16 сентября 2025

Как заключить трудовой договор с удаленным сотрудником

Удаленная работа по трудовому договору отличается от привычного многим сотрудничества с фрилансерами. Важно учесть требования Трудового кодекса и предусмотреть в договоре положения, которые и компании, и работнику будет удобно соблюдать на практике. В этой статье рассмотрим, как правильно оформить удаленную работу по ТК РФ и как организовать сам труд сотрудника, чтобы он был эффективным.
Наталья Ильченко
Методолог-консультант 1C-WiseAdvice

Содержание

Что считается удаленной работой

Удаленная работа — это формат труда, при котором "офисное" место работника не находится под контролем работодателя. Важная особенность такой работы — самостоятельное определение рабочего места сотрудником. Человек может вести свой труд за домашним компьютером, в коворкинге, кафе и организовать свой труд так, чтобы эффективно работать вне офиса. С работодателем дистанционный сотрудник связывается по телефону или через интернет. Такая работа в ТК РФ еще называется дистанционной. В этой статье мы будем использовать оба термина.

Удаленная работа может быть постоянной или временной. В последнем случае работник непрерывно трудится дистанционно, в пределах полугода или чередует работу в офисе и дистанционно: например, выполняет большую часть задач дома, а в офис приезжает на деловые встречи.

Если сотрудник работает на нескольких работодателей одновременно, в рамках совместительства, он также может выполнять часть обязанностей дистанционно.
Важно: если специалист работает удаленно из другого города, поездка в офис по распоряжению работодателя будет считаться для него командировкой. Как и положено по закону, организация выплатит работнику суточные и возместит расходы на командировку.

Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1 от 24.01.2020 г.; статья 167 ТК РФ.

Как оформить удаленную работу

Заключить договор на удаленную работу

Условия дистанционной работы закрепляют в трудовом договоре при его заключении или позднее подписывают дополнительное соглашение к нему. Общие правила удаленной работы в компании можно также изложить в коллективном трудовом договоре. В таком случае в трудовой договор с работником понадобится включить отсылки к коллективному договору.
Если дистанционные работники экстренно переводятся на удаленный труд, работодатель должен издать соответствующий приказ. Это необходимо при ЧП: пожаре, эпидемии, аварии или несчастном случае на производстве и других исключительных ситуациях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные условия работы. Согласия работника на такой труд (перевод) не требуется. В остальных случаях приказ об удаленной работе издавать необходимо.

Статья 312.9 Трудового Кодекса РФ

Обмен документами

По общему правилу специалист и работодатель обмениваются документами о трудоустройстве в электронном виде. Для этого работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — такая же подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Подписанные документы стороны передают через портал «Работа в России» или информационную систему работодателя. Последние обычно позволяют не только обмениваться документами, но и решают другие задачи: помогают отслеживать процесс согласования и подписания этих документов, хранить и систематизировать их и т. д.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
У работника есть возможность запросить бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения. Для этого ему нужно написать заявление — и работодатель отправит документы в течение трех рабочих дней. Специалист также по требованию работодателя обязан представить нотариально заверенные копии документов, необходимых при трудоустройстве.

Внести запись в трудовую книжку

По желанию сотрудника запись об удаленной работе нужно внести в бумажную или электронную трудовую книжку работника. Без запроса такой обязанности у работодателя нет — запись можно не вносить.
Если у работника нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, он может написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить новый документ. Отказать ему будет нельзя. А вот СНИЛС дистанционный сотрудник получает самостоятельно.

Как прописать удаленную работу в трудовом договоре

Трудовой договор с удаленным сотрудником должен соответствовать общим требованиям, установленным ТК РФ для трудовых договоров. Но есть и специальные правила. Перечислим моменты, которые важно учесть в договоре о дистанционной работе по закону и с учетом практики.

Режим рабочего времени

Укажите рабочее время или время, в которое работник должен быть на связи. Если этого не сделать, удалёнщик сможет сам определять свой режим рабочего времени.

Если работник трудится на удаленке временно, в договоре можно прописать продолжительность и периодичность работы не в офисе и фиксировать фактически выполненный труд для отчетности. В таком случае имеет смысл также указать порядок вызова дистанционного работника в офис. И при этом важна правильность постановки задачи, чтобы сотрудник мог продуктивно работать и выполнять все обязанности.

Место работы дистанционного сотрудника

По общему правилу в трудовом договоре должно быть указано место выполнения трудовой функции, даже если речь идет о дистанционном формате. Однако не стоит вписывать домашний адрес работника — если он переедет, придется вносить изменения в договор. Вместо этого можно выбрать более универсальную формулировку, например: «место работы работник определяет самостоятельно». По мнению трудовой инспекции Москвы, также допустимо ограничиться наименованием работодателя.

Способ взаимодействия с сотрудником

Укажите телефон и электронную почту, которые вы будете использовать для решения рабочих вопросов. Важно, чтобы обе стороны понимали, где стоит ожидать сообщения по работе. Это обезопасит от возможных споров: если удаленный сотрудник без уважительной причины не выходит на связь два рабочих дня подряд, работодатель имеет право его уволить. В договоре можно указать и больший срок ответа на запрос работодателя — он будет приоритетным.

Если в компании установлен порядок электронного документооборота, включите в трудовой договор отсылку на локальный нормативный акт с этим порядком.

Компенсации

Работодатель предоставляет дистанционному сотруднику все необходимое для работы оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации и т. д.

Работник может использовать и свои ресурсы, если работодатель не против. В таком случае организация должна компенсировать работнику затраты, связанные с рабочими задачами. Условия, сроки и размеры компенсации, а также обязанности работодателя по их выплате прописывают в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Удаленное трудоустройство - пошаговое руководство

Шаг 1. Соберите от кандидата обязательные документы. Запросите у будущего работника: паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (СНИЛС) либо сведения, необходимые для её регистрации, документы об образовании/квалификации, при необходимости — военный билет, медицинские справки и т. п. (общие правила оформления и обязанности по документам — ст. 65, ст. 67 ТК РФ). Такие документы — обязательное основание для оформления трудовых отношений. Если у работника нет СНИЛС, работодатель обязан направить сведения в Пенсионный фонд для регистрации.
Шаг 2. Уточните формат удалённой работы и режим взаимодействия. Определите: постоянная или временная дистанционная работа; рабочий режим (фиксированное время, гибкий график, время нахождения на связи); способы связи (телефон, e-mail, мессенджеры, корпоративная платформа) и периодичность приездов в офис (если применимо). Если перевод временный по инициативе работодателя — это возможно только в исключительных случаях (пожар, катастрофа, эпидемия и др.) в порядке, установленном ст. 312.9 ТК РФ; в прочих ситуациях перевод требует согласия работника и оформляется доп. соглашением.
Шаг 3. Подготовьте трудовой договор и (при необходимости) доп. соглашение. . Необходимо правильно оформлять трудовой договор, можно использовать готовый образец для дистанционной работы, чтобы не упустить важные пункты.

Трудовой договор должен соответствовать требованиям ст. 67 ТК РФ и содержать специальные условия для дистанционной работы: формулировку о месте выполнения (универсальная формулировка вместо домашнего адреса), режим рабочего времени и порядок связи, порядок отчётности, обеспечение оборудованием/компенсации, вопросы охраны труда и защиты информации. Выполнение трудовой функции дистанционно не является основанием для снижения зарплаты работника, это касается любого труда, выполняемого удаленно.

Обязательные моменты для включения (минимум):
  • наименование работодателя и информация о работнике;
  • место (формулировка: «место выполнения трудовой функции определяется работником самостоятельно/в иной формулировке…»);
  • режим рабочего времени / время связи;
  • обязанности по обеспечению оборудованием и порядок компенсаций;
  • порядок передачи результатов работы и отчётности;
  • порядок применения ЭДО и видов подписей (если применяется).
Шаг 4. Оформите электронный документооборот и подписи корректно. Если вы используете электронный документооборот (КЭДО), оформите это локальным нормативным актом: укажите используемые информационные системы, виды электронных подписей, порядок хранения документов и процедуру подтверждения получения. Работодатель обязан проинформировать лицо, принимаемое на работу, о применении ЭДО и порядке взаимодействия. Электронные документы в сфере трудовых отношений регулируются статьями 22.1–22.3 ТК РФ.

Важно! Заключите отдельное согласие на обработку персональных данных (согласно ФЗ-152) кандидата и, если данные передаются третьим лицам (сторонние сервисы услуг, подрядчиков), то на такую передачу необходимы отдельные согласия.
Шаг 5. Подпишите договор и передайте экземпляр работнику. Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах — один работнику, другой у работодателя; получение работником экземпляра должно быть подтверждено. При использовании ЭДО обеспечьте возможность получения работником заверенного электронного экземпляра или выдачу бумажного по его заявлению.
Шаг 6. Выпустите внутренний документ (приказ) и зафиксируйте прием. Оформьте приём на работу приказом (форма Т-1 или внутренний шаблон). Хотя ключевым документом остаётся трудовой договор, приказ помогает зафиксировать внутренние кадровые операции и упростить документооборот — особенно в КЭДО. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись или средствами ЭДО.
Шаг 7. Обеспечьте рабочее место, доступы и безопасность информации. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации либо возместить расходы работника в порядке и размере, определяемом договором/локальным актом/коллективным договором. Вопросы охраны труда для дистанционных работников урегулированы в ст. 312.6–312.7 ТК РФ и должны исполняться в полном соответствии с трудовым законодательством. Пропишите в договоре/акте: что выдаётся, порядок приёма/возврата, обязанности и ответственность сторон, а также порядок компенсаций.
Шаг 8. Настройте КЭДО и обучите своего работника работе с системой. Подключите нового сотрудника к системе КЭДО, создайте учётную запись, настройте шаблоны кадровых документов и порядок подписания. В локальном нормативном акте пропишите регламент ЭДО: шаблоны, правила подтверждения получения, сроки подписания и хранения. Обучите сотрудника пользоваться ЭЦП и корпоративными инструментами.
Шаг 9. Оформите охрану труда и локальные регламенты дистанционной работы. Разработайте или обновите локальные нормативные акты: регламент дистанционной работы, порядок компенсаций, правила информационной безопасности, порядок учёта рабочего времени и отчётности. Специалиста необходимо ознакомить с этими документами и зафиксировать факт ознакомления (электронно с подтверждением или на бумаге). Учтите нормы главы о дистанционной работе (ст. 312.1–312.9 ТК РФ) при формулировке правил.

Как КЭДО поможет бизнесу управлять кадровыми процессами

Удаленного сотрудника проще всего оформить в штат с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это позволяет бизнесу систематизировать процесс подписания, обмена и хранения кадровых документов как для удаленных работников, так и для тех, кто работает в офисе. Помимо оформления трудоустройства с помощью КЭДО можно решать такие задачи:
отслеживать процесс согласования и подписания документов,
составлять отчеты для внутренних подразделений, налоговой и других ведомств,
хранить в удобном и легкодоступном формате архив документов,
систематизировать и хранить информацию о сотрудниках, при необходимости некоторые записи можно удалять.
Функционал различных программ для КЭДО может отличаться. Выбирать такую программу стоит с учетом потребностей компании. Например, система КЭДО EmplDocs совместима с электронной почтой, работает внутри 1С и поддерживает интеграции со всеми конфигурациями 1С. В Личном кабинете сотрудника с КЭДО можно подключить любые виды ЭЦП и подписать документы с любого устройства. Шаблоны кадровых документов уже загружены в систему — с ними оформление сотрудника на работу займет не больше пары минут.
Всё готово
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Поделиться статьей

Материалы

Госключ как подпись
«Бесплатный сыр» – не только в мышеловке. Госключ как средство ЭП на примере EmplDocs
Экономия в 6 раз с КЭДО
Кейс внедрения КЭДО в крупной строительной компании. Подробный расчёт в цифрах внутри.