Переход на КЭДО: как подготовиться кадровику и какие возможны сложности

Система КЭДО — это инструмент, который призван упростить процессы в компании и сделать работу кадровика более эффективной и приятной. Перечислю основные моменты, на которые положительно влияет КЭДО.

Думаю, многие вспомнят ситуацию: нужно ознакомить всех сотрудников с каким-либо внутренним документом — значит, придется побегать по офису. Даже если постараться ускорить процесс и разослать копии документа по отделам, кадровику все равно придется не один раз напомнить о себе каждому работнику, чтобы заполнить лист ознакомления. А ведь кто-то может быть в отпуске или на больничном — тогда пройти по кабинетам придется не один раз. Все это отнимает много времени и сил и мешает держать фокус на более важных задачах.

Согласование документов — еще более трудоемкая задача: у каждого руководителя могут быть замечания к содержанию, а поймать их между совещаниями бывает сложнее, чем дождаться сотрудника из отпуска.

КЭДО позволяет оптимизировать подобные процессы: кадровику достаточно сформировать документ в системе, разослать его всем участникам задачи и далее в той же системе КЭДО отслеживать ход согласования и подписания документа.

Так выглядит уведомление об ограничении функционала ЛК и необходимости ознакомиться с документами в EmplDocs

Система КЭДО позволяет централизованно хранить все кадровые документы в легкодоступном формате. Для ведения личных дел можно создать профили сотрудников с информацией об опыте работы, обучении, личными данными и другими сведениями.

Такое хранение удобно и для кадровиков, и для сотрудников, и для руководства — каждый может в пару кликов найти нужный документ и узнать необходимую информацию. Компании не придется оборудовать специальные кабинеты со шкафами и сейфами, а кадровикам — тратить время на ручной поиск потребовавшихся бумаг.

Благодаря КЭДО кадровые процессы занимают в разы меньше времени. Шаблоны типовых кадровых документов уже загружены в систему КЭДО, личные данные сторон также не нужно вводить вручную. В результате кадровик может за несколько минут сформировать и отправить на подпись трудовой договор даже сотруднику в другом городе.

Стоит один раз настроить ведение кадровой документации в системе КЭДО — и риск ошибки будет сведен к нулю. Можно будет забыть о долгих и нервных подготовках к плановым проверкам трудовой инспекции, поскольку все документы уже будут оформлены в соответствии с ТК РФ и в срок.

Бывает так, что конфликт между работодателем и сотрудником доходит до суда. Иногда работник пытается оспорить сам факт того, что он подписывал какой-либо документ и ознакамливался с ним, например, если передумал увольняться.

Система КЭДО помогает снизить количество таких споров: в ней автоматически фиксируется, когда и где сотрудник подписал документ. Если ознакомление с документом или его подписание прошло через такую систему, оспорить свою подпись в разы сложнее, чем подпись на бумажном носителе.

Переход на КЭДО упрощает работу кадровикам, и все же многие испытывают вполне понятные опасения в связи с новшествами. Расскажу, какие трудности могут возникнуть в процессе внедрения КЭДО и как к ним можно подготовиться.

Переход в цифровой формат может на первый взгляд показаться сложным. Нужно настроиться, что поначалу часть процессов могут занимать больше времени, чем обычно: всегда есть риск случайно не туда нажать, да и в целом всегда требуется время, чтобы привыкнуть к новому. Со временем работа в КЭДО войдет в привычку и вы сэкономите в разы больше времени, чем потратите на обучение.

Чтобы упростить переход на КЭДО, лучше выбрать систему с интуитивно понятным интерфейсом. Также уточните заранее, предлагает ли оператор системы КЭДО помощь в настройке функционала. Некоторые из них помогают не только настроить систему, но и проводят обучение для сотрудников.

Желание части сотрудников работать по-старому понятно. И все же осваивать IT-технологии придется: постепенно все переходит в цифровой формат — не только кадровые задачи. Этому способствует и тренд на удаленку, и стремление упростить и ускорить все процессы, и потребность бизнеса снизить затраты.

Несмотря на все плюсы КЭДО, некоторые кадровые сотрудники тревожатся: в компании автоматизируют все процессы — и их сократят. Из-за этого они могут саботировать введение КЭДО.

Здесь нужно понимать: КЭДО избавляет именно от рутинной работы, которая не требует особой квалификации и опыта. Вряд ли нужны компетенции кадровика, чтобы ждать руководство в приемной для согласования документов, раскладывать их по папкам для хранения или отправлять почтой удаленным сотрудникам — а ведь эта работа занимает до 80% рабочего времени кадрового специалиста в крупной компании.

КЭДО высвобождает время для развития, более интересных задач и проектов. Сократив трудозатраты на бумажную работу, кадровики могут заняться HR-стратегией компании: развивать систему мотивации, реализовывать профилактику текучки кадров, продумывать более тщательный подход к найму и многое другое. Все это делает бизнес более конкурентоспособным и привлекательным для сильных специалистов, а с такими задачами кадровики будут иметь еще большую ценность для компании.

Автоматическое соблюдение законодательства может быть проблемой в компаниях, где привыкли подписывать документы «задним числом». Система КЭДО не позволит этого сделать, поэтому придется заранее позаботиться о том, чтобы все сотрудники в срок подавали заявления на отпуск.

Для удобства стоит убедиться, что выбранная система КЭДО позволяет легко ориентироваться в графике отпусков и отслеживать сроки подачи заявлений. Например, в EmplDocs руководитель отдела и кадровые специалисты на одном графике видят, кто и когда идет в отпуск и в какой срок должно поступить заявление от сотрудника. Еще можно настроить систему, чтобы она направляла сотрудникам уведомления о необходимости подать заявление на отпуск либо автоматически формировала приказ на отпуск и направляла его сотруднику.

Отдельное время придется выделить на адаптацию сотрудников. Важно донести до них ценность КЭДО, объяснить, что и как работает, и постепенно отучать от бумажного документооборота. Возможно, придется несколько раз “разворачивать” работников, когда они будут пытаться подать документ в бумажном виде — важно не пропускать эти моменты и дружелюбно напоминать о новых правилах. Далее в статье я еще остановлюсь отдельно на том, как сделать переход на КЭДО более комфортным для всех сотрудников.

Не стоит принимать решение перейти на КЭДО без анализа кадровых процессов в компании. Грамотная подготовка позволит быстрее адаптироваться к новой системе и настроить ее для максимально удобной работы.

Результатом подготовительной работы будет план внедрения системы КЭДО. Разберем ключевые шаги, которым важно уделить внимание на старте.

Внедрение КЭДО влияет на работу всей компании, поэтому важно как можно раньше объяснить всем сотрудникам преимущества новой системы и понять их отношение к ней — от этого будет зависеть, какие этапы войдут в подключение к системе КЭДО и в целом имеет ли смысл переходить на эту систему.

Инфокиоск с доступом к системе КЭДО — удобное решение для сотрудников, которые работают в офисе

Например, в компании есть работники, которые пользуются кнопочными телефонами и не хотят или не могут перейти на смартфоны. Они не смогут ставить подписи и ознакамливаться с документами со смартфона, но это не значит, что они вообще не смогут подключиться к системе КЭДО. Если таких сотрудников в компании много, в офисе можно установить инфокиоск, чтобы обеспечить доступ к КЭДО всем сотрудникам, независимо от типа телефона.

Нужно проанализировать, как все работает в компании сейчас, например, как сотрудники уведомляют о больничных, согласовывают отпуска с руководством, запрашивают справки и другие документы.

Затем следует выделить кадровые процессы, которые вы хотите перевести в КЭДО. Эту информацию важно донести до специалистов, которые будут настраивать для вас систему КЭДО, чтобы они адаптировали ее именно под вашу компанию.

Одна из целей внедрения КЭДО — автоматизация подготовки типовых документов и сокращение бумажного документооборота. Нужно составить список таких документов, чтобы затем вместе с поставщиком системы КЭДО подобрать нужные шаблоны и настроить их автозаполнение. Разрабатывать формы с нуля не придется, если выбрать систему с готовыми пакетами актов и шаблонами документов, как в EmplDocs.

Когда результаты подготовительной работы показали, что компания готова перейти на систему КЭДО, можно приступать к внедрению. Назову примерный алгоритм действий.

1. Выбрать информационную систему КЭДО

ТК РФ предусматривает два варианта: цифровую платформу «Работа в России» или собственную информационную систему работодателя (ст. 22.1 ТК РФ). Выбирать стоит с учетом потребностей компании, функционала, совместимости с существующими программами, стоимости и других важных для бизнеса факторов.

2. Разработать локальный нормативный акт по введению КЭДО

Компания разрабатывает специальный локальный нормативный акт о переходе на КЭДО. В нем нужно указать:

3. Уведомить работников о переходе на КЭДО

Каждого сотрудника нужно уведомить о том, что компания переходит на КЭДО, и получить от них письменное согласие на такое взаимодействие. Запрашивать согласие у работников, нанятых после перехода на КЭДО и не имеющих трудового стажа на конец 2021 года, не нужно.

4. Настроить систему КЭДО

Настройка системы КЭДО включает в себя:

Представитель поставщика системы КЭДО должен помочь вам настроить систему и адаптировать под ваши бизнес-процессы.

5. Выпустить электронные подписи для работодателя и сотрудников

Для работы с КЭДО и работодателю, и всем сотрудникам, подключившимся к системе КЭДО, понадобятся электронные подписи. ЭЦП для сотрудников предоставляет работодатель.

6. Протестировать работу системы

Для проверки работы системы КЭДО обычно выделяют фокус-группу инициативных сотрудников. По результатам тестирования нужно собрать информацию обо всех возникших ошибках или неудобствах и донастроить систему.

7. Обучить сотрудников

Скорее всего, для внедрения системы КЭДО на уровне всей компании понадобится серия уроков, где кадровики объяснят, как пользоваться системой, создавать и отправлять документы, использовать ЭЦП и т. д. Некоторые компании, которые занимаются настройкой систем КЭДО, сами обучают сотрудников заказчика или проводят совместное обучение с его кадровыми специалистами.

8. Разработать инструкции для пользователей

Для того, чтобы научиться работать с КЭДО в дальнейшем могли и новые сотрудники, стоит подготовить простые инструкции о том, как пользоваться КЭДО. Например, EmplDocs не только проводит серию уроков после подключения КЭДО, но и предоставляет готовую библиотеку инструкций для сотрудников с разными настройками в системе.

Интерфейс «Личного кабинета сотрудника» EmplDocs с подключенной функцией «Зарплата».

Цифровизация всех процессов в бизнесе — вопрос времени. В компаниях, которые стремятся расти и сохранять конкурентоспособность, переход на КЭДО неизбежен. Имеет смысл не оттягивать знакомство с системой КЭДО, а заблаговременно подготовиться к новшествам.

Страх кадровых сотрудников остаться без работы понятен — он возникает у всех, когда речь заходит об автоматизации любых процессов. Справиться с ним поможет открытый разговор с руководителем: важно показать ему, какие задачи бизнеса смогут решать кадровики, когда освободятся от рутины.

Задача кадрового сотрудника — донести плюсы КЭДО и до руководства, и до сотрудников.

При обсуждении перехода на КЭДО важно уделить особое внимание подготовке к внедрению информационной системы. Это важный этап, который позволит правильно настроить систему КЭДО и максимально быстро адаптироваться к новым правилам.

Трудности можно свести к минимуму, если выбрать понятную и практически готовую к использованию систему КЭДО. Так, в системе EmplDocs все готово к установке: в нее уже загружены пакеты локальных нормативных актов и шаблоны документов, останется только доработать систему под процессы компании с помощью специалистов компании EmplDocs.