WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
27 апреля 2023
КЭДО для Olympus или Все документы подписаны
В 2019 году после кадрового аудита Olympus окончательно осознали — кадровые процессы пора автоматизировать.
О клиенте
Olympus
Компания со 100-летней историей, производитель высокотехнологичного медицинского оборудования.
Внедряют инновации в медицинской отрасли, позволяющие диагностировать заболевания и проводить научные исследования.
Внедряют инновации в медицинской отрасли, позволяющие диагностировать заболевания и проводить научные исследования.
25 лет
в России
топ 100
рейтинга компаний инноваторов
более 100
региональных сотрудников
Проблема — документы не доходят
Кадровый аудит, проведенный в 2019 году, подсветил три основные проблемы в кадровых процессах компании, с которыми ей важно было справиться:
1
в штате компании больше 100 дистанционных сотрудников, с которыми постоянно нужно обмениваться документами;
2
накопилась критическая масса неподписанных или потерянных документов;
3
графики отпусков бессистемно ведутся в таблицах Excel.
Компания уже представляла, каким должно быть идеальное решение для автоматизации, поэтому четко сформулировала основные требования:
— кадровые процессы должны быть быстрыми, технически грамотными с возможностью исключить ошибки связанные с человеческим фактором;
— упростить кадровое взаимодействие с дистанционными коллегами;
— соблюсти требования законодательства на 100%.
Решение — модуль автоматизации отпусков
Для автоматизации было выбрано решение EmplDocs — “Личный кабинет сотрудника” с функционалом КЭДО. Olympus и EmplDocs совместно подготовили объемное техзадание по его доработке и внедрению. Работы по интеграции и выстраиванию процессов КЭДО заняли один месяц.
Также специально для Olympus, EmplDocs разработал дополнительный функционал планирования отпусков, который позволяет полностью автоматизировать этот участок и учитывает все нюансы трудового законодательства:
— один из периодов — не менее 14 дней;
— все 28 дней отпуска должны быть спланированы без остатка;
— остаток с прошлого года учитывается в новом планировании.
Подробнее про этап разработки в видео
Итог — к проверкам готовы!
EmplDocs с функционалом КЭДО обеспечил отделу персонала юридическую чистоту и 100%-ную готовность к внеплановым проверкам.
1
Все кадровые события отражаются в базе в режиме реального времени. Даже если один из руководителей отсутствует, благодаря автоматизированным маршрутам согласования, кадровые вопросы решаются без задержек.
2
Заявления, приказы и прочие кадровые документы подписываются день в день. А функционал обязательного ознакомления в «Личном кабинете сотрудника» обеспечил подписание 100% ЛНА, Регламентов и Политик компании.
3
Документы хранятся в электронном архиве на серверах Olympus, не теряются и легко доступны.
4
Кадровое взаимодействие с дистанционными сотрудниками проходит в электронном формате, без сложной логистики и бумаг.
5
Благодаря тому, что все кадровые документы своевременно подписываются, расчеты и начисления производятся вовремя и без ошибок.
По отзывам заказчика, сотрудники компании по достоинству оценили функционал Личного кабинета.
Важной причиной для внедрения КЭДО для Olympus стал экологический вопрос, так как Olympus — компания с высокой социальной ответственностью. Российское представительство носит гордое звание «зелёного офиса», и сотрудники компании это разделяют: «Минимально используя принтеры, мы действительно поддерживаем окружающую среду». И EmplDocs в том числе помогает поддерживать миссию Olympus.
Материалы
Презентация спикеров
«Система для людей, а не люди для системы». Внедрение КЭДО на примере EmplDocs для Olympus
Инструкция – как перейти на КЭДО
Разбираемся в переход на электронный кадровый документооборот
Ближайшее мероприятие
EmplDocs с HR-кухней про безопасный КЭДО для госсектора
Эксперт EmplDocs расскажет почему КЭДО должен быть безопасным и про требования к программному обеспечению в госсекторе. Как важно защититься от утечки чувствительных данных в компаниях КИИ и финсектора.
Подробно рассмотрим ужесточение законов о хранении и обработке персданных.
Подробно рассмотрим ужесточение законов о хранении и обработке персданных.
ПО одобренное
ФСТЭК и ФСБ
ФСТЭК и ФСБ
КЭДО и персональные
данные сотрудников
данные сотрудников
Утечки данных в России
и в госкомпаниях
и в госкомпаниях
6 июня
Онлайн
Завершено