WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
1 декабря 2025
Электронная подпись на сотрудника организации в 2026 году: кому она нужна, как ее выбрать и получать
Все больше компаний, включая каждое второе ООО, переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО), не дожидаясь, пока он станет обязательным. Бизнес ценит возможность сократить бумажную волокиту, быстро проводить оформление и подписывать документы даже с удаленными специалистами, используя электронную подпись как удобный инструмент для работы.
Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить работникам электронные подписи — цифровой аналог, часто называемый ЭЦП. В учреждениях и государственных органах требования к налоговой безопасности строже. Для заключения договоров и иных юридических действий ЭП может потребоваться в обязательном порядке. Есть ЭП, которые можно выпустить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их заказывать и правильно пользоваться.
Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить работникам электронные подписи — цифровой аналог, часто называемый ЭЦП. В учреждениях и государственных органах требования к налоговой безопасности строже. Для заключения договоров и иных юридических действий ЭП может потребоваться в обязательном порядке. Есть ЭП, которые можно выпустить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их заказывать и правильно пользоваться.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs
Электронная подпись: как она появилась и чем отличается от ЭЦП
ЭП и ЭЦП: как правильно
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это прародитель сегодняшней электронной подписи (ЭП). В актуальном Федеральном законе «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 (далее — Закон об ЭП) нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 (далее — Закон об ЭЦП) и сейчас в 2026 году не актуален. На практике некоторые специалисты и сейчас продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП, подразумевая при этом ЭП.
Суть ЭЦП была той же — она позволяла удостоверять и подписывать документы на цифровом носителе, например, используя защищенный токен или рабочий компьютер. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и коммерческих операций, налоговых в случаях, указанных в законодательстве.
Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели право подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.
Суть ЭЦП была той же — она позволяла удостоверять и подписывать документы на цифровом носителе, например, используя защищенный токен или рабочий компьютер. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и коммерческих операций, налоговых в случаях, указанных в законодательстве.
Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели право подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.
Как внедряли ЭП
В один год с Законом об ЭЦП утвердили Порядок представления налоговой отчетности и декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (Приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). У граждан появилась возможность пользоваться сервисам и предоставлять декларацию в ФНС в электронном виде без дублирования на бумаге, при этом комплект документов нужно было подписать ЭЦП, имеющей сертификат.
Для дальнейшего внедрения электронных подписей было три ключевых драйвера:
● желание бизнеса, особенно крупных ООО, автоматизировать рутину, упростить бизнес-процессы и тратить меньше ресурсов на документооборот;
● развитие технологий и появление возможности работать дистанционно почти на любой должности, когда заказывать услуги можно онлайн;
● интерес государства к переходу на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.
● желание бизнеса, особенно крупных ООО, автоматизировать рутину, упростить бизнес-процессы и тратить меньше ресурсов на документооборот;
● развитие технологий и появление возможности работать дистанционно почти на любой должности, когда заказывать услуги можно онлайн;
● интерес государства к переходу на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.
Так, в «Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017—2030 годы» включили программу «Цифровая экономика». Для ее реализации создали рабочую группу, в которую вошли крупные корпорации и федеральные ведомства.
Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
На графике можно наблюдать постепенный переход на более защищенные варианты ЭП по данным Deloitte.
В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон «О внесении изменений в ТК РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и персоналу с правом подписи понадобятся ЭП.
О том, как бизнесу перейти на КЭДО, можно узнать в статье «Переход на КЭДО: как подготовиться кадровику и какие возможны сложности». В этом материале остановимся на том, какие виды ЭП существуют и какой лучше подойдет коллеге в зависимости от его функционала.
Совет: определиться с видом ЭП лучше на этапе внедрения КЭДО. В EmplDocs это один из обязательных этапов установки систем. Мы не только помогаем разобраться, какие документы и процессы стоит перевести электронный вид, но и рассматриваем функционал каждого специалиста, чтобы подобрать оптимальный вид ЭП.
Какая электронная подпись нужна сотруднику
Каждая электронная подпись - это сочетание паролей и подтверждающих действий ее владельца. Главное, чем отличаются разные виды ЭП - их функционал и правила использования. Выбирать ЭП нужно с учетом его задач и возможностей компании. Рассмотрим, какие варианты ЭП существуют на сегодняшний день, и подскажем, кому какой подойдет лучше.
Дополнение: на практике в компаниях (в том числе в ООО) термин ЭЦП по-прежнему используют как привычное обозначение электронной подписи, хотя юридически корректнее говорить «ЭП». При выборе важно оценить полномочия конкретного лица подписывать документы и требования к тому, должна ли подпись подтверждать неизменность файла. Также заранее продумайте использование подписи: где она применяется (внутри компании или во внешнем контуре), и понадобится ли носитель — токен.
Дополнение: на практике в компаниях (в том числе в ООО) термин ЭЦП по-прежнему используют как привычное обозначение электронной подписи, хотя юридически корректнее говорить «ЭП». При выборе важно оценить полномочия конкретного лица подписывать документы и требования к тому, должна ли подпись подтверждать неизменность файла. Также заранее продумайте использование подписи: где она применяется (внутри компании или во внешнем контуре), и понадобится ли носитель — токен.
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП - это специальный код, который включает в себя логин, пароль и дополнительный код подтверждения (он приходит на почту или в смс). Функционал такой подписи ограничен: с ней не получится убедиться, что в документ не вносили изменения после подписания. Она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек в определенное время.
Дополнение: ПЭП не формирует отдельный криптографический сертификат, поэтому в спорных ситуациях ей сложнее подтвердить целостность документа. Это удобно для внутренних задач, но не всегда подходит для юридически значимых действий.
Дополнение: ПЭП не формирует отдельный криптографический сертификат, поэтому в спорных ситуациях ей сложнее подтвердить целостность документа. Это удобно для внутренних задач, но не всегда подходит для юридически значимых действий.
Когда подойдет ПЭП
В компании ПЭП можно использовать для повседневных рабочих задач: входа в личный кабинет пользователя, сдачи отчетов, отправки заявок и писем внутри компании. Конкретный перечень ситуаций, в которых специалситы используют ПЭП, важно прописать в локальных нормативных актах компании, чтобы не было разногласий.
ПЭП оформляют бесплатно, поэтому компания с ограниченным бюджетом может оформить такую подпись для большинства работников, если их функционал в электронном документообороте редко выходит за пределы рабочей переписки.
ПЭП оформляют бесплатно, поэтому компания с ограниченным бюджетом может оформить такую подпись для большинства работников, если их функционал в электронном документообороте редко выходит за пределы рабочей переписки.
Важно: ПЭП нельзя использовать для заверения документа, на котором по закону должны стоять подпись и печать - в таком случае нужна усиленная подпись (УНЭП или УКЭП).
ПЭП Госуслуги
ПЭП Госуслуги - вариант подписи для компаний, которые выбрали для кадрового электронного документооборота государственную платформу «Работа в России». Если вы пользуетесь информационной системой работодателя, этот вид ЭП не подойдет.
По сути ПЭП Госуслуги - это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Такой вид подписи надежнее, чем простая ЭП. Учетная запись на Госуслугах проходит идентификацию через МФЦ или банковское приложение, а в личный кабинет на Госуслугах не могут зайти третьи лица.
Дополнение: поскольку это государственный сценарий, важно заранее описать порядок, как специалист будет оформлять доступ и подтверждать действия. На практике такое использование удобно, когда часть процессов завязана на услуги и сервисы государства.
По сути ПЭП Госуслуги - это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Такой вид подписи надежнее, чем простая ЭП. Учетная запись на Госуслугах проходит идентификацию через МФЦ или банковское приложение, а в личный кабинет на Госуслугах не могут зайти третьи лица.
Дополнение: поскольку это государственный сценарий, важно заранее описать порядок, как специалист будет оформлять доступ и подтверждать действия. На практике такое использование удобно, когда часть процессов завязана на услуги и сервисы государства.
Когда подойдет ПЭП Госуслуги
ПЭП Госуслуги также получают бесплатно, так что это хороший вариант для компаний, которые работают через портал «Работа в России», не хотят чрезмерно тратиться на электронный документооборот и готовы часть документов подписывать на бумаге.
ПЭП Госуслуги не получится использовать для:
● договоров о материальной ответственности,
● трудовых договоров и согласия на перевод,
● договоров об образовании,
● заявления об увольнении и отзыва такого заявления,
● ознакомления пользователей с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.
ПЭП Госуслуги не получится использовать для:
● договоров о материальной ответственности,
● трудовых договоров и согласия на перевод,
● договоров об образовании,
● заявления об увольнении и отзыва такого заявления,
● ознакомления пользователей с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
УНЭП - это две связанных между собой комбинации символов: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет:
Дополнение: усиленная неквалифицированная подпись часто выбирается для массовых кадровых процессов, потому что она позволяет защищать данные, а также помогает удостоверять автора и целостность документа. Получение и заказ обычно проще, чем у УКЭП. Если речь про внешние процессы, заранее проверьте требования к тому, нужен ли сертификат и какой именно.
- определить, кто подписал документ,
- выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.
Дополнение: усиленная неквалифицированная подпись часто выбирается для массовых кадровых процессов, потому что она позволяет защищать данные, а также помогает удостоверять автора и целостность документа. Получение и заказ обычно проще, чем у УКЭП. Если речь про внешние процессы, заранее проверьте требования к тому, нужен ли сертификат и какой именно.
Когда подойдет УНЭП
Функционал позволяет использовать УНЭП и для подписания кадровых документов. Однако работать с ней могут только компании, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя. Порядок проверки такой подписи работодатель и персонал определяют по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ).
Дополнение: в практике ООО удобно назначать УНЭП тем работникам, кто действует с правом подписи в рамках внутренних регламентов (например, согласование ЛНА). Чтобы избежать путаницы, закрепите возможность подписания и порядок использования в локальных документах.
Дополнение: в практике ООО удобно назначать УНЭП тем работникам, кто действует с правом подписи в рамках внутренних регламентов (например, согласование ЛНА). Чтобы избежать путаницы, закрепите возможность подписания и порядок использования в локальных документах.
НЭП и КЭП Госключ
Госключ - это бесплатная электронная подпись от государства. С ней можно работать через любую систему информационную систему работодателя. В Госключе можно оформить как НЭП, так и КЭП. Это удобный сервис, который интегрируется с КЭДО.
Дополнение: формально это тоже неквалифицированная (в варианте НЭП) или квалифицированная подпись (в варианте КЭП), и для разных задач будет отличаться состав подтверждений. При настройке процессов важно понимать, какие действия подпись должна удостоверять, и как будет организовано использование на стороне работодателя.
Дополнение: формально это тоже неквалифицированная (в варианте НЭП) или квалифицированная подпись (в варианте КЭП), и для разных задач будет отличаться состав подтверждений. При настройке процессов важно понимать, какие действия подпись должна удостоверять, и как будет организовано использование на стороне работодателя.
Когда подойдет Госключ
Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобится подтвержденная учетная запись на Госуслугах. А при наличии смартфона с модулем NFC и загранпаспорта нового образца с биометрией вы оформите усиленную квалифицированную подпись Госключа.
Дополнение: для работодателя это упрощает оформление и ускоряет получение подписанных документов от персонала. Если в компании есть лица с правом подписи (например, руководители подразделений), заранее определите, какие документы они подписывают и какая подпись нужна.
Дополнение: для работодателя это упрощает оформление и ускоряет получение подписанных документов от персонала. Если в компании есть лица с правом подписи (например, руководители подразделений), заранее определите, какие документы они подписывают и какая подпись нужна.
Ключ ЭП хранится на смартфоне, поэтому специалисту не обязательно быть на рабочем месте, чтобы подписывать документы. Удобно и то, что такой подписью можно подписать сразу несколько документов. Представьте: работник вернулся из отпуска, на ознакомлении у него скопились десятки документов. Вместо того, чтобы ставить подпись после изучения каждого документа, специалист компании может сначала все прочитать, а потом подтвердить ознакомление в один клик.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП - самый защищенный вид электронной подписи. Для ее формирования используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. В нем также указывают, кто, когда и кому выдал УКЭП. Их можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.
Дополнение: при выпуске УКЭП обычно выдают квалифицированный ключ, который помогает обеспечить безопасность и удостоверять юридическую значимость подписи. На практике в ООО УКЭП часто оставляют только тем, кто действует с правом подписи во внешнем контуре (суды, торги, контрагенты), а остальным выбирают более простые варианты. Если УКЭП хранится на носителе, заранее закупают и настраивают токен и регламентируют его хранение.
Дополнение: при выпуске УКЭП обычно выдают квалифицированный ключ, который помогает обеспечить безопасность и удостоверять юридическую значимость подписи. На практике в ООО УКЭП часто оставляют только тем, кто действует с правом подписи во внешнем контуре (суды, торги, контрагенты), а остальным выбирают более простые варианты. Если УКЭП хранится на носителе, заранее закупают и настраивают токен и регламентируют его хранение.
Когда подойдет УКЭП
УКЭП можно подписать любой документ - и он будет иметь юридическую силу. Правда и стоит оформление такой подписи дороже остальных, а процесс получения - сложнее. Из-за этого работодатели стремятся не оформлять всем универсальную УКЭП, а подбирают сотрудникам разные виды подписей, достаточные для выполнения их задач.
Дополнение: если организация регулярно взаимодействует с госорганами, то УКЭП нередко используют для документов во внешний контур, включая налоговые отчеты и иные юридически значимые пакеты. В таких случаях важно заранее определить, кто именно из специалистов будет принимать и отправлять документы.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу.
Дополнение: если организация регулярно взаимодействует с госорганами, то УКЭП нередко используют для документов во внешний контур, включая налоговые отчеты и иные юридически значимые пакеты. В таких случаях важно заранее определить, кто именно из специалистов будет принимать и отправлять документы.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу
Важно: есть миф, что для перехода на электронный документооборот нужно всем работникам выпускать УКЭП - а это дорого и долго. Из-за этого компании продолжают тратить время и деньги на подписание и хранение бумажной документации. Но это заблуждение.
При выборе между вариантами полезно смотреть не только на цену, но и на то, нужен ли отдельный сертификат, какой формат хранения подходит и какие процессы подпись должна подтверждать. Если часть документооборота связана с ФНС и налоговыми задачами, заранее уточните требования к типу подписи.
Эксперты 1C-WiseAdvice подчеркивают, что для большинства пользователей достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs by WiseAdvice поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Эксперты 1C-WiseAdvice подчеркивают, что для большинства пользователей достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs by WiseAdvice поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Как получить электронную подпись сотруднику
Порядок получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭП.
Как оформить простую электронную подпись
Простую электронную подпись для работника оформляет работодатель - выдает ему логин и пароль при трудоустройстве. Чтобы работать с ПЭП Госуслуги, работнику нужно зарегистрироваться на портале «Работа в России».
Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника
НЭП (в обиходе тоже называемую ЭЦП) для работника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку (защищенный носитель) или хранить в облаке. При этом получение и оформление обычно берет на себя компания, а человеку остается только начать пользоваться.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ». После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создание уникального пароля, который будет работать только на этом мобильном устройстве. Это удобный способ быстро получать доступ к подписанию документов.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ». После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создание уникального пароля, который будет работать только на этом мобильном устройстве. Это удобный способ быстро получать доступ к подписанию документов.
Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись
Среди квалифицированных электронных подписей (ЭЦП) проще всего выпустить КЭП Госключ.
Для этого достаточно:
● скачать на телефон программный компонент (приложение Госключ);
● зарегистрироваться с номера телефона, привязанного к подтвержденной учетной записи на Госуслугах;
● подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.
С УКЭП Госключ работник сможет подписывать документы с телефона.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный, так как требуется квалифицированный сертификат.
Ниже — краткая инструкция.
Для этого достаточно:
● скачать на телефон программный компонент (приложение Госключ);
● зарегистрироваться с номера телефона, привязанного к подтвержденной учетной записи на Госуслугах;
● подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.
С УКЭП Госключ работник сможет подписывать документы с телефона.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный, так как требуется квалифицированный сертификат.
Ниже — краткая инструкция.
скачать на телефон приложение Госключ;
зарегистрироваться с номера телефона, привязанного к подтвержденной учетной записи на Госуслугах;
подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный. Разберем порядок по шагам.
Шаг 1: подготовить пакет документов. Владельцу подписи понадобятся:
паспорт,
СНИЛС,
ИНН,
ОГРН физлица или ОГРНИП,
заявление на выпуск электронной подписи,
документ с подтверждением полномочий.
Шаг 2: лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.
УЦ подойдет не любой - все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП (ЭЦП) на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры. В УЦ ФНС - подписи для ИП и его специалистов, а в УЦ Казначейства - подписи специалистов организаций для торгов и других представителей госсектора.
Работодатель (например, ООО) за свой счет выпускает УКЭП работникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании, и если техническая возможность позволяет её применение.
УЦ подойдет не любой - все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП (ЭЦП) на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры. В УЦ ФНС - подписи для ИП и его специалистов, а в УЦ Казначейства - подписи специалистов организаций для торгов и других представителей госсектора.
Работодатель (например, ООО) за свой счет выпускает УКЭП работникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании, и если техническая возможность позволяет её применение.
Организация может сама стать УЦ, чтобы выдавать подписи своим сотрудникам и подтверждать их ключи. Такое решение может быть удобным для крупной корпорации или группы партнеров. Для этого необходимо иметь собственный капитал в размере двух млрд руб. или больше.
Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).
Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).
Как сотруднику работать с электронной подписью в 2026 году
Сотрудник организации может подписывать документы от своего лица, а может - от лица компании, если это предусматривает его должность. В электронном документообороте принцип тот же. Рассмотрим, чем отличаются ЭП физлица от ЭП компании, а также разберем частые вопросы и ошибки в работе с ними.
Как использовать электронную подпись сотрудника-физлица
Электронная подпись (ЭЦП) физлица означает, что документ подписывает конкретный человек. В ней нет указания на организацию, где он работает, поэтому работник имеет право использовать свою подпись и в личных целях в той мере, в какой позволяет вид ЭП.
Так, с помощью УНЭП Госключа можно:
● получить uSIM-карту и услуги связи;
● подписать договор купли-продажи автомобиля на госуслугах;
● заключить договоры кредитования, медицинских сервисов и т.д.
УКЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи, поэтому ее можно использовать практически в любой ситуации, например:
● зарегистрировать в Росреестре сделку с недвижимостью;
● подать документы на обучение;
● зарегистрировать бизнес (например, новое общество) на сайте ФНС;
● подать документы в суд.
Так, с помощью УНЭП Госключа можно:
● получить uSIM-карту и услуги связи;
● подписать договор купли-продажи автомобиля на госуслугах;
● заключить договоры кредитования, медицинских сервисов и т.д.
УКЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи, поэтому ее можно использовать практически в любой ситуации, например:
● зарегистрировать в Росреестре сделку с недвижимостью;
● подать документы на обучение;
● зарегистрировать бизнес (например, новое общество) на сайте ФНС;
● подать документы в суд.
Как использовать электронную подпись компании
Для того, чтобы подписывать документы от лица компании, работник получает специальную электронную подпись (ЭЦП). В ней указывают данные этого лица и организации, которую он представляет.
Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать работники своей подписью, его полномочия представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).
Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать работники своей подписью, его полномочия представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).
Пользоваться МЧД можно уже сейчас. Старт обязательной работы по новым правилам уже не раз переносили. Согласно последним поправкам персонал может без доверенности подписывать документы от лица организации до 31 августа 2026 года. При этом электронную подпись юрлица нельзя получить (или заказывать перевыпуск) с 1 сентября 2023 года.
Каким сотрудникам организации нужна личная ЭП
Даже если компания полностью перешла на КЭДО, большинству работников достаточно оформить неквалифицированную НЭП Госключ, чтобы выполнять свою обычную работу. Такой ЭП (ЭЦП) они смогут подписывать заявления на отпуск, формировать отчеты и заявки, а также получат право подписывать локальные нормативные акты и т.д.
Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров лиц с правом подписи.
Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров лиц с правом подписи.
Руководитель компании
УКЭП нужна руководителю (как лицу, имеющему полномочия), чтобы от лица организации подписывать:
● договоры о материальной ответственности,
● трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним,
● приказы о применении дисциплинарного взыскания,
● ученические договоры и договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).
● договоры о материальной ответственности,
● трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним,
● приказы о применении дисциплинарного взыскания,
● ученические договоры и договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).
Бухгалтеры
Личная ЭП понадобится бухгалтеру для внешнего документооборота с госорганами, направления налоговых отчетов и других бухгалтерских документов.
Кадровые специалисты
Специалистам кадрового отдела может понадобиться личная УКЭП, чтобы от имени организации подписывать приказы, связанные с кадровым документооборотом. Перечень таких документов стоит закрепить в локальном нормативном акте и доверенности, если специалист действует как лицо с полномочиями.
Юристы
Юристам может понадобиться УКЭП для направления документов в суд и удаленного участия в заседании, подписания договоров и внешнего документооборота с контрагентами.
Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации
Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя?
Такая практика распространена в организациях, но важно понимать последствия. За все документы, подписанные ЭП руководителя, ответственность будет на нем, даже если он их не подписывал и вообще не видел. Итогом могут стать ошибочные договоренности с контрагентами или преждевременное подписание документов, которые требовали доработки.
Представьте, Сотрудник от лица Компании с ошибками разместил документацию о закупках. По бумагам утверждающее лицо - руководитель, а на деле он даже не видел эту документацию. Заплатить штраф все равно придется тому, чья подпись стоит в документе.
Представьте, Сотрудник от лица Компании с ошибками разместил документацию о закупках. По бумагам утверждающее лицо - руководитель, а на деле он даже не видел эту документацию. Заплатить штраф все равно придется тому, чья подпись стоит в документе.
Важно: удостоверяющий центр отзовет ЭП (ЭЦП), если станет известно, что ей воспользовался кто-то кроме ее владельца, поскольку конфиденциальность ключа будет считаться нарушенной. Если закрытый ключ УКЭП утерян, владелец должен сам сообщить об этом в УЦ в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи - центр отзовет документ и подписать документы этой подписью никто не сможет.
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)
Может ли сотрудник передать кому-либо свою ЭП?
Нельзя допускать, чтобы кто-то использовал чужую ЭП без согласия владельца. А вот запрета добровольно передать кому-либо свою ЭП в законе нет, как нет и наказания за передачу ЭП. Однако это не значит, что неблагоприятных последствий не будет. Если кто-то подпишет документ чужой ЭП, будет сложно доказать, что это сделал не владелец подписи. Вся ответственность за подписанные документы будет на нем, в том числе уголовная.
Важно правильно оформить передачу полномочий подписывать документы от чьего-либо лица. Для внутреннего документооборота будет достаточно приказа, а вот для подписания документов за пределами компании понадобится МЧД.
Важно правильно оформить передачу полномочий подписывать документы от чьего-либо лица. Для внутреннего документооборота будет достаточно приказа, а вот для подписания документов за пределами компании понадобится МЧД.
Совет: идеальный вариант - оформить нужный вид ЭП (ЭЦП) каждому человеку, тогда и спорных ситуаций не возникнет. При подключении системы КЭДО EmplDocs специалисты WiseAdvice помогают определить, какую долю документооборота компания готова перевести в электронный вид и какой подписи будет достаточно для функционала каждого уполномоченного лица.
Что делать с ЭП уволившегося сотрудника?
Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП, а вот для документа, подписанного УНЭП или УКЭП, понадобится серьезная и дорогостоящая экспертиза, чтобы подтверждать подлинность.
Взломать УКЭП почти невозможно - для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте - это подтвердил свидетель.
Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:
● есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
● ознакомлен ли с ним сотрудник, с которым возник спор;
● есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
● какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
● как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО.
Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
Взломать УКЭП почти невозможно - для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте - это подтвердил свидетель.
Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:
● есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
● ознакомлен ли с ним сотрудник, с которым возник спор;
● есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
● какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
● как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО.
Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП, а вот для документа, подписанного УНЭП или УКЭП, понадобится серьезная и дорогостоящая экспертиза, чтобы подтверждать подлинность.
Взломать УКЭП почти невозможно - для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте - это подтвердил свидетель.
Взломать УКЭП почти невозможно - для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте - это подтвердил свидетель.
Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:
● есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
● ознакомлен ли с ним сотрудник, с которым возник спор;
● есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
● какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
● как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО.
Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
● есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
● ознакомлен ли с ним сотрудник, с которым возник спор;
● есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
● какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
● как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО.
Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
Машиночитаемая доверенность: кому она понадобится и как с ней работать
Что такое машиночитаемая доверенность
По сути МЧД - это аналог бумажной доверенности, но для электронной подписи (ЭЦП). Она подтверждает полномочия лица подписывать документы от имени юрлица или индивидуального предпринимателя (ИП).
Файл с МЧД имеет специальный формат XML, который позволяет распознать информацию о доверителе и его представителе в информационной системе. Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица, чтобы подтверждать права.
До 31 августа 2026 года сотрудники все еще могут подписывать документы от имени организации без МЧД. Для этого у них должна быть электронная подпись юрлица. Выпустить такую подпись нельзя с 1 сентября 2023 года, поэтому тем, у кого закончится действие сертификата, придется перейти на новый порядок до даты обязательного старта. При желании использовать МЧД можно и раньше - доверенность будет иметь юридическую силу.
Файл с МЧД имеет специальный формат XML, который позволяет распознать информацию о доверителе и его представителе в информационной системе. Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица, чтобы подтверждать права.
До 31 августа 2026 года сотрудники все еще могут подписывать документы от имени организации без МЧД. Для этого у них должна быть электронная подпись юрлица. Выпустить такую подпись нельзя с 1 сентября 2023 года, поэтому тем, у кого закончится действие сертификата, придется перейти на новый порядок до даты обязательного старта. При желании использовать МЧД можно и раньше - доверенность будет иметь юридическую силу.
Как выпустить машиночитаемую доверенность
Машиночитаемую доверенность может выдать только тот, кто имеет право без доверенности действовать от имени организации. Это может быть собственник бизнеса или директор компании.
Заполнить МЧД можно на сайте ФНС в формате XML или через ЛК организации на Госуслугах, если нужно заказывать доверенность.
В МЧД нужно указать:
Затем собственник или руководитель должен подписать МЧД своей УКЭП (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер. Для использования МЧД в КЭДО ее нужно загрузить в информационную систему, которую используют в организации, или указывать идентификационный номер доверенности при обмене документами через стороннюю систему.
Заполнить МЧД можно на сайте ФНС в формате XML или через ЛК организации на Госуслугах, если нужно заказывать доверенность.
В МЧД нужно указать:
- информацию о доверителе (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и КПП организации, ФИО и СНИЛС руководителя);
- информацию о представителе (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);
- обязанности уполномоченного лица,
- дату составления МЧД,
- срок действия доверенности.
Затем собственник или руководитель должен подписать МЧД своей УКЭП (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер. Для использования МЧД в КЭДО ее нужно загрузить в информационную систему, которую используют в организации, или указывать идентификационный номер доверенности при обмене документами через стороннюю систему.
Выводы
Если изучить статистику по выпуску и регистрации КЭП и МЧД, можно увидеть уверенный тренд на цифровизацию кадровых процессов. Это значит, что настанет момент, когда каждой компании (всем формам бизнеса) придется выпускать электронные подписи для персонала. Даже если сейчас по какой-либо причине организация еще не перешла на КЭДО, стоит держать руку на пульсе и следить за изменениями в законодательстве в этой части и за актуальными предложениями, заказывать консультации экспертов.
Сейчас существует несколько видов ЭП, которые можно подобрать с учетом функционала специалиста. Оформить ЭП коллеге - обязанность работодателя. Он же должен принять решение, какая именно нужна подпись, где заказывать и выпускать ключ.
Важный момент, который нужно учесть - поддерживает ли информационная система компании выбранный вид подписи, особенно если используется НЭП. Оптимальный вариант - продумать, какие подписи нужны персоналу, чтобы реализовать право подписи сразу при переходе на кадровый ЭДО.
Система EmplDocs поддерживает все виды подписей и устанавливается в 1С:ЗУП как расширение. Через EmplDocs можно не только организовать кадровый ЭДО, но и автоматизировать кадровую рутину: составлять графики отпусков и следить за их соблюдением, отслеживать процесс согласования и подписания документов, массово отправлять коллегам ЛНА на обязательное ознакомление и т.д. Это сделает бизнес-процессы в компании еще более удобными, эффективными и прозрачными, позволяя выйти на новый уровень цифровизации.
Сейчас существует несколько видов ЭП, которые можно подобрать с учетом функционала специалиста. Оформить ЭП коллеге - обязанность работодателя. Он же должен принять решение, какая именно нужна подпись, где заказывать и выпускать ключ.
Важный момент, который нужно учесть - поддерживает ли информационная система компании выбранный вид подписи, особенно если используется НЭП. Оптимальный вариант - продумать, какие подписи нужны персоналу, чтобы реализовать право подписи сразу при переходе на кадровый ЭДО.
Система EmplDocs поддерживает все виды подписей и устанавливается в 1С:ЗУП как расширение. Через EmplDocs можно не только организовать кадровый ЭДО, но и автоматизировать кадровую рутину: составлять графики отпусков и следить за их соблюдением, отслеживать процесс согласования и подписания документов, массово отправлять коллегам ЛНА на обязательное ознакомление и т.д. Это сделает бизнес-процессы в компании еще более удобными, эффективными и прозрачными, позволяя выйти на новый уровень цифровизации.
Поделиться статьей
