Оставить заявку
Q&A по КЭДО
Курсы
Продукты
Медиацентр
Партнёрам
Тарифы
+7 495 147 31 20
info@empldocs.ru

WiseAdvice EmplDocs


Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.

Записаться на демо
2 июня 2026

Воинский учет: автоматизация, штрафы и электронные документы

В 2025–2026 годах воинский учет (ВУ) окончательно перестал быть «второстепенным» участком работы кадровой службы. Государство выстроило строгую систему контроля, где цифровизация военкоматов и электронные реестры делают любые просрочки работодателя видимыми мгновенно. В условиях, когда штрафы выросли в десятки раз, а сроки отчетности сократились до нескольких дней, ведение учета «на бумаге» становится неоправданным финансовым риском для бизнеса. Внедряя кадровый электронный документооборот, компания надежно закрывает эту уязвимость.
Наталья Ильченко
Методолог-консультант 1C-WiseAdvice

Почему воинский учет требует автоматизации

Новый уровень контроля: надзор за воинским учетом

В мае 2026 года был опубликован проект приказа Генеральной прокуратуры РФ «Об организации прокурорского надзора за исполнением законодательства в сфере воинского учета и призыва граждан на военную службу».

Документ фактически формирует модель контроля за исполнением обязанностей работодателей в сфере воинского учета. Если раньше основную функцию контроля выполняли военные комиссариаты, то теперь прокуратура планирует выстроить системный надзор за тем, как организации исполняют требования законодательства.

Проверки будут касаться не только наличия документов, но и фактической организации процессов воинского учета.

Согласно проекту приказа, особое внимание планируется уделять:

  • назначению ответственных за воинский учет и созданию военно-учетных столов;
  • наличию и корректности локальных приказов;
  • ведению и хранению карточек военнообязанных;
  • своевременной передаче сведений о приеме и увольнении сотрудников;
  • организации оповещения работников по повесткам;
  • вопросам бронирования военнообязанных сотрудников.
Для бизнеса это означает важный сдвиг: воинский учет перестает быть задачей, которая интересует только гос.ведомство. Он становится объектом постоянного контроля.

Нормативно-правовая база воинского учета в 2025–2026 годах

Фундамент современных требований к работодателю составляют несколько ключевых актов:

Основные обязанности работодателя по воинскому учету

Для соблюдения закона компания обязана внедрить следующий чек-лист действий:

  • ведение карточек ф. 10: заполнение и хранение сведений на каждого военнообязанного сотрудника;
  • уведомление о приеме/увольнении: строго в течение 5 дней с даты события, будь то прием, увольнение, постановка на учет или снятие с учета;
  • сообщение об изменении данных: если у сотрудника изменилось семейное положение, образование, должность или место жительства — у вас есть 5 дней на информирование военкомата (любое изменение личных данных требует внимания);
  • исправление ошибок: при обнаружении неточностей в документах воинского учета работодатель обязан передать в военкомат корректирующие сведения в течение 5 дней с даты их выявления;
  • постановка на учет без личного присутствия: военкоматы теперь могут ставить граждан на учет автоматически по данным госсистем. В таком случае работодатель обязан вручить сотруднику повестку под роспись не позднее чем за 3 дня до даты явки, а при отказе — зафиксировать это актом с подписями;
  • информирование о повестках: работодатель обязан доводить повестки (включая электронные) до сотрудников, обеспечивать их явку и оповещать их о возможности подачи данных через Госуслуги;
  • отмена устаревших отчетов: важно отметить, что в п. 32, подпункт  «В» Положения № 719 утратил силу. Работодатели больше не обязаны ежегодно подавать списки юношей 15–16 лет, что снижает бюрократическую нагрузку.

Штрафы за нарушения в сфере воинского учета

Игнорирование правил ведения воинского учета сегодня сопряжено с серьезными финансовыми последствиями. В то время как Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает общую ответственность за нарушения трудового законодательства, за несоблюдение специальных норм воинского учета (Глава 21 КоАП РФ) предусмотрены кратно возросшие санкции.

Напомним: обязанность вести воинский учет в России возложена только на юр.лица п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ. Поэтому индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наемные сотрудники, воинский учет не ведут.

Актуальные суммы штрафов делают воинский учет приоритетной в учете. Согласно изменениям, внесенным законом №404-ФЗ, ответственность за нарушения в области ВУ регулируется статьями главы 21 КоАП РФ:

  • непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.
На практике это: юноши (сотрудники компании), которым в год постановки на учет исполняется 17 лет. Если вы нанимаете в штат несовершеннолетних сотрудников такого возраста, вы обязаны их учитывать и подавать по ним данные (ст. 21.1 КоАП РФ), штрафы:
для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 руб., 
для юрлиц — от 350 000 до 400 000 руб.;

  • неоповещение сотрудников о вызове (ст. 21.2 КоАП РФ): 
на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 руб., 
на юрлиц — от 350 000 до 400 000 руб.;

на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Особую жесткость проявляет законодатель в вопросах мобилизации.

«Статья 19.38 КоАП РФ (мобилизация)» устанавливает штрафы за необеспечение явки по мобилизационной повестке:

  • до 80 000 руб. для должностных лиц,
  • до 500 000 руб. для компаний.

Как подтверждает источник «Прокуратура разъясняет: ответственность работодателя», игнорирование обязанности по оповещению сотрудников о вызове в военкомат является одним из самых критичных нарушений.

Единый электронный реестр воинского учёта и реестр повесток

Согласно ст. 8.2 закона № 53-ФЗ, в России запущен «Единый реестр воинского учёта (ЕРВУ)».

Это глобальная база данных, которая аккумулирует сведения из ЗАГСов, МВД, ФНС и от работодателей. Параллельно работает реестр направленных повесток (ст. 8.3).

Важно помнить: повестка считается вручённой с момента её появления в личном кабинете сотрудника на Госуслугах или через 7 дней после размещения в реестре. Работодатель обязан доводить повестки до сотрудников, а также фиксировать любой неправомерный отказ от их получения.

Электронное взаимодействие с военкоматом: закон и реальность

На сегодняшний день, несмотря на положения п. 32.1 Положения № 719, техническая возможность массовой отправки сведений в электронном виде через Госуслуги фактически отсутствует, а порталы и Единый реестр в большинстве регионов работают ограниченно. Подавляющее большинство военных комиссариатов принимают отчетность в бумажном виде.

Как можно вести ВУ в КЭДО?

Технически, пока что цепочка обмена с государственными ведомствами не предусмотрена.

Однако, перевод воинского учета в цифру решает задачу: он позволяет кадровой службе быстро собирать корректные данные, вовремя замечать дедлайны, чтобы готовить бумажные пакеты документов без риска просрочить передачу информации.

КЭДО может решать ключевые «боли»:

  • риск ошибок: система может автоматически проверять полноту данных в карточке сотрудника;
  • контроль сроков: автоматические напоминания о важных уведомлениях и документах в КЭДО - существенно снижают риск человеческой ошибки и минимизируют вероятность просрочки.
  • вместо хаотичного поиска информации на "бумаге" или эл.каталогах. КЭДО помогает упростить ведение персонифицированного учета по сотруднику, снижая риск ошибок, обеспечивая контроль сроков и автоматизируя рутинные операции, связанные с кадровыми данными и документами.
Новые реестры: военкоматы сейчас переходят на Единый электронный реестр воинского учёта (ст. 8.2 закона № 53-ФЗ), и ручная сверка данных с ним станет невозможной при "бумажном подходе". Как только система заработает в полную силу, любая просрочка со стороны компании станет видимой для регулятора.

Какие документы по воинскому учёту можно вести в КЭДО

Закон № 377-ФЗ разрешает перевод в цифровой формат практически всех кадровых документов.

Это могут быть формы, предназначенные непосредственно для взаимодействия с сотрудниками:
  • карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (форма № 10): основной учетный документ, содержащий актуальные персональные и военно-учетные данные работника;
  • лист сообщения: форма для оперативного уведомления военкомата об изменениях в личных данных сотрудника, которая выдается ему на руки под роспись;
  • направление для постановки на воинский учет: официальный документ, выдаваемый работнику при приеме на работу или изменении статуса для обязательной явки в комиссариат.

Также в КЭДО можно вести:
Исключениями остаются только инструктажи по охране труда, приказы об увольнении и акты о несчастных случаях.

Карточка военнообязанного (форма № 10) в КЭДО

Полноценная карточка воинского учета в КЭДО позволяет автоматизировать сбор данных. Прямого законодательного запрета на ведение формы № 10 в КЭДО нет, однако практика взаимодействия с ТЦК может различаться по регионам.

Это удобно для работы с удаленными сотрудниками, так как электронная карточка воинского учета в КЭДО обновляется в режиме реального времени. Однако, учитывая переходный период цифровизации, мы рекомендуем: вести карточки в КЭДО и параллельно дублировать их в бумажном виде для минимизации рисков при проверках.

Электронные подписи для воинского учёта: УКЭП и УНЭП


  • для документов внутри системы КЭДО (карточка ф. 10, приказы, положения) может применяться усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Приостановление договора с мобилизованным сотрудником в КЭДО

  • Согласно Постановлению № 1677, трудовой договор с мобилизованным сотрудником приостанавливается, уволить его нельзя. Минтруд не требует составлять дополнительное соглашение, но оно целесообразно согласно ст. 72 ТК РФ. В системе КЭДО такое соглашение оформляется, и его подписание занимает считанные минуты.

Воинский учет как часть единого HR-контура

Современный воинский учет больше не существует отдельно от кадровой системы. Все события — прием, перевод, изменение данных сотрудника — уже происходят внутри HR-контура. Поэтому эффективная автоматизация документов и настроенный воинский учет строится не вокруг отдельного реестра, а вокруг единой кадровой платформы, где КЭДО, кадровые процессы, маршрутизация и HR работают в одном цифровом контуре.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по воинскому учёту в КЭДО

Можно ли подписывать карточку военнообязанного сотрудника (форма № 10) простой электронной подписью (ПЭП) в системе КЭДО, или нужна только усиленная (УНЭП/УКЭП)?

Для подписания карточки ф. 10 ПЭП (простой подписи) недостаточно. Необходима усиленная подпись (УНЭП или УКЭП).

Нужно ли дублировать на бумаге карточки ф. 10, если мы перевели их в КЭДО и сотрудники подписали их электронно?

Поскольку официальной унифицированной позиции Минобороны по полному отказу от бумаги пока нет, рекомендуется сохранять бумажные копии для спокойствия при проверках.

Как правильно оформить в КЭДО уведомление о приёме на работу военнообязанного сотрудника, чтобы уложиться в 5-дневный срок и отправить данные в военкомат?

При приеме сотрудника в КЭДО систему можно настроить под создание задачи ответственному за ВУ. Сведения должны быть подписаны УКЭП и отправлены через Госуслуги не позднее 5 рабочих дней с даты события.

Какие документы по воинскому учёту нельзя перевести в КЭДО и они в любом случае останутся бумажными?

В КЭДО нельзя переводить военные билеты (оригиналы), удостоверения призывников и повестки, полученные в бумажном виде для личного вручения.

Обязана ли компания передавать в военкомат сведения о сотрудниках через Госуслуги в электронном виде, или можно продолжать отправлять бумажные отчёты?

Такой обязанности не закреплено. Но приведенные нормативные акты действительно предусматривают реализацию части взаимодействия работодателей с военкоматами через портал "Госуслуги". Так, в силу п. 1 ст. 4 Закона N 53-ФЗ. На сегодняшний день мы не располагаем сведениями о технической готовности портала «Госуслуги» к такому приему сведений, она остается неопределенной, и стоит проверять самостоятельно на местах. Надежным способом остается передача сведений на бумаге с соблюдением 5-х сроков подачи информации.
Об авторе
Методолог-консультант 1C-WiseAdvice и EmplDocs.

Методическая поддержка EmplDocs осуществляются экспертами по трудовому праву с более чем 10-летним стажем. Помогаем компаниям (от SMB до Enterprise) переводить кадровые процессы в цифру в полном соответствии с требованиями Роструда и требований по защите данных.
Источники информации:

  1. «Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ»
  2. «Статья 5.27 КоАП РФ»
  3. «Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719»
  4. «Прокуратура разъясняет: ответственность работодателя»
  5. «Единый реестр воинского учёта (ЕРВУ)»
  6. «Приказ о назначении ответственного за воинский учёт»
  7. «Статья 19.38 КоАП РФ (мобилизация)»
  8. «Статья 21.4 КоАП РФ (непредставление сведений)»
  9. Постановление Правительства от 19.04.2024 №506
Всё готово
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Записаться на демо
Всё готово
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Записаться на демо