Электронный архив документов: что это и как его создать

Сотрудники регулярно имеют дело с разными бумагами: договора, заявления, приказы, акты, чеки и отчетность. С ростом компании, особенно если предприятие быстро масштабируется и объем бумаг растет. Если нет системы, могут возникнуть сложности — например, нужно срочно найти договор от 2023 года для налоговой, а он куда-то пропал.

Решение есть — электронный архив документов. Для большинства компаний создание такого архива начинается с инвентаризации и классификации. Это помогает структурировать документы компании. В итоге вы легко сможете найти и обработать нужный файл можно за несколько минут — электронный архив экономит время и деньги, влияет на эффективность бизнес-процессов.

Что из себя представляет электронный архив, какие виды архивов бывают и как внедрить ЭАД — расскажем ниже, а потом про создание электронного архива организации по шагам. Также покажем, как создать электронный архив так, чтобы он был удобным для сотрудников.

Организация электронного архива документов требует соблюдения юридических, технических и организационных норм. Если в архиве хранятся юридически значимые документы — такие как договоры, счета, акты или кадровые бумаги — необходимо обеспечить их юридическую силу.

Это значит, что документы должны быть верно составлены, при необходимости — утверждены электронной подписью (УКЭП). Систему хранения файлов при этом нужно организовать так, чтобы гарантировать неизменность, подлинность и возможность подтверждения при проверках или в суде. Это важно, потому что налоговая, суды или другой контролирующий орган должны быть уверены, что никакие файлы задним числом не будут меняться.

Следует также учитывать требования Федерального закона «Об электронной подписи», закона «О бухгалтерском учете», а также законы о персональных данных.

Идеально, если программа архива обеспечивает быстрый поиск по документам, удобная структура хранения файлов и возможность интеграции с другими системами — например, бухгалтерией, CRM или сервисом электронного документооборота.

Обратите внимание: организация обязана закрепить в локальном нормативном акте порядок управления документами и использования архива. Также потребуется документация по процессам хранения, доступа и срокам.

Сотрудники должны знать принципы приема и передачи электронных архивных документов (ЭАД). То есть, компании нужны четкие внутренние регламенты по работе с архивом: кто отвечает за загрузку, хранение, доступ, сколько времени документы хранятся, когда и как они подлежат уничтожению. Отдельным блоком в регламентах должно быть описано архивирование электронных документов.

Также необходимо учитывать сроки хранения документов, установленные законодательством. Если функция ведения электронного архива передана внешней организации как услуга, все эти положения необходимо включить в соглашение об информационном взаимодействии.

У документов есть разные сроки хранения в электронном архиве — они совпадают по требованиям с бумажными. Например, бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее 5 лет, а некоторые документы отдела кадров — до 75 лет. Определить, сколько какая запись хранится, можно в перечне приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Отсчитывать срок хранения нужно с 1 января года, который следует за годом, когда завершилось делопроизводство по материалу. Например, если действие договора закончилось 1 июня 2025 года, то пять лет надо отсчитывать с 1 января 2026 года.

Передавать в архив электронные файлы нужно не раньше чем через год и не позже чем через три года после того, как компания завершила работу с ними.

Можно хранить практически все деловые и юридические материалы в электронном виде — при условии использования электронной подписи, соблюдения законов и защиты информации. О том, чем грозит утечка персональных данных сотрудников, можно прочитать в статье.

Материалы, которые можно хранить в электронном архиве, можно разделить на несколько больших групп:

1.     Кадровые бумаги. Это могут быть трудовые договоры и допсоглашения, табели учета времени, заявления сотрудников, приказы.
2.     Документы бухгалтерии и налоговые документы. Например, счета-фактуры, чеки, декларации.
3.     Юридически значимые материалы. Акты сверки, коммерческие предложения, досубедные претензии, договоры.
4.     Локальные материалы. Регламенты, протоколы, отчееты и аналитика, положения и инструкции.

Документы размещаются на выделенном сервере, который принадлежит компании или она его арендует. Чаще всего файлы раскладывают по обычным папкам операционной системы, из-за чего поиск ограничен ресурсами операционной системы и часто занимает много времени.

Документы размещаются в системе облачного хранилища. Если не хочется обслуживать серверы, выбирайте облачный архив для хранения копий и совместной работы - провайдеры электронного документооборота предлагают корпоративное «облако» — цифровой архив, где бизнес хранит копии материалов и получает к ним доступ через интернет.

Плюс такого решения — отсутствие забот о собственных серверах и резервном копировании. Минусы — слабые инструменты структурирования и поиска, а также риски утечки или несанкционированного доступа к данным.

Архив, встроенный в систему электронного документооборота, сочетает в себе сразу несколько преимуществ:

• Гибкое разграничение прав — для каждой роли можно настроить собственные уровни доступа, что снижает вероятность утечек.
• Мгновенный поиск — нужный документ находится за пару кликов по дате, типу, автору и другим реквизитам.
• Прозрачное движение файлов — СЭД фиксирует каждое действие с документом на всем маршруте.
• Автоматизация рутинных задач — систему легко настроить, например, на автоматическую утилизацию файлов по истечении срока хранения.
• Интеграция с внешними сервисами — система позволяет связать СХЭД с бухгалтерией, CRM или любыми собственными решениями.

На этапе подготовки важно заложить создание структуры хранения и правил именования. Первый шаг — анализ текущего документооборота. Необходимо определить, какие материалы подлежат переносу в электронную форму, установить сроки хранения, классифицировать их по видам и значимости, определить формирование структуры хранения и правила именования. На этом этапе разрабатываются внутренние регламенты и техническая, определяется ответственное лицо или команда, выбирается программа для архива и платформа для хранения. Также важно учесть нормативные требования и правила создания электронного хранилища, особенно если в архиве будут юридически значимые документы.

Следующий этап — перевод бумажных документов в цифровой архив и электронный формат. Сканы следует создавать в надежных и совместимых форматах, с высоким качеством, обеспечивающим читаемость и возможность последующей проверки. После сканирования материалы классифицируются, присваиваются уникальные идентификаторы, заполняются карточки с метаданными: название, дата, автор, контрагент и пр. Это упрощает дальнейший поиск и навигацию.

Следующий этап — перевод бумажных документов в цифровой архив и электронный формат. Сканы следует создавать в надежных и совместимых форматах, с высоким качеством, обеспечивающим читаемость и возможность последующей проверки. После сканирования материалы классифицируются, присваиваются уникальные идентификаторы, заполняются карточки с метаданными: название, дата, автор, контрагент и пр. Это упрощает дальнейший поиск и навигацию.

Безопасность — ключевой элемент электронного архива. На этом этапе настраиваются уровни доступа для разных категорий пользователей, вводятся ограничения на редактирование и удаление, активируется журнал операций. Чтобы создавать прозрачный контроль, включите журналирование действий пользователей. Вся процедура фиксируется в документации. Для защиты персональных и коммерчески важных данных применяются шифрование, двухфакторная аутентификация и другие методы информационной безопасности. При необходимости — интеграция с внутренними системами контроля.

Для предотвращения потери информации необходимо настроить систему резервного копирования и архивирования. Это помогает обеспечивать сохранность данных при сбоях и атаках. Резервные копии нужно создавать автоматически с определенной периодичностью и хранить на независимом от оригинала сервере или в облачном хранилище с ограниченным доступом. Это позволяет восстановить архив в случае сбоя, сброса настроек или кибератаки.

Создание электронного архива документов — это только начало. Чтобы система продолжала работать корректно, необходимо регулярно создавать мониторинг и обеспечивать техническое сопровождение. Это включает обновление программного обеспечения и программ, аудит структуры и доступа, обновление документации, удаление устаревших файлов по истечении срока хранения, а также внедрение новых функций и интеграций по мере развития бизнеса. Регулярное обучение сотрудников работе с архивом также входит в обслуживание.

Перспективы развития тесно связаны с цифровизацией бизнеса и государственных процессов, а также с ростом требований к безопасности и удобству работы с информацией. В ближайшие годы можно выделить несколько ключевых направлений развития ЭАД.

Во-первых, ожидается массовое внедрение технологий ИИ, машинного обучения, нейросетей для автоматизации обработки и классификации документов. Такие системы смогут самостоятельно распознавать содержание, выявлять ключевые данные и автоматически распределять материалы по категориям, что значительно ускорит поиск и снизит человеческий фактор ошибок.

Во-вторых, развивается интеграция электронных архивов с другими корпоративными системами — бухгалтерией, CRM, системами управления проектами и электронного документооборота. Интеграции помогают создавать единую среду, где файлы подтягиваются автоматически. Это позволит создавать единую цифровую экосистему, в которой данные будут автоматически обмениваться и обновляться, повышая прозрачность и оперативность бизнес-процессов.

Третье направление — усиление информационной безопасности. С развитием киберугроз компании будут все активнее использовать технологии блокчейна для обеспечения неизменности и подлинности электронных материалов, а также применять многослойные механизмы защиты данных и доступа.

Кроме того, ожидается рост использования облачных решений и гибридных моделей хранения, что позволит комбинировать преимущества локальных и удаленных архивов — обеспечить масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру.

Наконец, законодательство продолжит совершенствоваться, снижая бюрократические барьеры и расширяя юридическую значимость электронных файлов. Это будет способствовать переходу на полностью безбумажный документооборот и ускорению цифровой трансформации в различных отраслях экономики.

Развитие ЭАД направлено на повышение автоматизации, безопасности, интеграции и удобства, что сделает работу с материалами быстрее, надежнее и эффективнее.