график отпусков не распространяется на сотрудников, которые могут уходить в отпуск, когда хотят. Их включают в график для того, чтобы точнее оценивать нагрузку на коллектив и системно отслеживать даты отпусков.
4
В отпуск не по графику ушел сотрудник, который по закону может выбрать любые даты отдыха
По сути, график отпусков не распространяется на сотрудников, которые могут уходить в отпуск, когда хотят. Их включают в график для того, чтобы точнее оценивать нагрузку на коллектив и системно отслеживать даты отпусков.

Если такой работник ушел в отпуск не по плану, вносить изменения в график не нужно: достаточно указать в графе 7 фактическую дату отпуска.
5
Сотрудник взял больничный во время отпуска
Если работник оформил больничный, отпуск можно продлить или перенести остаток на другие даты (ст. 124 ТК РФ) — их выбирает работодатель с учетом пожеланий сотрудника.
6
Сроки переносят по инициативе работодателя
Работодатель может попросить работника перенести отпуск, если есть производственная необходимость, а работник может отказаться (ст. 124 ТК РФ). Заставить сотрудника прервать отпуск также нельзя — необходимо его согласие (ст. 125 ТК РФ). При этом нельзя вызывать из отпуска несовершеннолетних, беременных и тех, кто работает во вредных и опасных условиях. И вызов, и перенос отпуска нужно оформлять приказом.

Если в результате переноса отпуск перейдет на следующий год, оставшиеся дни за текущий год нужно использовать в течение 12 месяцев. Не ходить в отпуск два года подряд нельзя.
7
Работодатель вовремя не уведомил сотрудника о начале отпуска или не выплатил отпускные
Если работодатель пропустит срок уведомления или не выплатит отпускные за три дня до начала отпуска, работник при желании может письменно запросить перенос отпуска (ст. 124 ТК РФ). Желаемую дату отдыха нужно указать в заявлении.

Штраф за отсутствие или нарушение графика отпусков

Административным нарушением сочтут следующие ситуации:

В компании нет утвержденного графика отпусков;

График отпусков утвердили с опозданием;

Сотрудники уходят не в те даты, какие запланировали по графику.

За это организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а ее руководителя — на сумму от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Главное: правила составления графика отпусков в 2025 году

График отпусков — это документ, который определяет, кто и когда пойдет в отпуск в течение года. Утвердить его нужно за две недели до конца предыдущего года.

Обязательной формы для графика отпусков нет. Компания может взять рекомендованную форму Т-7 и доработать под свои потребности.

По общему правилу уйти в оплачиваемый отпуск можно на 28 календарных дней в год. При этом некоторым работникам положен дополнительный оплачиваемый отпуск, некоторым — удлиненный. Кроме того, по разным причинам отпуск можно перенести на следующий год.

Все нюансы важно учесть в графике отпусков, иначе работодателя оштрафуют. Однако у точного и своевременного заполнения графика отпусков есть и практическая ценность — возможность контролировать занятость команды, регулировать нагрузку и обеспечивать непрерывность рабочих процессов.

Если компания планирует перейти на кадровый электронный документооборот, можно выбрать систему, которая также позволит автоматизировать процесс составления и утверждения графика отпусков. Так, с системой EmplDocs кадровому сотруднику нужно лишь запустить процесс планирования отпусков в 1С и наблюдать за процессом согласования. В результате все отпуска будут автоматически включены в график с соблюдением требований закона и настроек по усмотрению компании.
Всё готово
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Поделиться статьей

Материалы

Госключ как подпись
«Бесплатный сыр» – не только в мышеловке. Госключ как средство ЭП на примере EmplDocs
Экономия в 6 раз с КЭДО
Кейс внедрения КЭДО в крупной строительной компании. Подробный расчёт в цифрах внутри.