Как подписывать электронные кадровые документы

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи, позволяющий подтвердить, что документ подписал конкретный человек.

Если вам нужно подписать КЭДО, важно выбрать правильный тип электронной подписи (ЭП) — цифрового аналога собственноручной подписи. В зависимости от вида ЭП, она также может гарантировать неизменность документа с момента подписания. В КЭДО ЭП играет ключевую роль: без неё электронный документ не имеет юридической силы.

Правовой контекст

В соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

ЭП — это не «картинка» подписи. Она содержит уникальные зашифрованные данные, проверяемые специальным программным обеспечением. Важно и помнить о том, что факсимиле подписи по умолчанию юридической силы не имеет.

Какие функции выполняет ЭП?

1. Идентификация: позволяет определить подписанта документа;
2. Аутентичность: позволяет проверить, что документ не был изменён после подписания (УКЭП, УНЭП);
3. Юридическая сила: равна собственноручной подписи (УКЭП – безоговорочно, ПЭП, УНЭП – при наличии дополнительного соглашения между сторонами).

Благодаря ЭП можно отказаться от бумажных документов и ускорить обработку кадровых задач.

Предупреждение: использование неподходящего типа ЭП может привести к тому, что документ будет признан недействительным.

Как регламентируется ЭП?

Применение ЭП регулируется:

• ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Трудовым кодексом РФ;
• Постановлениями и письмами госорганов.

ЭП — ключевой инструмент в КЭДО. Без неё ни один электронный документ не станет юридически значимым.

Для кадровых документов в электронном виде можно использовать три типа электронной подписи. Каждый из них имеет разную юридическую силу и техническую составляющую.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Наиболее простой вариант. Может быть реализована через СМС-код, e-mail, логин/пароль.

Применение:

• Только для документов, не требующих юридической силы: анкетирование, внутренние уведомления и др.

Предупреждение: применение ПЭП для юридически значимых документов (например, трудовых договоров) не предполагается.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)
Данный вид ЭП использует криптографические средства, но не требует личного обращения в аккредитованный удостоверяющий центр. Может быть выпущена через систему КЭДО.

Преимущества:

• Удалённая выдача удостоверяющим центром;
• Быстрое подключение новых сотрудников (возможна централизованная выдача ЭП);
• Достаточна для большинства кадровых документов при наличии соглашения между сотрудником и работодателем.

Совет: УНЭП — удобное решение для массового или удалённого подписания документов сотрудником. Важно оформить соглашение между сотрудником и работодателем.


Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)

Самый универсальный вид ЭП. Выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и имеет безоговорочную юридическую силу. Выпуск УКЭП требует личной идентификации в удостоверяющем УЦ.

Где применяется:

• Подписание любых кадровых документов с стороны работодателя;
• Отчётность в государственные ведомства.

Какая подпись нужна для КЭДО при работе с госорганами? Только УКЭП — она соответствует всем требованиям 63-ФЗ.

Выбор ЭП зависит от документа и уровня юридической значимости. УКЭП — универсальный вариант, но УНЭП часто оказывается удобнее для ежедневной работы.

Сравнительная таблица

Ниже представлена сравнительная таблица по свойствам и применению различных видов ЭП:

Работодатель подписывает основные кадровые документы — приказы, договоры, уведомления. Для этого используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Кто подписывает документы от лица работодателя?

Как правило, подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо по доверенности например, кадровый специалист. Подпись должна быть персонализированной и закреплена в локальных нормативных актах.
Совет: Зафиксируйте в ЛНА, кто подписывает документы от имени работодателя в КЭДО и как оформляется делегирование полномочий.

УКЭП — предпочтительный вариант для использования сотрудником кадрового отдела:

• Выдаётся УЦ;
• Привязана к конкретному лицу в компании;
• Принимается всеми госорганами и при сдаче отчетности в контролирующие инстанции.

Допустимо также использование облачной УКЭП, если система поддерживает безопасное удалённое подписание.


Важно: не используйте одну подпись на нескольких сотрудников. Это нарушает требование идентификации подписанта. Для подписания кадровых документов кадровым специалистом от лица организации необходимо выпустить УКЭП на сотрудника, а также оформить доверенность.


Как получить (выпустить) УКЭП?

1. Обратиться в аккредитованный УЦ;
2. Подготовить документы (паспорт, ИНН, доверенность — если нужно);
3. Пройти идентификацию в УЦ;
4. Получить носитель с ключом;
5. Интегрировать УКЭП в систему КЭДО.

Где применяется ЭП работодателя?

• Трудовые договоры;
• Дополнительные соглашения;
• Приказы;
• Ознакомление с ЛНА;
• Электронные трудовые книжки (ЭТК).

Совет
Ведите журнал подписания документов — это поможет при спорах и проверках. EmplDocs позволяет выгрузить историю документа, в т.ч. просмотр и подписание.

Работник с ЭП может подписывать договоры, заявления, приказы и другие документы удаленно. Это удобно и быстро, но требует согласия на участие в КЭДО.

Какой вид ЭП может использоваться сотрудником в рамках КЭДО?

УНЭП:

• Оформляется в системе КЭДО;
• Требует дополнительного соглашения между работодателем и сотрудником;
• Применяется для большинства кадровых документов.

Предупреждение: Без согласия на УНЭП документы сотрудника могут быть оспорены.

УКЭП:

• Выдаётся только при идентификации в УЦ;
• Не требует соглашения между сотрудником и работодателем, юридическая сила УКЭП гарантирована законодательством.

Право на отказ
Сотрудник имеет полное право отказаться от участия в КЭДО. В данном случае компания обязана предоставлять документы на бумаге, а также обеспечивать личное (собственноручное) подписание кадровых документов, без использования ЭП.

Принудительный перевод сотрудника на КЭДО без его согласия — нарушение ТК РФ.

Важно: для сотрудников, чья трудовая деятельность началась не ранее 1 января 2022 года, согласие на КЭДО не требуется.

Частый вопрос у специалистов – «как подписать документы в КЭДО разных типов».  С переходом на электронный документооборот большинство кадровых документов можно оформлять цифровой подписью, но с важными нюансами.

Какие документы можно подписывать в КЭДО?

На сегодняшний день электронная форма допускается практически для всех видов кадровой документации. Однако следует учитывать исключения, а также то, что электронные трудовые книжки регулируются отдельно — их оформление подчиняется нормам Федерального закона № 439-ФЗ.

Несмотря на широкие возможности КЭДО, определённые категории документов требуют бумажного оформления с личной подписью работника. Это установлено в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. В этих случаях подписание электронной подписью не допускается, и использование КЭДО для них ограничено.

Документы, которые необходимо оформлять на бумаге:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• документы по инструктажам и охране труда, включая журналы и подтверждающие листы.

Предупреждение: эти документы требуют личного ознакомления и собственноручной подписи работника. Их цифровая форма юридически ничтожна.

Почему для этих документов запрещено электронное оформление?

Позиция законодателя направлена на защиту интересов работников, особенно в случае трудовых споров или разбирательств. Об этом прямо говорится в письме Минтруда России от 12 января 2023 года № 14-6/ООГ-97. Такие документы зачастую выступают в качестве доказательств в суде, и их оформление должно быть безупречно с юридической точки зрения.

Какие возможны риски при подписании в КЭДО документов, требующих бумажной формы?

Разберемся, как правильно подписать документы в КЭДО, чтобы избежать рисков. Если документ, требующий бумажной формы по закону, будет оформлен через КЭДО, он может быть признан недействительным. Это риски как для работодателя, так и для самого работника.

В случае спора работник вправе обратиться в суд, где потребуется бумажное подтверждение:

• По индивидуальным трудовым спорам — в течение трёх месяцев со дня, когда работник узнал о нарушении своих прав;
• По спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня получения копии приказа или трудовой книжки, либо даты предоставления сведений о трудовой деятельности.

Совет: оформляйте ключевые кадровые документы на бумаге, если они связаны с охраной труда, увольнением или могут быть предметом спора. Это обеспечит юридическую защиту компании и работника.

Электронная подпись — это не просто технический атрибут, а ключевой элемент юридически значимого документооборота. Для юридически значимого подписания документов в КЭДО необходимо правильно настроить ЭП всех участников процесса. От этого зависит юридическая сила всех кадровых операций — от приема на работу до увольнения.

Рассмотрим этапы оформления электронной подписи (ЭП) для КЭДО. 

1. Определите, кому требуется ЭП.
Подпись требуется сотрудникам, которые участвуют в подписании и согласовании кадровых документов. Обычно это:
·   Руководители;
·   Кадровые специалисты;
·   Бухгалтеры;
·   Специалисты по охране труда;
·   Сотрудники с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

2. Выберите подходящий тип электронной подписи.
·       Усиленная квалифицированная (УКЭП) — используется для руководителей, юристов и для взаимодействия с внешними системами, например, Пенсионным фондом России. Обладает максимальной юридической силой;
·       Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — подходит для сотрудников, участвующих во внутреннем кадровом электронном документообороте (КЭДО). Требует согласия сотрудника и оформляется проще.

3. Организуйте выпуск электронной подписи.
Для УКЭП подпись оформляется через аккредитованный удостоверяющий центр. Сотруднику нужно лично подтвердить личность.
Для УНЭП подпись создаётся в рамках системы КЭДО, если платформа поддерживает этот функционал (например, Контур.КЭДО, Госключ).

4. Получите согласие сотрудника.
При использовании УНЭП необходимо получить от работника письменное согласие на применение электронной подписи для подписания кадровых документов.
Для УКЭП согласие работника не требуется, если она используется в рамках закона и должностных полномочий.

5. Настройте доступ и обучите пользователей.
Привяжите электронную подпись к профилю сотрудника в кадровой системе.
Установите уровни доступа и распределите зоны ответственности по подписанию документов.

Проведите инструктаж и обучение работников по правилам использования электронной подписи и мерам информационной безопасности.

Безопасность и контроль

• Электронная подпись — персональный инструмент. Передавать её другим лицам запрещено;
• Доступ к ключевым носителям (токенам, облачным ключам) должен быть защищён;
• При увольнении или переводе сотрудника подпись необходимо отозвать и исключить из системы;
• Важно регулярно проводить аудит использования ЭП.
Организационные аспекты
• Порядок выдачи и применения ЭП следует зафиксировать в локальных нормативных актах;
• Назначьте ответственного за учёт, выдачу и отзыв подписей;
• Ведите реестр действующих и отозванных ЭП.


Предупреждение: Нарушение порядка оформления или использования ЭП может привести к утрате юридической силы документов и спорам с работниками или проверяющими органами.

Если вы уже рассматриваете эффективный инструмент для внедрения кадрового электронного документооборота, обратите внимание на EmplDocs — решение на базе 1С.

Вот ключевые преимущества:

·  Полная поддержка форматов ЭП — простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП), усиленная квалифицированная (УКЭП), государственный «Госключ» и «Работа в России»;
·  Интеграция с 1С:ЗУП и ERP — работает прямо внутри вашей инфраструктуры или в облаке — без необходимости дополнительных платформ;
·  Удобный личный кабинет сотрудника — позволяет создавать заявки, подписывать документы, управлять отпусками, загружать расчетные листы, запускать и обновлять УНЭП прямо из браузера или мобильного приложения;
·  ИИ‑ассистент «Доки» — помогает сотрудникам оформлять документы, запросы и справки автоматически;
·  Масштабируемость и гибкость — подходит как для небольших компаний, так и для крупных, распределённых организаций; можно развернуть On‑Premise или подключиться к облаку;
·  Соответствие отечественным стандартам — EmplDocs включён в реестр российского ПО, сертифицирован по ФСТЭК, полностью соответствует 152-ФЗ о персональных данных.

Совет: если вам нужен быстрый способ запустить КЭДО в период экспериментов — выберите EmplDocs для проверки работоспособности системы, процессов и подписания документов, прежде чем переходить на масштабную цифровизацию.

Форма просмотра истории, дизайн протокола и названия действий полностью кастомизированы, их можно менять по потребностям компании.