9 октября 2026

Приказ об утверждении графика отпусков на 2026 год - образец

Составление и утверждение графика отпусков — одна из ключевых ежегодных задач кадровой службы. Этот документ упорядочивает отдых сотрудников и защищает организацию от сбоев в рабочих процессах. Однако вокруг самого процесса утверждения до сих пор возникают споры: нужен ли отдельный приказ, как правильно заполнить форму Т-7, как оформить отказ работника от подписи и что делать, если сотрудник отказывается подписывать документ? В этой статье разберем все тонкости оформления, опираясь на нормативы Трудового кодекса РФ, и предоставим готовый образец приказа, акта и алгоритмы внесения изменений.
Наталья Ильченко
Методолог-консультант 1C-WiseAdvice

Содержание

Чем совместительство отличается от совмещения
Кому нельзя работать по совместительству
Порядок оформления работы по совместительству
Что нужно знать о внутреннем совместительстве
Увольнение внутреннего совместителя
Ограничения и риски при оформлении совместительства

FAQ: частые вопросы о работе по совместительству
7.1. Что такое совместительство и чем оно отличается от основной работы
7.2. Какие условия нужно учесть при оформлении
7.3. Как оформить приказ о приеме
7.4. Какие документы нужны
7.5. Как определяется рабочее время и можно ли работать в выходные


Для работодателя важно оформить отношения отдельным трудовым договором, зафиксировать график, размер оплаты и иные условия, а затем издать приказ о приеме на работу по совместительству.

Важно. Информация актуальна на дату публикации. Перед оформлением конкретного сотрудника сверьтесь с действующей редакцией ТК РФ и отраслевыми ограничениями.

Обязательно ли составлять приказ об утверждении графика отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ («Статья 123 ТК РФ»), график отпусков обязателен как для работодателя, так и для каждого работника. Но обязывает ли закон издавать отдельный приказ об утверждении данного свода?

Законодательство допускает два варианта утверждения документа:

  • гриф утверждения на самой форме документа: руководитель организации подписывает сам план в специальном поле «УТВЕРЖДАЮ» в правом верхнем углу (например, на унифицированном бланке).
  • издание распорядительного документа: оформляется отдельный приказ, который вводит расписание в действие.
Хотя нормативные акты не требуют издавать распоряжение в обязательном порядке, большинство экспертов КЭДО и специалистов по кадровому риск-менеджменту настоятельно рекомендуют оформлять приказ о расписании периодов отдыха.

Это позволяет решить сразу несколько организационных задач:

  • назначить ответственное лицо за ознакомление персонала с датами отсутствия;
  • зафиксировать порядок и сроки передачи уведомлений об отдыхе;
  • установить контроль за тем, как соблюдается очередность на протяжении всего календарного года;
  • внести реквизиты документа в номенклатуру дел и журнал регистрации приказов по основной деятельности для архивной совместимости.

Совет эксперта:
издание распоряжения особенно актуально для крупных и средних компаний. Приказ о соблюдении утвержденного плана помогает юридически закрепить персональную ответственность руководителей подразделений за своевременный уход сотрудников на ежегодный отдых.

Сроки подготовки приказа об утверждении формы Т-7

Каждый работодатель обязан утвердить график не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Для документа на 2026 год крайняя дата утверждения — 17 декабря 2025 года.

 Пояснение расчета сроков:

две недели отсчитываются строго в календарных днях (ст. 14 ТК РФ — «Статья 14 ТК РФ»). Если крайняя дата выпадает на выходной или праздничный день, форму необходимо утвердить накануне, в предшествующий рабочий день, чтобы избежать просрочки и претензий ГИТ.
Чтобы успеть к этому сроку, процесс подготовки следует запускать заранее. Для этого кадровики обычно готовят приказ о подготовке проекта расписания еще в октябре-ноябре.

[Октябрь-ноябрь: Приказ о подготовке] ➔ [Сбор пожеланий и проектов от отделов] ➔ [Согласование с профсоюзом (5 дн.)] ➔ [До 17 декабря: Приказ об утверждении]


Пошаговый алгоритм и сроки:

  • сбор сведений: кадровое подразделение собирает проекты от руководителей отделов с учетом льготных категорий персонала.
  • учет мнения профсоюза (по статье 372 ТК РФ — «Статья 372 ТК РФ»): при наличии первичной профсоюзной организации проект плана и приказа направляются на согласование.
  • подписание и утверждение: руководитель подписывает реестр и издает приказ об утверждении графика отпусков до 17 декабря включительно.


Порядок согласования с профсоюзом (алгоритм):

  • передача проекта: работодатель направляет проект расписания и проект приказа в выборный орган первичной профсоюзной организации.
  • срок ответа: профсоюз обязан рассмотреть проект и направить мотивированное мнение в письменной форме в течение 5 рабочих дней со дня получения.
  • при несогласии: если мнение профсоюза не содержит согласия, работодатель в течение 3 дней проводит дополнительные консультации. Если согласие не достигнуто, оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить документ. Профсоюз при этом может обжаловать его в ГИТ или суде.
  • приложение к приказу: мотивированное мнение профсоюза подлежит обязательному приобщению и хранению вместе с утвержденным планом.

Чек-лист кадровика по подготовке и утверждению графика отпусков

Для удобства кадровой службы ниже приведен пошаговый чек-лист контроля процедур:

  • шаг 1 (до 15 октября): издать приказ о подготовке сводного плана и назначить ответственных в подразделениях.
  • шаг 2 (до 10 ноября): собрать пожелания сотрудников, проверить права льготных категорий на отдых в удобное время.
  • шаг 3 (до 25 ноября): сформировать проект формы Т-7 и проверить выполнение правила о 14 календарных днях неделимой части.
  • шаг 4 (до 1 декабря): направить проект в профсоюз (при наличии) и получить мотивированное мнение (5 рабочих дней).
  • шаг 5 (до 17 декабря): подписать реестр у руководителя организации и издать приказ об утверждении.
  • шаг 6 (до 31 декабря): зарегистрировать приказ в журнале приказов по основной деятельности и ознакомить работников под подпись (или через КЭДО).
  • шаг 7 (в течение года): за 2 недели до начала отпуска каждого сотрудника направлять персональное письменное уведомление.

Образец заполнения приказа об утверждении графика отпусков на 2026 год

Законодательно утвержденной формы приказа нет, поэтому компания вправе составить его в свободной форме на фирменном бланке.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».

Обязательные реквизиты, которые должен содержать образец приказа:

  • наименование организации и дата составления;
  • номер документа (с указанием индекса дела по номенклатуре) и город;
  • преамбула со ссылкой на статью 123 ТК РФ («Статья 123 ТК РФ»);
  • распорядительная часть: утверждение плана, назначение ответственных лиц, порядок ознакомления;
  • подпись руководителя компании.

Образец документа

ООО «Вектор»

ПРИКАЗ № 142-д об утверждении графика отпусков на 2026 год

г. Москва 15 декабря 2025 г.

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ и в целях организации рационального использования рабочего времени сотрудников в 2026 году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график отпусков ООО «Вектор» на 2026 год (Приложение № 1).
2. Начальнику отдела кадров Петровой И.А. в срок до 25 декабря 2025 года ознакомить всех работников организации с утвержденным графиком отпусков под роспись.
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить контроль за соблюдением формы Т-7 сотрудниками в течение 2026 года.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Приложение:
1. График отпусков на 2026 год (форма № Т-7) на 5 л. в 1 экз.
2. Мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации № 12 от 10.12.2025 на 1 л.
Генеральный директор ____________ / Иванов С.В. /
Вы можете скачать готовый образец приказа в формате .docx и .pdf и адаптировать его под внутренние стандарты документооборота компании.

Порядок ознакомления и оформление акта при отказе от подписи

Работодатель обязан ознакомить сотрудников с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сделать это можно несколькими способами:

  • добавить в форму Т-7 дополнительный столбец «С документом ознакомлен (подпись, дата)»;
  • вести отдельный листок (ведомость) ознакомления, приложенный к плану;
  • использовать систему КЭДО с подписание документов электронными подписями.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать график отпусков?

Отказ сотрудника поставить подпись об ознакомлении не отменяет обязательности расписания для обеих сторон. В случае отказа кадровик обязан зафиксировать данный факт специальным актом.

Алгоритм составления акта об отказе от ознакомления:

  • присутствие свидетелей: акт составляется в присутствии не менее двух свидетелей (других сотрудников организации).
  • зачтение текста: в присутствии свидетелей сотруднику вслух зачитываются даты его отсутствия из утвержденного документа.
  • подписание акта: акт подписывается составителем (кадровиком) и двумя свидетелями.
  • регистрация и хранение: акт регистрируется в журнале учета актов и подшивается в личное дело сотрудника или в дело с планом. Срок хранения акта составляет 3 года.

АКТ

об отказе работника от ознакомления с графиком отпусков
г. Москва 18 декабря 2025 г.

Настоящий акт составлен начальником отдела кадров Петровой И.А. в присутствии:

1. Старшего юрисконсульта Сидоровой О.В.
2. Ведущего бухгалтера Васильевой Е.Н.

О том, что сегодня, 18 декабря 2025 г., в 14:00 старшему менеджеру отдела продаж Григорьеву А.Б. был предъявлен для ознакомления утвержденный график отпусков ООО «Вектор» на 2026 год.

Григорьеву А.Б. было предложено ознакомиться с документом и поставить личную подпись. Однако Григорьев А.Б. отказался подписывать бланк без объяснения причин. Текст формы Т-7 в части, касающейся запланированного периода отдыха Григорьева А.Б., зачитан ему вслух.

Составитель акта: ___________ / Петрова И.А. /
Свидетели: ___________ / Сидорова О.В. /
___________ / Васильева Е.Н. /

Форма Т-7 – График отпусков (пример заполнения на 10 строк)

Стандартная унифицированная форма № Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 («Постановление Госкомстата № 1»).

Коммерческая организация имеет право использовать собственный бланк, закрепив его в учетной политике.

Ниже приведен наглядный пример фрагмента заполненного расписания периодов отдыха (форма Т-7):

Подразделение (ст. 1)

Должность (ст. 2)

ФИО (ст. 3)

Табельный номер (ст. 4)

Дни отдыха, дн. (ст. 5)

Дата запланированная (ст. 6)

Дата фактическая (ст. 7)

Перенос: основание (ст. 8)

Перенос: дата (ст. 9)

Примечание (ст. 10)

Администрация

Генеральный директор

Иванов С.В.

00001

28

15.06.2026

—

—

—

—

Отдел кадров

Начальник отдела

Петрова И.А.

00004

14

11.05.2026

—

—

—

Часть 1 периода

Отдел кадров

Начальник отдела

Петрова И.А.

00004

14

14.09.2026

—

—

—

Часть 2 периода

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Сидорова Е.М.

00008

28

03.08.2026

—

—

—

—

Бухгалтерия

Ведущий бухгалтер

Васильева Е.Н.

00012

28

01.06.2026

—

—

—

Опекун несовершеннолетнего

Отдел продаж

Руководитель отдела

Волков Д.А.

00015

14

13.07.2026

—

—

—

Внешний совместитель

Отдел продаж

Старший менеджер

Григорьев А.Б.

00019

28

10.08.2026

—

—

—

Акт об отказе от 18.12.25

IT-отдел

Системный администратор

Морозов К.С.

00023

28

18.05.2026

—

—

—

Декретница (выход в 2026)

Склад

Заведующий складом

Николаев П.Р.

00027

35

08.06.2026

—

—

—

Доп. дни за вредность

Склад

Кладовщик

Федоров А.В.

00031

28

06.07.2026

—

—

—

Инвалид II группы


 Предупреждение:

форма Т-7 составляется на весь календарный год. Если ежегодный отпуск по соглашению сторон согласно ст. 125 ТК РФ («Статья 125 ТК РФ») делится на части, хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней.

Запрещено разделять дни так, чтобы все его части были короче 14 дней.

Важный судебный нюанс:

как подтверждает судебная практика и разъяснения портала Онлайнинспекция.рф, работодатель не имеет права по своему усмотрению делить отдых работника на части при составлении расписания — это возможно исключительно по взаимному письменному согласию.

Каких работников включать в график отпусков: особенности отдельных категорий

В план необходимо включать всех физических лиц, с кем у организации оформлен действующий трудовой договор на момент составления документа:

  • основной штат: все постоянные и временные работники.
  • совместители (внутренние и внешние): вносить их в реестр обязаны все работодатели. Согласно статье 286 ТК РФ («Статья 286 ТК РФ»), совместителям отпуск предоставляется одновременно с отсутствием по основному месту работы. Внешний совместитель предоставляет справку с основной работы о запланированных датах.
  • работники с неполным рабочим временем: на них распространяются стандартные нормы ТК РФ, продолжительность отдыха не сокращается.
  • сотрудники в декрете и отпуске по уходу за ребенком: если они планируют выходить на работу в 2026 году, их даты также указываются. Если работница находится в декрете весь 2026 год, в свод ее можно не включать, но при выходе на работу дата предоставляется по ее заявлению.
  • сотрудники с льготами и доп. днями: работники с вредными условиями труда (ст. 117 ТК РФ — «Статья 117 ТК РФ»), инвалиды, несовершеннолетние и родитель 3+ детей до 18 лет имеют право выбирать удобное время отдыха. В документе указываются согласованные с ними даты.
  • работники с накопленными днями за прошлые годы: согласно разъяснениям Роструда и судебной практике («Подборка судебной практики КонсультантПлюс»), все неиспользованные дни за прошлые рабочие периоды работодатель вправе и обязан включить в график отпусков на следующий календарный год, даже без отдельного согласия работника.

Кого в план включать НЕ нужно:

  • исполнителей по договорам ГПХ (самозанятых, ИП, физлиц);
  • сотрудников, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до 6 месяцев.

Процедура внесения изменений в утвержденный график отпусков

Форма Т-7 — подвижный документ. Перенос дат допускается как по инициативе сотрудника, так и по производственной необходимости работодателя (ст. 124 ТК РФ — «Статья 124 ТК РФ» ).

Пошаговый порядок внесения изменений:

  • основание: заявление работника с просьбой о переносе или служебная записка руководителя с письменным согласием работника.
  • издание приказа о переносе: оформляется распоряжение в свободной форме.
  • регистрация в форме Т-7: кадровик вносит изменения в реестр:
  • в столбце 8 указывает документ-основание (номер и дату приказа);
  • в столбце 9 фиксирует новую дату начала отдыха;
  • в столбце 7 ставится фактическая дата ухода, когда сотрудник отправится отдыхать.

ФОРМУЛИРОВКА ПРИКАЗА
(фрагмент распоряжения)

1. Перенести ежегодный оплачиваемый отпуск старшего менеджера Григорьева А.Б. продолжительностью 14 календарных дней с 10 августа 2026 г. на 14 сентября 2026 г. на основании личного заявления Григорьева А.Б.
2. Начальнику отдела кадров Петровой И.А. внести соответствующие изменения в форму № Т-7 на 2026 год.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) и ЭЦП

С внедрением электронного кадрового документооборота (ст. 22.1–22.3 ТК РФ — «Статья 22.1 ТК РФ») и №63-ФЗ — «ФЗ № 63-ФЗ», процедура ознакомления с планом существенно упростилась.

Юридическая сила электронных подписей при утверждении и ознакомлении:

  • подписание приказа и реестра руководителем: используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
  • ознакомление работников: сотрудники могут подписывать расписание и приказ в личном кабинете КЭДО с помощью усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП), выданной в системе, или УКЭП. Документ, подписанный УНЭП в рамках КЭДО, имеет 100% юридическую силу, равную бумажной подписи.

Требования к хранению электронных приказов и графиков отпусков:

  • формат файлов: электронные кадровые документы хранятся в формате PDF/A с файлами отсоединенной электронной подписи и машиночитаемой доверенностью (МЧД).
  • контроль целостности: система КЭДО должна обеспечивать невозможность внесения изменений в утвержденный файл задним числом.
  • резервное копирование: электронный архив приказов и расписаний подлежит ежедневному резервному копированию с хранением баз данных на серверах в РФ.

Хранение приказа и графика

Правильное хранение приказа и самого реестра регулируется архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — «Приказ Росархива № 236»):

  • документ по отдыху: хранится в организации 3 года после окончания года, на который он был составлен (например, план на 2026 год хранится до конца 2029 года).
  • приказ об утверждении расписания: относится к приказам по основной деятельности и хранится постоянно (или 5 лет в зависимости от внутренней номенклатуры дел организации).
  • акты об отказе от ознакомления: хранятся 3 года в составе кадровых дел.
 Совет по кадровому делопроизводству:

если свод содержит сведения о работниках с вредными или опасными условиями труда, срок его хранения увеличивается до 50/75 лет.

Ответственность за отсутствие приказа и минимизация рисков

Отсутствие графика или нарушения при его утверждении расцениваются Государственной инспекцией труда (ГИТ) как нарушение трудового законодательства.

Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ («Статья 5.27 КоАП РФ»), предусмотрены следующие штрафы:

  • на должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) штраф для юрлиц возрастает до 70 000 рублей, а ответственное лицо (кадровик или руководитель) может быть дисквалифицировано на срок до 3 лет.

Рекомендации по минимизации рисков:

  • ведение журнала регистрации приказов: обязательно регистрируйте приказ об утверждении в день его подписания с присвоением сквозного регистрационного номера.
  • запас по срокам: утверждайте реестр на 2–3 дня раньше крайнего срока (например, 12–14 декабря), чтобы иметь резерв времени на исправление технических ошибок.
  • протоколирование процедур: сохраняйте служебные записки, ведомости ознакомления и акты, подшивая их в отдельную папку к форме Т-7.

FAQ

  • Кто отвечает за составление расписания периодов отдыха в организации?
    За планирование и формирование реестра отвечает служба кадров. Руководители отделов предоставляют проекты с желаемыми датами сотрудников, а итоговый документ утверждается руководителем компании или уполномоченным лицом.
  • Как правильно оформить приказ об утверждении формы Т-7?
    Приказ оформляется в свободной форме на бланке компании. В нем указываются реквизиты, ссылка на ст. 123 ТК РФ, распоряжение утвердить план, назначение ответственных лиц за ознакомление и подпись руководителя.
  • Что делать, если сотрудник не согласен с датами в документе?
    Утвержденный реестр обязателен для работника. Если он не относится к льготным категориям, имеющим право на отдых в любое время, работодатель вправе утвердить план без его согласия. При отказе подписывать ознакомление составляется акт.
  • Как внести изменения в уже утвержденную форму Т-7?
    Изменения вносятся путем издания приказа о переносе сроков (на основании заявления работника или производственной необходимости) и внесения соответствующих записей в колонки 8 и 9 формы Т-7.
  • Можно ли утвердить реестр задним числом?
    Закон строго запрещает утверждать документ задним числом. Он должен быть подписан не позднее чем за 2 недели до начала года (до 17 декабря). Утверждение с опозданием грозит штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.
Всё готово
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе