Внедрение КЭДО по тарифам Zero (самовнедрение) и Standart: описание, этапы, требования

Самовнедрение КЭДО — это модель, при которой компания самостоятельно разворачивает и настраивает систему без участия проектной команды вендора. В случае с КЭДО EmplDocs это тариф Zero, доступный бесплатно, при котором клиент получает программное обеспечение, доступ к документации и действует самостоятельно.

При выборе тарифа самовнедрения EmplDocs предоставляет:

• Программное обеспечение — ссылка на личный кабинет для скачивания всех необходимых компонентов и дистрибутивов.
• Расширение 1С для интеграции с существующей учетной системой.
• Подробную документацию и инструкции с примерами настройки всех процессов.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) и шаблоны документов для перехода на КЭДО.

Важная особенность: проектная команда EmplDocs к процессу самовнедрения не подключается, клиент проходит весь путь самостоятельно. Можно воспользоваться пакетом техподдержки и докупить необходимые часы, в этом случае подключается аналитик или технический специалист EmplDocs и помогает решить проблему.

EmplDocs позволяет кастомизировать до 80% функционала своими силами, настроив систему КЭДО под структуру и бизнес-процессы непосредственно в интерфейсе 1С. Также кадровый специалист может настроить документооборот со стороны 1С под свои задачи без программного кода, обратившись к своему 1С-аналитику.

Например, кадровик может прямо из раздела "Заявки" в 1С настроить отправку  сотруднику любого необходимого документа на подпись. Документ автоматически поступает в веб-версию Личного кабинета сотрудника, где он может ознакомиться с ним и поставить электронную подпись. Все это упрощает процесс самовнедрения, поскольку не требует от компании привлечения программистов для подобных настроек.

Нюанс: интеграция КЭДО с 1С работает бесшовно - все действия выполняются внутри 1С и отражаются в КЭДО, что исключает дублирование данных и разгружает ИТ-службу от дополнительных настроек.


Рис. 1. Скриншот интерфейса настроек ЛКС из раздела в 1С:ЗУП

Самостоятельное внедрение КЭДО подходит в следующих случаях:

• Компании с типовыми кадровыми процессами, близкими к базовым требованиям законодательства.
• Организации, где есть специалисты 1С в штате (консультант или аналитик 1С).
• Компании с командой HR или отделом кадров, заинтересованными во внедрении и готовые участвовать в процессе.
• Бизнесы, где функциональный заказчик хорошо ознакомлен с принципами работы КЭДО и хорошо понимает процессы КДП (кадрового делопроизводства).

Для успешного самовнедрения необходимы компетенции внутри команды клиента:

• Консультант, аналитик 1С — для разворачивания системы, технической настройки и интеграции.
• Кадровые специалисты (функциональный заказчик) — для сбора требований по кадровым процессам и документам, их оптимизации и переводу в КЭДО.

Эти специалисты должны располагать свободными ресурсами для совместной работы при подключении КЭДО.

Длительность самовнедрения зависит от:

• размера компании и штата сотрудников.
• сложности кадрового делопроизводства и количества документов, что необходимо перевести в КЭДО.
• доступности ресурсов и команды для подключения. 
• слаженности работы с непосредственным заказчиком, т.е. отделом кадров.

Одно из ключевых преимуществ модели самовнедрения EmplDocs — гибкость. Если на каком-то этапе компания понимает, что не справляется, например, с разворачиванием системы, формулировкой требований или настройкой процессов, то можно докупить пакет консультаций.

Доступны пакеты консультаций, при которых аналитик EmplDocs может подключиться, получить доступ к базе и помочь с конкретными задачами.

На практике есть примеры компаний, которые подключали КЭДО самостоятельно. Их опыт показывает, что при наличии подходящего специалиста в 1С самовнедрение происходит легко. Документация EmplDocs подробная и объемная, с конкретными примерами, что при наличии компетенций в 1С и понимания кадровых процессов — самовнедрение становится несложной и реализуемой задачей. 

Система изначально спроектирована с учетом требований российского законодательства, что минимизирует необходимость глубокой кастомизации для типовых процессов.

• Более подробно об этапах подключения КЭДО в 1С можно почитать в этой статье.

Тариф Standart — это промежуточный вариант между полным самовнедрением и сопровождаемым проектом.

Основное отличие от проектного внедрения Premium в том, что на тарифе Standart выполняется 1-й этап подключения типового функционала  — техническая инфраструктурная часть по развертыванию ПО с базовыми настройками без учета уникальных процессов.

Команда EmplDocs разворачивает фронтенд и бэкенд системы, делает типовую настройку и в отлаженном варианте отдает клиенту. В дальнейших настройках кадровых процессов заказчик разбирается самостоятельно на основе предоставленной документации и инструкции, если необходимо учесть специфические процессы в КДП.

В рамках тарифа Standart команда EmplDocs выполняет:

• Развертывание фронтенда и бэкенда системы на инфраструктуре клиента
• Полный функционал продукта EmplDocs
• Типовые настройки системы для начала работы
• Интеграция с 1С:ЗУП клиента
• Настройка и подключение ЭЦП 
• Интеграция с приложением Госключ
• Передача методической документации для дальнейших самостоятельных настроек
• Локальные нормативные акты для перехода на КЭДО
• Закрепленный аналитик для технических вопросов

После развертывания система в рабочем состоянии передается клиенту вместе с полной документацией.

Процесс внедрения максимально упрощен и происходит быстро благодаря настроенной методике и коммуникации:

1. Клиент предоставляет необходимые доступы к контуру (где будет установлена система) и к 1С:ЗУП.
2. EmplDocs устанавливает и разворачивает систему, делает базовые настройки.
3. Перед передачей клиенту системы EmplDocs проводит обучение для кадровых специалистов.
4. Готовая и настроенная система передается вместе с документацией.
5. Клиент самостоятельно занимается настройкой нетиповых процессов КЭДО по документации.

Плюсы тарифа: заказчик не “буксует” на первом этапе с техническим разворачиванием и сразу может заняться настройкой кадровых процессов под нетипичные сценарии.

От EmplDocs участвует аналитик, который выполняет техническую роль без подробного погружения в КДП клиента, его задача: развернуть систему и обеспечить ее работоспособность в типовом функционале.

Важно понимать: аналитик на тарифе Standart не проводит предпроектное обследование и сбор требований в кадровом делопроизводстве, выполняя только базовые настройки, которые в большинстве случаев подходят всем компаниям.

При выборе тарифа Standart есть требования к команде клиента:

• IT-специалисты нужны только для предоставления доступов и базовой технической поддержки (не для разворачивания).
• Кадровые специалисты с хорошим пониманием 1С:ЗУП — для настройки процессов КЭДО по документации после развертывания, для работы с no-code инструментами.
• 1С-аналитик (специалист), который поможет в дальнейшем подстроить систему под уникальные процессы отдела кадров. Однако, заказчик может докупить пакет техподдержки EmplDocs для этих целей.

Специалисты должны располагать свободными ресурсами для работы по настройке и отладке процессов

Техническое развертывание на тарифе Standart происходит быстро, благодаря отточенной методике в среднем, 2 недели. После предоставления доступов аналитик устанавливает систему и передает ее клиенту.

Дальнейшие сроки настройки зависят от готовности кадровой службы вовлекаться в процесс и от сложности самих процессов.

В тариф Standart входит 8 часов удаленных консультаций аналитика EmplDocs. Однако, как и на тарифе Zero, сохраняется возможность докупить пакеты техподдержки.

Если заказчик понял, что “забуксовал” на каком-то этапе дальнейшей настройки, он может докупить консультационные пакеты. Аналитик EmplDocs подключится на любом этапе, получив доступ к базе и помогает с настройкой конкретных процессов.