Электронный архив документов: что это и как его создать

Сотрудники регулярно имеют дело с разными бумагами: договора, заявления, приказы, акты, чеки и отчетность. С ростом компании и количество документов растет. Если нет системы, могут возникнуть сложности — например, нужно срочно найти договор от 2023 года для налоговой, а он куда-то пропал. 

Решение есть — электронный архив документов. Это помогает структурировать документы компании. В итоге вы легко сможете найти и обработать нужный файл можно за несколько минут — электронный архив экономит время и деньги, влияет на эффективность бизнес-процессов.

Что из себя представляет электронный архив, какие виды архивов бывают и как внедрить ЭАД — расскажем ниже. 

Организация электронного архива документов требует соблюдения юридических, технических и организационных норм. Если в архиве хранятся юридически значимые документы — такие как договоры, счета, акты или кадровые бумаги — необходимо обеспечить их юридическую силу. 

Это значит, что документы должны быть верно составлены, при необходимости — утверждены электронной подписью (УКЭП). Систему хранения файлов при этом нужно организовать так, чтобы гарантировать неизменность, подлинность документов и возможность подтверждения при проверках или в суде. Это важно, потому что налоговая, суды и другие инстанции должны быть уверены, что никакие документы задним числом не будут меняться.

Следует также учитывать требования Федерального закона «Об электронной подписи», закона «О бухгалтерском учете», а также законы о персональных данных.

Технически электронный архив должен быть надежным, защищенным и удобным в работе. Что еще важно учесть при организации архива: 

1. Система резервного копирования.
2. Защита от несанкционированного доступа. 
3. Организация разграниченного доступа по ролям.
4. Наличие истории действий пользователей.

Идеально, если в архиве есть быстрый поиск по документам, удобная структура хранения файлов и возможность интеграции с другими системами — например, бухгалтерией, CRM или сервисом электронного документооборота. 

Обратите внимание: организация обязана закрепить в локальном нормативном акте порядок управления документами и использования архива.

Сотрудники должны знать принципы приема и передачи электронных архивных документов (ЭАД). То есть, компании нужны четкие внутренние регламенты по работе с архивом: кто отвечает за загрузку, хранение, доступ, сколько времени документы хранятся, когда и как они подлежат уничтожению. 

Также необходимо учитывать сроки хранения документов, установленные законодательством. Если функция ведения электронного архива передана внешней организации, все эти положения необходимо включить в соглашение об информационном взаимодействии.

У документов есть разные сроки хранения в электронном архиве — они совпадают по требованиям с бумажными. Например, бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее 5 лет, а некоторые документы отдела кадров — до 75 лет. Определить, сколько какой документ хранится, можно в перечне приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. 

Отсчитывать срок хранения нужно с 1 января года, который следует за годом, когда завершилось делопроизводство по документу. Например, если действие договора закончилось 1 июня 2025 года, то пять лет надо отсчитывать с 1 января 2026 года. 

Передавать в архив электронные документы нужно не раньше чем через год и не позже чем через три года после того, как компания завершила делопроизводство. 

Можно хранить практически все деловые и юридические документы в электронном виде — при условии использования электронной подписи, соблюдения законов и защиты информации. О том, чем грозит утечка персональных данных сотрудников, можно прочитать в статье.

Документы, которые можно хранить в электронном архиве, можно разделить на несколько больших групп: 

1. Кадровые документы. Это могут быть трудовые договоры и допсоглашения, табели учета времени, заявления сотрудников, приказы. 
2. Документы бухгалтерии и налоговые документы. Например, счета-фактуры, чеки, декларации. 
3. Юридически значимые документы. Акты сверки, коммерческие предложения, досубедные претензии, договоры. 
4. Локальные документы. Регламенты, протоколы, отчееты и аналитика, положения и инструкции. 

Документы размещаются на выделенном сервере, который принадлежит компании или она его арендует. Чаще всего файлы раскладывают по обычным папкам операционной системы, из-за чего поиск ограничен ресурсами операционной системы и часто занимает много времени.

Документы размещаются в системе облачного хранилища. Провайдеры электронного документооборота предлагают корпоративное «облако», где бизнес хранит цифровые копии документов и получает к ним доступ через интернет. Плюс такого решения — отсутствие забот о собственных серверах и резервном копировании. Минусы — слабые инструменты структурирования и поиска, а также риски утечки или несанкционированного доступа к данным.

Архив, встроенный в систему электронного документооборота, сочетает в себе сразу несколько преимуществ:

• Гибкое разграничение прав — для каждой роли можно настроить собственные уровни доступа, что снижает вероятность утечек.
• Мгновенный поиск — нужный документ находится за пару кликов по дате, типу, автору и другим реквизитам.
• Прозрачное движение файлов — СЭД фиксирует каждое действие с документом на всем маршруте.
• Автоматизация рутинных задач — систему легко настроить, например, на автоматическую утилизацию файлов по истечении срока хранения.
• Интеграция с внешними сервисами — система позволяет связать СХЭД с бухгалтерией, CRM или любыми собственными решениями.

Первый шаг — анализ текущего документооборота. Необходимо определить, какие документы подлежат переносу в электронную форму, установить сроки хранения, классифицировать их по видам и значимости. На этом этапе разрабатываются внутренние регламенты, определяется ответственное лицо или команда, выбирается программное обеспечение и платформа для хранения. Также важно учесть нормативные требования, особенно если в архиве будут юридически значимые документы.

Следующий этап — перевод бумажных документов в цифровой формат. Сканы создаются в надежных и совместимых форматах, с высоким качеством, обеспечивающим читаемость и возможность последующей проверки. После сканирования документы классифицируются, присваиваются уникальные идентификаторы, заполняются карточки с метаданными: название, дата, автор, контрагент и пр. Это упрощает дальнейший поиск и навигацию.

Оцифрованные и систематизированные документы загружаются в систему электронного архива. Важно обеспечить их правильное распределение по папкам, категориям или структуре хранения, утвержденной в компании. Если используются юридически значимые документы, они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Система должна фиксировать дату загрузки и все изменения.

Безопасность — ключевой элемент электронного архива. На этом этапе настраиваются уровни доступа для разных категорий пользователей, вводятся ограничения на редактирование и удаление, активируется журнал действий. Для защиты персональных и коммерчески важных данных применяются шифрование, двухфакторная аутентификация и другие методы информационной безопасности. При необходимости — интеграция с внутренними системами контроля.

Для предотвращения потери информации необходимо настроить систему резервного копирования. Резервные копии должны создаваться автоматически с определенной периодичностью и храниться на независимом сервере или в облачном хранилище с ограниченным доступом. Это позволяет восстановить архив в случае сбоя, сброса настроек или кибератаки.

Создание электронного архива документов — это только начало. Чтобы система продолжала работать корректно, необходим регулярный мониторинг и техническое сопровождение. Это включает обновление программного обеспечения, аудит структуры и доступа, удаление устаревших файлов по истечении срока хранения, а также внедрение новых функций и интеграций по мере развития бизнеса. Регулярное обучение сотрудников работе с архивом также входит в обслуживание.

Перспективы развития тесно связаны с цифровизацией бизнеса и государственных процессов, а также с ростом требований к безопасности и удобству работы с информацией. В ближайшие годы можно выделить несколько ключевых направлений развития ЭАД.

Во-первых, ожидается массовое внедрение технологий ИИ, машинного обучения, нейросетей для автоматизации обработки и классификации документов. Такие системы смогут самостоятельно распознавать содержание, выявлять ключевые данные и автоматически распределять документы по категориям, что значительно ускорит поиск и снизит человеческий фактор ошибок.

Во-вторых, развивается интеграция электронных архивов с другими корпоративными системами — бухгалтерией, CRM, системами управления проектами и электронного документооборота. Это создаст единую цифровую экосистему, в которой данные будут автоматически обмениваться и обновляться, повышая прозрачность и оперативность бизнес-процессов.

Третье направление — усиление информационной безопасности. С развитием киберугроз компании будут все активнее использовать технологии блокчейна для обеспечения неизменности и подлинности электронных документов, а также применять многослойные механизмы защиты данных и доступа.
Кроме того, ожидается рост использования облачных решений и гибридных моделей хранения, что позволит комбинировать преимущества локальных и удаленных архивов — обеспечить масштабируемость, гибкость и снижение затрат на инфраструктуру.

Наконец, законодательство продолжит совершенствоваться, снижая бюрократические барьеры и расширяя юридическую значимость электронных документов. Это будет способствовать переходу на полностью безбумажный документооборот и ускорению цифровой трансформации в различных отраслях экономики.

Развитие ЭАД направлено на повышение автоматизации, безопасности, интеграции и удобства, что сделает работу с документами быстрее, надежнее и эффективнее.