Как уволить сотрудника на дистанционной работе

Увольнять работника можно на общих основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом (ТК РФ) для всех работников: по инициативе работника, по соглашению сторон или по инициативе работодателя. Остановимся на вариантах, когда в случае с дистанционной работой могут возникнуть сложности.

Увольнение за прогул

Увольнять удаленного сотрудника за прогул можно в случае, если для него формат дистанционной работы временный. Это значит, что периодически он должен появляться в офисе, например, приезжать на совещания. Отсутствие сотрудника в офисе в согласованные дни и будет считаться прогулом.

Если работник без уважительной причины не явится в офис в назначенный день, это можно расценить как прогул и будет основание увольнять его. Факт прогула необходимо документально зафиксировать в установленном порядке. В остальных случаях будет сложно доказать факт, что сотрудник не приступил к работе — его рабочее место находится вне контроля руководителя и не обязано быть стационарным.  Основная проблема здесь — отсутствие прямого визуального контроля. Такое основание в судебной практике показывает, что увольнять сотрудника можно достаточно быстро.

Увольнение за работу в нетрезвом состоянии

По общему правилу сотрудника могут увольнять за работу в нетрезвом виде (согласно ТК РФ). Работать на удаленке в состоянии алкогольного опьянения также нельзя — это следует из разъяснений Верховного Суда РФ.  При возникновении спора именно суд будет оценивать доказательства факта опьянения. Суд указал на то, что находиться в состоянии опьянения нельзя в месте выполнения трудовых обязанностей. Это правило действует независимо от того, является ли это место стационарным офисом или домашним рабочим кабинетом. Логично предположить: то, что дистанционный сотрудник сам определяет такое место, не дает ему права работать в нетрезвом виде.

Важно: запросить с помощью электронного документооборота показания других сотрудников и потребовать объяснений от провинившегося можно только в случае, если это закреплено в правилах внутреннего трудового распорядка кадрового электронного документооборота, и у работников есть электронные подписи.

Если работодатель обратился к удаленному сотруднику по рабочему вопросу, а тот ему не отвечает более двух рабочих дней подряд, компания имеет право увольнять этого сотрудника. Критерием отсчета срока считается получение сотрудником сообщения, поэтому важно использовать каналы связи, фиксирующие факт доставки. Установленный срок ответа является минимальным и обязательным к соблюдению. В трудовом договоре можно установить и больший срок, в течение которого работник должен выходить на связь. Меньший — нельзя. Также будет незаконным увольнение сотрудника, который не смог ответить работодателю по уважительной причине, например, из-за внезапной госпитализации. Если уважительная причина подтверждена документально, срок ответа продлевается.

Это поможет избежать споров о том, должен ли был работник ожидать обращения работодателя по определенному номеру телефона или почтовому адресу. Когда допустимый срок ответа пройдет, работодателю важно зафиксировать этот факт — составить акт о невыходе дистанционного работника на связь, чтобы иметь юридические основания увольнять его.

Удаленная работа отличается тем, что сотрудник сам выбирает, где ему трудиться — работодатель не контролирует этот вопрос. Однако если новое место жительства делает невозможным выполнение обязанностей, это становится основанием для увольнения.

Роструд отмечает, что увольнение из-за переезда нельзя считать увольнением по инициативе работодателя. Тем не менее, это веская причина, чтобы увольнять сотрудника. Если работник решит оспорить увольнение, суды проверят, действительно ли из-за переезда стало невозможно выполнять обязанности по трудовому договору. Если проверяющие посчитают, что функционал сотрудника не привязан к местности и переезд не должен был повлиять на эффективность сотрудника, заявление на увольнение признают незаконным и увольнять сотрудника по данному основанию будет рискованно. Чтобы избежать такой ситуации, в трудовом договоре нужно четко прописать привязку обязанностей к месту.

Например, объяснить расторжение трудового договора из-за переезда сотрудника в другой город будет проще, если его должность подразумевает регулярные встречи с клиентами или посещение совещаний в офисе.

Удобнее всего расторгать с помощью системы электронного документооборота. Это особенно актуально для компаний, которые заключают трудовые договоры с удаленными сотрудниками в разных регионах. Требования к процедуре расторжения договора четко регламентированы ТК РФ. Для обмена документами работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику будет достаточно усиленной неквалифицированной подписи. Подробнее об использовании ЭЦП в трудовых отношениях мы рассказывали в другой статье.

Оформить приказ об увольнении сотрудника придется на бумаге, даже если в компании используют КЭДО. Это прямое требование ТК. В течение трех рабочих дней с даты его издания копию приказа на бумажном носителе нужно направить сотруднику по почте с уведомлением о вручении. Данный срок установлен законодательством и его нарушение может повлечь ответственность для работодателя. Отправка заказным письмом через почту является надежным способом документального подтверждения факта уведомления. Эту копию работодатель должен заверить подписью и печатью, если она есть.

С приказом об увольнении сотрудника нужно ознакомить под подпись. Порядок ознакомления зависит от того, есть ли у этого работника ЭЦП. Если такой подписи нет, важно, чтобы сотрудник поставил живую подпись на заверенной копии приказа, которую работодатель направит ему по почте. Эту копию сотрудник должен выслать письмом обратно через почту, а работодатель — получить его и приложить к личному делу.

Если у работника есть ЭЦП и документооборот между сотрудником и организацией ведется в электронном виде, то приказ об увольнении можно подписать электронной подписью и направить сотруднику для ознакомления в электронной форме. После ознакомления сотрудник подписывает документ своей ЭЦП и таким же образом направляет документ обратно.

Провести оформление и обмен документов удобно через кадровый электронный документооборот (КЭДО) — на это понадобится всего пара минут.

Если документы об увольнении направлены работнику по КЭДО, работодателю будет достаточно направить работнику заверенную копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней с даты издания приказа.

По запросу сотрудника в его трудовую книжку нужно сделать запись об увольнении и указать статью-основание увольнения. Без такого запроса в этом нет необходимости. А вот в сведения о трудовой деятельности информацию об увольнении дистанционного сотрудника внести придется — такова норма ТК РФ, исключений не предусмотрено. Сделать это нужно в день расторжения трудового договора.

При увольнении дистанционному сотруднику нужно направить тот же комплект документов, причем не письмом, а электронно. Все документы, что и при увольнении обычных работников: сведения о трудовой деятельности, расчетный лист, справку о страховых взносах. В расчетном листке отражается полный расчет по зарплате и компенсациям за неиспользованный отпуск. Также по запросу может потребоваться выдавать справку по форме 182н или иной официальный отчет о доходах.

С 1 января 2023 года появились новые формы отчетности, в связи с чем изменился и комплект документов. Подробный сравнительный разбор и удобную памятку мы привели в другой статье.

Наши статьи