Увольнение в КЭДО: как правильно уволить сотрудника — процедура, приказы и проблемы

Увольнение через кадровый электронный документооборот (КЭДО) полностью законно при условии наличия согласия сотрудника на ЭДО и использования усиленных электронных подписей (УНЭП или УКЭП). Процедура включает подачу электронного заявления, выпуск приказа и дистанционный расчет. Главный риск — отсутствие подтвержденного факта ознакомления, что может привести к восстановлению сотрудника через суд.

Через кадровый электронный документооборот можно провести процесс увольнения сотрудника. Для этого у работодателя, логично — должна быть внедрена система КЭДО, а сам сотрудник также должен быть зарегистрирован в системе и его работа должна быть официально оформлена.

Работодатель обязан принять такое заявление, и срок отработки отсчитывают с того момента, как компания получит документ. 

Чтобы заявление об увольнении имело юридическую силу в КЭДО, нужно соблюсти условия:

1. Согласие сотрудника на электронный документооборот.
2. Наличие электронной подписи (УКЭП или УНЭП). Без нее заявление будет считаться уведомлением, но не юридически значимым документом.
Электронная подпись в КЭДО: как оформить и для чего она нужна — читайте в нашей статье. 
3. Использование официальной системы КЭДО работодателя.
4. Правильное оформление заявления с датой, стандартными реквизитами. 
5. Факт получения работодателем документа — как только работодатель через
КЭДО получает заявление, начинается отсчет в 14 дней отработки.

Увольнение через КЭДО законно. Есть три главных нормативных  акта, которые регулируют этот момент: 

• ст. 80 ТК РФ (увольнение по собственному желанию); 
• ст. 22.1 ТК РФ (кадровый электронный документооборот);
• ФЗ № 377-ФЗ от 22.11.2021 (о КЭДО).

Если сотрудник подал заявление в мессенджере, в личных сообщениях, по смс или электронной почте, работодатель вправе не принять его. Потому что нет возможности доказать авторство сообщения. Если вдруг возникнет спор, увольнение могут признать незаконным. 

Если же сотрудник подал заявление на увольнение в КЭДО и все условия законности соблюдены, работодатель обязан рассмотреть документ. Ключевое — важно соблюсти все критерии законности. Иначе суд может признать увольнение нелегитимным. Ниже — пример. 


Пример из судебной практики

Ленинский районный суд Еврейской автономной области, решение от 03.06.2022 по делу N 2-213/2022 и решение от 20.01.2023 по делу N 2-33/2023.
Практически детективная история случилась с сотрудником, который подал в суд на компанию, уволившую его. По словам работника, он не подавал заявлений об увольнении, только подписал больничный. Позиция компании — все зафиксировано в КЭДО, есть подписанное заявление. 

Позиция суда: 

Сначала суд отказал уволенному сотруднику — как отмечено в решении, спутать заявление об увольнении с другими невозможно. Но судебная коллегия отменила решение суда первой инстанции, направив дело на новое рассмотрение. 
После пересмотра дела суд указал, что компания не учла желания сотрудника, не рассмотрела причины, почему человек уходит. КЭДО ввели за 1,5 месяца до этого случая, и это заявление об увольнении стало первым, которое сформировали через систему. Не исключено, что сформировали ошибочно. Суд решил, что увольнение сотрудника нельзя было признать законным — его восстановили.

Важное условие увольнения через КЭДО — законность процедуры. Работодатель должен был выяснить причины увольнения,  разъяснить специалисту трудовые права, последствия при подаче заявления об увольнении по собственному желанию.

В том числе поэтому важно правильно провести процедуру увольнения в КЭДО. 

Процесс увольнения через кадровый электронный документооборот в целом повторяет стандартный порядок увольнения по Трудовому кодексу РФ. Состоит из нескольких этапов: 

1. Подача заявления.
2. Рассмотрение работодателем, формирование приказа об увольнении в КЭДО.
3. Уведомление сотрудника и согласование условий уведомления — например, срок отработки.
4.  Завершение процедуры — подписание приказа, получение расчетных документов. 

Без электронной подписи сотрудника приказа об увольнении в КЭДО будет считаться юридически недействительным. Теперь рассмотрим каждый из этапов более подробно. 

Чтобы начать увольнение через КЭДО, сначала надо убедиться, что у сотрудника есть доступ к системе и он дал согласие на электронный документооборот. Без этого подать заявку на увольнение в КЭДО нельзя. Также нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Дальше в системе нужно создать заявление об увольнении. В нем документе надо указать:

• кому оно адресовано (обычно это руководитель), 
• ФИО и должность, 
• формулировку «Прошу уволить меня по собственному желанию» и желаемую дату увольнения. 

После того как заявка готова, ее нужно подписать электронной подписью и отправить через КЭДО. С этого момента форма заявления считается официально поданной — процедура запущена. 

Второй этап увольнения через кадровый электронный документооборот — согласование. Работодатель получает уведомление, проверяет, все ли верно заполнено, есть ли электронная подпись, не подано ли заявление по ошибке. 
После этого идет согласование условий увольнения и подготовка приказа. 


Чаще всего работодатель согласовывает стандартные 14 дней как срок отработки. Отсчет ведется с момента подачи заявления сотрудником.

После согласования и проверки работодатель готовит приказ об увольнении в КЭДО. Документ подписывает ответственное лицо. 

Приказ об увольнении через КЭДО должен быть прозрачным и понятным. Чтобы было очевидно, кто, когда и по какой причине увольняется — у сотрудника не должно быть оснований оспаривать приказ.

Содержание обычно включает:

• Номер и дату приказа — нужен для учета в кадровой документации.
• ФИО сотрудника и должность — чтобы точно идентифицировать, кого увольняют.
• Основание увольнения — формулировка «по собственному желанию» с ссылкой на ст. 80 ТК РФ или другой законный повод.
• Дата увольнения — день, с которого работник официально считается уволенным.
• Сведения о расчете — начисленные зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и другие выплаты.
• Подписи — подпись руководителя (в КЭДО она электронная) и печать организации, если это требуется.
• Указание на передачу документов — например, трудовой книжки, справок и расчетных документов через КЭДО или лично.

Важно также обязательно выпустить бумажный экземпляр приказа об увольнении, если речь про КЭДО. На деле же оформлять бумажный вариант необязательно. 

Письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 чётко говорит, что приказы об увольнении не входят в перечень документов, полностью переходящих в КЭДО — они требуют оформления на бумажном носителе. То есть, бумажный приказ об увольнении оформлять обязательно. По крайней мере, пока Минтруд других рекомендаций не давал.

• Какие документы можно подписывать через КЭДО — полное руководство.

Когда работник увольняется, у работодателя есть обязанность рассчитаться с ним полностью именно в последний рабочий день. Это значит, что человек должен получить всю заработанную зарплату за фактически отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты, если они предусмотрены договором или внутренними документами компании. 

• По сути, это окончательный финансовый расчёт, который закрывает все обязательства работодателя перед работником.

Если работник в день увольнения отсутствует, например, болеет или не пришел, деньги должны быть выплачены на следующий день после того, как он обратится за ними. Выдать можно наличными или перевести на банковскую карту — в том же порядке, в каком обычно выплачивается зарплата.

• Важно, что задержка даже на один день формально считается нарушением. Поэтому в кадровом и бухгалтерском процессе дату выплаты всегда синхронизируют с датой увольнения, чтобы исключить риск просрочки.

После выплаты сотрудник должен подписать документ о том, что получил расчет.

Это также можно сделать через КЭДО. 

Когда увольнение происходит через КЭДО, этап передачи документов тоже становится полностью цифровым. Работодатель формирует пакет бумаг — это, как правило, приказ об увольнении (стандартная форма), справки о доходах (2-НДФЛ, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, РСВ при необходимости), сведения для Пенсионного фонда и налоговой, а также любые внутренние документы, которые положено выдать. 
Вместо того чтобы печатать их на бумаге и вручить под подпись, они загружаются в систему электронного документооборота.

Сотруднику документы направляются через личный кабинет КЭДО или на указанный в договоре электронный адрес. В системе фиксируется факт отправки и получения — это заменяет подпись «ознакомлен». У работника всегда остается возможность скачать документы в личный архив.

Если речь идет о трудовой книжке в электронном формате, то сведения передаются в ПФР, а сам сотрудник получает выписку. Если же у него была бумажная книжка, ее, конечно, возвращают физически — это единственное исключение, которое не перевести в онлайн.

То есть, по сути, передача документов — это выгрузка и отправка юридически значимых файлов увольняющемуся сотруднику. 

При подаче заявления электронным способом надо учесть, что будет являться юридически значимым документом. Просто сообщение в соцсетях можно оспорить. Непрозрачность ведет к судебным разбирательствам.

Пример из судебной практики

• Шестой кассационный суд общей юрисдикции. Определение от 27.06.2024 № 88-15101/2024:

1. Работник отправил заявление об увольнении по электронной почте.
2. Компания проигнорировала этот факт — ведь у них не было на тот момент КЭДО, и поэтому работодатель посчитал, что сообщение недействительно.
3. Суд признал увольнение законным, потому что факт отправки письма подтвердился, а раньше компания уже принимала от сотрудника важные документы по e-mail.

Законно можно использовать КЭДО (кадровая система электронного документооборота) + квалифицированная электронная подпись. Нельзя или крайне рискованно — обычную электронную почту, мессенджеры, сканы или фото заявления.

Если в компании есть КЭДО, то бумага не нужна. Но если КЭДО нет, лучше всего подавать заявление об увольнении лично или направить документ заказным письмом с уведомлением.

Подача заявления об отзыве увольнения в КЭДО происходит по тем же правилам, что и на бумаге, только в электронном формате.

По Трудовому кодексу сотрудник может передумать и забрать заявление до того, как истечет срок предупреждения об увольнении (обычно это 2 недели) и отозвать расторжение трудового договора. При условии, что работодатель не успел пригласить на место другого человека. 

В КЭДО это проходит так:

• сотрудник в том же электронном кабинете или в системе ЭДО оформляет новый документ — «отзыв заявления об увольнении»;
• документ подписывается тем же способом, что и первоначальное заявление;
• в системе фиксируется дата и время подачи отзыва, а работодателю автоматически направляется уведомление.

Юридическая сила отзыва такая же, как и у поданного заявления. Оба документа проходят через КЭДО и имеют доказательную базу. После этого первоначальное заявление считается недействительным, увольнение не может состояться.

Для сотрудника это, прежде всего, удобство: не надо ехать в офис, писать бумагу от руки и подстраиваться под график кадровиков. Все можно сделать онлайн, заявление подписывается электронной подписью и сразу фиксируется в системе, а значит, его нельзя «потерять» или задержать. 

Документы — приказ, справки, сведения в ПФР и налоговую — тоже приходят в личный кабинет, где их можно хранить и скачивать в любое время.
Для работодателя КЭДО дает снижение бумажной нагрузки и автоматизацию кадровых процедур. Увольнение оформляется быстрее, минимизируются ошибки при заполнении, система сама фиксирует даты подачи и отзыва заявления, отправку документов и расчет. Это защищает компанию от споров о том, «когда было подано заявление» или «выдали ли документы». Кроме того, КЭДО обеспечивает юридическую значимость всех этапов за счет электронной подписи и защищенных каналов связи.

Есть и общее преимущество — прозрачность. Увольнение фиксируется в электронном виде, и у обеих сторон остается подтверждение всех действий. Это снижает вероятность конфликтов и судов.

Да, работодатель имеет право оформить расторжение трудовых отношений в электронном виде. Это регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ (garant.ru) и Федеральным законом № 377-ФЗ.

Для легитимности процесса должны быть соблюдены три условия:

1. Внедренная система: в компании официально введен локальный нормативный акт о КЭДО.
2. Согласие и заявление об увольнении: сотрудник подписал документ о переходе на электронное взаимодействие; подписано легитимное заявление об увольнении.
3. Подписи: у работника и работодателя есть действующие сертификаты электронных подписей (УКЭП или УНЭП).

Да, сотрудник создает в системе документ «Отзыв заявления» до истечения срока отработки. Система зафиксирует время подачи, что исключит споры о «просроченном» отзыве.

Не обязателен. Но, согласно актуальным разъяснениям, приказ об увольнении — один из немногих документов, где бумажный подлинник все еще желателен для подстраховки при проверках ГИТ.

Методолог-консультант 1C-WiseAdvice и EmplDocs.

Методическая поддержка EmplDocs осуществляются экспертами по трудовому праву с более чем 10-летним стажем. Помогаем компаниям (от SMB до Enterprise) переводить кадровые процессы в цифру в полном соответствии с требованиями Роструда и требований по защите данных.