Автоматизация процесса командировок в КЭДО: как упрощает оформление кадровому специалисту и сотруднику

Процесс оформления командировок в большинстве компаний связан с большим количеством ручных действий: сотрудники заполняют заявления в разных файлах, согласования затягиваются, даты путаются, кадровым специалистам приходится вручную контролировать подписи, изменения и авансовые отчёты. В результате HR тратит время на операционную работу вместо более важных задач, а сотрудники и руководители сталкиваются с задержками и непрозрачностью процесса.

• единый и прозрачный процесс оформления командировок;
• сокращение ручной работы и количества ошибок;
• ускорение согласований и оформления документов;
• отсутствие бумажных заявлений и ручного хранения;
• готовность данных для кадрового и бухгалтерского учёта.

Что получает кадровый специалист

• работает с заявками на командировки напрямую в 1С без использования дополнительных файлов и ручного сбора информации;
• видит все печатные формы заявлений, подписанные сотрудником электронной подписью, в карточке заявки;
• контролирует статус заявки и видит, на каком этапе согласования она находится, последовательность и ответственных лиц;
• в любой момент понимает, у кого находится заявка и на каком этапе требуется действие;
• использует уже введённые и согласованные данные для автоматического формирования кадровых документов без повторного ввода;
• оформляет изменения и отмены командировок на основании заявок сотрудников;
• оперативно формирует и направляет кадровые документы на подписание;
• сокращает время на оформление и контроль командировок за счёт прозрачности и автоматизации процесса.

Что получает сотрудник и руководитель

Сотрудник:

• быстро создать заявку;
• оформить изменение, отмену и авансовый отчёт в одной системе;
• видеть статус командировки и согласований;
• подписывать документы электронной подписью.

Руководитель:

• видит график командировок своих подчиненных сотрудников
• может быстро согласовать заявку из системы;
• видит всю информацию по командировке по сотруднику в одной карточке;

В EmplDocs процесс командировки полностью оцифрован — от подачи заявки до авансового отчёта и закрытия документов.

Шаг 1. Создание заявки на командировку

Сотрудник:

1. Заходит в Личный кабинет сотрудника.
2. Переходит в раздел «Командировки».
3. Нажимает кнопку «Создать заявку».
4. Заполняет данные командировки:

• даты начала и окончания;
• цель поездки;
• место командировки;
• источник финансирования;
• при необходимости — комментарии.

5. Подписывает печатную форму заявления ЭЦП.


Важно!

Если даты командировки попадают на нерабочие дни, система автоматически предлагает доступные варианты компенсации.


Что происходит дальше:

• заявка передаётся на согласование по настроенному маршруту.

Шаг 2. Согласование командировки

Сотрудник:

1. После подписания заявления отслеживает процесс согласования в системе.
2. При необходимости видит, кто является ответственным сотрудником по задаче согласования.

Что происходит дальше:

• заявка проходит согласование по заданному маршруту;
• после согласования становится доступной для обработки кадровым специалистом.

Шаг 3. Обработка командировки кадровым специалистом

Кадровый специалист:

1. Работает с заявкой в 1С.
2. Проверяет корректность данных по командировке.
3. Контролирует прохождение этапов согласования.
4. Формирует и отправляет необходимые кадровые документы на подписание.

Что происходит дальше:

• командировка считается оформленной и готовой к исполнению.

Шаг 4. Изменение командировки
Если параметры поездки изменились, оформляется изменение командировки.

Сотрудник:

1. Заходит в Личный кабинет сотрудника.
2. Выбирает командировку, которую необходимо изменить.
3. Создаёт заявку на изменение командировки.
4. Вносит изменения — ранее заполненные данные подставляются автоматически.

Что происходит дальше:

• заявка проходит согласование по настроенному маршруту;
• кадровый специалист на основании заявки вносит изменения в кадровые документы, формирует и направляет их на подписание.

Шаг 5. Отмена командировки

Если командировка отменяется, это фиксируется в системе.

Сотрудник:

1. Заходит в Личный кабинет сотрудника.
2. Выбирает командировку, которую необходимо отменить.
3. Создаёт заявку на отмену командировки.
4. Указывает причину отмены и отправляет заявку.

Что происходит дальше:

• заявка проходит согласование по настроенному маршруту;
• кадровый специалист на основании заявки вносит изменения в кадровые документы, формирует и направляет их на подписание.

Шаг 6. Авансовый отчёт после командировки

После завершения командировки необходимо отчитаться по расходам. Авансовый отчет - это новый модуль в EmplDocs для автоматизации отчетности.

Сотрудник:

1. Заходит в Личный кабинет сотрудника.
2. Выбирает командировку, по которой требуется отчитаться.
3. прикладывает подтверждающие документы (чеки, билеты, счета и т.д.).