WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
28 марта 2024
Машиночитаемая доверенность: какие правила действуют с 1 сентября 2023 года
При использовании электронных подписей существует требование использовать машиночитаемые доверенности (МЧД). Юридическая сила документов при этом сохранится.
С 1 сентября 2023 года МЧД обязательны для представителей организации, которые подписывают документы от ее лица. В этом материале расскажем, как бизнесу перейти на работу с машиночитаемой доверенностью, зачем она нужна, где и как ее оформить.
С 1 сентября 2023 года МЧД обязательны для представителей организации, которые подписывают документы от ее лица. В этом материале расскажем, как бизнесу перейти на работу с машиночитаемой доверенностью, зачем она нужна, где и как ее оформить.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs
Содержание
- Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
- Когда переход на МЧД станет обязательным
- Правила применения МЧД с 1 сентября 2023 года
- Как организации перейти на работу с МЧД
- Как создать МЧД: пошаговый алгоритм
- Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен
- Главное: что важно знать об обязательной МЧД с 1 сентября
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
Машиночитаемую доверенность (МЧД) используют в электронном документообороте. Она выполняет ту же функцию, что и доверенность при подписании документов на бумаге.
Зачем нужна МЧД
Машиночитаемая доверенность подтверждает, что сотрудник может подписывать электронной подписью (ЭП) документы от лица компании или ИП. Каждая организация сама определяет, для каких задач на работника понадобится создать МЧД. Например, он может:
сдавать отчетность в контролирующие органы;
заключать договоры с подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами;
выставлять счета;
работать в личных кабинетах госорганов (ФНС, СФР) и на госпорталах (ЕИС, ГИИС ДМДК, Федресурс, Честный Знак).
Перечень полномочий работника нужно зафиксировать в МЧД, его должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
Что представляет собой МЧД
С технической точки зрения машиночитаемая доверенность (МЧД) — это файл в формате XML, распознаваемый информационной системой. В нем хранится информация о доверителе и его представителе. Этот файл прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица или ставят ссылку на него.
Совет: если неудобно прикреплять МЧД к каждому документу, с контрагентом можно заключить договор об электронном документообороте и указать в нем, где будут храниться МЧД представителей.
Машиночитаемые доверенности для кадрового электронного документооборота (КЭДО) хранят в информационной системе работодателя. В МЧД для КЭДО нужно указать, что сотруднику можно подписывать кадровые документы от имени компании.
В EmplDocs МЧД хранятся на стороне 1С — там же, где и все данные. В 1С можно отслеживать сроки действия МЧД и право подписи от имени юрлица для конкретного сотрудника.
Какой установлен формат МЧД
Приказ Минцифры № 857 устанавливает общие требования к машиночитаемой доверенности (МЧД). Также Минцифры сформировало единый формат МЧД — если специальных требований нет, можно использовать его. Если государственный или муниципальный орган установил свой формат, нужно использовать их шаблон. Например, есть единый формат МЧД для ФНС.
Оба варианта машиночитаемой доверенности можно скачать на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Оба варианта машиночитаемой доверенности можно скачать на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Структура XML файла машиночитаемой доверенности
Когда переход на МЧД станет обязательным
Обязательный переход на МЧД переносили уже несколько раз. Главная причина — необходимость всех участников ЭДО подготовиться к новым правилам.
Справка
Поначалу обязательное использование машиночитаемой доверенности хотели ввести с 1 января 2023 года. До этого ее можно было использовать по желанию. Затем переходный период продлили до конца августа 2023 года. Сейчас электронную подпись юрлица оформить уже нельзя, однако если у компании есть действующий сертификат подписи, пока можно обойтись без оформления МЧД до 31 августа 2024 года.
Поначалу обязательное использование машиночитаемой доверенности хотели ввести с 1 января 2023 года. До этого ее можно было использовать по желанию. Затем переходный период продлили до конца августа 2023 года. Сейчас электронную подпись юрлица оформить уже нельзя, однако если у компании есть действующий сертификат подписи, пока можно обойтись без оформления МЧД до 31 августа 2024 года.
Согласно последним поправкам, нужно успеть оформить МЧД до 1 сентября 2024 года (ФЗ №457 от 04.08.2023). До тех пор работники могут использовать электронную подпись юрлица (с 1 сентября 2023 года такую подпись оформить уже нельзя) — МЧД в таком случае не нужна. Если подпись перестанет действовать до 31 августа 2024, получить машиночитаемую доверенность нужно раньше.
По желанию можно использовать МЧД уже сейчас — доверенность имеет юридическую силу. В таком случае документ подписывают личной квалифицированной электронной подписью (КЭП) физлица с полномочиями.
Когда юрлицу необходимо перейти на МЧД
ТАБЛИЦА. Когда нужно перейти на МЧД
Правила применения машиночитаемой доверенности с 1 сентября 2023 года
Нормативная база
Необходимость использовать доверенность совместно с КЭП представителя закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ Об электронной подписи, а правила ее оформления — в ст. 17.5 этого закона.
Постановление Правительства РФ от 21 февраля 2022 г. № 223 регулирует, как хранить, использовать и отменять МЧД.
Более детально правила использования МЧД раскрыты в приказах Минцифры РФ:
№ 857 от 18.08.2021 — утверждает единые требования к формам и содержанию МЧД;
№ 858 от 18.08.2021 — единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях;
№856 от 18.08.2021 — порядок формирования и обновления классификатора полномочий (ведет Минцифры), а также правила доступа к нему.
Что будет, когда МЧД станет обязательной
Когда компания начнет использовать МЧД, ее представители будут подписывать документы своей личной КЭП, а в комплект документов добавлять файл с доверенностью или ссылку на него.
Срок действия МЧД не связан со сроком действия КЭП. По сути такая КЭП — личная подпись физического лица. В нее не включают информацию о работодателе, должности работника и его полномочиях. Такую электронную подпись сотрудник получает самостоятельно и может использовать как в личных, так и в рабочих целях. Когда он уволится, КЭП останется у него, а МЧД отзовет работодатель.
Как организации перейти на подписание документов с МЧД
Для того, чтобы начать подписывать электронные документы с МЧД, компании нужно выполнить следующую очередность действий:
1
Определить список сотрудников, которые будут действовать от лица организации, продумать круг их полномочий.
2
Зафиксировать полученный список должностей, полномочия сотрудников и правила использования МЧД в локальных нормативных актах.
3
Выпустить личные электронные подписи сотрудникам, если их еще нет.
О том, как это сделать, подробно рассказали в статье «Электронная подпись на сотрудника организации в 2023: кому она нужна, как ее выбрать и получить»
4
Получить машиночитаемые доверенности для работников.
Зачем нужна МЧД в КЭДО
Документы в кадровом электронном документообороте (КЭДО) подписывают электронной подписью в информационной системе работодателя. Это значит, что на КЭДО также распространяются требования по оформлению МЧД. Доверенность подтвердит, что определенные сотрудники имеют полномочия подписывать документы в системе КЭДО от лица компании.
Например, создать машиночитаемую доверенность может понадобиться на следующих должностях:
делопроизводители;
кадровые сотрудники;
бухгалтеры;
руководители отделов и других подразделений компании.
Совет: удобное решение — запланировать переход на кадровый электронный документооборот внутри организации. Тогда вы можете выбрать поставщика информационной системы, который поэтапно проведет вас по всем процессам, поможет системно выстроить работу и не даст упустить детали.
Например, в EmplDocs для этого существует отдельный алгоритм проектной работы с командой внедрения:
кадровый аудит, где специалисты изучают кадровые процессы компании и оценивают, какие документы стоит перевести в электронный вид;
подготовка списка сотрудников, которым необходимо создать электронные подписи и машиночитаемые доверенности, с учетом их полномочий;
помощь в составлении пакета ЛНА для перехода на кадровый электронный документооборот;
обучение сотрудников работе в новой системе.
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Как создать МЧД: пошаговый алгоритм
Выдать МЧД сотруднику может только тот, кто имеет право без доверенности подписывать документы от имени организации — собственник бизнеса или директор компании. Разберем основные шаги, которые для этого понадобится сделать.
Шаг 1: заполнить МЧД
Порядок заполнения доверенности зависит от того, как ее будут использовать. Так, для электронного документооборота с ФНС заполнить шаблон машиночитаемой доверенности можно на сайте ФНС. Для остальных случаев внесите данные в МЧД на Госуслугах через ЛК организации во вкладке «Доверенности и доступы».
В машиночитаемой доверенности должны быть:
реквизиты доверенности (номер и наименование);
дата выдачи и срок действия МЧД;
информация о компании-доверителе (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и КПП организации, ФИО и СНИЛС руководителя);
информация о работнике-представителе (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);
обязанности уполномоченного лица;
информация о возможности передоверия и объем полномочий, допустимых для передоверия.
Шаг 2: подписать МЧД
МЧД подписывает собственник или руководитель компании своей УКЭП. После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер.
Шаг 3: загрузить МЧД в информационную систему
МЧД можно хранить в информационной системе организации или каждый раз прикреплять доверенность к документам при документообороте через стороннюю систему.
Если сотрудник, которому выдали МЧД, уволится, руководитель может отозвать доверенность. В системе EmplDocs удобно отслеживать статус МЧД: можно не только проверить, действует ли доверенность, но и настроить уведомление за определенный срок до окончания срока действия.
Зачем нужен классификатор полномочий
Классификатор полномочий — это список полномочий сотрудников для МЧД, который ведет Минцифры на портале ЕСНСИ. В карточке каждого полномочия указаны его код (идентификатор) и содержание. Из этого списка работодатель может выбрать нужные полномочия и включить их коды в доверенность.
Так выглядит карточка полномочия на портале ЕСНСИ. Источник
Классификатор полномочий сделали для того, чтобы упростить и унифицировать заполнение МЧД. Если же нужного функционала в классификаторе нет, его можно вписать в доверенность текстом.
Главное: что важно знать об обязательной МЧД с 1 сентября 2024 года
Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, равнозначная по юридической силе бумажной доверенности. МЧД используют совместно с КЭП для ведения в том числе кадрового электронного документооборота.
Если у компании еще есть действующие ЭП юрлица, МЧД для сотрудников пока можно не оформлять. Новый порядок станет обязательным с 1 сентября 2024 года или раньше, если срок ЭП юрлица истечет до этой даты.
Если ЭП юрлица нет или ее срок истек, оформить новую не получится — переходить на использование МЧД придется уже сейчас.
Для того, чтобы сотрудники организации могли подписывать документы от ее лица, необходимо:
сотрудникам — самостоятельно оформить КЭП,
гендиректору или собственнику компании — организовать выпуск УКЭП на сотрудника, если нужно, выпустить МЧД на сотрудников и подписать своей КЭП.
Переходить на использование электронных подписей и МЧД для кадрового документооборота в организации проще и удобнее всего комплексно. Так, специалисты EmplDocs могут:
провести аудит кадровых процессов компании;
подобрать каждому сотруднику необходимый тип электронной подписи;
установят Личный кабинет сотрудника с функцией кадрового электронного документооборота, в который включены шаблоны локальных нормативных актов для организации документооборота;
обучат сотрудников и помогут подготовить инструкции для дальнейшей работы.
Поделиться статьей
