Как правильно составить график отпусков на 2026 год

Положения законов дополняют разъяснения Минтруда и Роструда, однако они носят рекомендательный характер. Разъяснения Роструда публикуют на сайте онлайнинспекция.рф.

Форма для графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 — форма Т-7.  Готовый образец формы Т-7 легко найти в интернете и использовать как основу для своего графика. При этом использовать можно и любой другой бланк: как разработанный самостоятельно, так и дополненную форму Т-7. Например, компания может добавить столбцы, где будут указывать наличие льгот у сотрудника, дату его ознакомления с документом и т.д.

Затем такую форму нужно утвердить приказом или другим обязательным ЛНА (локальный нормативный акт). В этом же документе необходимо прописать правила заполнения формы графика отпусков. Далее разберем эти правила на примере формы Т-7.

Шапка формы графика отпусков

Данные о сотрудниках

Данные о начале и продолжительности отдыха каждого сотрудника

Разберем самые частые вопросы, которые возникают на практике.

По закону работодатель обязан лишь учесть (то есть запросить и получить) пожелания работников. Однако обязательства утвердить именно желаемые даты отпуска у работодателя нет.

Есть лишь некоторые категории сотрудников, которые могут сами выбрать даты отпуска, и отказать им будет нельзя. Это касается и пожеланий при составлении графика отпусков, и изменений в течение года.

Уйти в отпуск в любой период могут:

Продолжительность отпуска считают так:

Некоторым работникам положен и основной, и дополнительный оплачиваемый отпуск. При расчетах эти дни отдыха складывают (ст. 120 ТК РФ).

За каждый полный отработанный год сотруднику положен основной ежегодный отпуск — минимальную продолжительность которого устанавливает законодательство в 28 календарных дней.

Некоторые могут отдыхать больше, например:

Работодатель может предусмотреть предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска для любых ситуаций — нужно лишь прописать правила в коллективном договоре или ЛНА компании.

Есть случаи, когда такой отпуск положен по закону (ст. 116 ТК РФ). Если сотрудник подходит под несколько оснований, количество полагающихся дней складывают.

Право на оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника сразу после оформления — с первого рабочего дня начинают копиться дни отпуска. Однако уйти в отпуск первый раз можно лишь после шести месяцев непрерывной работы в компании (ст. 122 ТК РФ). Это правило не касается сотрудников, которые могут уходить в отпуск в любое время, — это право у них есть с первого дня. Другие работники тоже могут договориться с работодателем взять отпуск раньше: оплачиваемый или за свой счет.

Со второго года работы сотрудник может уходить в отпуск в любое время — отрабатывать перед этим какой-то срок не нужно. Главное, чтобы даты отдыха соответствовали графику отпусков.

График отпусков утверждают пошагово:

Издавать специальный приказ для утверждения графика отпусков не нужно. Решение об утверждении принимает непосредственно руководитель организации своей подписью на документе. При утверждении графика важно предусмотреть возможность его последующей корректировки.

Отдельно остановимся на согласовании графика отпусков с профсоюзом. Для этого кадровый сотрудник направляет его вместе с сопроводительным письмом. С момента получения у профсоюза есть пять рабочих дней на то, чтобы письменно составить мотивированное мнение о графике отпусков. Реквизиты этого документа укажут в шапке графика, если он согласован. С момента получения у профсоюза есть пять рабочих дней на то, чтобы письменно составить мотивированное мнение о графике отпусков, поскольку составлять такие документы он обязан по установленной процедуре.

Профсоюз может и не согласиться с представленным графиком. В таком случае он направляет замечания с предложением доработать документ.

Соглашаться с предложениями профсоюза работодатель не обязан. Если он не готов учесть все замечания, он должен в течение трех дней проконсультироваться с профсоюзом в попытках достичь соглашения. Если договориться не получится, работодатель все равно утвердит график отпусков. При этом нужно составить протокол разногласий с профсоюзом и поставить отметку об этом на графике отпусков.

По закону работодатель должен утвердить график отпусков на следующий год за две недели до конца года или раньше (ст. 123 ТК РФ). Для утверждения графика отпусков на 2027 год дедлайн — 17 декабря 2026 года. Утверждать документ можно и раньше — на это запрета нет.

Как и со всеми ЛНА, работодатель должен ознакомлять сотрудников с графиком отпусков под подпись, чтобы закрепить этот факт документально (ст. 22 ТК РФ). При этом способ ознакомления каждая компания может выбрать самостоятельно. Например, документ можно передать в подразделения с ознакомительным листом.

Роструд предлагал такой вариант: добавить в форму Т-7 графы 11 и 12, где сотрудники будут расписываться и ставить дату ознакомления. Подобным образом можно оформить и уведомление о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Если компания перешла на КЭДО, кадровые сотрудники могут направлять документы на ознакомление через личный кабинет системы, письмо с оповещением придет на электронный адрес. Для того чтобы соблюдать сроки, можно установить в ЛНА, что работник считается ознакомленным на следующий день после отправки документа в системе КЭДО. При этом личный кабинет сотрудника EmplDocs можно настроить так, чтобы сотрудник не мог его использовать, пока не подтвердит ознакомление со всеми поступившими документами.

Если вы используете информационные системы, составление и утверждение графика отпусков для вашего проекта можно автоматизировать. Планирование отпусков помогает заранее распределить нагрузку на команду и избежать накладок в рабочих процессах. Разберем по шагам, как это сделать, на примере EmplDocs.

Рабочих процессах. Кадровый сотрудник запускает процесс планирования отпусков в 1С, чтобы система автоматически создала предварительный график на следующий год. В настройках нужно указать год, на который составляется график отпусков. Для каждого сотрудника можно выбрать количество доступных дней отпуска, в том числе оставшихся с прошлого года. Кроме того, кадровый специалист может указать требование распределить весь отпуск на год без остатка.

Каждый работник планирует периоды отпусков в личном кабинете EmplDocs. При этом система учитывает такие правила:

Затем сотрудники отправляют выбранные даты на согласование руководителю. В интерфейсе графика отпусков также можно увидеть запланированные отпуска коллег.

Когда сотрудники направят свои пожелания о датах отдыха, руководитель получит уведомление. В интерфейсе планирования графика отпусков в EmplDocs он может согласовать заявки сотрудников или отклонить их с указанием причины.

Отклоненные заявки вернутся работникам с требованием изменить даты отпуска и пройти согласование заново. Все согласованные даты отпусков автоматически попадут в документ «График отпусков» в 1С.

Каждый график отпусков в компании нужно хранить минимум три года (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Способ хранения такой же, как и для других ЛНА компании. Если организация использует бумажный документооборот, для хранения документов должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное шкафами.

КЭДО позволяет сэкономить на хранении архивов — документы продолжают храниться в системе в электронном виде в течение всего установленного срока.

Для того чтобы зафиксировать перенос отпуска, кадровый сотрудник заполняет графы 7–9 формы Т-7, фактически продолжая составлять актуальную версию графика отпусков.

Изменения утверждать нужно так же, как и новый график отпусков: профсоюз излагает свое мнение с обоснованием, руководитель кадровой службы подписывает, а руководитель организации утверждает документ. Рассмотрим распространенные ситуации, когда приходится корректировать график отпусков.
Организация должна составлять обновлённый график всякий раз, когда возникают изменения.

Сотрудник может письменно подать заявление о переносе отпуска, в котором нужно указать причину. Работодатель может согласиться или отказаться отпустить сотрудника вне графика. Для переноса отпуска работодатель выпускает приказ. Реквизиты этого документа нужно указать в графе 9 графика отпусков.

Если работодатель решил включить новичка в текущий график отпусков, изменения в документ вносят в общем порядке.

По сути, график отпусков не распространяется на сотрудников, которые могут уходить в отпуск, когда хотят. Их включают в график для того, чтобы точнее оценивать нагрузку на коллектив и системно отслеживать даты отпусков.

По сути, график отпусков не распространяется на сотрудников, которые могут уходить в отпуск, когда хотят. Их включают в график для того, чтобы точнее оценивать нагрузку на коллектив и системно отслеживать даты отпусков.

Если такой работник ушел в отпуск не по плану, вносить изменения в график не нужно: достаточно указать в графе 7 фактическую дату отпуска.

Если работник оформил больничный, отпуск можно продлить или перенести остаток на другие даты в письме с заявлением (ст. 124 ТК РФ) — их выбирает работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Работодатель может попросить работника перенести отпуск, если есть производственная необходимость, а работник может отказаться (ст. 124 ТК РФ). Заставить сотрудника прервать отпуск также нельзя — необходимо его письменное согласие, которое может быть оформлено отдельным актом. И вызов, и перенос отпуска нужно оформлять приказом, ссылаясь на данный акт (ст. 125 ТК РФ). При этом нельзя вызывать из отпуска несовершеннолетних, беременных и тех, кто работает во вредных и опасных условиях. И вызов, и перенос отпуска нужно оформлять приказом.

Если в результате переноса отпуск перейдет на следующий год, оставшиеся дни за текущий год нужно использовать в течение 12 месяцев. Не ходить в отпуск два года подряд нельзя.

Если работодатель пропустит срок уведомления или не выплатит отпускные за три дня до начала отпуска, работник при желании может запросить перенос отпуска через письмо и заявление (ст. 124 ТК РФ). Желаемую дату отдыха нужно указать в заявлении.

Административным нарушением сочтут следующие ситуации:

За каждое из этих нарушений организации грозит штраф, а руководителю — индивидуальная ответственность в виде денежного взыскания.

Организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а ее руководителя — на сумму от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае серьезных или систематических нарушений трудовых прав сотрудников спор может быть передан в суд.

График отпусков — это документ, который определяет порядок использования ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудниками в течение года. Утвердить этот ежегодный документ нужно за две недели до конца предыдущего года.

Продуманное планирование отпусков позволяет оптимизировать работу компании и учитывать потребности сотрудников заранее.

Обязательной формы для графика отпусков нет. Компания может взять рекомендованную форму Т-7 и доработать под свои требования. Форма для графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 — форма Т-7. Эта форма призвана унифицировать документооборот, но использовать можно и любую другую.

Любое нарушение установленного порядка планирования отпусков влечет за собой риск финансовых санкций. При возникновении сложных кадровых вопросов, связанных с графиком, целесообразно также проверять актуальные разъяснения Минтруда на его официальном сайте.

По общему правилу каждый работник имеет право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При этом некоторым работникам положен дополнительный оплачиваемый отпуск (например, имеющим ребенка-инвалида или воспитывающим трёх и более детей), некоторым — удлиненный. Особое внимание при планировании стоит уделить сотрудникам, у которых есть малолетний ребенок, так как они имеют право на использование отпуска в удобное для них время.

Все нюансы важно учесть в ежегодном графике отпусков, иначе работодатель может получить административный штраф. Однако у своевременного заполнения графика отпусков есть и практическая ценность — возможность контролировать занятость команды, регулировать нагрузку и обеспечивать непрерывность рабочих процессов.

Лучше обратиться за разъяснениями Роструда онлайнинспекция.рф, если есть сомнения.

Если компания планирует перейти на кадровый электронный документооборот, можно выбрать систему, которая также позволит автоматизировать процесс составления и утверждения графика отпусков. Так, с системой EmplDocs кадровому сотруднику нужно лишь запустить процесс планирования отпусков в 1С и наблюдать за процессом согласования. В результате все отпуска будут автоматически включены в график с соблюдением требований закона и настроек по усмотрению компании.