WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
25 февраля 2025
Как перейти на КЭДО в 2025: пошаговое руководство
После успешного запуска пилотных проектов Минтруда по внедрению кадрового электронного документооборота в государственном секторе, которые стартовали в 2018 году, проект демонстрировал свою эффективность, в результате бизнес оказался перед новой реальностью: КЭДО перестал быть просто опцией, а превратился в стратегическую необходимость. По данным исследований, к 2025 году 68% крупных компаний уже автоматизировали кадровые процессы.
За последние годы законодательная база существенно расширилась: приказ Минтруда №578н от 20 сентября 2022 года установил единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. А поправки в Трудовой кодекс, внесенные Федеральным законом № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, закрепили основные правила цифровизации кадрового учета.
За последние годы законодательная база существенно расширилась: приказ Минтруда №578н от 20 сентября 2022 года установил единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. А поправки в Трудовой кодекс, внесенные Федеральным законом № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, закрепили основные правила цифровизации кадрового учета.
В 2025 году будут подведены итоги пилота по внедрению КЭДО в Минцифры. Существуют предпосылки того, что КЭДО к 2026 году сделают обязательным для всех компаний.
Олег Филиппов
CEO EmplDocs
Содержание
Зачем компании переходить на КЭДО: плюсы внедрения
Переход на КЭДО помогает бизнесу решить пять важных задач:
1
Экономия времени и ресурсов
Подписание документов занимает несколько минут вместо дней ожидания, а затраты на бумагу, печать и курьерскую доставку сводятся к минимуму.
Например, в компаниях с филиальной сетью экономия на логистике документов может достигать 1,2 млн рублей в год (если считать средние затраты на кадровый ЭДО с одним сотрудником);
Подписание документов занимает несколько минут вместо дней ожидания, а затраты на бумагу, печать и курьерскую доставку сводятся к минимуму.
Например, в компаниях с филиальной сетью экономия на логистике документов может достигать 1,2 млн рублей в год (если считать средние затраты на кадровый ЭДО с одним сотрудником);
2
Защита информации
Электронный документооборот с сотрудниками обеспечивает надежное хранение данных благодаря современным системам шифрования. В отличие от бумажных архивов, цифровые документы не теряются и не портятся со временем;
Электронный документооборот с сотрудниками обеспечивает надежное хранение данных благодаря современным системам шифрования. В отличие от бумажных архивов, цифровые документы не теряются и не портятся со временем;
3
Упрощение работы с удаленными сотрудниками
Организация получает возможность быстро оформлять все необходимые документы независимо от местонахождения работника;
Организация получает возможность быстро оформлять все необходимые документы независимо от местонахождения работника;
4
Прозрачность процессов
Компания видит, кто и когда создал, изменил или подписал документ, что повышает ответственность всех участников документооборота;
Компания видит, кто и когда создал, изменил или подписал документ, что повышает ответственность всех участников документооборота;
5
Оперативный доступ к документам
Сотрудники могут получить нужную справку или оформить заявление в любое время суток через личный кабинет.
Сотрудники могут получить нужную справку или оформить заявление в любое время суток через личный кабинет.
Переход на электронный формат также помогает:
Сократить время на поиск документов: вместо перебора папок — быстрый поиск по базе;
Исключить ошибки при заполнении форм благодаря автоматическим проверкам;
Ускорить процесс адаптации новых сотрудников: все документы доступны онлайн;
Упростить подготовку отчетности: система формирует их автоматически;
Снизить нагрузку на кадровую службу за счет автоматизации рутинных операций.
Обязательно ли переходить на кадровый ЭДО
В 2025 году перейти на КЭДО планируют многие предприятия, хотя пока это остается добровольным выбором бизнеса. После успешного завершения эксперимента в госструктурах ожидается постепенное расширение сферы применения электронного делопроизводства.
Важно понимать, что переход на КЭДО не означает полного отказа от бумажных документов. Некоторые виды документов по-прежнему требуют традиционного оформления: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы по охране труда (ст. 22.1 ТК РФ).
Важно понимать, что переход на КЭДО не означает полного отказа от бумажных документов. Некоторые виды документов по-прежнему требуют традиционного оформления: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы по охране труда (ст. 22.1 ТК РФ).
Помимо базовых преимуществ: экономия времени, оптимизация документооборота, ключевая ценность КЭДО — превращение кадровой информации в стратегический актив.
В каких случаях точно стоит перейти на КЭДО
Перейти на КЭДО целесообразно, если ваша организация сталкивается с определенными вызовами в кадровой службы:
Большой объем документооборота
Когда отдел кадров ежедневно обрабатывает десятки заявлений, приказов и других документов, переход на КЭДО становится необходимостью;
Когда отдел кадров ежедневно обрабатывает десятки заявлений, приказов и других документов, переход на КЭДО становится необходимостью;
Территориальная распределенность офисов
Если компания имеет филиалы в разных городах, пересылка бумажных оригиналов отнимает много времени и средств. Электронный формат устраняет эту проблему: документы мгновенно передаются между подразделениями в защищенном виде;
Если компания имеет филиалы в разных городах, пересылка бумажных оригиналов отнимает много времени и средств. Электронный формат устраняет эту проблему: документы мгновенно передаются между подразделениями в защищенном виде;
Высокая текучесть персонала
В таких условиях электронный документооборот существенно ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок при оформлении.
В таких условиях электронный документооборот существенно ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок при оформлении.
Сложная система согласований
Цифровой формат позволяет в реальном времени отслеживать, на каком этапе находится каждый документ и кто отвечает за задержку.
При сложной системе согласований, когда документы проходят множество этапов утверждения, организация сталкивается с проблемой контроля.
Цифровой формат позволяет в реальном времени отслеживать, на каком этапе находится каждый документ и кто отвечает за задержку.
При сложной системе согласований, когда документы проходят множество этапов утверждения, организация сталкивается с проблемой контроля.
Подготовка к переходу на КЭДО
Внедрение кадрового электронного документооборота требует тщательной подготовки. Успех проекта во многом зависит от правильной оценки текущей ситуации и грамотного планирования изменений. Переход на КЭДО начинается с комплексного аудита существующих процессов.
1
Оценка готовности компании и персонала
Перед запуском цифровизации кадрового документооборота важно оценить готовность компании к внедрению КЭДО и, при необходимости, скорректировать кадровые процессы.
Перед запуском цифровизации кадрового документооборота важно оценить готовность компании к внедрению КЭДО и, при необходимости, скорректировать кадровые процессы.
- Опрос персонала: Проведите анкетирование или интервью, чтобы понять, насколько сотрудники готовы к переходу на электронный документооборот. Учитывайте такие факторы, как возраст, характер работы, место жительства, доступ к интернету и уровень цифровой грамотности.
- Например, удаленные сотрудники чаще поддерживают переход на КЭДО, так как это упрощает их взаимодействие с работодателем;
- Для сотрудников, у которых нет компьютеров или смартфонов, потребуется организовать рабочие места с доступом к системе (например, установить киоски с личным кабинетом КЭДО).
- Мотивация персонала: положительный эффект от внедрения КЭДО будет достигнут только в том случае, если цифровизацию поддержит большинство сотрудников. Проведите разъяснительную работу, расскажите о преимуществах системы (например, быстрый доступ к документам, упрощение оформления отпусков и командировок).
2
Анализ документооборота
Первый этап подготовки включает детальный анализ текущих процессов:
Практический совет: проведите интервью с сотрудниками, чтобы выявить «болевые точки» в текущем документообороте. Это поможет спланировать оптимизацию процессов.
Первый этап подготовки включает детальный анализ текущих процессов:
- Как движутся документы между отделами?
- Сколько времени занимает их согласование?
- Какие проблемы возникают чаще всего (например, задержки, потери документов)?
Практический совет: проведите интервью с сотрудниками, чтобы выявить «болевые точки» в текущем документообороте. Это поможет спланировать оптимизацию процессов.
3
Технический анализ
Техническая подготовка помогает оценить готовность компании к цифровизации:
Если текущая IT-инфраструктура не готова к регистрации в КЭДО, запланируйте модернизацию оборудования или закупку дополнительных мощностей в случае размещения on-premise.
Техническая подготовка помогает оценить готовность компании к цифровизации:
- Проверьте состояние IT-инфраструктуры: достаточно ли мощностей для работы системы, есть ли стабильный интернет;
- Определите требования к электронным подписям для различных категорий сотрудников (УКЭП для руководителей, НЭП для рядовых сотрудников);
- Убедитесь, что система соответствует требованиям безопасности: шифрование данных, резервное копирование, защита от несанкционированного доступа.
Если текущая IT-инфраструктура не готова к регистрации в КЭДО, запланируйте модернизацию оборудования или закупку дополнительных мощностей в случае размещения on-premise.
4
Организационная подготовка
Ключевой элемент успешного внедрения КЭДО. В состав рабочей группы обязательно включаются:
Ключевой элемент успешного внедрения КЭДО. В состав рабочей группы обязательно включаются:
- Представители кадровой службы;
- IT-специалисты;
- Юристы;
- Представители бухгалтерии.
- Кадровые специалисты и бухгалтерия — за анализ процессов и разработку регламентов;
- IT-специалисты — за настройку системы и внедрение в учетные программы (например, 1С);
- Юристы — за соответствие процессов законодательству.
5
Анализ бизнес-процессов
Проанализируйте текущие кадровые процессы, проследите пути всех документов и этапы их согласования. По опыту отметим, что сложно встретить две компании с одинаковыми кадровыми процессами. Оцените, насколько провайдер КЭДО сможет поддержать ваши уникальные процессы или насколько вы готовы изменить их под требования системы.
Рекомендация: если в вашей компании сложная многоэтапная система согласования документов, убедитесь, что выбранная платформа КЭДО позволяет гибко настраивать маршруты, а лучше относится к low-код решениям, когда специалист может без программиста подстроить под себя функционал.
Проанализируйте текущие кадровые процессы, проследите пути всех документов и этапы их согласования. По опыту отметим, что сложно встретить две компании с одинаковыми кадровыми процессами. Оцените, насколько провайдер КЭДО сможет поддержать ваши уникальные процессы или насколько вы готовы изменить их под требования системы.
Рекомендация: если в вашей компании сложная многоэтапная система согласования документов, убедитесь, что выбранная платформа КЭДО позволяет гибко настраивать маршруты, а лучше относится к low-код решениям, когда специалист может без программиста подстроить под себя функционал.
6
Выбор правильной системы КЭДО
Они бывают с базовым функционалом для кадрового ЭДО, многофункциональными (включают HR-функционал) или целыми бизнес-системами для автоматизации множества процессов в компании. Чтобы выбрать подходящую, вам важно учитывать несколько факторов.
Правильный выбор зависит и от других потребностей компании, критерии, о которых часто забывают:
Они бывают с базовым функционалом для кадрового ЭДО, многофункциональными (включают HR-функционал) или целыми бизнес-системами для автоматизации множества процессов в компании. Чтобы выбрать подходящую, вам важно учитывать несколько факторов.
- Определите задачи — базовые функции (например, только обмен и подпись документов) или сложные процессы (многоуровневые согласования, переводы сотрудников, удаленный наем).
- Число сотрудников — для небольших компаний подойдут простые решения, крупным нужны масштабируемые системы с возможностью доработок..
- Безопасность — система должна соответствовать требованиям законодательства и корпоративным стандартам. Определите их параметры и выбирайте решение с соблюдением стандартов ФЗ №152.
- Внедрение — в идеале, должна быть «бесшовная» совместимость с ERP, CRM, 1С, что исключит передачу и дублирование данных на третью сторону и снизит вероятность расхождения информации и ошибки.
Правильный выбор зависит и от других потребностей компании, критерии, о которых часто забывают:
- Поддержка УНЭП и Госключа — это критично для госсектора и тендеров.
- No-code настройка маршрутов — чтобы HR-менеджер, кадровый специалист мог сам менять workflow без программистов.
- Мобильное подписание — 45% сотрудников подписывают документы со смартфонов.
Как быстро перейти на КЭДО: что влияет на сроки и как их сократить
Скорость внедрения КЭДО зависит от нескольких факторов, но главное — правильно подготовиться. В среднем небольшие компании осваивают систему за 1-2 месяца, а крупным предприятиям может потребоваться до полугода. Что замедляет процесс и как этого избежать?
Размер компании. Чем больше сотрудников и документов, тем сложнее переход. В крупных организациях важна поэтапная реализация: начните с пилотного запуска в одном отделе.
ИТ-инфраструктура. Современное оборудование и стабильный интернет ускоряют процесс. Если требуется обновить серверы или настроить интеграцию, заложите время на техническую подготовку.
Бизнес-процессы. Чем сложнее согласования и больше типов документов, тем дольше настраивается система. Если процессы перегружены ручными операциями, автоматизируйте их перед внедрением.
Готовность сотрудников. Цифровая грамотность — ключевой фактор. Если сотрудники не готовы, запланируйте обучение заранее, иначе переход затянется.
Не начинайте с покупки решения, сначала проведите «цифровую ревизию»:
Выявите 5 самых ресурсоемких процессов (например, оформление отпусков, onboarding).
Определите «узкие места»: в 70% случаев — это ручное дублирование данных между 1С и Excel, например.
Пошаговая инструкция по внедрению КЭДО
Шаг 1. Определение целей и рамок автоматизации
Переход на КЭДО начинается с четкого определения задач и границ цифровизации. Первым делом стоит направить уведомление руководителям подразделений о планируемых изменениях.
При запуске проекта важно определить:
При запуске проекта важно определить:
Какие кадровые процессы подлежат автоматизации в первую очередь;
Какие категории сотрудников будут включены в электронный документооборот;
Какие типы документов переводятся в цифровой формат;
Какие существуют маршруты согласований.
Практика показывает, что эффективнее начинать с простых документов, постепенно расширяя сферу применения электронного документооборота. Оптимальный вариант — начать с массовых заявлений: на отпуск, на больничный, служебных записок, командировок, затем перейти к кадровым приказам и в последнюю очередь автоматизировать сложные процессы, требующие многоэтапного согласования.
Шаг 2. Аудит процессов
Для лучшего внедрения, к примеру, 1С:ЗУП с системой электронного документооборота необходим детальный анализ текущих процессов. На этом этапе разрабатывается положение о КЭДО, в котором фиксируются:
Схемы движения документов;
Порядок согласования;
Сроки обработки документов;
Правила хранения электронных документов.
Анализ процессов помогает выявить узкие места в текущем документообороте и спланировать их устранение при переходе на электронный формат. Особое внимание стоит уделить процессам, где часто возникают задержки или ошибки — именно они станут приоритетными для оптимизации.
Шаг 3. Разработка регламента
Переход на кадровый электронный документооборот требует создания четких правил работы. В регламенте прописывается порядок действий всех участников процесса. После утверждения регламента каждому сотруднику направляется уведомление с разъяснением новых правил работы.
Регламент закрепляет:
Регламент закрепляет:
Порядок создания и согласования документов;
Правила использования электронных подписей;
Процедуру архивного хранения;
Порядок действий при сбоях системы.
Грамотно составленный регламент становится основным руководством для работы в новой системе. В нем важно предусмотреть все нестандартные ситуации: как действовать при технических сбоях, что делать с документами, которые требуют срочного подписания при отсутствии доступа к системе, как организовать работу с сотрудниками, находящимися в отпуске или командировке.
Шаг 4. Назначение ответственных лиц
Успех проекта во многом зависит от правильного распределения ролей. Компания формирует рабочую группу, в которую входят представители разных подразделений. Организация обязательно включает в группу кадровиков, IT-специалистов, юристов и представителей бухгалтерии.
Рабочая группа отвечает за:
Рабочая группа отвечает за:
Составление плана внедрения;
Контроль сроков реализации;
Разработку инструкций;
Обучение персонала.
От квалификации и слаженности действий рабочей группы зависит скорость внедрения системы. Важно закрепить за каждым участником конкретные задачи и установить четкие дедлайны по их выполнению.
Шаг 5. Переход и регистрация в КЭДО
Подключиться к КЭДО можно через государственную платформу «Работа в России» или коммерческие сервисы. После глубокого анализа требований и возможностей систем можно приступать к регистрации в КЭДО.
Важно убедиться, что выбранное решение соответствует требованиям законодательства и поддерживает актуальные форматы документов по приказу Минтруда №578н, особое внимание следует уделить безопасности данных и совместимость с существующими учетными системами.
Регистрация в КЭДО включает следующие этапы:
Важно убедиться, что выбранное решение соответствует требованиям законодательства и поддерживает актуальные форматы документов по приказу Минтруда №578н, особое внимание следует уделить безопасности данных и совместимость с существующими учетными системами.
Регистрация в КЭДО включает следующие этапы:
Разработка локальных нормативных актов: утверждение приказа о вводе КЭДО, положения о КЭДО и соглашения об использовании системы.
Согласие сотрудников на обработку персональных данных: необходимо для регистрации работников в системе.
Получение электронных подписей: выпуск сертификатов ЭП (простой, неквалифицированной или квалифицированной) для каждого сотрудника.
Письменное согласие на КЭДО: подписание согласия на обмен электронными документами, завершающее процесс перехода.
Важно учитывать не только стоимость лицензий, но и дополнительные расходы. В смету необходимо включить:
Затраты на выпуск электронных подписей;
Стоимость доработок;
Расходы на обучение персонала;
Техническую поддержку.
Переход на КЭДО требует оценки всех скрытых расходов. Например, может потребоваться модернизация компьютерного парка или закупка дополнительных серверов для масштабирования (хранение, обработка данных).
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Шаг 6. Сбор согласий сотрудников
Процедура регистрации в КЭДО начинается со сбора согласий работников. Каждому сотруднику направляется уведомление о переходе на электронный формат работы с документами. В уведомлении указываются:
Дата перехода на электронный документооборот;
Перечень документов в электронном виде;
Порядок получения электронной подписи;
Алгоритм работы в новой системе.
Законодательство гарантирует сотрудникам право на выбор формата взаимодействия с работодателем. При отказе сотрудника от электронного формата документы продолжают оформляться на бумаге. Однако для новых сотрудников, принятых после внедрения КЭДО, электронный формат становится обязательным.
Шаг 7. Утверждение локальных нормативных актов
Принятие нового положения о КЭДО требует внесения изменений в действующие локальные акты. Сотрудникам направляется уведомление о необходимости ознакомления с обновленными документами. Требуется актуализировать:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение о защите персональных данных;
Должностные инструкции ответственных лиц;
Порядок ведения архива документов.
Все изменения вносятся с учетом требований трудового законодательства и закона о персональных данных. Важно детально прописать порядок применения электронных подписей и правила идентификации сотрудников в системе. Локальные акты должны четко регламентировать действия работников при возникновении спорных ситуаций.
Шаг 8. Регистрация пользователей
Переход на КЭДО предполагает настройку прав доступа для каждой категории пользователей:
Администраторы системы;
Сотрудники кадровой службы;
Руководители подразделений;
Рядовые сотрудники.
После настройки доступов можно провести тестирование системы на пилотной группе пользователей. В ходе тестирования проверить корректность настроек, удобство интерфейса и скорость работы. Все выявленные недочеты оперативно устранить до подключения основной массы сотрудников.
Шаг 9. Выпуск электронных подписей
Подключиться к КЭДО невозможно без настройки системы электронных подписей. В случае внедрения в 1С:ЗУП, можно автоматизировать процесс создания и выдачи ключей. При выборе типа подписи учитываются:
Категория документов для подписания;
Уровень ответственности сотрудника;
Требования законодательства к конкретным видам документов;
Стоимость выпуска и обслуживания подписей.
Процесс выдачи электронных подписей сопровождается обязательным обучением сотрудников правилам их использования. Каждый работник должен понимать ответственность за сохранность ключей и порядок действий при компрометации подписи. Внедрение КЭДО завершается именно настройкой и проверкой работы электронных подписей всех уровней.
Проблемы и ошибки при переходе на КЭДО
При переходе на КЭДО организации сталкиваются с несколькими типичными проблемами. Рассмотрим основные риски и способы их минимизации.
Отказ сотрудников от электронного формата
Компания может столкнуться с сопротивлением персонала. Чтобы предотвратить массовые отказы, необходимо направить подробное уведомление о преимуществах новой системы. В нем важно объяснить:
Как упростится процесс получения расчетных листков;
Насколько быстрее будут оформляться отпуска;
Как легко можно будет получить копии документов;
Почему электронная подпись безопаснее обычной.
После информирования необходимо организовать обучение. Сотрудники должны увидеть систему в действии и попробовать работать в ней до официального запуска.
Технические сбои
Переход на КЭДО может осложниться техническими проблемами:
Перебои в работе системы;
Сложности с получением электронных подписей;
Проблемы интеграции с учетными программами;
Ошибки при загрузке документов.
Для минимизации рисков важно заранее провести нагрузочное тестирование системы и подготовить резервные каналы связи. Необходимо разработать четкий порядок действий при сбоях и довести его до всех пользователей.
При внедрении рекомендуется создать регламент действий в нештатных ситуациях:
При внедрении рекомендуется создать регламент действий в нештатных ситуациях:
- Порядок перехода на резервные каналы связи.
- Алгоритм восстановления данных из резервных копий.
- Схема экстренной связи с техподдержкой.
- Правила оформления документов при отказе системы.
Важно регулярно тестировать работоспособность резервных систем и проводить учебные восстановления данных.
Ошибки в документах
После перехода на КЭДО возможны ошибки в оформлении электронных документов:
Неверные форматы файлов;
Некорректные шаблоны;
Ошибки в маршрутах согласования;
Проблемы с распознаванием электронных подписей.
Чтобы избежать этих проблем, нужно настроить автоматические проверки документов перед отправкой и организовать двойной контроль на этапе внедрения системы. Важно направить сотрудникам подробное уведомление с описанием правил работы с каждым типом документов.
В случае выявления ошибок компания должна иметь регламент их исправления. Все корректировки необходимо проводить в соответствии с требованиями законодательства, сохраняя историю изменений документов.
В случае выявления ошибок компания должна иметь регламент их исправления. Все корректировки необходимо проводить в соответствии с требованиями законодательства, сохраняя историю изменений документов.
Проблемы с хранением документов
Электронные документы требуют особого подхода к хранению:
- организация резервного копирования;
- обеспечение быстрого поиска;
- защита от несанкционированного доступа;
- соблюдение сроков хранения.
Взаимодействие с контролирующими органами
При проверках инспекция по труду может запросить электронные документы. В этом случае нужно предоставить их в установленном формате согласно приказу Минтруда №578н:
Файл документа в PDF;
Файл метаданных в XML;
Файл электронной подписи в формате SGN;
Машиночитаемую доверенность при необходимости.
При отсутствии хотя бы одного из обязательных файлов документ считается недействительным.
Сложности при увольнении сотрудников
Особого внимания требует процедура увольнения работников, использующих электронные подписи. Важно:
Заблокировать доступ к системе в последний рабочий день;
Отозвать электронную подпись;
Предоставить сотруднику пакет документов в установленном формате;
Сохранить архивную копию всех подписанных документов.
Электронные трудовые книжки и справки о стаже работы выгружаются в установленном законом формате. Работник получает документы через портал «Работа в России» или личный кабинет системы КЭДО.
Процесс увольнения в системе КЭДО имеет свои особенности. По требованиям трудового законодательства, работник должен получить полный пакет документов, включая:
Процесс увольнения в системе КЭДО имеет свои особенности. По требованиям трудового законодательства, работник должен получить полный пакет документов, включая:
Заверенную копию приказа об увольнении;
Справку о сумме заработка за два года;
Сведения о страховом стаже;
Справку о выплаченных доходах и удержанных налогах.
Все документы предоставляются в виде электронных дубликатов, заверенных УКЭП работодателя. При этом приказ об увольнении оформляется на бумажном носителе – это обязательное требование законодательства.
Чтобы упростить процедуру расчета с увольняющимся сотрудником, рекомендуется:
Чтобы упростить процедуру расчета с увольняющимся сотрудником, рекомендуется:
Заранее подготовить шаблоны всех необходимых документов;
Настроить автоматическое формирование справок на основе данных из учетной системы;
Создать чек-лист проверки комплектности документов;
Разработать пошаговую инструкцию для кадровой службы.
После увольнения важно обеспечить сотруднику доступ к его архиву документов. Для этого можно настроить ограниченный доступ к личному кабинету на определенный срок или выгрузить документы в защищенном формате.
Защита персональных данных
При внедрении решений КЭДО и работе с кадровыми документами важно обеспечить усиленную защиту персональных данных:
1
Выбрать надежное решение по требованиям безопасности компании;
2
Шифрование каналов передачи информации;
3
Разграничение прав доступа к разным категориям документов;
4
Регулярный аудит действий пользователей;
5
Контроль попыток несанкционированного доступа.
Утечка персональных данных грозит серьезными штрафами по статье 13.11 КоАП РФ. Поэтому система КЭДО должна соответствовать всем требованиям закона №152 «О персональных данных» и иметь необходимые средства защиты информации.
Чаще утечки данных происходят на третьей стороне, через провайдеров облачных решений, о чем ежегодно сообщают СМИ, например, 21 января 2025 года "Ростелеком" сообщил об утечке данных с нескольких сервисов компании со стороны своего провайдера.
Единственное, что может гарантировать безопасность данных — это не передавать их на сторонние сервисы, хранить критически важную информацию на локальных серверах.
Например, защита персональных данных в локально установленное (on-premise) КЭДО включает меры, которые должны принять ИТ-отдел вашей компании:
Чаще утечки данных происходят на третьей стороне, через провайдеров облачных решений, о чем ежегодно сообщают СМИ, например, 21 января 2025 года "Ростелеком" сообщил об утечке данных с нескольких сервисов компании со стороны своего провайдера.
Единственное, что может гарантировать безопасность данных — это не передавать их на сторонние сервисы, хранить критически важную информацию на локальных серверах.
Например, защита персональных данных в локально установленное (on-premise) КЭДО включает меры, которые должны принять ИТ-отдел вашей компании:
1
Организационные:
- назначение ответственных за защиту информации;
- разработка политики информационной безопасности;
- проведение регулярных аудитов безопасности.
2
Технические:
- использование сертифицированных средств криптографической защиты;
- настройка систем обнаружения вторжений;
- резервное копирование данных.
3
Правовые:
- актуализация согласий на обработку персональных данных;
- заключение соглашений о конфиденциальности;
- регистрация системы в Роскомнадзоре при необходимости.
Внимание следует уделить защите биометрических данных, если они используются для идентификации сотрудников в системе КЭДО. Для их обработки требуется отдельное согласие работника и специальные меры защиты.
Кейс внедрения КЭДО: как автоматизация документооборота повысила эффективность бизнеса
На примере кейса продемонстрируем, как внедрение КЭДО может стать лучшим инструментом для оптимизации кадровых бизнес-процессов, особенно в таких сложных отраслях, как строительство. Для «Велесстрой» внедрение КЭДО стало шагом к цифровой трансформации, который позволил компании укрепить свои позиции на рынке.
Компания «Велесстрой», специализирующаяся на строительстве и реконструкции объектов, столкнулась с необходимостью оптимизации внутренних процессов. Ручной документооборот, большие объемы бумажной работы и сложности в контроле сроков выполнения задач замедляли операционную деятельность.
Для решения этих проблем было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Наша команда разработала и внедрила индивидуальное решение, которое позволило автоматизировать ключевые процессы: от согласования договоров до управления внутренними распоряжениями.
Внедрение КЭДО принесло компании «Велесстрой»:
Компания «Велесстрой», специализирующаяся на строительстве и реконструкции объектов, столкнулась с необходимостью оптимизации внутренних процессов. Ручной документооборот, большие объемы бумажной работы и сложности в контроле сроков выполнения задач замедляли операционную деятельность.
Для решения этих проблем было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Наша команда разработала и внедрила индивидуальное решение, которое позволило автоматизировать ключевые процессы: от согласования договоров до управления внутренними распоряжениями.
Внедрение КЭДО принесло компании «Велесстрой»:
Во-первых, сократилось время на обработку документов: процессы согласования и утверждения стали занимать на 40% меньше времени;
Во-вторых, повысилась прозрачность работы: каждый этап документооборота теперь отслеживается в режиме реального времени, что минимизирует риски потери или задержки документов;
В-третьих, удалось снизить затраты на бумагу, печать и архивирование, что положительно сказалось на бюджете компании. Благодаря автоматизации сотрудники «Велесстрой» смогли сосредоточиться на стратегических задачах, что в итоге повысило общую эффективность бизнеса.
Если вы также готовы к качественным изменениям, первый шаг — записаться на ДЕМО, покажем работу системы изнутри.
В итоге, важно помнить, что внедрение КЭДО — это не просто замена бумажных документов электронными. Это комплексный проект, затрагивающий все аспекты работы организации: от технической инфраструктуры до психологической готовности сотрудников к изменениям.
В итоге, важно помнить, что внедрение КЭДО — это не просто замена бумажных документов электронными. Это комплексный проект, затрагивающий все аспекты работы организации: от технической инфраструктуры до психологической готовности сотрудников к изменениям.
Полезные материалы
Материалы
Презентация спикеров
«Бесплатный сыр» – не только в мышеловке. Госключ как средство ЭП на примере EmplDocs
Перевели 87% штата на КЭДО
Екатерина Александрова – о том, как легко можно перевести сотрудников на КЭДО с Госключом