Хранение электронных документов - правила и сроки, как хранить электронные документы

Уже сейчас большинство направлений бизнеса обязаны вести электронный документооборот (ЭДО). Планируется, что к концу 2025 года их станет еще больше. И это логично: ЭДО значительно ускоряет рабочие процессы, делая их еще безопаснее. Как правильно собирать, хранить и утилизировать электронные документы – разбираемся в статье.

Содержание
Законодательство о хранении ЭДО: что важно знать
Электронные документы и ЭДО – есть ли разница?
Что такое хранение электронных документов
Хранение электронных документов: простые и надёжные способы
Как правильно хранить электронные документы в организации: основные требования и правила
Правила выдачи документов из электронного архива
Правила уничтожения документов в электронном архиве
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Штрафы за нарушение правил хранения электронных документов: что грозит компаниям
Электронное хранение документов: плюсы и минусы
Что делать, если сертификат электронной подписи истек раньше срока хранения документа?
Безопасное и удобное хранение электронных документов

Электронные документы давно приравнены к бумажным, но их хранение регулируется отдельными нормами. В России основные правила устанавливают:

1.  ФЗ № 63 «Об электронной подписи» - подтверждает юридическую силу ЭДО.
2.  ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - определяет требования к хранению электронных документов.
3.  Приказы Минцифры и ФНС - уточняют форматы и сроки хранения.

 За последние несколько лет в вопросе электронного документооборота произошло несколько важных изменений. Так, с 2023 года электронные счета-фактуры и акты можно хранить только в цифровом виде, без обязательной бумажной копии. После признания облачных архивов и архивных хранилищ компании могут хранить документы не только на своих серверах, но и у аккредитованных операторов. Увеличились и сроки хранения ЭДО для некоторых категорий документов (например, кадровых): до 50 лет.

Сегодня главная тенденция - переход на полный цифровой документооборот. Чтобы избежать штрафов, следите за изменениями в законодательстве и выбирайте надежные системы хранения электронных документов в организации. Это поможет обеспечить сохранность электронных документов и соответствие федеральным нормам.

 Электронный документ (ЭД) - это цифровой аналог бумажного документа, обладающий юридической силой при соблюдении определенных условий. Он создается, подписывается и хранится в электронном виде, что ускоряет рабочие процессы и сокращает затраты (например, на бумагу и печать), помогает поддерживать порядок в документообороте.

Для признания электронного документа юридически значимым он должен соответствовать определенным критериям:

• Наличие электронной подписи (простой, усиленной или квалифицированной), подтверждающей подлинность и неизменность содержимого.

• Соответствие установленным форматам (например, PDF для долговременного хранения или XML для структурированных данных).

• Возможность идентификации - документ должен содержать метаданные (автор, дата создания, срок действия), позволяющие отследить его происхождение и историю изменений.

К ним относятся электронные счета-фактуры, цифровые кадровые приказы, отчеты в форме Excel или Word, сканированные копии первичных документов и многое из того, что хранится в цифровом формате. 

Многие путают эти понятия, но они имеют принципиальные отличия, связанные как с происхождением, так и с юридическим статусом документа: 

Электронный документ (ЭД) - это: 
· Изначально созданный в цифровом формате файл
· Имеет юридическую силу без бумажного оригинала
· Содержит электронную подпись (ЭП)
· Может быть полноценной заменой бумажному документу

Например, договор в PDF с ЭП, электронный счет-фактура, цифровая налоговая отчетность.

Электронная копия (цифровой образ) - это:
· Скан или фото бумажного документа
· Не имеет самостоятельной юридической силы
· Требует хранения бумажного оригинала (подлинника)
· Используется для удобства работы с документами.

Например, отсканированный паспорт, фото чека, PDF-копия бумажного договора.
В отличие от электронной копии, ЭД самостоятелен и создаётся сразу в цифровом виде. Его используют для первичного документооборота, а копии - для архивирования бумажных документов или временного использования.

Электронный архив – это цифровая система для хранения, организации и быстрого поиска документов. В отличие от традиционных бумажных архивов, ЭДО позволяет хранить файлы в электронном виде, экономя место и упрощая работу с информацией.

Преимущества электронного архива:
1.  Компактность – не требует физического пространства для хранения стеллажей с папками.
2.  Быстрый поиск – нужный документ можно найти за секунды по ключевым словам или параметрам.
3.  Защита данных – система обеспечивает резервное копирование и защиту от потери информации.
4.  Удаленный доступ – возможность работать с документами из любой точки мира.
5.  Совместная работа – несколько пользователей могут одновременно просматривать и редактировать файлы.

Современные электронные архивы часто оснащены системами распознавания текста, автоматической классификацией документов и инструментами для работы с электронной подписью. Они помогают организациям перейти на безбумажный документооборот, сократить расходы и повысить эффективность работы с документами.

Закон требует, чтобы организации хранили документы в течение определенного времени. Эти сроки устанавливаются нормативными актами, включая архивные регламенты компании, в том числе:

- «Перечнем типовых управленческих архивных документов» (утвержден приказом Росархива № 236) - это основной документ, регулирующий сроки хранения.

Какие бывают сроки хранения?

1. Временные - документы хранятся определенный период, после чего их можно уничтожить. Они делятся на две группы:
- До 10 лет (например, бухгалтерские отчеты обычно хранят 5 лет).
- Более 10 лет (например, трудовые договоры - минимум 50 лет).

2. Постоянные - документы, которые должны храниться бессрочно (например, устав организации или исторически важные бумаги).

Где и как хранить документы? Важно соблюдать положение о документообороте в организации.

• Оперативный фонд - документы со сроком хранения до 10 лет. Они хранятся в подразделениях компании до окончания срока их использования.
• Долговременный фонд - документы, которые нужно хранить свыше 10 лет или постоянно. Их передают в архив организации, формируя архивный фонд.

Если срок хранения истек, документы можно уничтожить по акту, но только после согласования с архивной службой, если она есть в вашей организации. Процедура уничтожения регламентируется внутренними документами и является обязанностью ответственного сотрудника.

При переходе на электронный формат хранения данных, возникает вопрос о том, как правильно организовать процесс, чтобы не потерять и быстро найти? Вот самые популярные способы - от облачных сервисов до локальных архивов и хранилищ.

1. Облачные хранилища документов

Плюсы: Доступ с любого устройства, автоматическая синхронизация, защита от потери данных. Облачные решения обеспечивают высокую сохранность информации.
Минусы: Зависимость от интернета, возможные ограничения бесплатных тарифов.
Кому подойдет: Тем, кто работает с документами с разных устройств и хочет иметь резервную копию.

2. Локальные папки на компьютере

Как организовать: Создать структурированные папки (например, «Работа», «Личное», «Финансы») и сортировать файлы по датам или темам.
Плюсы: Быстрый доступ, не требует интернета.
Минусы: Риск потери данных при поломке жесткого диска.
Совет: Делайте резервные копии на внешний диск или в облако.

3. Внешние жесткие диски и флешки

Плюсы: Надежное хранение больших объемов данных, автономность. Внешние носители подходят для создания резервных копий.
Минусы: Могут сломаться или потеряться, ограниченный срок службы носителя.
Кому подойдет: Для архивных копий важных документов.

4. Специализированные системы электронного документооборота (ЭДО)

Плюсы: Удобный поиск, документы с цифровой подписью равны оригиналу, разграничение прав доступа. Современные системы поддерживают интеграцию с СХЭД (системами хранения данных).
Минусы: Требуют настройки, часто платные.
Кому подойдет: Компаниям, которые работают с большим количеством документов.

На сегодняшний день этот способ хранения считается наиболее удобным и надёжным. В системе ЭДО все файлы находятся под защитой, их практически невозможно потерять. Для еще большей надёжности доступ к системе можно ограничить. Технические специалисты рекомендуют использовать системы с поддержкой федеральных стандартов информационной безопасности.

Хранение электронных документов в компании — это необходимость, которая помогает избежать потери данных и проблем с законом. При этом важно соблюдать не только внутренние регламенты, но и требования к хранению электронных документов государственных стандартов. Вот ключевые правила, соответствующие ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

1. Определите порядок хранения.
- Создайте единую систему папок (например, по отделам, годам или типам документов).
- Назначьте ответственных за ведение и контроль документов.
- Используйте понятные названия файлов, чтобы их легко было найти.

2. Обеспечьте безопасность.
- Разграничьте доступ — только нужные сотрудники должны видеть и редактировать файлы.
- Используйте шифрование для конфиденциальных данных.
- Регулярно обновляйте пароли и антивирусные программы.

3. Следите за сроками хранения документов в электронном виде
- Архивируйте старые документы, но не удаляйте их раньше срока.
- Пометьте сроки в названии файла или системе учета.

4. Делайте резервные копии.
- Храните копии в облаке и на внешних носителях.
- Проверяйте, чтобы бэкапы обновлялись автоматически или вручную.

5. Используйте электронную подпись (ЭП).
- Важные документы подписывайте ЭП — это придает им юридическую силу.
- Следите за сроком действия сертификатов подписи.

6. Соблюдайте закон.
- Учитывайте требования ФЗ «Об электронной подписи», «О бухгалтерском учете» и отраслевые нормативы.
- Проводите аудит хранения, чтобы избежать штрафов.

7. Обучайте сотрудников.
- Проводите инструктажи по работе с документами.
- Напоминайте о правилах (например, не хранить важные файлы только на рабочем столе).

 Соблюдение ГОСТов и внутренних регламентов обеспечивает юридическую защиту и порядок в документообороте. Если вы внедрите эти правила, ваши документы всегда будут в безопасности.

Чтобы получить нужный файл, соблюдайте следующие правила:

1. Доступ только для авторизованных пользователей.
- Для скачивания или просмотра документа нужно войти в систему под своим логином и паролем. Пользователи также могут получать уведомления о доступных новых документах на e-mail или в смс (как настроите), чтобы своевременно работать с ними.

2. Поиск документа.
- Найти файл можно по названию, дате, номеру или ключевым словам.

3. Работа с документом.
- Если нужно выдать, распечатать или отправить архивный документ, создается его копия. Оригинал (подлинник) остается в архиве без изменений.

4. Фиксация действий в журнале.
- Каждый запрос и действие с документом записываются, включая архивные реквизиты: дату запроса, подразделение и данные сотрудника, номер документа. За ведение журнала отвечает руководитель или назначенный сотрудник.

5. Конфиденциальность.
- Запрещено передавать документы посторонним без разрешения.
Все действия сохраняются для контроля безопасности и обеспечения целостности информации.

Электронный архив – это не просто хранилище файлов. Даже ненужные документы нельзя удалять без соблюдения правил.

Как происходит уничтожение документов?

1.  Проверка сроков хранения.
– Документ можно удалить только после истечения установленного срока хранения.

2.  Специальное решение.
– Уничтожение данных возможно только после проверки и официального разрешения ответственного сотрудника.

3.  Фиксация в учетных документах.
– Каждое удаление обязательно отражается в системе с указанием: названия документа, даты уничтожения, данных сотрудника, принявшего решение.


Важно! Просто так стереть файл из архива нельзя - это нарушает правила документооборота и может привести к потере важной информации. Все действия с ЭДО строго контролируются для обеспечения безопасности данных. Процедура уничтожения должна соответствовать федеральным требованиям и внутренним регламентам.

Электронные документы подчиняются тем же правилам хранения, что и бумажные. Законодательство четко регламентирует сроки хранения разных видов документации:

• 5 лет: счета-фактуры, первичные документы, налоговая отчетность, квартальные финансовые отчеты, политика компании, документы об электронной подписи (ЭЦП).
• 10 лет: годовая финансовая отчетность.
• 75 лет: данные о доходах физических лиц (персональные сведения сотрудников).
• Бессрочно: передаточные акты, пояснительные записки и другие документы постоянного хранения.

Ответственные сотрудники также могут получать уведомления о приближении сроков уничтожения документов, чтобы заранее подготовить все действия.
Срок хранения начинает исчисляться не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства.

Например: договор, подписанный 15.03.2023, хранится до 01.01.2029 (если срок хранения - 5 лет).

Важно! Годовой отчет за 2022 год нужно сохранять до 01.01.2033. Электронный документ можно утилизировать только после истечения срока хранения.

Перед удалением проводится проверка:

1. Убеждаются, что срок действительно вышел.
2. Получают разрешение ответственного сотрудника.
3. Фиксируют удаление в системе, с отражением в учетных данных.

Для обеспечения сохранности важных документов в организации может быть создан специальный экземпляр на отдельном носителе. Все действия должны соответствовать техническому регламенту и выполняться под контролем руководителя.

Электронный документооборот требует строгого соблюдения сроков хранения файлов. Нарушение этих правил может привести к серьезным штрафам.

Разберемся, какие санкции предусмотрены законом:
 
1. Отсутствие бухгалтерской отчетности:
a) Штраф для ИП: 3 000-5 000 ₽
b) Штраф для юрлиц: 5 000-10 000 ₽ (ст. 15.11 КоАП РФ)

2. Непредоставление налоговой отчетности по запросу ФНС:
a) Взыскание 200 ₽ за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ)

3. Отказ в предоставлении данных при проверке контрагента:
a) Штраф для ИП и организаций: 10 000 ₽ (п. 2 ст. 126 НК РФ)

4. Нарушение сроков подачи сведений о контрагенте:
a) Первичное нарушение: 5 000 ₽
b) Повторное нарушение в течение года: 20 000 ₽ (п. 1 ст. 129.1 НК РФ)

5. Несоблюдение правил хранения кадровых документов:
a) Штраф для ИП: 1 000-5 000 ₽
b) Штраф для организаций: 30 000-50 000 ₽ (п. 1 ст. 15.27 КоАП РФ)

Для минимизации рисков организациям важно соблюдать обязанность по ведению документации в соответствии с законодательством. Рекомендация: регулярно проводите аудит системы хранения и используйте СХЭД с поддержкой автоматического контроля сроков.

Современные компании все чаще отказываются от бумажных документов в пользу электронных. Такой подход экономит время и ресурсы, но у него есть и риски. Разберём основные плюсы и минусы цифрового хранения.

Преимущества электронного документооборота:

1. Экономия места и денег
Не нужно арендовать помещения, покупать папки и шкафы. Все файлы хранятся на серверах или в облаке.

2. Быстрый поиск и доступ
Не надо перебирать стопки бумаг - нужный документ можно найти за секунды через поиск по названию, дате или ключевым словам.

3. Защита от потери и повреждений
Бумага рвётся, выцветает, может пострадать от воды или огня. Электронные копии дублируются и хранятся в защищённых системах.

4. Удобство совместной работы
Документы можно открывать, редактировать и отправлять коллегам без сканирования и печати. Особенно полезно для удалённых команд.

5. Снижение риска ошибок
Автоматические системы проверяют подписи, сроки и реквизиты, уменьшая человеческие ошибки.

Риски и недостатки:

1. Зависимость от техники и интернета
Если сервер упадёт или пропадёт электричество, доступ к документам может временно исчезнуть.

2. Угрозы кибербезопасности
Хакерские атаки, вирусы и утечки данных - серьёзная опасность. Без надёжного шифрования и резервных копий можно потерять важные файлы.

3. Юридические сложности
Не все электронные документы имеют такую же силу, как бумажные. Нужны квалифицированные подписи (КЭП) и соблюдение требований (например, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

4. Проблемы с долгим хранением
Форматы файлов устаревают, а жёсткие диски и флешки могут выйти из строя. Важно регулярно обновлять архивные копии.

5. Необходимость обучения сотрудников
Не все работники легко осваивают новые программы, что может замедлить переход на цифровой документооборот.

Стоит ли переходить на электронное хранение?

Да, это удобно, быстро и экономно, но только при грамотной организации. Чтобы минимизировать риски, нужно:

• Использовать надёжные облачные сервисы или локальные серверы с резервным копированием.
• Обеспечить защиту данных (антивирусы, шифрование, двухфакторная аутентификация).
• Следить за изменениями в законодательстве и применять квалифицированные электронные подписи (КЭП).
•  

Рекомендация экспертов: используйте СХЭД корпоративного класса и обеспечивайте безопасность данных с помощью дублирования на разных носителях.

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия (обычно 1 год).

Если он истек:

• Подписанные документы остаются действительными, но новые подписи создать нельзя.
• Могут возникнуть сложности при проверке документа контролирующими органами, если потребуется подтвердить его подлинность.

Что делать, если сертификат ЭП истек?

1. Проверить юридическую значимость документа
Если документ уже подписан и передан контрагенту или в госорган, его не нужно подписывать заново - он сохраняет силу. Проблемы могут возникнуть только при повторной проверке или запросе верификации подписи.

2. Продлить или перевыпустить сертификат ЭП

• Обратитесь в удостоверяющий центр, где получали подпись.
• Оформите новый сертификат - это займет от нескольких часов до 1-2 дней.

3. Если нужно подтвердить подпись на старом документе

• Запросите сертификат в УЦ - некоторые центры хранят данные даже после истечения срока.
• Используйте электронную подпись с длительным сроком (если документ требует хранения 5-10 лет, можно заранее выбрать сертификат на 2-3 года).

4. Альтернативные способы заверения
Если ЭП больше недействительна, а документ требуется для суда или проверки, можно заверить копию у нотариуса (но это платно и не всегда удобно) или подписать документ заново (если это допустимо по внутренним правилам компании).

5. Предотвратить проблему в будущем

• Следите за сроком действия ЭП (настройте уведомления в личном кабинете УЦ).
• Выбирайте сертификаты с запасом срока (если документ хранится 5 лет, берите ЭП на 2-3 года).
• Храните данные сертификатов (некоторые УЦ предоставляют их по запросу).

Лучшее решение при истечении срока действия ЭП - своевременно продлевать подпись и сохранять данные. Если проблема уже возникла - обратитесь в удостоверяющий центр или используйте альтернативные методы заверения. В помощь сотрудникам разработайте подробную инструкцию по работе с истекшими сертификатами.


Важно: всегда учитывайте сроки хранения документов при выборе ЭП, чтобы избежать лишних сложностей.

Важно не только эффективно управлять документами в цифровом формате, но и обеспечивать их безопасность. Решение EmplDocs предлагает надежную оn-premise-модель хранения данных (локально), исключающую передачу информации во внешние системы, в отличие от облачных SaaS-решений. Это значительно снижает риски утечки и потери данных.

Комплексная защита информации.
EmplDocs обеспечивает максимальный уровень безопасности за счет:

• Двухфакторной аутентификации (2FA)
• Единого входа (SSO)
• Шифрования данных
• Регулярных тестов на безопасность
• Подключение в локальный сервер компании

Криптографические технологии, лежащие в основе электронной подписи (ЭП), исключают возможность взлома или подделки. ЭП нельзя скопировать или использовать одновременно на нескольких устройствах, что гарантирует юридическую значимость документов.

Актуальные данные в режиме реального времени.

Сотрудники всегда имеют доступ к получению корректной информации в Личном кабинете сотрудника (веб-интерфейс):

• Справки
• Расчетные листки
• Трудовые договоры
• Приказы и уведомления

Изменения моментально отображаются в личном кабинете, это исключает ошибки и задержки.

Полный отказ от бумажного документооборота.
С EmplDocs можно юридически значимо подписывать более 160 типов документов, включая:

• Расчетные листки
• Трудовые договоры
• Приказы и заявления
• Локальные нормативные акты (ЛНА)
• Табели учета рабочего времени

Хранение данных полностью под вашим контролем.
Личный кабинет сотрудника - это лишь интерфейсная оболочка. Все данные хранятся на ваших серверах в 1С, без передачи в сторонние системы. Поэтому EmplDocs - это безопасность, удобство и полный контроль над документами вашей компании.