Перевод сотрудника на другую должность внутри организации - как оформить перевод работника на другую должность

Согласно статье 72.1 ТК РФ, переводом работника считается постоянное или временное изменение его трудовой функции. При этом трудовая функция — это конкретная работа на определённой должности или по определённой профессии, установленная трудовым договором. 

Например, если продавец-консультант стал работать кассиром или бухгалтера повысили до заместителя директора, или водителя автотранспорта перевели на должность курьера — всё это примеры перевода внутри компании с изменением трудовой функции. 
Ещё согласно тексту той же статьи переводом считается постоянная или временная смена структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Но это актуально, если в Трудовом соглашении с сотрудником указано конкретное подразделение, а его направляют работать в другое в той же местности. А если в договоре подразделение не указано, то направление работника в другое подразделение в той же местности будет считаться уже не переводом, а перемещением.

Например, бухгалтера из главного офиса переводят в филиал — это перевод в другое структурное подразделение. Или охранника с одного объекта направляют работать на другой. 
Также переводом называют перемещение сотрудника в другую местность вместе с работодателем. Например, завод переносит производство из Подмосковья в Рязань, и работников переводят туда.

И есть в законе ещё одно определение — это перевод работника к другому работодателю. Например, бухгалтера переводят из головной компании в дочернюю. В этом случае специалиста увольняют из прежней организации, и он устраивается в новую. 

Условно можно выделить два основных вида: постоянный и временный перевод. Также мы уже писали о том, что в законе прописаны и другие ситуации, связанные с переводом. Рассмотрим их все.

В этом случае срок не указывается, но меняются существенные условия договора между работодателем и работником. Например, изменяется трудовая функция специалиста, его структурное подразделение (если оно было изначально указано в договоре) или местность. 

Поскольку существенные условия меняются, работодатель обязан составить дополнительное соглашение к трудовому договору, а также внести изменения в документацию. 
Но нужно помнить, что если новая работа противопоказана специалисту из-за его состояния здоровья, то работодатель не вправе его переводить. 

Важно: для оформления постоянного перевода на другую должность или в другое подразделение работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника. О том, как оформить согласие и остальные документы, расскажем в одном из блоков ниже.

Временным считается такой кадровый перевод, который работодатель организует для замещения основного работника, например, болеющего или вышедшего в декрет. Срок такого перевода — до одного года.

Но если по истечении года замещающий сотрудник по любым причинам продолжает работать на том же месте или на той же должности, то временный перевод становится постоянным и оформляется тоже как постоянный. 

При временном изменении рабочего места или должности работодатель обязан взять у специалиста письменное согласие, за исключением случаев, описанных в следующем пункте. 

Временным считается такой кадровый перевод, который работодатель организует для замещения основного работника, например, болеющего или вышедшего в декрет. Срок такого перевода — до одного года.

Но если по истечении года замещающий сотрудник по любым причинам продолжает работать на том же месте или на той же должности, то временный перевод становится постоянным и оформляется тоже как постоянный. 

При временном изменении рабочего места или должности работодатель обязан взять у специалиста письменное согласие, за исключением случаев, описанных в следующем пункте. 

Иногда работника можно временно перевести на другую работу или должность без его согласия. Эти ситуации описаны в пунктах 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ:

1. При возникновении чрезвычайных обстоятельств. К таким обстоятельствам относятся различные стихийные бедствия, эпидемии и вообще любые события, которые угрожают жизни и нормальным условиям жизни людей. В этом случае начальник может перевести специалиста на другую работу в своей организации, чтобы справляться с возникшей ситуацией. Но срок такого перевода по закону не должен превышать 1 месяц.
2. Во время простоя или для предотвращения ущерба. Руководитель может перевести специалиста на другую временную работу, если нужно предотвратить уничтожение или порчу имущества или если нужно заменить отсутствующего из-за чрезвычайных обстоятельств работника. Срок также не более 1 месяца.

Но по истечении месяца потребуется письменное согласие работника.


Важно: при описанном временном переводе работодатель должен сделать так, чтобы уровень заработка специалиста был не ниже его среднего заработка по прежнему месту работы. Но если будущая работа с более низкой квалификацией, тогда письменное согласие всё же нужно.

Есть ситуации, когда закон требует, чтобы работодатель предложил сотруднику другую работу, но в своей же организации. Вот основные ситуации:

По медицинским заключениям. Например, беременная сотрудница вправе написать заявление на имя работодателя, чтобы тот облегчил условия её труда: исключил вредные факторы на производстве, снизил выработку часов или освободил от командировок. В этом случае работодатель обязан перевести женщину на более лёгкую или безопасную работу. 

Или у работника выявлены медицинские противопоказания к текущей работе, и он имеет соответствующее заключение. Тогда работодатель, согласно части 1 статьи 73 ТК РФ, должен предложить ему перейти на другую подходящую работу в своей организации, но только при наличии свободных мест. Если свободных мест нет или специалист сам отказывается от данного варианта, то у работодателя есть два варианта:

• он может отстранить сотрудника от работы на срок до 4 месяцев, сохранив за ним рабочее место, но не начисляя зарплату;
• если работник отказывается, если ему нужно больше 4 месяцев или если у работодателя нет подходящего вакантного места, то специалиста увольняют, выплачивая двухнедельный средний заработок или более высокую сумму, если это предусмотрено трудовым договором. 

Другая ситуация с руководителями, заместителями и главными бухгалтерами. Если у такого человека выявлены медицинские противопоказания к текущей работе, его можно отстранить от работы с сохранением рабочего места, но не ограничивать срок 4 месяцами. Либо его можно уволить, если сотрудник не согласен или у работодателя нет свободных мест. 

Работницам или отцам-одиночкам с детьми до 1,5 лет. Предположим, у сотрудницы есть ребёнок в возрасте до 1,5 лет, но она вышла из декрета раньше и хочет работать. Тогда она может подать работодателю заявление о том, что её текущая деятельность несовместима с кормлением ребёнка и уходом за ним, и попросить предоставить более подходящую работу. Но зарплата у неё должна остаться на прежнем уровне. 

То же самое может сделать отец, если он воспитывает ребёнка до 1,5 лет без матери.

При сокращении численности или штата. В этом случае работодатель должен предоставить сотруднику другую должность в своей организации. Она должна соответствовать квалификации, но может быть нижеоплачиваемой и не должна быть противопоказана по состоянию здоровья.

Если мест нет или сотрудник отказывается, его увольняют. 

Специалист может отказаться от такого переезда, и в этом случае работодатель его увольняет. Но он обязан выплатить двухнедельный средний заработок или большую сумму, если это прописано в трудовом договоре.

Чтобы проще было запомнить, когда нужно согласие работника, а когда нет, мы сделали общую таблицу со всеми возможными случаями:


Перечисленные правила важно учитывать, чтобы процедура была законной.

Работодателю нужно выполнить следующие шаги:

• уведомить сотрудника о переводе;
• получить его согласие;
• составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• издать приказ о переводе на другую работу;
• внести изменения в трудовую книжку, сделать запись об изменении должности в личную карточку сотрудника;
• передать в СФР сведения о переводе сотрудника. 

Рассмотрим подробнее каждый из шагов. 

1. Уведомление сотрудника о переводе
Если работодатель переводит сотрудника на другую работу по своей инициативе, то он должен его уведомить, причём письменно.
Строгой формы уведомления в законе нет, поэтому каждая компания разрабатывает её самостоятельно. Главное, чтобы работник лично расписался в уведомлении или поставил электронную подпись. 
Но уведомление — это ещё не согласие. 

2. Получение согласия работника
Выше мы обговорили случаи, в которых работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на перевод. 
Установленной законом формы этого документа нет, но в нём нужно указать:

• ФИО специалиста;
• должность или подразделение, на которое переводится;
• дату начала перевода;
• срок перевода, если он временный;
• подпись работника и дату.

3. Составление дополнительного соглашения к трудовому договору
Поскольку при переводе меняются существенные условия договора, работодатель обязан составить дополнительное соглашение, в котором опишет эти изменения. Основание для этого документа — письменное согласие или письменное заявление сотрудника. 

В допсоглашении указываются:

• дата и место подписания;
• наименование работодателя;
• ФИО специалиста;
• новая редакция пунктов трудового договора, в которые вносятся изменения.

Документ подписывают обе стороны и в двух экземплярах. 

Важно: если перевод временный сроком на 1 месяц или меньше, этот пункт пропускают.

4. Издание приказа о переводе на другую должность или в другое подразделение 

Этот шаг обязателен при любом типе перевода, так как потом на основании этого постановления делаются следующие шаги: заполняется трудовая книжка, передаются данные в СФР, начисляется зарплата. 

Для приказа о переводе на другую должность или в другое подразделение используют бланк по форме Т-5 или иную форму, если она разработана у работодателя. Работник расписывается в приказе, отмечая то, что он с ним ознакомлен. 

5. Внесение изменений в трудовую книжку и личную карточку сотрудника
Если перевод постоянный и у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель вносит туда новую запись. При временном переводе эти записи не делают. Если работодатель ведёт личную карточку сотрудника, он указывает там эти изменения в любом случае.

6. Передача в СФР сведений о переводе сотрудника
Если кадровый перевод постоянный, то работодатель отправляет в СФР форму ЕФС-1. Это нужно сделать до 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Если работодатель «забудет» получить такой документ, то ему грозит предупреждение или штраф, согласно тексту статьи 5.27ТК РФ.

Если при переводе изменяется должность или условия труда, то зарплата специалиста тоже может измениться, причём как в большую, так и в меньшую сторону. Здесь всё зависит от договорённостей сторон.

Да, отказы возможны, причём как со стороны работника, так и со стороны работодателя. 

Например, работник может отказаться переводиться, если новое место или условия работы несовместимы с его состоянием здоровья. В принципе, он может отказаться и по другим причинам, например, если не хочет переезжать вместе с фирмой в другой город, и тогда работодателю придётся его уволить. Или если работодатель вынужден сокращать штат, то должен предложить специалисту другую должность, в том числе и на нижестоящую или с меньшей зарплатой. И если работника это не устраивает, он также может отказаться и будет уволен. 

Работодатель тоже может отказать специалисту в кадровом переводе. Например, если в компании появляется вакантная должность, и кто-то из сотрудников подаёт работодателю заявление, желая вступить в эту должность. В этом случае можно отказать своему специалисту и взять кого-то со стороны. Но тут есть нюанс: если у специалиста есть медицинские показания, по которым ему положен этот перевод, то работодатель будет обязан его перевести.

И еще, согласно статье 64 ТК РФ, начальник не может отказать соискателю по любым основаниям, которые не связаны с его деловыми качествами. То есть если сотрудник просится на вакантную должность в своей компании и при этом обладает нужным опытом, знаниями, квалификацией, то он может посчитать отказ работодателя необоснованным и отстаивать свои права через Минтруда. И тогда работодателю придётся отвечать и обосновывать свои действия.