Как оформить сотрудника на удаленную работу в 2025 году: инструкция, образцы заявления

За последние четыре года привлекательность удаленной работы выросла в два раза (с 8 до 16%), а гибридного формата — в 1,5 раза (с 23 до 34%). Гибкие формы занятости чаще используют молодые специалисты от 18 до 35 лет с высшим образованием, отмечается в исследовании ВЦИОМ. Удаленка обладает рядом плюсов — сотрудник не тратит время на дорогу, работодатель не тратит ресурсы на организацию рабочего места. О том, как написать заявление на удаленную работу, рассказываем в статье.

Удаленная работа — это работа вне офиса, чаще всего из дома, с использованием интернета и техники (смартфон, компьютер, ноутбук, планшет). С апреля 2013 года ФЗ № 60 официально дал бизнесу право переводить сотрудников на дистант. Гибридный формат закрепили в ФЗ №407, а условия занятости в формате удаленки отрегулировали в главе 49.1 Трудового кодекса РФ.

Если работник хочет перейти на удаленку, надо для начала обсудить эту возможность с работодателем, а затем подать заявление о переводе на дистанционную работу. Если обе стороны согласны, надо закрепить новые условия в допсоглашении к трудовому договору.

Процесс перехода на дистанционную работу обычно включает четыре этапа.

Переход на удаленный режим работы может проходить по инициативе обеих сторон — и бизнеса, и сотрудника. Например, работник имеет право написать заявление на дистант, если он переехал в другой город или даже страну, у него родился ребенок, сломалась машина или просто хочется меньше времени тратить на дорогу. Причина для удаленки может быть любой, главное, чтобы работодатель был согласен на перевод на дистанционную работу.

Со своей стороны, работодатель тоже может проявить инициативу и попросить перевод на дистанционную работу члена команды. Например, если власти обязывают всех перейти на дистант из-за карантина или случилось какое-то чрезвычайное происшествие. Или собственник решил сэкономить на аренде и перевести свою команду на удаленный режим работы.

В России были случаи, когда сотрудники обращались в суды с требованиями перевести их на удаленную работу. Но суд не идет навстречу, если работодатель не согласен на удаленку:

То есть, если вы хотите перейти на удаленку, а работодатель против этого, то у вас вряд ли получится это сделать, даже если вы подадите заявление на перевод на удаленную работу. И наоборот, если вы — работодатель, и хотите отправить команду на дистант, надо запросить согласие подчиненных и подписать допсоглашение. Если члены команды наотрез отказываются уходить на удаленку, а вы настаиваете, работники вправе обратиться в трудовую инспекцию или в суд.

Заявление на удаленку писать не нужно, если:

В остальных случаях, когда дистанционная работа не предусмотрена заранее, сотрудник должен подать заявление, а работодатель — заключить дополнительное соглашение на удаленную работу.

Заявление на дистанционную работу оформляется на чистом листе бумаги, справа сверху можно написать, кому и от кого направлена официальная бумага. Общая структура — стандартная. В шапке пишем слово «Заявление», а в основном тексте — срок, причина удаленной работы. Ниже можно посмотреть на образец заявления на удаленную работу.

Заявление на перевод на дистанционную работу сотрудник должен отдать работодателю в отдел кадров (или HR-отделу), непосредственному руководителю, либо через корпоративную систему, если у компании есть, например, CRM, где проходит документооборот. Если у компании есть кадровый электронный документооборот (КЭДО), то сотрудник может подписать заявление на дистанционную работу электронной подписью.

Важно: Начинать выполнять обязанности на дистанте можно после того, как обе стороны –– и компания, и коллектив –– подпишут дополнительное соглашение об удаленной работе.

Содержание приказа о переводе на дистанционную работу зависит от того, по чьей инициативе сотрудник переходит на удаленку. В основной части приказа нужно отметить причину дистанта, например, указ исполнительного органа власти или конкретную статью закона. Кроме того, в основной части указывают:

Можно также указать режим работы, формы взаимодействия (телефон, почта, CRM), способы контроля учета рабочего времени на удаленке. Сотрудников важно ознакомить с документом: лично под подпись, через почту, систему ЭДО.

Оформляется документ о переводе на дистанционную работу на стандартном бланке организации. В верхней части — номер документа, в нижней — подписи ответственных и тех сотрудников, кто уходит на удаленную работу.

Образец Приказа о переводе на удаленную работу можно скачать здесь.

Этот приказ отличается основанием — здесь причиной удаленки можно указать заявление сотрудника. В остальной части все будет стандартно: ФИО и должность сотрудника; формат дистанта — временный или постоянный; на какое время; обоснование удаленки.

Удаленная работа требует дополнительного соглашения, если стороны приняли решение о переходе на удаленку на постоянной основе или на временной по договоренности сторон.

В документе надо прописать основание перевода на удаленную работу, по какому режиму будет работать сотрудник, где нужно выполнять рабочие обязанности (некоторым компаниям это важно по соображениям безопасности), как вы будете обмениваться информацией и учитывать рабочее время.

Соглашение об удаленке оформляется в двух экземплярах для обеих сторон — сотруднику и работодателю.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на удаленный режим работы можно скачать здесь.

Место работы при этом также важно оговорить. Есть прецеденты, когда дистанционный работник выполнял обязанности на территории России, затем переезжал за границу. После этого работодатель увольнял сотрудника, так как в трудовом договоре был прописан пункт о месте работы — выполнение своих функций работник должен был осуществлять на территории РФ.

Ситуация с увольнением из-за переезда за границу случилась в одном из банков в городе Нальчик. В договоре между сотрудником и работодателем было прописано условие — дистанционная работа в городе проживания.

Мужчина уехал в Турцию, его предупредили о недопустимости работы из-за границы и попросили вернуться. Он проигнорировал просьбу, после чего работника уволили. Банку важно было из-за требований безопасности, чтобы команда работала в пределах страны. Мужчина подал в суд, так как считал, что увольнение незаконно. Но суд решил иначе — бывшему сотруднику не удалось вернуть себе место.

Кроме места работы в допсоглашении также важно прописать, обязан ли работодатель обеспечить рабочим местом сотрудника. Компенсировать расходы на оборудование компания обязана, только если затраты были согласованы и происходили в интересах бизнеса.

Сотруднику предложили перейти на удаленку, так как компания решила сэкономить на офисе. Мужчина отказался, но затем вынужден был согласиться, за свой счет арендовав компьютер и другую офисную технику.

Затем работника сократили, он подал в суд на возмещение расходов. Расходы на аренду оборудования суд взыскивать не стал. Согласно ст. 188 ТК РФ получить компенсацию за личное имущество сотрудник может только тогда, когда траты согласованы работодателем и происходят в его интересах. Это нужно закрепить в дополнительном соглашении. А так как это не было закреплено, мужчина остался ни с чем.

Когда сотрудник уходит на удаленку, кадровику надо изменить личную карточку работника (форма № Т-2). В ней фиксируется изменение условий труда, включая основание перевода (например, дополнительное соглашение к трудовому договору или приказ работодателя), дата начала дистанционной работы, срок действия (временный или постоянный), а также новое место выполнения обязанностей, если оно отличается от изначального.

Кроме того, в карточке указывается обновленный график работы, способы связи с сотрудником (электронная почта, мессенджеры, телефон) и информация о предоставленном оборудовании, если работодатель его выдает. Если предусмотрены компенсационные выплаты за использование личной техники или оплату интернета, эти данные также нужно отразить.

Работник должен быть ознакомлен с изменениями в карточке и подписать лично или дистанционно через систему электронного документооборота.

Пример записи о переводе на удаленку может выглядеть так:

Документ подписывают работник и кадровый специалист. Если сотрудник после удаленной работы возвращается в офис, в карточке снова надо отразить изменения.

Форму ЕФС-1 работодатель должен подавать в Социальный фонд России (СФР), чтобы отправить информацию о приеме, увольнении, переводе сотрудников, назначении пенсий.

Документ надо направить в течение одного рабочего дня после издания приказа, если речь идет о кадровых изменениях, и до 5 числа месяца, следующего за месяцем получения уведомления от СФР, если информация касается пенсии. Подать форму можно через электронный документооборот, личный кабинет страхователя на сайте СФР или в бумажном виде, если в организации меньше 10 сотрудников.

Форма включает два раздела, но чаще всего заполняется Раздел 1, в котором надо указать сведения о работодателе, ФИО и СНИЛС сотрудника, тип кадрового события (прием, увольнение или перевод), дата, номер и дата приказа. При переводе на дистанционную работу вносятся изменения в условия труда, в частности, уточняется новый формат занятости.

Удаленная работа: пример заполнения формы при переводе может выглядеть так:

Документ подписывает работодатель или уполномоченное лицо перед отправкой. Важно перепроверить все данные работников, которые переходят на удаленку.

Удаленная работа требует тех же принципов работы с Табелем учета рабочего времени, что и для офисных сотрудников, но с учетом особенностей дистанционного формата. Компании нужно фиксировать отработанные часы, периоды отсутствия и начислять оплату труда по табелю.

Заполнять его можно в электронной или бумажной форме. Если организация использует систему учета рабочего времени (например, Битрикс24, Jira, SAP, 1С), отметки об удаленной работе могут вноситься автоматически. В остальных случаях данные передаются сотрудником на удаленке — он заполняет отчеты или отмечает время в специальном журнале.

Основной принцип — фиксировать фактически отработанное время. Если сотрудник работает по стандартному графику, табель заполняется аналогично офисному режиму, а если у него гибкий график — фиксируются только факты выполнения задач на удаленной работе.

При заполнении табеля используются стандартные обозначения: «Я» (явка), «ДО» (дистанционная работа), «НН» (неявка), «ОТ» (отпуск) и другие. Если сотрудник на удаленке не выходит на связь без объяснения причин, отмечается «ПР» (прогул). За это можно привлечь к дисциплинарной ответственности, например, лишить части премии.

Правильное ведение табеля на удаленной работе помогает избежать споров по оплате труда и дисциплине, особенно если работодатель использует электронные системы фиксации времени или согласует отчеты с сотрудниками заранее.