Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не тренд, а шаг к современной, гибкой и быстрой функции отдела кадров. Прежде чем начать работу в электронной среде, компания должна пройти по этапам внедрения КЭДО — проект, в котором важно все: и настройка маршрутов документов, и юридические тонкости, и адаптация КЭДО под внутренние процессы компании.

EmplDocs не только поставляет систему, а приходит в команду заказчика как партнер по цифровизации. Разбирается в реальных кадровых процессах, предлагает адекватные решения и сопровождает на всем пути — от начального обследования до первых электронных подписей, настроенных для сотрудников.

В статье расскажем, как выглядит внедрение КЭДО изнутри: какие этапы, кто участвует в проекте, с какими задачами сталкиваются команды, как EmplDocs помогает успешно пройти все этапы.

Процесс внедрения КЭДО в EmplDocs начинается еще до старта технической части и не ограничивается презентацией продукта. Важный этап — предпроектная работа. Здесь закладывается фундамент успешного запуска: от понимания специфики кадровых процессов клиента до настройки под реальные сценарии бизнеса. Команда EmplDocs погружается в задачи заказчика еще на этапе пресейла.

Важно отметить: при подготовке предложения EmplDocs не действует по шаблону. На этапе демонстрации команда погружается в контекст бизнеса, предложение строится на основе индивидуальных потребностей заказчика. Поскольку в EmplDocs кастомизируется 90% функционала, мы можем предложить варианты оптимизации даже самых уникальных кадровых процессов.

Первый шаг к внедрению начинается после подписи договора — это проведение установочной встречи команды EmplDocs с заказчиком. На установочной встрече обсуждаются план проекта, сроки и распределение ролей. Для успешного внедрения КЭДО формируется рабочая группа, в которую входят координатор проекта от заказчика, представители HR и кадровой службы, специалисты по информационной безопасности (ИБ) и IT. От EmplDocs участвует руководитель проекта и аналитик, что позволяет погружаться в детали проекта.

После того как заказчик передает описание процессов, документов, которые необходимо перевести в КЭДО, совместно с командой адаптируем их под требования проекта, формируем перечень документов и сценариев, которые будут переведены в систему КЭДО. На этом же этапе определяются зоны ответственности, формат работы с ЭП (в том числе у сотрудников) и требования к интеграции. Затем разрабатываются функциональные требования и техническое задание (ТЗ).

Главные участники в этом процессе:

После завершения аналитики и проектирования ТЗ, переходим к технической реализации.

Проект внедрения КЭДО затрагивает как и ИТ-систему компании, так и кадровые процессы. Поэтому проходит по четко структурированному графику, где каждый этап приближает компанию к полноценной работе в «цифре».

EmplDocs разворачивает систему в тестовой среде, подключает расширение в 1С:ЗУП, настраивает базовый интерфейс и проводит анализ кадрового учета. Заказчик уже на этом этапе может посмотреть, как работает КЭДО на практике, а не в теории, что помогает быстрее погрузиться в логику системы.

На этом этапе вместе с заказчиком мы формируем список процессов, которые будут автоматизированы в первую очередь — от найма до увольнения, от отпусков до командировок.

На этом этапе формируется настройка системы — от функционала до прав доступа пользователей. Согласованные изменения вносятся в систему, и заказчик тестирует ее работу, чтобы убедиться, что все соответствует ожиданиям. Это позволяет гибко адаптировать КЭДО под реальные процессы компании.

Как только тестовый контур готов, формируется настройка системы и здесь проект обретает индивидуальность. Это, своего рода, этап «подгонки» системы. Команда EmplDocs погружается в специфику кадровых процессов и ИТ-ландшафта компании: проводим интервью с командой заказчика, разбираем рабочие кейсы, демонстрируем контрольные сценарии. Здесь же настраиваем роли и профили доступа пользователей.

После финальной настройки тестового контура система разворачивается в продуктивной среде. Настройки переносятся, добавляются маршруты согласования и подписания, настраиваются электронные подписи Организации и Сотрудников.

EmplDocs предоставляет заказчику доступ к инструкциям в базе знаний о системе, чтобы команда была готова к работе с первого дня. Предоставляем актуальные шаблоны ЛНА для адаптации под внутренние процессы заказчиком.

Система запускается в работу. На этом этапе EmplDocs особенно важно обеспечить поддержку пользователей — как техническую, так и консультационную. Команда внедрения отвечает на вопросы, помогает адаптироваться к новой системе и оперативно устраняет возможные сложности. Обучение проводит аналитик из проектной команды — специалист, хорошо знающий особенности проекта.

Мы остаемся в проекте некоторое время, чтобы пользователи почувствовали уверенность, а система стала привычным инструментом.

Каждый проект КЭДО с EmplDocs — это совместная работа с командой, для которой автоматизация кадровых процессов — не абстрактная задача, а понятная и решаемая практика. Мы не приходим в проект с универсальным решением. Мы приходим с опытом и пониманием, как построить работающую систему именно у вас — с учетом специфики, архитектуры IT-ландшафта и реальной «жизни» кадровой службы.

Над каждым проектом работает команда с экспертизой в 1С, а именно:

После запуска КЭДО проект не заканчивается, мы сопровождаем основного заказчика проекта внедрения (ЛПР) дальше. Консультируем специалистов по кадрам и сотрудников по вопросам работы с системой. Оказываем сопровождение, включающее консультации по использованию текущего решения, устранению зарегистрированных ошибок, установку обновлений.

Сроки внедрения обычно зависят от зрелости процессов и масштаба перехода. В среднем, по нашим подсчетам, проект внедрения КЭДО занимает от 1 до 3 месяцев. ​Продолжительность внедрения зависит от нескольких важных факторов:

• Необходимость доработок и их объем (типовое или нетиповое внедрение);
• Готовности заказчика к активному участию (доступность специалистов от отдела кадров/HR и ИТ-отдела);
• Уровня безопасности и сложности ИТ-инфраструктуры;
• Необходимости интеграции с другими системами;
• Количества процессов, переводимых в КЭДО.

На основе десятков успешных внедрений КЭДО EmplDocs в компаниях разного масштаба и отрасли, начинаешь видеть закономерности, поэтому мы выделили типовые сложности, с которыми сталкиваются заказчики. Мы хорошо понимаем, какие риски могут затормозить запуск и на чем чаще всего «спотыкаются» команды. Поэтому уже на старте проекта помогаем выстроить процесс так, чтобы минимизировать эти типовые ошибки.

Основные трудности со стороны заказчика:

Иногда компании думают, что смогут внедрить систему КЭДО самостоятельно. Это возможно для небольших компаний в облегченных сценариях, но часто приводит к перерасходу ресурсов. Более разумный способ — это передать проект внедрения команде специалистов, потому что наша методология основана на отточенных методах:

Если вы на этапе выбора или только прицениваетесь к возможностям КЭДО, самое время обсудить. Первый шаг — это демонстрация системы онлайн. Поможем оценить масштаб проекта и потенциальные выгоды.

Свяжитесь с нами чтобы обсудить ваши задачи.