WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
11 ноября 2025
Соглашение об использовании КЭДО: как оформить согласие на переход на КЭДО с сотрудниками
В статье - подробная инструкция по получению согласия сотрудников на переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Пошаговое руководство и примерные образцы документов.
Светлана Осипова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1C-WiseAdvice
Как оформить согласие на присоединение к КЭДО с сотрудниками
Соглашение об использовании КЭДО — основной юридический элемент для легального перехода на кадровый электронный документооборот. Обязательным является получение письменного согласия сотрудников на присоединение к КЭДО. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить это согласие, когда оно обязательно, и что делать в случае отказа.
Подключение КЭДО кардинально оптимизирует работу с HR-документами: сокращает сроки согласования, минимизирует рутинные операции и полностью исключает необходимость работы с бумажными носителями.
Подключение КЭДО кардинально оптимизирует работу с HR-документами: сокращает сроки согласования, минимизирует рутинные операции и полностью исключает необходимость работы с бумажными носителями.
Юридические основы, регулирующие переход на КЭДО:
- Нормативная база:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 9, 22) о формах кадровых документов;
- Приказ Минтруда №69н от 18.02.2019, регламентирующий обязательное применение КЭП для кадровых документов;
- ФЗ №63 «Об электронной подписи» о правовых моментах электронного взаимодействия, виды подписей.
Совет: включите в ЛНА раздел о порядке обработки личных данных в электронном виде, чтобы соответствовать ФЗ-152.
Как подготовить сотрудников к переходу на КЭДО
1
Проведите разъяснительную работу: организуйте собрание, подготовьте презентацию, объясняющую сотрудникам преимущества КЭДО. Опишите будущий порядок работы в системе, акцентируйте внимание на удобстве удаленного подписания документов через электронный кабинет. Снимите возможные страхи и непонимание.
2
Разработайте ЛНА: утвердите приказ о переходе на КЭДО, который закрепит порядок работы, перечень электронных документов, переводимых в электронный вариант, систему КЭДО (ее название и функционал), а также правила подписания документов ЭП сотрудника и работодателя.
3
Ознакомьте сотрудников с ЛНА: каждый работник должен быть ознакомлен под подпись с новыми правилами документооборота до направления согласия на присоединение к КЭДО, его можно оформить и в бумажном, и в электронном формате (если такой порядок уже предусмотрен). И конечно, же подпишите соглашение об использовании КЭДО с сотрудниками.
4
Подготовьте инструкции по работе в КЭДО, чтобы сотрудники быстро освоили электронный документооборот: четкие руководства с пошаговыми алгоритмами, скриншотами и примерами заполнения форм. Обязательно включите разделы по работе с ЭП, типовые ошибки и контакты ответственных.
Совет: чем прозрачнее и подробнее вы объясните сотрудникам суть перехода на КЭДО и его преимущества, тем выше шансы на получение их согласия без возражений. Акцентируйте внимание на удобстве удаленного подписания документов, быстром доступе к своей кадровой документации через электронный кабинет.
Совет: чем прозрачнее и подробнее вы объясните сотрудникам суть перехода на КЭДО и его преимущества, тем выше шансы на получение их согласия без возражений. Акцентируйте внимание на удобстве удаленного подписания документов, быстром доступе к своей кадровой документации через электронный кабинет.
5
Подготовьте уведомление о переходе на КЭДО — письменное сообщение от работодателя сотрудникам о внедрении электронного кадрового документооборота. В документе обычно указываются: сроки перехода, перечень документов, которые будут оформляться электронно, используемые виды электронных подписей, а также порядок взаимодействия в новой системе.
Важно: направление уведомления о переходе на КЭДО должно предшествовать сбору согласий (как правило, за 2 месяца до перехода на КЭДО). Для новых сотрудников согласие на переход на КЭДО можно оформить сразу в электронном виде, если их трудовой договор уже включает условие об использовании ЭП.
Обязательно ли согласие работников на КЭДО?
Да, согласие на переход на КЭДО является обязательным. Это прямое требование ТК РФ (ч. 5 ст. 22.2).
Суть его в следующем:
1. Кадровые документы, связанные с трудовыми отношениями — включая приказы о приеме, переводе, увольнении, оформлении отпусков, дополнения к трудовому договору, уведомления и другие — могут оформляться в электронной форме только при наличии взаимного согласия обеих сторон: работодателя и сотрудника.
2. Подписание соглашения о переходе на КЭДО означает, что работник добровольно соглашается на подписание кадровых документов с помощью цифровой подписи.
Без подобного согласия работодатель не вправе переводить в электронный формат и обмениваться кадровыми документами, для которых предусмотрена подпись работника.
Суть его в следующем:
1. Кадровые документы, связанные с трудовыми отношениями — включая приказы о приеме, переводе, увольнении, оформлении отпусков, дополнения к трудовому договору, уведомления и другие — могут оформляться в электронной форме только при наличии взаимного согласия обеих сторон: работодателя и сотрудника.
2. Подписание соглашения о переходе на КЭДО означает, что работник добровольно соглашается на подписание кадровых документов с помощью цифровой подписи.
Без подобного согласия работодатель не вправе переводить в электронный формат и обмениваться кадровыми документами, для которых предусмотрена подпись работника.
В каких случаях согласие не нужно?
Согласие на присоединение к КЭДО требуется именно для документов, подписываемых и сотрудником и работодателем. Есть часть документов, которые работодатель имеет право вести в электронном виде без получения согласия сотрудника:
Документы, связанные с трудовой функцией.
К ним относятся инструкции по охране труда и должностные инструкции, которые, при условии, что они не прикреплены к трудовому договору, утверждаются путем ознакомления без подписания.
К ним относятся инструкции по охране труда и должностные инструкции, которые, при условии, что они не прикреплены к трудовому договору, утверждаются путем ознакомления без подписания.
Внутренние документы.
Документы, которые вправе подписывать только директор компании (например, положения, приказы об утверждении штатного расписания, графиков отпусков, инструкций).
Документы, которые вправе подписывать только директор компании (например, положения, приказы об утверждении штатного расписания, графиков отпусков, инструкций).
Документы, требующие только подписи работника при ознакомлении.
К этой категории относятся документы, не требующие двустороннего подписания, а лишь подтверждающие факт ознакомления работника:
Ключевой момент: перевод этих документов в электронный формат допускается только при условии наличия одного из следующих факторов:
1) предварительного письменного согласия сотрудника на ознакомление с документами в электронном виде;
2) либо наличия соответствующего положения в локальном нормативном акте (ЛНА), который должен быть подписан сотрудником в бумажной форме до начала использования электронного формата.
К этой категории относятся документы, не требующие двустороннего подписания, а лишь подтверждающие факт ознакомления работника:
- уведомления (за исключением требующих письменного ответа);
- листы ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА);
- акт нарушения трудовой дисциплины.
Ключевой момент: перевод этих документов в электронный формат допускается только при условии наличия одного из следующих факторов:
1) предварительного письменного согласия сотрудника на ознакомление с документами в электронном виде;
2) либо наличия соответствующего положения в локальном нормативном акте (ЛНА), который должен быть подписан сотрудником в бумажной форме до начала использования электронного формата.
Прием нового сотрудника.
В случае, когда компания уже применяет КЭДО, а трудовой договор работника обязывает его использовать электронный документооборот (например, в «Положении о КЭДО»), с которым сотрудник ознакомлен под подпись при приеме на работу.
Даже если часть документооборота не требует согласия, для полноценной работы КЭДО со всеми кадровыми документами – получение согласия сотрудника на присоединение является желательным. Иначе значительная часть процессов так и останется бумажной и сведет к минимуму ожидаемые эффекты от КЭДО – автоматизацию ручного труда, скорость обработки документов и сокращение издержек.
В случае, когда компания уже применяет КЭДО, а трудовой договор работника обязывает его использовать электронный документооборот (например, в «Положении о КЭДО»), с которым сотрудник ознакомлен под подпись при приеме на работу.
Даже если часть документооборота не требует согласия, для полноценной работы КЭДО со всеми кадровыми документами – получение согласия сотрудника на присоединение является желательным. Иначе значительная часть процессов так и останется бумажной и сведет к минимуму ожидаемые эффекты от КЭДО – автоматизацию ручного труда, скорость обработки документов и сокращение издержек.
Как направить сотруднику согласие на присоединение к КЭДО
Процесс получения согласия включает несколько шагов:
Подготовка документа.
Согласие работника на КЭДО должна включать ФИО, должность, перечень электронных документов и подтверждение добровольности.
Разработайте форму согласия на присоединение к КЭДО. Она должна быть понятной и содержать всю необходимую информацию (образец — ниже по тексту).
Согласие работника на КЭДО должна включать ФИО, должность, перечень электронных документов и подтверждение добровольности.
Разработайте форму согласия на присоединение к КЭДО. Она должна быть понятной и содержать всю необходимую информацию (образец — ниже по тексту).
Направление сотруднику.
– бумажный вариант – самый надежный и привычный способ на начальном этапе. Согласие распечатывается в двух экземплярах и вручается сотруднику под подпись с отметкой о получении. Сотрудник подписывает оба экземпляра, один остается у него, второй – у работодателя.
– электронный вариант (если уже есть канал), только если у сотрудника уже есть квалифицированная ЭП и с ним налажен электронный документооборот (например, по другим вопросам), согласие можно направить через систему КЭДО для подписания электронной подписью.
– бумажный вариант – самый надежный и привычный способ на начальном этапе. Согласие распечатывается в двух экземплярах и вручается сотруднику под подпись с отметкой о получении. Сотрудник подписывает оба экземпляра, один остается у него, второй – у работодателя.
– электронный вариант (если уже есть канал), только если у сотрудника уже есть квалифицированная ЭП и с ним налажен электронный документооборот (например, по другим вопросам), согласие можно направить через систему КЭДО для подписания электронной подписью.
Предупреждение: получить первое согласие в электронном варианте не совсем легитимно, так как для подписи в КЭДО должно быть как раз документальное основание. Этот способ больше подходит для случаев, когда КЭДО уже частично внедрено или согласие получается от нового сотрудника при приеме на работу, которому сразу оформляется ЭП.
Получение подписанного документа.
Работодатель получает подписанный сотрудником экземпляр согласия (бумажный или электронный).
Работодатель получает подписанный сотрудником экземпляр согласия (бумажный или электронный).
Хранение согласия на присоединение к КЭДО.
Согласие хранится у работодателя на протяжении всего времени работы сотрудника и еще некоторое время после увольнения (в соответствии со сроком хранения кадровых документов). Бумажное согласие хранится в личном деле. Электронное – в системе КЭДО с соблюдением требований к защите и неизменности.
Согласие хранится у работодателя на протяжении всего времени работы сотрудника и еще некоторое время после увольнения (в соответствии со сроком хранения кадровых документов). Бумажное согласие хранится в личном деле. Электронное – в системе КЭДО с соблюдением требований к защите и неизменности.
Предупреждение: нельзя оформить одно согласие на всех сотрудников! ТК РФ требует индивидуального волеизъявления каждого работника. Массовое согласование или подписание одним представителем не имеет юридической силы.
Образец согласия на КЭДО
Здесь можно скачать готовый образец согласия на присоединение к КЭДО.
Форма образца согласия на КЭДО не унифицирована, но должна содержать следующие обязательные элементы:
Форма образца согласия на КЭДО не унифицирована, но должна содержать следующие обязательные элементы:
1
Наименование документа. Согласие на присоединение к Регламенту/Положению об электронном кадровом документообороте (КЭДО).
2
Данные сотрудника. ФИО, должность, табельный номер (при наличии).
3
Суть согласия – четкая формулировка о выражении добровольного согласия:
- На присоединение к Положению/Регламенту о КЭДО (с указанием его реквизитов или даты утверждения).
- На заключение кадровых документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме.
- На получение документов от работодателя в электронном виде через согласованную систему КЭДО.
- На присоединение к Положению/Регламенту о КЭДО (с указанием его реквизитов или даты утверждения).
- На заключение кадровых документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме.
- На получение документов от работодателя в электронном виде через согласованную систему КЭДО.
4
Подтверждение ознакомления. Указание, что сотрудник ознакомлен с Положением/Регламентом о КЭДО.
5
Дата.
6
Подпись сотрудника (собственноручная на бумажном носителе или электронная).
6
Отметка о получении согласия работодателем (дата, подпись ответственного лица/печать при необходимости).
Почему работники могут не согласиться на КЭДО?
Несмотря на юридическую значимость согласия работника на КЭДО и все очевидные преимущества КЭДО, некоторые сотрудники могут отказаться подписывать согласие на присоединение. Важно понимать причины и знать, как действовать с таким работником.
Причины отказа:
Причины отказа:
- Недостаток информации и непонимание.
- Нежелание осваивать новое.
- Отсутствие технической возможности/навыков.
- Недоверие к электронной подписи и безопасности.
- Юридические сомнения.
- Негативный опыт.
- Принципиальная позиция.
Что делать в случае отказа
1. Выяснить причину.
Спокойно и уважительно поговорить с сотрудником, понять корень его возражений. Часто за отказом стоит просто страх или непонимание.
2. Дополнительно разъяснить.
Еще раз доступно объяснить суть КЭДО, его преимущества лично для сотрудника (удобство, скорость, доступность), развеять опасения, продемонстрировать процесс подписания, гарантировать безопасность и поддержку в освоении.
3. Предложить помощь.
Помочь или обеспечить доступ к необходимой технике (дома, в офисе), помочь в получении и настройке ЭП, назначить наставника по обучению.
4. Разъяснить законодательную базу.
ТК РФ не принуждает сотрудника давать согласие. Это его право. В таком случае уведомите сотрудника, что получать бумажный экземпляр он будет в порядке очередности и выполнения других срочных задач кадрового отдела, которому потребуется время для дублирования операции в бумажном варианте.
6. Организовать смешанный документооборот.
Для сотрудников, не давших согласие, все кадровые документы, требующие их подписи, продолжают оформляться на бумаге. Это создает дополнительную нагрузку на кадровую службу, но является единственным законным вариантом.
Работодатель вправе вести в электронном виде только те документы, которые не требуют подписи этого конкретного сотрудника (см. раздел выше "в каких случаях согласие не нужно").
Спокойно и уважительно поговорить с сотрудником, понять корень его возражений. Часто за отказом стоит просто страх или непонимание.
2. Дополнительно разъяснить.
Еще раз доступно объяснить суть КЭДО, его преимущества лично для сотрудника (удобство, скорость, доступность), развеять опасения, продемонстрировать процесс подписания, гарантировать безопасность и поддержку в освоении.
3. Предложить помощь.
Помочь или обеспечить доступ к необходимой технике (дома, в офисе), помочь в получении и настройке ЭП, назначить наставника по обучению.
4. Разъяснить законодательную базу.
- Сослаться на ФЗ №63 «Об электронной подписи», который приравнивает документы с КЭП к бумажным (ст. 6).
- Показать надежность системы: невозможность изменения документа после подписания (защита от внесения изменений).
- Добавить в соглашение о присоединении к КЭДО пункт о том, что электронные документы обладают той же юридической силой, что и их бумажные аналоги.
ТК РФ не принуждает сотрудника давать согласие. Это его право. В таком случае уведомите сотрудника, что получать бумажный экземпляр он будет в порядке очередности и выполнения других срочных задач кадрового отдела, которому потребуется время для дублирования операции в бумажном варианте.
6. Организовать смешанный документооборот.
Для сотрудников, не давших согласие, все кадровые документы, требующие их подписи, продолжают оформляться на бумаге. Это создает дополнительную нагрузку на кадровую службу, но является единственным законным вариантом.
Работодатель вправе вести в электронном виде только те документы, которые не требуют подписи этого конкретного сотрудника (см. раздел выше "в каких случаях согласие не нужно").
Важно: нельзя применять санкции (увольнение, дисциплинарные взыскания) к сотруднику только за отказ подписать согласие на КЭДО. Это не является нарушением трудовых обязанностей. Отказ – это реализация его права, предусмотренного ТК РФ.
Частые вопросы о согласии на КЭДО
Можно ли оформить одно согласие на всех сотрудников?
Нет, категорически нельзя. Трудовой кодекс РФ требует индивидуального волеизъявления каждого работника. Согласие должно быть персональным. Массовое собрание, подписание одного документа всем коллективом или представителем профсоюза не соответствует закону и не имеет юридической силы для целей КЭДО. Каждый сотрудник подписывает согласие лично.
Нет, категорически нельзя. Трудовой кодекс РФ требует индивидуального волеизъявления каждого работника. Согласие должно быть персональным. Массовое собрание, подписание одного документа всем коллективом или представителем профсоюза не соответствует закону и не имеет юридической силы для целей КЭДО. Каждый сотрудник подписывает согласие лично.
Можно ли подписать согласие на КЭДО электронной подписью?
Теоретически да, но практически на начальном этапе внедрения – это не совсем верно. Закон не запрещает подписание согласия электронной подписью. Однако логическая сложность в том, что для работы в КЭДО (включая подписание самого согласия электронно) как раз и требуется это согласие. Поэтому на практике первичное согласие чаще всего получают на бумажном носителе. После его получения все последующие документы, включая возможно новые редакции согласия, уже можно подписывать электронной подписью через систему КЭДО.
Исключение: для новых сотрудников, принимаемых уже после внедрения КЭДО, согласие можно оформлять сразу в электронном виде, если у них уже оформлена ЭП при приеме. Но если нет ЭП, нужно либо дать время на ее оформление, либо использовать альтернативные варианты (ПЭП или бумажный обмен).
Теоретически да, но практически на начальном этапе внедрения – это не совсем верно. Закон не запрещает подписание согласия электронной подписью. Однако логическая сложность в том, что для работы в КЭДО (включая подписание самого согласия электронно) как раз и требуется это согласие. Поэтому на практике первичное согласие чаще всего получают на бумажном носителе. После его получения все последующие документы, включая возможно новые редакции согласия, уже можно подписывать электронной подписью через систему КЭДО.
Исключение: для новых сотрудников, принимаемых уже после внедрения КЭДО, согласие можно оформлять сразу в электронном виде, если у них уже оформлена ЭП при приеме. Но если нет ЭП, нужно либо дать время на ее оформление, либо использовать альтернативные варианты (ПЭП или бумажный обмен).
Что делать, если сотрудник потерял бумажное согласие?
Согласие хранится у работодателя в личном деле сотрудника. Если у сотрудника потерялся согласия на присоединение к КЭДО его экземпляр, он может запросить копию у работодателя. Юридическую силу имеет экземпляр, хранящийся у работодателя. Его утрата работодателем – серьезное нарушение. В этом случае необходимо восстановить документ: составить акт об утрате и запросить у сотрудника новое согласие, повторно направив ему форму для подписания.
Согласие хранится у работодателя в личном деле сотрудника. Если у сотрудника потерялся согласия на присоединение к КЭДО его экземпляр, он может запросить копию у работодателя. Юридическую силу имеет экземпляр, хранящийся у работодателя. Его утрата работодателем – серьезное нарушение. В этом случае необходимо восстановить документ: составить акт об утрате и запросить у сотрудника новое согласие, повторно направив ему форму для подписания.
Может ли сотрудник отозвать согласие на КЭДО?
Да, сотрудник имеет право отозвать свое согласие в любое время. Для этого ему достаточно написать заявление в произвольной форме об отзыве согласия на применение КЭДО в отношении его кадровых документов. С момента получения такого заявления работодателем, все документы, требующие подписи этого сотрудника, должны оформляться исключительно на бумажном носителе. Работодатель обязан соблюсти это требование. Отзыв согласия не является основанием для увольнения или применения санкций.
Да, сотрудник имеет право отозвать свое согласие в любое время. Для этого ему достаточно написать заявление в произвольной форме об отзыве согласия на применение КЭДО в отношении его кадровых документов. С момента получения такого заявления работодателем, все документы, требующие подписи этого сотрудника, должны оформляться исключительно на бумажном носителе. Работодатель обязан соблюсти это требование. Отзыв согласия не является основанием для увольнения или применения санкций.
Заключение
Помните, что согласие работника на КЭДО — это не формальность, а юридическое основание для перевода кадровых процессов в цифровой формат. Процесс его оформления требует внимания к деталям: от информирования сотрудников и подготовки правильных документов (Положение о КЭДО, форма согласия) до индивидуального подписания и корректного хранения.
Понимание причин возможного отказа и знание законных процедур действий в таких случаях помогут кадровой службе провести переход максимально гладко. Помните, что КЭДО и его применение основывается на четком соблюдении норм трудового законодательства и уважении прав работников.
Помните, что согласие работника на КЭДО — это не формальность, а юридическое основание для перевода кадровых процессов в цифровой формат. Процесс его оформления требует внимания к деталям: от информирования сотрудников и подготовки правильных документов (Положение о КЭДО, форма согласия) до индивидуального подписания и корректного хранения.
Понимание причин возможного отказа и знание законных процедур действий в таких случаях помогут кадровой службе провести переход максимально гладко. Помните, что КЭДО и его применение основывается на четком соблюдении норм трудового законодательства и уважении прав работников.