WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
29 мая 2026
Электронная подпись на сотрудника организации в 2026 году: кому она нужна, как ее выбрать и получать
Бизнес ценит возможность сократить бумажную волокиту, быстро проводить оформление и подписывать документы даже с удаленными специалистами, используя электронную подпись как удобный инструмент для работы.
Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить работникам электронные подписи — Цифровой аналог, часто называемый ЭЦП. В учреждениях и государственных органах требования к налоговой безопасности строже. Для заключения договоров и иных юридических действий ЭП может потребоваться в обязательном порядке. Есть ЭП, которые можно выпустить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их заказывать и правильно пользоваться.
Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить работникам электронные подписи — Цифровой аналог, часто называемый ЭЦП. В учреждениях и государственных органах требования к налоговой безопасности строже. Для заключения договоров и иных юридических действий ЭП может потребоваться в обязательном порядке. Есть ЭП, которые можно выпустить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их заказывать и правильно пользоваться.
Екатерина Александрова
Chief Product Officer (CPO) EmplDocs
Содержание
1. Электронная подпись на сотрудника организации в 2026 году: кому она нужна, как ее выбрать и получать
2. Электронная подпись: как она появилась и чем отличается от ЭЦП
3. Какая электронная подпись нужна сотруднику
4. Как получить электронную подпись сотруднику
5. Как сотруднику работать с электронной подписью в 2026 году
6. Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации
7. Машиночитаемая доверенность: кому она понадобится и как с ней работать 7.1. Что такое машиночитаемая доверенность
8. Выводы
9. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
10. Источники информации
2. Электронная подпись: как она появилась и чем отличается от ЭЦП
3. Какая электронная подпись нужна сотруднику
4. Как получить электронную подпись сотруднику
5. Как сотруднику работать с электронной подписью в 2026 году
6. Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации
7. Машиночитаемая доверенность: кому она понадобится и как с ней работать 7.1. Что такое машиночитаемая доверенность
8. Выводы
9. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
10. Источники информации
Электронная подпись: как она появилась и чем отличается от ЭЦП
ЭП и ЭЦП: как правильно
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — Это прародитель сегодняшней электронной подписи (ЭП). В актуальном Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 (далее — Закон об ЭП) нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП).
Такой термин использовался в Федеральном законе № 1-ФЗ от 10.01.2002 и сейчас в 2026 году не актуален. На практике некоторые специалисты и сейчас продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП, подразумевая при этом ЭП.
Суть ЭЦП была той же — Она позволяла удостоверять и подписывать документы на цифровом носителе, например, используя защищенный токен или рабочий компьютер. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и коммерческих операций, налоговых в случаях, указанных в законодательстве.
Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели право подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.
Такой термин использовался в Федеральном законе № 1-ФЗ от 10.01.2002 и сейчас в 2026 году не актуален. На практике некоторые специалисты и сейчас продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП, подразумевая при этом ЭП.
Суть ЭЦП была той же — Она позволяла удостоверять и подписывать документы на цифровом носителе, например, используя защищенный токен или рабочий компьютер. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и коммерческих операций, налоговых в случаях, указанных в законодательстве.
Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели право подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.
Как внедряли ЭП
В один год с Законом об ЭЦП утвердили Порядок представления налоговой отчетности и декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. У граждан появилась возможность пользоваться сервисам и предоставлять декларацию в ФНС в электронном виде без дублирования на бумаге, при этом комплект документов нужно было подписать ЭЦП, имеющей сертификат.
Для дальнейшего внедрения электронных подписей было три ключевых драйвера:
Так, в «Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017—2030 годы» включили программу «Цифровая экономика». Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и персоналу с правом подписи понадобятся ЭП.
О том, как бизнесу перейти на КЭДО, можно узнать в статье «Переход на КЭДО: Как подготовиться кадровику и какие возможны сложности». В этом материале остановимся на том, какие виды ЭП существуют и какой лучше подойдет коллеге в зависимости от его функционала.
Для дальнейшего внедрения электронных подписей было три ключевых драйвера:
- Желание бизнеса, особенно крупных ООО, автоматизировать рутину, упростить бизнес-процессы и тратить меньше ресурсов на документооборот;
- Развитие технологий и появление возможности работать дистанционно почти на любой должности, когда заказывать услуги можно онлайн;
- Интерес государства к переходу на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.
Так, в «Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017—2030 годы» включили программу «Цифровая экономика». Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и персоналу с правом подписи понадобятся ЭП.
О том, как бизнесу перейти на КЭДО, можно узнать в статье «Переход на КЭДО: Как подготовиться кадровику и какие возможны сложности». В этом материале остановимся на том, какие виды ЭП существуют и какой лучше подойдет коллеге в зависимости от его функционала.
На графике можно наблюдать постепенный переход на более защищенные варианты ЭП по данным Deloitte.
В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон «О внесении изменений в ТК РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и персоналу с правом подписи понадобятся ЭП.
Совет: определиться с видом ЭП лучше на этапе внедрения КЭДО. В EmplDocs это один из обязательных этапов установки систем. Мы не только помогаем разобраться, какие документы и процессы стоит перевести электронный вид, но и рассматриваем функционал каждого специалиста, чтобы подобрать оптимальный вид ЭП.
Какая электронная подпись нужна сотруднику
Каждая электронная подпись - это сочетание паролей и подтверждающих действий ее владельца.
Главное, чем отличаются разные виды ЭП - функционал и правила использования.
Выбирать ЭП нужно с учетом его задач и возможностей компании. Рассмотрим, какие варианты ЭП существуют на сегодняшний день, и подскажем, кому какой подойдет лучше.
Дополнение: на практике в компаниях (в том числе в ООО) термин ЭЦП по-прежнему используют как привычное обозначение электронной подписи, хотя юридически корректнее говорить «ЭП».
Главное, чем отличаются разные виды ЭП - функционал и правила использования.
Выбирать ЭП нужно с учетом его задач и возможностей компании. Рассмотрим, какие варианты ЭП существуют на сегодняшний день, и подскажем, кому какой подойдет лучше.
Дополнение: на практике в компаниях (в том числе в ООО) термин ЭЦП по-прежнему используют как привычное обозначение электронной подписи, хотя юридически корректнее говорить «ЭП».
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП - Это специальный код, который включает в себя логин, пароль и дополнительный код подтверждения (он приходит на почту или в смс). Функционал такой подписи ограничен: С ней не получится убедиться, что в документ не вносили изменения после подписания. Она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек в определенное время
Когда подойдет ПЭП
В компании ПЭП можно использовать для повседневных рабочих задач: Входа в личный кабинет пользователя, сдачи отчетов, отправки заявок и писем внутри компании. ПЭП оформляют бесплатно, поэтому компания может оформить такую подпись для большинства работников.
Важно: ПЭП нельзя использовать для заверения документа, на котором по закону должны стоять подпись и печать - в таком случае нужна усиленная подпись (УНЭП или УКЭП).
ПЭП Госуслуги
ПЭП Госуслуги - Вариант подписи для компаний, которые выбрали для кадрового электронного документооборота государственную платформу «Работа в России». Если вы пользуетесь информационной системой работодателя, этот вид ЭП не подойдет.
Когда подойдет ПЭП Госуслуги
ПЭП Госуслуги также получают бесплатно, так что это хороший вариант для компаний, которые работают через портал «Работа в России».
ПЭП Госуслуги не получится использовать для:
● договоров о материальной ответственности,
● трудовых договоров и согласия на перевод,
● договоров об образовании,
● заявления об увольнении и отзыва такого заявления,
● ознакомления пользователей с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.
ПЭП Госуслуги не получится использовать для:
● договоров о материальной ответственности,
● трудовых договоров и согласия на перевод,
● договоров об образовании,
● заявления об увольнении и отзыва такого заявления,
● ознакомления пользователей с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
УНЭП - Это две связанных между собой комбинации символов: Ключ ЭП и ключ проверки ЭП.
УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет:
Дополнение: усиленная неквалифицированная подпись часто выбирается для массовых кадровых процессов, потому что она позволяет защищать данные, а также помогает удостоверять автора и целостность документа. Получение и заказ обычно проще, чем у УКЭП. Если речь про внешние процессы, заранее проверьте требования к тому, нужен ли сертификат и какой именно.
УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет:
- определить, кто подписал документ,
- выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.
Дополнение: усиленная неквалифицированная подпись часто выбирается для массовых кадровых процессов, потому что она позволяет защищать данные, а также помогает удостоверять автора и целостность документа. Получение и заказ обычно проще, чем у УКЭП. Если речь про внешние процессы, заранее проверьте требования к тому, нужен ли сертификат и какой именно.
Когда подойдет УНЭП
Функционал позволяет использовать УНЭП и для подписания кадровых документов. Однако работать с ней могут только компании, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя. Порядок проверки такой подписи работодатель и персонал определяют по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ).
Дополнение: в практике ООО удобно назначать УНЭП тем работникам, кто действует с правом подписи в рамках внутренних регламентов (например, согласование ЛНА). Чтобы избежать путаницы, закрепите возможность подписания и порядок использования в локальных документах.
Дополнение: в практике ООО удобно назначать УНЭП тем работникам, кто действует с правом подписи в рамках внутренних регламентов (например, согласование ЛНА). Чтобы избежать путаницы, закрепите возможность подписания и порядок использования в локальных документах.
НЭП и КЭП Госключ
Госключ - это бесплатная электронная подпись от государства. С ней можно работать через любую систему информационную систему работодателя. В Госключе можно оформить как НЭП, так и КЭП. Это удобный сервис, который интегрируется с КЭДО.
Когда подойдет Госключ
Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобится подтвержденная учетная запись на Госуслугах. А при наличии смартфона с модулем NFC и загранпаспорта нового образца с биометрией вы оформите усиленную квалифицированную подпись Госключа.
Дополнение: для работодателя это упрощает оформление и ускоряет получение подписанных документов от персонала. Если в компании есть лица с правом подписи (например, руководители подразделений), заранее определите, какие документы они подписывают и какая подпись нужна.
Дополнение: для работодателя это упрощает оформление и ускоряет получение подписанных документов от персонала. Если в компании есть лица с правом подписи (например, руководители подразделений), заранее определите, какие документы они подписывают и какая подпись нужна.
Ключ ЭП хранится на смартфоне, поэтому специалисту не обязательно быть на рабочем месте, чтобы подписывать документы. Удобно и то, что такой подписью можно подписать сразу несколько документов.
Представьте: работник вернулся из отпуска, на ознакомлении у него скопились десятки документов. Вместо того, чтобы ставить подпись после изучения каждого документа, специалист компании может сначала все прочитать, а потом подтвердить ознакомление в один клик через систему КЭДО.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП - самый защищенный вид электронной подписи. Для ее формирования используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. В нем также указывают, кто, когда и кому выдал УКЭП. Их можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.
Дополнение: при выпуске УКЭП обычно выдают квалифицированный ключ, который помогает обеспечить безопасность и удостоверять юридическую значимость подписи. На практике в ООО УКЭП часто оставляют только тем, кто действует с правом подписи во внешнем контуре (суды, торги, контрагенты), а остальным выбирают более простые варианты. Если УКЭП хранится на носителе, заранее закупают и настраивают токен и регламентируют его хранение.
Дополнение: при выпуске УКЭП обычно выдают квалифицированный ключ, который помогает обеспечить безопасность и удостоверять юридическую значимость подписи. На практике в ООО УКЭП часто оставляют только тем, кто действует с правом подписи во внешнем контуре (суды, торги, контрагенты), а остальным выбирают более простые варианты. Если УКЭП хранится на носителе, заранее закупают и настраивают токен и регламентируют его хранение.
Когда подойдет УКЭП
УКЭП можно подписать любой документ - и он будет иметь юридическую силу. Правда и стоит оформление такой подписи дороже остальных, а процесс получения - сложнее. Из-за этого работодатели стремятся не оформлять всем универсальную УКЭП, а подбирают сотрудникам разные виды подписей, достаточные для выполнения их задач.
Дополнение: если организация регулярно взаимодействует с госорганами, то УКЭП нередко используют для документов во внешний контур, включая налоговые отчеты и иные юридически значимые пакеты. В таких случаях важно заранее определить, кто именно из специалистов будет принимать и отправлять документы.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу.
Дополнение: если организация регулярно взаимодействует с госорганами, то УКЭП нередко используют для документов во внешний контур, включая налоговые отчеты и иные юридически значимые пакеты. В таких случаях важно заранее определить, кто именно из специалистов будет принимать и отправлять документы.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу
Важно: есть миф, что для перехода на электронный документооборот нужно всем работникам выпускать УКЭП - а это дорого и долго. Из-за этого компании продолжают тратить время и деньги на подписание и хранение бумажной документации. Но это заблуждение.
При выборе между вариантами полезно смотреть не только на цену, но и на то, нужен ли отдельный сертификат, какой формат хранения подходит и какие процессы подпись должна подтверждать. Если часть документооборота связана с ФНС и налоговыми задачами, заранее уточните требования к типу подписи.
Эксперты подчеркивают, что для большинства пользователей достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Эксперты подчеркивают, что для большинства пользователей достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Как получить электронную подпись сотруднику
Порядок получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭП.
Как оформить простую электронную подпись
Простую электронную подпись для работника оформляет работодатель - выдает ему логин и пароль при трудоустройстве. Чтобы работать с ПЭП Госуслуги, работнику нужно зарегистрироваться на портале «Работа в России».
Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника
НЭП (в обиходе тоже называемую ЭЦП) для работника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку (защищенный носитель) или хранить в облаке. При этом получение и оформление обычно берет на себя компания, а человеку остается только начать пользоваться.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ».
Среди квалифицированных электронных подписей (ЭЦП) ее проще всего выпустить с Госключ. Для этого достаточно:
После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создание уникального пароля, который будет работать только на этом мобильном устройстве. Это удобный способ быстро получать доступ к подписанию документов.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ».
Среди квалифицированных электронных подписей (ЭЦП) ее проще всего выпустить с Госключ. Для этого достаточно:
- Скачать на телефон приложение Госключ;
- Зарегистрироваться с номера телефона, привязанного к подтвержденной учетной записи на Госуслугах;
- Подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.
После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создание уникального пароля, который будет работать только на этом мобильном устройстве. Это удобный способ быстро получать доступ к подписанию документов.
Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись
С УКЭП Госключ работник сможет подписывать документы с телефона.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный, так как требуется квалифицированный сертификат.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный. Разберем порядок по шагам:
Алгоритм получения других УКЭП более сложный, так как требуется квалифицированный сертификат.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный. Разберем порядок по шагам:
Шаг 1: подготовить пакет документов. Владельцу подписи понадобятся:
паспорт,
СНИЛС,
ИНН,
ОГРН физлица или ОГРНИП,
заявление на выпуск электронной подписи,
документ с подтверждением полномочий.
Шаг 2: лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.
УЦ подойдет не любой - все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП (ЭЦП) на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры. В УЦ ФНС - подписи для ИП и его специалистов, а в УЦ Казначейства - подписи специалистов организаций для торгов и других представителей госсектора.
Работодатель (например, ООО) за свой счет выпускает УКЭП работникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании, и если техническая возможность позволяет её применение.
УЦ подойдет не любой - все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП (ЭЦП) на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры. В УЦ ФНС - подписи для ИП и его специалистов, а в УЦ Казначейства - подписи специалистов организаций для торгов и других представителей госсектора.
Работодатель (например, ООО) за свой счет выпускает УКЭП работникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании, и если техническая возможность позволяет её применение.
Организация может сама стать УЦ, чтобы выдавать подписи своим сотрудникам и подтверждать их ключи. Такое решение может быть удобным для крупной корпорации или группы партнеров. Для этого необходимо иметь собственный капитал в размере двух млрд руб. или больше.
Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).
Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).
Шаг 3: Оплатить счет за выпуск сертификата и токен
Шаг 4: Пройти идентификацию личности сотрудником УЦ.
Шаг 5: Записать сертификат на защищенный носитель.
Получить ЭП на сотрудников можно в аккредитованных УЦ. В УЦ ФНС - Подписи для ИП и руководителей, а в УЦ Казначейства - Подписи специалистов организаций для торгов.
Как сотруднику работать с электронной подписью в 2026 году
Важно понимать: КЭП юрлица для сотрудников больше не выдаётся с 1 сентября 2023 года.
Руководитель организации использует КЭП юрлица (полученную в УЦ ФНС) для подписания са́мой машиночитаемой доверенности (МЧД). В свою очередь, сотрудник использует личную КЭП физлица (полученную в любом аккредитованном коммерческом УЦ) вместе с МЧД. Электронная подпись (ЭЦП) физлица означает, что документ подписывает конкретный человек. В ней нет указания на организацию, где он работает, поэтому работник имеет право использовать свою подпись и в личных целях (например, зарегистрировать сделку в Росреестре или подписать договор купли-продажи авто).
Руководитель организации использует КЭП юрлица (полученную в УЦ ФНС) для подписания са́мой машиночитаемой доверенности (МЧД). В свою очередь, сотрудник использует личную КЭП физлица (полученную в любом аккредитованном коммерческом УЦ) вместе с МЧД. Электронная подпись (ЭЦП) физлица означает, что документ подписывает конкретный человек. В ней нет указания на организацию, где он работает, поэтому работник имеет право использовать свою подпись и в личных целях (например, зарегистрировать сделку в Росреестре или подписать договор купли-продажи авто).
Каким сотрудникам организации нужна личная ЭП
Даже если компания полностью перешла на КЭДО, большинству работников достаточно оформить неквалифицированную НЭП Госключ.
Однако для лиц с правом подписи действует строгая градация:
Однако для лиц с правом подписи действует строгая градация:
- Руководитель компании: УКЭП юрлица. Чтобы от лица организации подписывать трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и приказы о дисциплинарных взысканиях.
- Бухгалтеры и юристы: Личная УКЭП физлица + МЧД. Для направления налоговых отчетов, участия в судах и подписания контрактов.
- Кадровые специалисты: Личная УКЭП физлица + МЧД. Чтобы от имени организации подписывать приказы, связанные с кадровым документооборотом.
Как использовать электронную подпись компании
Для того, чтобы подписывать документы от лица компании, работник получает специальную электронную подпись (ЭЦП). В ней указывают данные этого лица и организации, которую он представляет.
Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать работники своей подписью, его полномочия представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).
Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать работники своей подписью, его полномочия представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).
Каким сотрудникам организации нужна личная ЭП
Даже если компания полностью перешла на КЭДО, большинству работников достаточно оформить неквалифицированную НЭП Госключ, чтобы выполнять свою обычную работу. Такой ЭП (ЭЦП) они смогут подписывать заявления на отпуск, формировать отчеты и заявки, а также получат право подписывать локальные нормативные акты и т.д.
Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров лиц с правом подписи.
Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров лиц с правом подписи.
Руководитель компании
УКЭП нужна руководителю (как лицу, имеющему полномочия), чтобы от лица организации подписывать:
● договоры о материальной ответственности,
● трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним,
● приказы о применении дисциплинарного взыскания,
● ученические договоры и договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).
● договоры о материальной ответственности,
● трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним,
● приказы о применении дисциплинарного взыскания,
● ученические договоры и договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).
Бухгалтеры
Личная ЭП понадобится бухгалтеру для внешнего документооборота с госорганами, направления налоговых отчетов и других бухгалтерских документов.
Кадровые специалисты
Специалистам кадрового отдела может понадобиться личная УКЭП, чтобы от имени организации подписывать приказы, связанные с кадровым документооборотом. Перечень таких документов стоит закрепить в локальном нормативном акте и доверенности, если специалист действует как лицо с полномочиями.
Юристы
Юристам может понадобиться УКЭП для направления документов в суд и удаленного участия в заседании, подписания договоров и внешнего документооборота с контрагентами.
Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации
Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя?
Такая практика распространена, но за все документы, подписанные ЭП руководителя, ответственность будет на нем. Итогом могут стать ошибочные договоренности с контрагентами. Важно: Удостоверяющий центр отзовет ЭП (ЭЦП), если станет известно, что ей воспользовался кто-то кроме ее владельца, поскольку конфиденциальность ключа будет считаться нарушенной.
Важно: удостоверяющий центр отзовет ЭП (ЭЦП), если станет известно, что ей воспользовался кто-то кроме ее владельца, поскольку конфиденциальность ключа будет считаться нарушенной. Если закрытый ключ УКЭП утерян, владелец должен сам сообщить об этом в УЦ в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи - центр отзовет документ и подписать документы этой подписью никто не сможет.
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)
Может ли сотрудник передать кому-либо свою ЭП?
Нельзя допускать, чтобы кто-то использовал чужую ЭП без согласия владельца.
Передача электронной подписи другому лицу — это не организационный вопрос, а прямое правовое ограничение.
Федеральный закон № 63-ФЗ, статья 10 закрепляет обязанность владельца ключа обеспечивать его конфиденциальность и исключать любое несанкционированное использование. На практике это означает одно: право использования электронной подписи не может быть передано другому лицу — ни по приказу, ни по доверенности, ни по внутреннему регламенту.
Судебная практика показывает единый подход электронная подпись жестко привязана к конкретному владельцу, а ее передача третьему лицу законом не предусмотрена. При этом допускается только техническое использование подписи с согласия и под контролем владельца, но без передачи самого права подписи.
Передача электронной подписи другому лицу — это не организационный вопрос, а прямое правовое ограничение.
Федеральный закон № 63-ФЗ, статья 10 закрепляет обязанность владельца ключа обеспечивать его конфиденциальность и исключать любое несанкционированное использование. На практике это означает одно: право использования электронной подписи не может быть передано другому лицу — ни по приказу, ни по доверенности, ни по внутреннему регламенту.
Судебная практика показывает единый подход электронная подпись жестко привязана к конкретному владельцу, а ее передача третьему лицу законом не предусмотрена. При этом допускается только техническое использование подписи с согласия и под контролем владельца, но без передачи самого права подписи.
Что делать с ЭП уволившегося сотрудника?
При увольнении личная КЭП сотрудника остаётся у него (она не привязана к организации). А вот выданную на него МЧД необходимо незамедлительно отозвать. Если этого не сделать, уволенный сотрудник сможет продолжать подписывать документы от имени компании (например, оформлять незаконные сделки или кредиты).
Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП. Взломать УКЭП почти невозможно - Для этого нужны мощные вычислительные ресурсы.
Важно: при рассмотрении трудовых споров в судах нередко проверяют:
Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП. Взломать УКЭП почти невозможно - Для этого нужны мощные вычислительные ресурсы.
Важно: при рассмотрении трудовых споров в судах нередко проверяют:
- Есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
- Ознакомлен ли с ним сотрудник под роспись;
- Есть ли с ним письменное согласие о присоединении к КЭДО;
- Ведется ли журнал учета выдачи подписей;
- Используются ли штампы времени в системе для фиксации момента подписания.
Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:
● есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
● ознакомлен ли с ним сотрудник, с которым возник спор;
● есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
● какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
● как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО.
Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
● есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
● ознакомлен ли с ним сотрудник, с которым возник спор;
● есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
● какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
● как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО.
Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
Машиночитаемая доверенность: кому она понадобится и как с ней работать
Что такое машиночитаемая доверенность
Что такое МЧД: По сути МЧД - это аналог бумажной доверенности, но для электронной подписи (ЭЦП). Точное определение дано на сайте ФНС.
Машиночитаемая доверенность – это XML-файл, который подтверждает полномочия лица подписывать документы от имени юрлица или индивидуального предпринимателя (ИП). Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица, чтобы подтверждать права.
МЧД не нужна только в одном случае:
Сроки перехода на МЧД и их актуальность на 2026 год:
с 09.02.2026 подписание документов лицами, наделенными правом подписи, при отсутствии МЧД невозможно, что также подтверждено письмом Федерального казначейства от 23.01.2026 № 95-09-11/06-46.
Машиночитаемая доверенность – это XML-файл, который подтверждает полномочия лица подписывать документы от имени юрлица или индивидуального предпринимателя (ИП). Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица, чтобы подтверждать права.
МЧД не нужна только в одном случае:
- документы подписывает сам руководитель с КЭП юридического лица.
Сроки перехода на МЧД и их актуальность на 2026 год:
с 09.02.2026 подписание документов лицами, наделенными правом подписи, при отсутствии МЧД невозможно, что также подтверждено письмом Федерального казначейства от 23.01.2026 № 95-09-11/06-46.
Форматы МЧД: универсальный или специализированные
Актуальный переход на формат 5.03 подтверждается официальной позицией ФНС России: с 1 марта 2025 года прекращается прием форматов МЧД версий 5.01 и 5.02, при этом действует версия 5.03 с поддержкой расширенного функционала, включая возможность передоверия.
Чтобы система приняла доверенность, она должна соответствовать техническим требованиям ведомств.
Формат | Где применяется | Особенности |
003 (Универсальный) | Большинство систем ЭДО (B2B) и госорганов | Единый стандарт Минцифры и ФНС, поддерживает передоверие. |
5.02 / 5.03 | Строго для налоговой отчетности в ФНС | Формат 5.03 обязателен для сдачи электронных деклараций. |
Формат СФР | Взаимодействие с Социальным фондом России | Требует использования специальной утилиты АРМ Доверенность. |
002 | Росаккредитация, B2B площадки | Устаревающий формат, постепенно заменяется на универсальный 003. |
Реестр МЧД ФНС (ЦПРР): регистрация, проверка и отзыв
С 1 марта 2025 года юридическую силу имеют только МЧД, зарегистрированные в Централизованном платформенном распределённом реестре ФНС (ЦПРР). Любой контрагент может проверить легитимность подписанта:
Достаточно зайти в специальный сервис ФНС и ввести уникальный номер (UID) доверенности. Если статус «Действует» — Документ можно принимать.
Достаточно зайти в специальный сервис ФНС и ввести уникальный номер (UID) доверенности. Если статус «Действует» — Документ можно принимать.
Способы выпуска машиночитаемой доверенности
Машиночитаемую доверенность может выдать только собственник бизнеса или директор компании.
Пошаговая инструкция по способам получения МЧД (4 способа):
В МЧД нужно указать: информацию о доверителе (ФИО, СНИЛС, ИНН компании), информацию о представителе, дату составления и срок действия доверенности. Машиночитаемая доверенность образец всегда доступна в выбранном сервисе генерации.
Для создания и проверки машиночитаемой доверенности используется официальный сервис ФНС России «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Через него можно сформировать МЧД, проверить её корректность и направить в распределённый реестр ФНС (ЦПРР).
Пошаговая инструкция по способам получения МЧД (4 способа):
Способ | Где получить | Стоимость | Когда подходит |
Сайт ФНС | Портал налоговой службы | Бесплатно | Для базовых задач малого бизнеса и единичных доверенностей. |
АРМ Доверенность | Программа от СФР | Бесплатно | Исключительно для отчетности в Социальный фонд. |
Операторы ЭДО | Контур, Астрал, Такском и др. | Входит в тариф | Для компаний с активным внешним документооборотом B2B. |
ECM/КЭДО системы | EmplDocs, ELMA365 или внутренние ИС | Входит в лицензию | Для компаний, которым нужна интеграция МЧД во внутренние процессы. |
В МЧД нужно указать: информацию о доверителе (ФИО, СНИЛС, ИНН компании), информацию о представителе, дату составления и срок действия доверенности. Машиночитаемая доверенность образец всегда доступна в выбранном сервисе генерации.
Для создания и проверки машиночитаемой доверенности используется официальный сервис ФНС России «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Через него можно сформировать МЧД, проверить её корректность и направить в распределённый реестр ФНС (ЦПРР).
Классификатор полномочий Минцифры: что это и как использовать
Классификатор — это единый справочник Минцифры, где каждое полномочие имеет уникальный текстовый и цифровой код. При создании МЧД нужно просто выбрать нужный код.
Например, базовый код полномочия на подписание документов — 0000000000000001, а специализированные коды (например, B2B01) используются для контрактов.
Например, базовый код полномочия на подписание документов — 0000000000000001, а специализированные коды (например, B2B01) используются для контрактов.
МЧД для КЭДО: Обязательно ли и как применять
МЧД в ЭДО строго обязательна, если кадровые документы (например, приказы о найме) подписывает не директор, а представитель работодателя (кадровик).
Какие полномочия указать в МЧД для ЭДО? Полномочия мчд для эдо должны строго соответствовать функционалу: используйте коды классификатора, разрешающие подписание кадровой документации, чтобы избежать оспаривания приказов в трудовой инспекции.
Какие полномочия указать в МЧД для ЭДО? Полномочия мчд для эдо должны строго соответствовать функционалу: используйте коды классификатора, разрешающие подписание кадровой документации, чтобы избежать оспаривания приказов в трудовой инспекции.
Передоверие по МЧД: как работает, сроки, нотариальное заверение
МЧД может содержать право последующего передоверия. Существует корневая доверенность (которую директор выдал, например, руководителю филиала) и доверенность второго порядка (которую руководитель филиала выдает своим менеджерам).
Важный нюанс: для передоверия от имени филиала требуется обязательное нотариальное удостоверение документа в электронном виде.
Важный нюанс: для передоверия от имени филиала требуется обязательное нотариальное удостоверение документа в электронном виде.
Отзыв МЧД: Причины, порядок, сроки
Отозвать МЧД может только руководитель, зафиксированный в ЕГРЮЛ.
В случае нотариального оформления отмены МЧД процесс приобретает расширенную юридическую цепочку: данные об отзыве передаются в систему ФНС и автоматически фиксируются в ЦПРР после регистрации нотариального действия.
Это исключает расхождение между нотариальной записью и состоянием доверенности в цифровом реестре и делает отзыв юридически синхронизированным во всех государственных контурах.
Подробнее о нотариальной отмене МЧД в ЦПРР ФНС.
Когда нужно отзывать МЧД:
В случае нотариального оформления отмены МЧД процесс приобретает расширенную юридическую цепочку: данные об отзыве передаются в систему ФНС и автоматически фиксируются в ЦПРР после регистрации нотариального действия.
Это исключает расхождение между нотариальной записью и состоянием доверенности в цифровом реестре и делает отзыв юридически синхронизированным во всех государственных контурах.
Подробнее о нотариальной отмене МЧД в ЦПРР ФНС.
Когда нужно отзывать МЧД:
- увольнение сотрудника
- смена должности
- отзыв полномочий
- Руководитель формирует заявление
- Подписывает его своей КЭП
- Отправляет в систему
Если система интегрирована с ЦПРР, отзыв:
- регистрируется автоматически
- вступает в силу практически мгновенно
Срок действия МЧД и его связь со сроком действия КЭП
Срок действия МЧД (как документа) не привязан к сроку действия самой КЭП сотрудника. МЧД может выдаваться хоть на 5 лет. Однако, если личная КЭП сотрудника истекла или была отозвана, подписать документы по этой доверенности он физически не сможет до выпуска нового ключа.
Выводы
Если изучить статистику по выпуску и регистрации КЭП и МЧД, можно увидеть уверенный тренд на цифровизацию кадровых процессов. Это значит, что настанет момент, когда каждой компании (всем формам бизнеса) придется выпускать электронные подписи для персонала.
Даже если сейчас по какой-либо причине организация еще не перешла на КЭДО, стоит держать руку на пульсе.
Оформить ЭП коллеге - обязанность работодателя.
Оптимальный вариант - продумать, какие подписи нужны персоналу, чтобы реализовать право подписи сразу при переходе на кадровый ЭДО.
Система EmplDocs поддерживает все виды подписей и устанавливается в 1С:ЗУП как расширение. Через EmplDocs можно не только организовать кадровый ЭДО, но и автоматизировать кадровую рутину: составлять графики отпусков, отслеживать процессы согласования и массово отправлять ЛНА. Это сделает бизнес-процессы еще более удобными, эффективными и прозрачными, позволяя выйти на новый уровень цифровизации.
Даже если сейчас по какой-либо причине организация еще не перешла на КЭДО, стоит держать руку на пульсе.
Оформить ЭП коллеге - обязанность работодателя.
Оптимальный вариант - продумать, какие подписи нужны персоналу, чтобы реализовать право подписи сразу при переходе на кадровый ЭДО.
Система EmplDocs поддерживает все виды подписей и устанавливается в 1С:ЗУП как расширение. Через EmplDocs можно не только организовать кадровый ЭДО, но и автоматизировать кадровую рутину: составлять графики отпусков, отслеживать процессы согласования и массово отправлять ЛНА. Это сделает бизнес-процессы еще более удобными, эффективными и прозрачными, позволяя выйти на новый уровень цифровизации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
1. Каковы сроки перехода на МЧД в 2026 году? Когда это станет обязательным для всех?
Для ФНС обязательное применение МЧД действует с 1 марта 2024 года. Окончательный переходный период, позволяющий сотрудникам использовать ранее выданные корпоративные сертификаты юрлиц, полностью завершается 31 августа 2026 года.
2. Какие бывают форматы МЧД и какой из них выбрать?
Существует несколько форматов машиночитаемой доверенности, и выбор зависит от того, с какой системой вы работаете:
- 003 (универсальный формат) — основной стандарт для КЭДО, ЭДО и работы с контрагентами. Подходит в большинстве случаев.
- 5.03 (ФНС) — обязателен для сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности.
- 5.02 (ФНС) — устаревающий формат, постепенно выводится из использования.
- Формат СФР — применяется для взаимодействия с Социальным фондом России.
- 002 — используется в отдельных B2B-сценариях и Росаккредитации, постепенно заменяется форматом 003.
- для КЭДО и внутреннего документооборота — используйте 003
- для налоговой отчётности — 5.03
- для СФР — специализированный формат фонда
3. Что такое классификатор полномочий и как его использовать при создании МЧД?
Классификатор — это справочник Минцифры, где каждому полномочию присвоен уникальный цифровой код. При создании доверенности вы выбираете нужный код (например, на подписание кадровых приказов), что гарантирует правильное считывание полномочий ИТ-системой.
4. Как отозвать МЧД, если сотрудник уволился или изменились его полномочия?
Руководителю необходимо зайти в систему, где создавалась доверенность, сформировать заявление об отзыве и подписать его своей КЭП. Если система подключена к ЦПРР ФНС, доверенность аннулируется мгновенно во всем информационном поле.
5. Чем отличается КЭП физлица от КЭП юрлица и какая из них нужна сотруднику?
КЭП юрлица оформляется строго на руководителя (директора) через УЦ ФНС. Сотрудник получает только личную КЭП физлица в коммерческом УЦ или Госключе, а право представлять компанию доказывает с помощью приложенной МЧД.
Источники информации
- Официальное определение машиночитаемой доверенности на сайте ФНС России
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
- Формат машиночитаемой доверенности ФНС версии 5.03»
- Единый формат машиночитаемой доверенности 003 (ЕМЧД)
- Информация ФНС России о нотариальной отмене МЧД
- Разъяснение Управления Росреестра об обязательности МЧД с 1 сентября 2024 года
- Письмо Федерального казначейства о применении МЧД с 9 февраля 2026 года
- Обзор судебной практики о запрете передачи электронной подписи
- Ст. 10 Федерального закона № 63-ФЗ
- ФНС об электронном документообороте и МЧД
- Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме»
Поделиться статьей
