График отпусков: автоматизация планирования отпусков в КЭДО EmplDocs

Планирование отпусков — одна из тех задач, где организационные мелочи часто превращаются в лавину писем, согласований, таблиц и документов. Чтобы этот процесс был частью единой кадровой экосистемы, в EmplDocs имеется инструмент «График отпусков» — удобный и наглядный модуль для всех участников процесса, полностью интегрированный с 1С: ЗУП.

• Он избавляет сотрудников, руководителей и кадровую службу от ручных или неформализованных процессов, автоматизирует планирование и делает согласование и утверждение отпусков прозрачным и контролируемым.

Представьте: сотрудник заходит в личный кабинет, открывает раздел «График отпусков» и видит интерактивный календарь. В нём — его собственный план, отпуска коллег по отделу или подчинённых (если он руководитель). Всё — в едином окне, в цветовой разметке по статусам и с гибким, удобным функционалом.

Так и сами сотрудники, и кадровые специалисты получают не набор отдельных заявок из разных источников, а стройную систему, которая:

• помогает сотрудникам планировать удобно и осознанно;
• руководителям — анализировать пересечения и корректно распределять нагрузку;
• кадровикам — контролировать процесс и формировать необходимые документы без хаоса.

В графике отпусков отображается информация по плановым отпускам текущего сотрудника ЛКС и коллег из его подразделения с указанием их должностей и статусами отпусков.

Доступны два режима просмотра:

• Год — визуальное распределение отпусков в разрезе по месяцам;
• Месяц — детализация отпусков по дням выбранного месяца.

Переключение между режимами удобно тем, что сам сотрудник или руководитель может быстро оценить общую картину или детально изучить конкретный период.

Цветовая логика (легенда)

Легенда помогает мгновенно ориентироваться в статусах:

• Зелёная заливка — подтверждённый отпуск, подписанный всеми сторонами и уже проведённый в отделе кадров.
• Оранжевая заливка — запланированный и согласованный отпуск, уже внесённый кадровой службой в документ «График отпусков», но ещё без проведенного документа «Отпуск».
• Оранжевая заливка с белой штриховкой — запланированный отпуск находится на этапе согласования у руководителей.
• Оранжевая заливка с красной штриховкой — запланированный отпуск был отклонен при согласовании.

Эта визуализация позволяет наглядно видеть всю расстановку отпусков, оценивая статус по цвету — без дополнительных кликов и Excel-таблиц. Особенно это удобно при большом количестве сотрудников.

Функционал фильтрации позволяет динамично управлять отображением данных:

• отбирать отдельных сотрудников или группы: «Моя команда» - список подчиненных сотрудников, «Мои коллеги» - список коллег по подразделению,
• настраивать показ пересечений отпусков,
• переключать режимы отображения «Год» / «Месяц» (и выбирать тот или иной год или месяц).

Также предусмотрены кнопки:

• «На весь экран» — для комфортного и более компактного просмотра графика при большом количестве сотрудников,
• «Скрыть легенду» - для скрытия цветовой легенды и расширения рабочей области календаря.
• «Скачать отчет» - для возможности скачивания графика с установленными настройками в различных форматах: .PDF или .XLSX.

EmplDocs учитывает потребности всех участников процесса:

• Сотрудник может самостоятельно запланировать свой отпуск через кнопку «Запланировать отпуск» — она активна только в открытый период планирования, который задаётся кадровой службой.
• Руководитель получает полную картину отпусков отдела и возможность сразу согласовать или отклонить заявку.
• HR-служба управляет общей структурой графика, контролирует процесс, отслеживает статусы и формирует документы напрямую в 1С.

После того как сотрудник отправляет свой план отпуска (по всем доступным видам) из раздела ЛКС «График отпусков», система запускает автоматический процесс согласования:

1. Руководителям отправляется электронное письмо с уведомлением о необходимости согласования. Согласовать или отклонить (с указанием комментария) можно:

• непосредственно в ЛКС — в разделе «Отпуска сотрудников»;
• или непосредственно из письма, воспользовавшись кнопками-гиперссылками.

2. После принятия решения руководителем система отправляет обратные уведомления сотруднику: о согласовании или отклонении (и необходимости внесения корректировок).

3. В типовом маршруте, когда все руководители согласовали, процесс переходит на согласование к кадровому специалисту. Маршрут можно гибко настроить под собственные процессы.

Для кадровиков предусмотрен отдельный инструмент в 1С — обработка «Планирование графиков отпусков».

Инструмент позволяет:

• отслеживать статусы планирования отпусков всех сотрудников по организации;
• использовать гибкие отборы и фильтры;
• отправлять дополнительные напоминания по почте — например, сотрудникам, которые не запланировали отпуска, или руководителям, не согласовавшим заявки;
• при полном согласовании всех этапов массово включать утверждённые графики в один или несколько кадровых документов «График отпусков» в 1С.
• этот функционал создаёт для кадровой службы полную прозрачность и контроль за ходом планирования отпусков в компании.

Чтобы процесс планирования отпусков не зависел от ручных напоминаний, в ЛКС реализован отдельный функционал — обработка «Рассылка уведомлений по графику отпусков».

Он позволяет кадровой службе:

• гибко настраивать массовые, точечные или персональные рассылки по сотрудникам или подразделениям;
• управлять расписанием, частотой и содержанием уведомлений;
• комплексно инициировать процесс необходимости внесения планов отпусков;
• настраивать множество других параметров рассылок.

Так кадровая служба получает инструмент не только контроля, но и проактивного управления процессом, помогая компании укладываться в регламентированные сроки планирования.

Для руководителей создан отдельный раздел — «Отпуска сотрудников», доступный в меню «Менеджер».

Здесь реализованы два ключевых сценария:

• «Все отпуска» — полный календарь отпусков всех сотрудников подразделения. Функционал аналогичный разделу «График отпусков».
• «К согласованию» — быстрый доступ только к тем плановым отпускам подчиненных сотрудников, которые ожидают принятие решения.

Это удобное рабочее пространство для руководителя: можно согласовать отпуск прямо в нем или отклонить заявку и оставить комментарий. Система автоматически оповестит сотрудников о результатах — без лишней неформальной переписки.

Центр всей системы ГО — прямая интеграция с 1С:ЗУП. EmplDocs не просто отображает данные, а работает с ними в режиме синхронизации:

• при планировании отпусков сотрудниками информация сразу передаётся в 1С: ЗУП;
• при согласовании руководителями и кадровыми специалистами изменения автоматически записываются в систему;
• функционал исключает риск несоответствий между данными в ЛКС и в 1С.

В итоге можно сказать, что функционал планирования отпусков в EmplDocs помогает решать целый ряд HR-задач:

• Автоматизация кадрового планирования через минимизацию ручных или неформализованных операций и процессов.
• Прозрачность и контроль — видимость и управление каждым этапом согласования.
• Интеллектуальные уведомления — ни один участник процесса не пропустит свой этап.
• Экономия времени сотрудников, руководителей и кадровых специалистов.
• Снижение рисков пересечений и ошибок.
• Готовые отчёты — PDF и Excel форматы для аналитики.

Это больше, чем инструмент планирования отпусков — это гибкий модуль, который помогает компании управлять временем, ресурсами и вовлечённостью сотрудников с максимальной эффективностью.

EmplDocs - ваш помощник в кадровом документообороте. Мы объединяем сотрудников, руководителей и HR-службу в единой цифровой среде, где каждый этап понятен, автоматизирован и прозрачен.




Другие материалы:

• EmplDocs: ИИ-кадровый специалист для сотрудников и отдела кадров в КЭДО
• Маршруты согласования в ED