Увольнение в КЭДО: как правильно уволить сотрудника — процедура, приказы и проблемы

Увольнение через кадровый электронный документооборот (КЭДО) полностью законно при условии наличия согласия сотрудника на ЭДО и использования усиленных электронных подписей (УНЭП или УКЭП).

Процедура включает подачу электронного заявления, выпуск приказа и дистанционный расчет. Главный риск — осутствие подтвержденного факта ознакомления, что может привести к восстановлению сотрудника через суд.
Через кадровый электронный документооборот можно провести процесс увольнения сотрудника. Для этого у работодателя, логично — должна быть внедрена система КЭДО, а сам сотрудник также должен быть зарегистрирован в системе и его работа должна быть официально оформлена.

Работодатель обязан принять такое заявление, и срок отработки отсчитывают с того момента, как компания получит документ.

Чтобы заявление об увольнении имело юридическую силу в КЭДО, нужно соблюсти условия:

1. Согласие сотрудника на электронный документооборот.
2. Наличие электронной подписи (УКЭП или УНЭП). Без нее заявление будет считаться уведомлением, но не юридически значимым документом.
3. Использование официальной системы КЭДО работодателя.
4. Правильное оформление заявления с датой, стандартными реквизитами.
5. Факт получения работодателем документа — Как только работодатель через КЭДО получает заявление, начинается отсчет в 14 дней отработки.

Увольнение через КЭДО законно. Есть три главных нормативных акта, которые регулируют этот момент:

• ст. 80 ТК РФ 80 ТК РФ (увольнение по собственному желанию);
• ст. 22.1 ТК РФ (кадровый электронный документооборот);
• ФЗ № 377-ФЗ от 22.11.2021 (о КЭДО).

Если сотрудник подал заявление в мессенджере или по E-mail, работодатель вправе не принять его, так как сложно доказать авторство.

 Однако в 2026 году ситуация кардинально поменялась: чуды всё чаще признают электронную переписку законной, если она была системной. Чтобы исключить риски, безопасный путь — только КЭДО.

Судебная практика

Судебная практика по заявлениям, направленным по электронной почте или через мессенджеры, остаётся неоднородной.  Показательный пример — определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 27 июня 2024 г. № 88-15101/2024.

В этом деле суд признал увольнение законным, поскольку между работодателем и сотрудником был выстроен устойчивый и системный электронный обмен документами по электронной почте. Переписка использовалась сторонами как обычный рабочий канал коммуникации, что позволило суду принять электронное заявление как допустимое доказательство волеизъявления работника.
При этом ключевой вывод из практики остаётся неоднозначным: суд оценивал не сам факт использования email, а контекст сложившихся отношений и регулярность электронного документооборота.

• Поэтому безопасным и устойчивым стандартом кадрового электронного документооборота остаётся использование КЭДО с усиленной неквалифицированной или квалифицированной электронной подписью (УНЭП/УКЭП). Только такой формат обеспечивает однозначную идентификацию подписанта и фиксирует юридически значимое волеизъявление сотрудника без риска последующего оспаривания.

Процесс повторяет стандартный порядок по ст. 84.1 ТК РФ.

1. Подача заявления
Сотрудник создает документ в системе. В исключительный случай (например, поломка системы КЭДО), согласно письму Минтруда России от 24 ноября 2022 г.№ 14-6/ООГ-7321, заявление разрешено подать на бумаге. Однако ключевое условие — такой сценарий должен быть заранее закреплён во внутренних нормативных актах компании (Положении о КЭДО).

Дополнительно данный подход подтверждается письмом Минтруда России от 24 апреля 2023 г. № 14-6/ООГ-2978. В разъяснении указано, что даже при внедренном КЭДО заявление об увольнении может быть подано на бумажном носителе, если такой порядок предусмотрен внутренними нормативными актами работодателя (Положением о КЭДО). Речь идёт об исключительных сценариях — прежде всего технических сбоях или невозможности использования системы.

Это принципиальный момент: если порядок подачи вне системы не описан в ЛНА, работодатель оказывается в зоне правовой неопределенности — документ могут оспорить, а сроки увольнения признать нарушенными.

Практика показывает: зрелые компании фиксируют перечень исключений заранее — сбои системы, отсутствие доступа, форс-мажор. В этом случае бумажное заявление не разрушает процесс, а становится частью управляемой модели.

2. Обходной лист в КЭДО
В рамках КЭДО процесс увольнения может включать электронный обходной лист — цифровой аналог традиционного бумажного согласования.

Он настраивается как последовательность согласующих подразделений: IT, бухгалтерия, HR, служба безопасности и другие ответственные стороны. Каждый участник процесса подтверждает отсутствие задолженностей сотрудника (оборудование, доступы, документы) с помощью электронной подписи.

Ключевое отличие от бумажного формата — полная прозрачность и управляемость процесса. Система фиксирует статус каждого этапа, исключает потерю документов и убирает необходимость ручного контроля со стороны HR.

3. Сформировать приказ об увольнении 
Внимание: приказ об увольнении нельзя оформить в КЭДО. Согласно письму Минтруда России от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97, приказы об увольнении не подлежат оформлению в электронной форме. 

Порядок действий:

• Работодатель печатает приказ на бумаге.
• Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под «живую» подпись.
• Если сотрудник отказывается — Составляется акт об отказе.
• Если увольняется дистанционный работник, бумажный приказ направляется ему почтой заказным письмом с уведомлением, как требует ст. 312.8 Трудового кодекса РФ.

4. Окончательный расчет и передача документов
Если произошел технический сбой при выплате, деньги должны быть выданы не позднее следующего дня после обращения.

Передача документов:

• Справки 2-НДФЛ и расчетные листки выдаются через КЭДО. Ознакомьтесь с руководством по получению документов при увольнении в КЭДО http://www.info-personal.ru/st/poshagovoe-rukovodstvo-po-polucheniyu-dokumentov-pri-uvolnenii-v-kedo.
• Сведения о стаже передаются в СФР (форма ЕФС-1).
• Бумажная трудовая книжка возвращается физически.

Для дистанционных работников применяется отдельный порядок, который сохраняет смешанную модель документооборота.

Заявление об увольнении может быть подписано усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в системе КЭДО. Это обеспечивает юридическую значимость документа без бумажного носителя на этапе подачи.

Однако ключевое отличие возникает на этапе оформления приказа. Даже при полном использовании КЭДО приказ об увольнении остаётся бумажным документом и оформляется в стандартном порядке с «живой» подписью, на что указывает  ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ (документы-исключения в КЭДО).

Далее включается обязательное требование ст. 312.8 ТК РФ: работодатель обязан направить работнику бумажную копию приказа заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок направления — не позднее 3 рабочих дней.

Таким образом, для дистанционных работников КЭДО закрывает только часть процесса (подачу заявления и обмен документами), но не заменяет оффлайн-юридический контур приказа и его доставки.

Через систему КЭДО работодатель передаёт сотруднику основной пакет кадровых и расчетных документов в электронном виде.

В него входят:

• расчетный листок;
• справка о доходах (включая формы для налогового учета);
• сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД / ЕФС-1 в части кадровых событий);
• копии кадровых приказов и иных внутренних документов, доступных в электронном виде.

При этом сохраняется разделение каналов передачи в зависимости от типа трудовой книжки.

Если у сотрудника ведется бумажная трудовая книжка, она подлежит обязательному физическому возврату работнику при увольнении.
Если трудовая книжка ведется в электронном виде, сотруднику предоставляется выписка из сведений о трудовой деятельности, подтверждающая его стаж и кадровые изменения.

Технически увольнение в КЭДО — это отключение сотрудника от сервиса.

Лицензия освобождается, а карточка перемещается во вкладку «Уволенные». Важно, что в системе должно быть предусмотрено восстановление доступа для скачивания архива документов бывшим сотрудником. 

После завершения процедуры доступ пользователя к системе отключается. Это означает, что сотрудник теряет возможность создавать, подписывать и получать новые документы в КЭДО. Одновременно освобождается лицензия, которая может быть перераспределена на другого сотрудника. 

Процедура увольнения по инициативе работодателя также может частично реализовываться через КЭДО, однако она имеет более жесткие юридические ограничения.

При увольнении по инициативе работодателя (за прогул и т.д.) КЭДО используется для фиксации нарушений, но основные приказы согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ должны быть на бумаге.

В системе могут оформляться и храниться служебные записки, уведомления, акты о нарушениях, результаты служебных проверок и иные промежуточные документы, фиксирующие основания для увольнения.
КЭДО в этом случае выступает как инструмент фиксации фактической базы и обмена документами между подразделениями.
При этом ключевое ограничение сохраняется: итоговый приказ об увольнении оформляется только на бумаге и подписывается в установленном порядке. Электронная форма для этого документа не применяется.
Таким образом, при увольнении по инициативе работодателя КЭДО закрывает доказательственную и процессную часть, но не заменяет финальный юридический акт.

Сотрудник может отозвать заявление электронно до конца срока отработки. Это исключительный случай, когда система КЭДО защищает обе стороны, фиксируя точное время подачи отзыва, что предотвращает споры в суде.

Важно учитывать порядок доступа сотрудника к системе КЭДО до момента увольнения.Не рекомендуется отключать сотрудника от системы КЭДО до наступления последнего рабочего дня. Преждевременное ограничение доступа может быть расценено как фактическое препятствие реализации права на отзыв заявления об увольнении.

Оптимальная практика — сохранять полный доступ к КЭДО до даты увольнения включительно, а отключение производить только на следующий рабочий день. Такой подход снижает риск трудовых споров и исключает трактовку действий работодателя как нарушения процедуры.

Да, обязательно. Приказ об увольнении относится к документам-исключениям и не может быть оформлен в электронной форме. Это прямо закреплено в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ и подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. 

Без внедренного КЭДО это рискованно. Суды могут не признать такое заявление, если способ не прописан в ЛНА. Безопаснее использовать КЭДО.

Заявление принимается в КЭДО, но бумажный приказ высылается почтой России заказным письмом в день увольнения.

Да, через создание документа «Отзыв заявления» в личном кабинете до наступления даты увольнения.

Через КЭДО: справки о доходах, выписки. На бумаге: приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка (при наличии).

Составить акт об отказе от ознакомления в присутствии не менее двух свидетелей.