Новый модуль «Авансовые отчеты» EmplDocs: как за 3 шага полностью исключить ручной учет и закрыть командировку за несколько минут

Цифровизация кадровых процессов окончательно прошла этап простых чат-ботов. Раньше бизнес довольствовался алгоритмами с жестко заданными сценариями кнопок, сегодня же заказчикам нужны автономные и гибкие ИИ-системы, способные анализировать массивные документы, запоминать контекст и выполнять целевые действия без участия человека.

Екатерина Александрова

Chief Product Officer (CPO) EmplDocs

Процесс работы с авансовыми отчетами годами оставался слепой зоной в корпоративной цифровизации. Если кадровые документы давно перешли в КЭДО, то учет командировочных расходов по-прежнему ассоциируется с потерянными чеками, долгими согласованиями и ручным переносом данных в 1С.

В новом релизе EmplDocs мы полностью устранили эту проблему.

Представляем современный модуль для работы с Авансовыми отчетами в КЭДО — масштабный инструмент, который переводит финансово-кадровую рутину в прозрачный, на 100% цифровой формат.

Почему авансовые отчеты зачастую "слепая зона" цифровизации и зачем их оцифровывать

Типичный сценарий в компании без единой системы выглядит так: сотрудник возвращается из командировки и, согласно законодательству (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749), обязан отчитаться о потраченных средствах в течение трех рабочих дней.

Дальше на практике происходит, примерно, одинаковый сценарий без автоматизации: бумажные чеки собираются в папках, сканы теряются в корпоративной почте, руководитель забывает согласовать траты, а бухгалтерия тратит часы на сверку лимитов и ручной ввод расходов в 1С.

Итог – бизнес несет огромные скрытые издержки на администрирование каждого такого отчета, бухгалтерия страдает от постоянной ручной сборки и учета всех документов.

Новый функционал EmplDocs решает эту проблему радикально. Мы объединяем сотрудника, руководителя и бухгалтера в едином цифровом контуре – модуле Авансовый отчет, где каждый шаг фиксируется, а информация передается между системами автоматически, исключая ошибки в данных или не вовремя поданных документов.

Как работает модуль «Авансовые отчеты» в EmplDocs

Инструмент встроен непосредственно в Личный кабинет сотрудника (ЛКС) и работает в сквозной двусторонней связке с учетной системой 1С.

Ключевые возможности функционала:

1. Оцифровка первички на стороне сотрудника. Сотрудник прямо в интерфейсе КЭДО выбирает основание (командировку) и добавляет расходы (билеты, проживание, суточные).

Система настроена точно: без прикрепления подтверждающих документов (сканов или фото чеков) отправить отчет на согласование невозможно. Это дисциплинирует команду и исключает подачу «пустых» заявок.

2. Синхронизация с 1С. Все типы расходов, доступные сотруднику в ЛКС, автоматически синхронизируются с бухгалтерскими справочниками 1С. Виду расхода уже сопоставлена номенклатура и счета учета затрат на стороне 1С:БП. Бухгалтеру больше не нужно вручную разносить затраты по статьям.

3. Интерактивная доработка и прямое редактирование. Документ проходит заданный в компании маршрут согласования.

Здесь есть два сценария:

Прямое редактирование: если у руководителя или бухгалтера есть соответствующие права, они могут самостоятельно изменить сумму расхода (например, исправив мелкую опечатку сотрудника) без возврата документа на предыдущий шаг.

Возврат на доработку: отчет можно точечно вернуть сотруднику. В Личном кабинете красным цветом подсвечивается конкретная строка расхода и выводится комментарий: что именно нужно исправить (например, догрузить чек).

Фиксация истории изменений Авансового отчета в ЛКС. Вся история изменений и комментариев фиксируется в наглядном бизнес-таймлайне.

Легитимное подписание формы АО-1. После финального утверждения всех расходов система автоматически формирует стандартизированную печатную форму АО-1.

Итог: документ отправляется на подписание по многоступенчатому маршруту всем ответственным лицам: руководителю, бухгалтеру и самому сотруднику – весь цикл закрывается полностью в электронном виде.

От фиксации факта к проактивному управлению финансами. Что дальше?

Текущий релиз — это уже мощный фундамент в кадровой автоматизации. В архитектуру модуля уже заложено масштабирование, которое позволит полностью автоматизировать работу с подотчетными суммами.

В следующих релизах продукта мы выпустим:

Автоматический расчет суточных: исходя из фактического количества дней в командировке по приказам (сейчас суммы фиксируются вручную) .
Сведение взаиморасчетов: интеграция выданных авансов и фактических расходов в едином окне, чтобы сотрудник и руководитель в реальном времени видели баланс .
Расширение контура: отвязка модуля исключительно от командировок. Полноценное оформление хозяйственных нужд, затрат на ГСМ и других корпоративных оплат через авансовые отчеты в КЭДО.

Резюмируем. Какие выгоды для HRD?

Авансовые отчеты в EmplDocs — это переход от устаревших бумажных процессов к цифровому отраслевому стандарту:

Для бухгалтерии и кадров: исключение ручного ввода первички и бесконечных переписок с сотрудниками. Все документы прикреплены, номенклатуры сопоставлены.
Для руководителя: полная прозрачность согласования расходов своей команды в удобном интерфейсе.
Для бизнеса: устранение риска утери финансовых документов, повышение финансовой дисциплины и сокращение операционных затрат на ведение кадрового и бухгалтерского учета.

Мы создали инструмент, который делает процесс учета времени и денег прозрачным, легитимным и быстрым.

Хотите увидеть новый функционал в действии и протестировать его на своих процессах?

Оставляйте заявку на демо на сайте EmplDocs.ru

Всё готово
для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо

Всё готово
для быстрого старта

Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе

Записаться на демо