WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
31 мая 2026
Как составить положение о переходе на КЭДО
От того, насколько грамотно проведена подготовка к переходу на КЭДО, зависит, насколько простым и управляемым окажется этот переход и дальнейшее ведение КЭДО. Один из первых шагов — издание приказа или положения о переходе на КЭДО: документ фиксирует правила, сроки и ответственность.
Екатерина Александрова
CPO EmplDocs
Содержание
- Приказ о переходе и Положение о КЭДО
- Зачем составлять Положение о переходе на КЭДО
- В какой форме составлять документ о переходе на КЭДО
- Обязательные реквизиты, приложения и исключения при переходе на КЭДО
- Образец перехода на КЭДО на 2026 год
- Какую информацию нужно включить в Положение
- Перечень электронных документов, которые переводят на КЭДО
- Порядок получения согласия сотрудников на КЭДО
- Термины и правовая база
- Главное: что важно помнить при составлении положения о переходе на КЭДО
- Частые вопросы FAQ
Зачем составлять Положение о переходе на КЭДО
Главная цель документа о переходе на КЭДО — сделать легитимным кадровый электронный документооборот в компании. Это значит, что с момента принятия Положения о переходе на КЭДО электронные документы, подписанные и отправленные через систему КЭДО, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы.
Кроме того, проработанный документ о переходе на КЭДО делает процесс самого перехода и дальнейшее использование КЭДО более понятными и прозрачными для сотрудников. Идеальный результат: каждый сотрудник знает, как по новым правилам подать заявление на отпуск, выполнить подписание кадрового документа, проверить статус подписи, оформлять справку или подготовить график отпусков в личном кабинете системы КЭДО.
Для этого важно организовать процесс перехода и выстроить порядок так, чтобы документы учитывали требования законодательства, внутренние ЛНА и фактическую работу подразделений и использование системы в ежедневных кадровых сценариях.
Кроме того, проработанный документ о переходе на КЭДО делает процесс самого перехода и дальнейшее использование КЭДО более понятными и прозрачными для сотрудников. Идеальный результат: каждый сотрудник знает, как по новым правилам подать заявление на отпуск, выполнить подписание кадрового документа, проверить статус подписи, оформлять справку или подготовить график отпусков в личном кабинете системы КЭДО.
Для этого важно организовать процесс перехода и выстроить порядок так, чтобы документы учитывали требования законодательства, внутренние ЛНА и фактическую работу подразделений и использование системы в ежедневных кадровых сценариях.
Дорожная карта: алгоритм перехода на КЭДО
Переход на цифру — это не разовая акция, а инженерный процесс. Визуализация и схема документооборота помогают команде не сбиться с пути. Стандартные этапы внедрения включают:
Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами КЭДО. Возможно, потребуется изменить часть актов и пересмотреть часть процессов, чтобы учет документов был единым.
Если пропустить этот этап, есть риск столкнуться с противоречиями: по правилам КЭДО сотрудник подает заявление удаленно через систему КЭДО, а по старым правилам — должен лично явиться в отдел кадров и отдать заявление на бумаге.
- Предпроектный аудит: сбор текущих ЛНА и описание процессов «как есть».
- Проектирование контура: настройка маршрутов подписания и ролевой модели.
- Легализация: утверждение Положения о КЭДО и уведомление штата.
- Технический запуск: интеграция с 1С, массовая выдача ЭП, тестовый прогон.
- Масштабирование: полный отказ от бумаги для согласившихся сотрудников.
Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами КЭДО. Возможно, потребуется изменить часть актов и пересмотреть часть процессов, чтобы учет документов был единым.
Если пропустить этот этап, есть риск столкнуться с противоречиями: по правилам КЭДО сотрудник подает заявление удаленно через систему КЭДО, а по старым правилам — должен лично явиться в отдел кадров и отдать заявление на бумаге.
Экспертный разбор: три условия легитимности электронных заявлений
Чтобы электронное взаимодействие имело безусловную юридическую силу, необходимо соблюдать жесткие правовые критерии. Как подчеркивает «Письмо Роструда от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1», электронные заявления работников признаются легитимными только при одновременном выполнении трех условий: организация официально внедрила систему КЭДО, конкретный тип документа зафиксирован в ЛНА, сотрудник официально подписал согласие на цифровое взаимодействие.
Важный этап грамотного перехода на КЭДО — анализ всех кадровых процессов и локальных нормативных актов. Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами. Возможно, понадобится внести изменения в часть актов и пересмотреть часть процессов.
Также часто фиксируют: «С момента вступления в силу положения о переходе на КЭДО электронная и собственноручная подпись считаются эквивалентными», а правила подписания описывают отдельно, чтобы сотрудники понимали, когда и как подписывать документы.
Однако это не отменяет необходимость проанализировать процессы и документацию: при реальном внедрении всплывают неожиданные расхождения, которые приводят к спорам и неразберихе. Подготовка к КЭДО — хороший повод оптимизировать кадровую работу и сократить лишние согласования.
Положение о переходе может урегулировать любые особенности кадрового документооборота. Сложность внедрения зависит от того, насколько уже регламентирована работа в компании и насколько единый формат используется для документов.
В практике EmplDocs был случай, когда методологи приводили к единым общим правилам разрозненные кадровые положения крупного холдинга — и лишь затем внедряли КЭДО.
Разумеется, в компании со сложной структурой и в организации с небольшим количеством сотрудников процесс перехода, а значит, и содержание документов о КЭДО, будут отличаться. Оптимальный вариант — обратиться к специалистам по внедрению системы КЭДО, которые помогут оценить процессы в компании, сформулировать итоговые положения и выстроить рабочие процессы.
Важный этап грамотного перехода на КЭДО — анализ всех кадровых процессов и локальных нормативных актов. Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами. Возможно, понадобится внести изменения в часть актов и пересмотреть часть процессов.
Также часто фиксируют: «С момента вступления в силу положения о переходе на КЭДО электронная и собственноручная подпись считаются эквивалентными», а правила подписания описывают отдельно, чтобы сотрудники понимали, когда и как подписывать документы.
Однако это не отменяет необходимость проанализировать процессы и документацию: при реальном внедрении всплывают неожиданные расхождения, которые приводят к спорам и неразберихе. Подготовка к КЭДО — хороший повод оптимизировать кадровую работу и сократить лишние согласования.
Положение о переходе может урегулировать любые особенности кадрового документооборота. Сложность внедрения зависит от того, насколько уже регламентирована работа в компании и насколько единый формат используется для документов.
В практике EmplDocs был случай, когда методологи приводили к единым общим правилам разрозненные кадровые положения крупного холдинга — и лишь затем внедряли КЭДО.
Разумеется, в компании со сложной структурой и в организации с небольшим количеством сотрудников процесс перехода, а значит, и содержание документов о КЭДО, будут отличаться. Оптимальный вариант — обратиться к специалистам по внедрению системы КЭДО, которые помогут оценить процессы в компании, сформулировать итоговые положения и выстроить рабочие процессы.
Комментарий эксперта EmplDocs: чтобы снизить риск противоречий, в Положение о переходе на КЭДО можно добавить норму: «В случае расхождений между настоящим документом и другими ЛНА приоритет имеют положения настоящего документа».
Важный этап грамотного перехода на КЭДО — анализ всех кадровых процессов и локальных нормативных актов. Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами. Возможно, понадобится внести изменения в часть актов и пересмотреть часть процессов.
Также часто фиксируют: «С момента вступления в силу положения о переходе на КЭДО электронная и собственноручная подпись считаются эквивалентными», а правила подписания описывают отдельно, чтобы сотрудники понимали, когда и как подписывать документы.
Однако это не отменяет необходимость проанализировать процессы и документацию: при реальном внедрении всплывают неожиданные расхождения, которые приводят к спорам и неразберихе. Подготовка к КЭДО — хороший повод оптимизировать кадровую работу и сократить лишние согласования.
Положение о переходе может урегулировать любые особенности кадрового документооборота. Сложность внедрения зависит от того, насколько уже регламентирована работа в компании и насколько единый формат используется для документов.
В практике EmplDocs был случай, когда методологи приводили к единым общим правилам разрозненные кадровые положения крупного холдинга — и лишь затем внедряли КЭДО.
Разумеется, в компании со сложной структурой и в организации с небольшим количеством сотрудников процесс перехода, а значит, и содержание документов о КЭДО, будут отличаться. Оптимальный вариант — обратиться к специалистам по внедрению системы КЭДО, которые помогут оценить процессы в компании, сформулировать итоговые положения и выстроить рабочие процессы.
Также часто фиксируют: «С момента вступления в силу положения о переходе на КЭДО электронная и собственноручная подпись считаются эквивалентными», а правила подписания описывают отдельно, чтобы сотрудники понимали, когда и как подписывать документы.
Однако это не отменяет необходимость проанализировать процессы и документацию: при реальном внедрении всплывают неожиданные расхождения, которые приводят к спорам и неразберихе. Подготовка к КЭДО — хороший повод оптимизировать кадровую работу и сократить лишние согласования.
Положение о переходе может урегулировать любые особенности кадрового документооборота. Сложность внедрения зависит от того, насколько уже регламентирована работа в компании и насколько единый формат используется для документов.
В практике EmplDocs был случай, когда методологи приводили к единым общим правилам разрозненные кадровые положения крупного холдинга — и лишь затем внедряли КЭДО.
Разумеется, в компании со сложной структурой и в организации с небольшим количеством сотрудников процесс перехода, а значит, и содержание документов о КЭДО, будут отличаться. Оптимальный вариант — обратиться к специалистам по внедрению системы КЭДО, которые помогут оценить процессы в компании, сформулировать итоговые положения и выстроить рабочие процессы.
В какой форме составлять документ о переходе на КЭДО
Согласно статье 22.2 ТК РФ, необходимо создать два локальных нормативных акта: о самом переходе на КЭДО и о порядке его ведения (обычно его утверждают положением о переходе). Эти документы направляют на согласование с профсоюзом, если такой орган есть в компании.
Два главных документа: в чем разница?
Для обеспечения безупречного комплаенса работодатель обязан четко разграничивать нормативную базу. Согласно требованиям, которые устанавливает «Статья 22.2 ТК РФ», процедура автоматизации разделяется на два правовых контура: первый документ фиксирует сам факт перехода и дату запуска (часть 2), а второй выступает регулярным регламентом работы и маршрутов согласования (часть 3).
Два главных документа: в чем разница?
Для обеспечения безупречного комплаенса работодатель обязан четко разграничивать нормативную базу. Согласно требованиям, которые устанавливает «Статья 22.2 ТК РФ», процедура автоматизации разделяется на два правовых контура: первый документ фиксирует сам факт перехода и дату запуска (часть 2), а второй выступает регулярным регламентом работы и маршрутов согласования (часть 3).
Согласование нормативной базы с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ)
Если в компании действует выборный орган первичной профсоюзной организации, согласование Положения о КЭДО обязательно.
Как предписывает «Статья 372 ТК РФ», проекты документов направляются в профсоюз для учета мнения.
Закон устанавливает жесткий регламент взаимодействия: у профсоюза есть ровно 5 рабочих дней на изучение проекта и направление мотивированного мнения.
Дальнейший алгоритм зависит от решения органа:
Как предписывает «Статья 372 ТК РФ», проекты документов направляются в профсоюз для учета мнения.
Закон устанавливает жесткий регламент взаимодействия: у профсоюза есть ровно 5 рабочих дней на изучение проекта и направление мотивированного мнения.
Дальнейший алгоритм зависит от решения органа:
- Если профсоюз согласен: ЛНА утверждается руководителем и вступает в силу.
- Если профсоюз не согласен (или требует правок): у работодателя есть 3 дня на проведение дополнительных консультаций. Если консенсус не достигнут, разногласия фиксируются специальным протоколом. После этого работодатель имеет право принять Положение в своей редакции, однако профсоюз получает законное право обжаловать документ в ГИТ или суде.
Эталонная структура Положения о КЭДО (Пример)
Не изобретайте велосипед с нуля. Классическая структура разделов включает: общие положения, термины и определения, правила идентификации, порядок выдачи ЭП, алгоритмы документооборота, матрицу ответственности сторон. В качестве приложения обязательно добавляется downloadable template (скачиваемый шаблон) — форма согласия сотрудника на присоединение к КЭДО и бланк ознакомления с ЛНА.
Обязательной формы документа о переходе на КЭДО нет — ТК РФ задает требования к содержанию. При этом работодатель может выпустить приказ или положение (в зависимости от внутренних правил), но на старте важно учитывать, что ознакомление часто организуют в бумажном виде: на этом этапе компания только готовится к КЭДО.
Дату перехода нужно установить так, чтобы к этому моменту все сотрудники были уведомлены. Форму уведомления работодатель может утвердить отдельным приказом или включить в документ о переходе. Важно заранее определять, как именно будет происходить подписание кадровых документов и кто несет обязанность контролировать сроки и корректность маршрутов согласования.
Для документов, связанных с трудовым договором, отдельно опишите, где ведется электронный архив и как формируются электронные уведомления; при необходимости укажите применимые ФЗ и ФЗ по защите информации и данных в трудовых отношениях, а также закрепите единое понятие подписи.
Если компания выбрала в качестве системы кадрового электронного документооборота решение EmplDocs, шаблон приказа о переходе, приложения к нему, соглашение о признании электронной подписи и другие необходимые формы входят в базовый комплект документов, который предоставляется каждой организации.
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Обязательной формы документа о переходе на КЭДО нет — ТК РФ задает требования к содержанию. При этом работодатель может выпустить приказ или положение (в зависимости от внутренних правил), но на старте важно учитывать, что ознакомление часто организуют в бумажном виде: на этом этапе компания только готовится к КЭДО.
Дату перехода нужно установить так, чтобы к этому моменту все сотрудники были уведомлены. Форму уведомления работодатель может утвердить отдельным приказом или включить в документ о переходе. Важно заранее определять, как именно будет происходить подписание кадровых документов и кто несет обязанность контролировать сроки и корректность маршрутов согласования.
Для документов, связанных с трудовым договором, отдельно опишите, где ведется электронный архив и как формируются электронные уведомления; при необходимости укажите применимые ФЗ и ФЗ по защите информации и данных в трудовых отношениях, а также закрепите единое понятие подписи.
Если компания выбрала в качестве системы кадрового электронного документооборота решение EmplDocs, шаблон приказа о переходе, приложения к нему, соглашение о признании электронной подписи и другие необходимые формы входят в базовый комплект документов, который предоставляется каждой организации.
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Какую информацию нужно включить
Рассмотрим положения, которые нужно включить в документ о переходе на КЭДО.
Сведения об информационной системе.
Работодатель может выбирать собственную информационную систему или цифровую платформу «Работа в России» (ст. 22.1 ТК РФ). Собственная система дает больше гибкости и возможность настроить роли доступа, маршруты и учет статусов, а также регламентировать использование системы в разных подразделениях.
Процесс доступа и авторизации в системе
Доступ в систему не должен превращаться в корпоративную «слепую зону». Требуется прозрачный алгоритм, который включает: создание учетной записи в день приема (автоматически при интеграции с 1С), первичную авторизацию с подтверждением личности сотрудника (через SSO или Госуслуги), гибкое управление ролями (работник, руководитель, администратор КЭДО). Восстановление доступа осуществляется строго через механизмы двухфакторной аутентификации.
Пошаговый алгоритм: настройка доступа сотрудника
Для обеспечения прозрачности и безопасности на каждом этапе онбординга, в ЛНА рекомендуется закрепить следующий регламент действий:
Отдельно оцените интеграцию с корпоративными системами: в общем контуре ЭДО это упрощает обмен и хранение электронных документов. Также заранее проверьте, что система будет обеспечивать надежное хранение, журналирование и корректную обработку информации, включая персональные данные работников.
Сведения об информационной системе.
Работодатель может выбирать собственную информационную систему или цифровую платформу «Работа в России» (ст. 22.1 ТК РФ). Собственная система дает больше гибкости и возможность настроить роли доступа, маршруты и учет статусов, а также регламентировать использование системы в разных подразделениях.
Процесс доступа и авторизации в системе
Доступ в систему не должен превращаться в корпоративную «слепую зону». Требуется прозрачный алгоритм, который включает: создание учетной записи в день приема (автоматически при интеграции с 1С), первичную авторизацию с подтверждением личности сотрудника (через SSO или Госуслуги), гибкое управление ролями (работник, руководитель, администратор КЭДО). Восстановление доступа осуществляется строго через механизмы двухфакторной аутентификации.
Пошаговый алгоритм: настройка доступа сотрудника
Для обеспечения прозрачности и безопасности на каждом этапе онбординга, в ЛНА рекомендуется закрепить следующий регламент действий:
- Создание учетной записи: ответственный сотрудник HR или IT-специалист формирует профиль пользователя в системе КЭДО на основе кадровых данных из 1С (ФИО, СНИЛС, должность).
- Подписание согласия на обработку ПДн: до получения доступа к функционалу системы работник обязан подписать согласие на обработку персональных данных для целей функционирования информационной системы (включая передачу данных в облако или сторонним контрагентам).
- Выпуск ЭП: отдел IT или привлеченный аккредитованный удостоверяющий центр инициирует выпуск УНЭП или УКЭП. Сертификат должен быть привязан к идентификатору сотрудника в системе.
- Первичная авторизация: работник получает временные данные для входа, проходит процедуру первичной аутентификации в личном кабинете и в обязательном порядке меняет временный пароль на индивидуальный, соответствующий политикам безопасности компании.
Отдельно оцените интеграцию с корпоративными системами: в общем контуре ЭДО это упрощает обмен и хранение электронных документов. Также заранее проверьте, что система будет обеспечивать надежное хранение, журналирование и корректную обработку информации, включая персональные данные работников.
Технические требования к форматам кадровых документов
Регламент должен учитывать требования, которые диктует «Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022». Легитимный формат электронного документа — это не просто PDF, а строгий формат, включающий три обязательных компонента:
- Визуальная часть: основной файл в формате PDF/A-1A.
- Файл отсоединенной электронной подписи: файл в формате SGN (подтверждает авторство и неизменность).
- Файл описания метаданных: формат XML, содержащий обязательные реквизиты документа для автоматизированной обработки.
Перечень электронных документов, которые переводят на КЭДО
В положении нужно зафиксировать виды документов и кадровых мероприятий, на которые будет распространяться КЭДО. Также стоит описать случаи, когда возможен возврат на бумажный документооборот (например, при сбоях) и какой формат будет считаться приоритетным.
В документах о переходе на КЭДО лучше прописать детали максимально конкретно — развернутый перечень мероприятий, исключения, правила маршрутизации и подписания.
Когда бумага всё ещё нужна: формулировки для раздела «Исключительные случаи»
Наличие цифрового контура не отменяет форс-мажоров. Чтобы надежно защитить компанию от трудовых споров в ситуациях, когда сотрудник физически не может подписать документ электронно, ЛНА о порядке ведения КЭДО должен содержать жесткий регламент действий. Этот раздел — важнейшая часть документа, гарантирующая непрерывность кадровых процессов.
Ниже приведены 4 примера готовых формулировок, которые минимизируют риски на практике:
Ниже приведены 4 примера готовых формулировок, которые минимизируют риски на практике:
- технический сбой: при возникновении задокументированного технического сбоя в информационной системе, длительность которого превышает 4 рабочих часа, документооборот временно переводится на бумажный носитель до полного восстановления работоспособности платформы.
- отсутствие связи: в случае отсутствия доступа к сети Интернет по месту выполнения трудовой функции (для дистанционных или выездных работников), ознакомление с кадровыми документами производится путем направления заверенных бумажных копий или при личном визите в офис.
- утеря или компрометация ЭП: при утере физического токена или компрометации пароля к учетной записи работник обязан незамедлительно уведомить ответственное должностное лицо. До момента перевыпуска электронного сертификата взаимодействие сторон осуществляется исключительно на бумаге.
- системные инциденты безопасности: при выявлении критической угрозы утечки персональных данных работодатель имеет право в одностороннем порядке приостановить работу системы КЭДО, переведя все кадровые процедуры в традиционный бумажный формат до локализации угрозы.
Перечень категорий работников, которые переходят на КЭДО
В положение о переходе на КЭДО включают перечень категорий работников, которые переходят на электронный документооборот. Но это не означает, что все работники автоматически должны использовать КЭДО: по закону от каждого нужно получать письменное согласие на переход.
Такое согласие можно оформить как отдельный документ или включить в трудовой договор/допсоглашение, чтобы работодатель мог подтвердить согласование условий.
После получения согласия сотрудник начинает работу в системе и получает доступ к электронному кабинету и электронным кадровым документам. Если письменного согласия нет, считается, что сотрудник отказался переходить на КЭДО и продолжает использование бумажного документооборота
Такое согласие можно оформить как отдельный документ или включить в трудовой договор/допсоглашение, чтобы работодатель мог подтвердить согласование условий.
После получения согласия сотрудник начинает работу в системе и получает доступ к электронному кабинету и электронным кадровым документам. Если письменного согласия нет, считается, что сотрудник отказался переходить на КЭДО и продолжает использование бумажного документооборота
Управление гибридным контуром: бумага + цифра
Переход редко бывает одномоментным для всего штата. Если есть отказники, включается управление гибридным контуром. Положение должно содержать правила ведения двойного учета: синхронизация бумажных и электронных документов происходит путем сканирования бумаги и загрузки в систему для ознакомления «цифровых» коллег. Порядок архивирования также дублируется: физический номенклатурный архив для бумаги и защищенный серверный — для цифровых контейнеров.
Бывают ситуации, когда не удается получить согласие всех специалистов и на КЭДО переходит только часть сотрудников. Тогда работодателю удобно выбирать систему, где можно фильтровать адресатов в зависимости от того, подключены они к ЭДО или нет.
Бывают ситуации, когда не удается получить согласие всех специалистов и на КЭДО переходит только часть сотрудников. Тогда работодателю удобно выбирать систему, где можно фильтровать адресатов в зависимости от того, подключены они к ЭДО или нет.
Срок уведомления о переходе на КЭДО и срок перехода на КЭДО
Конкретных требований к сроку уведомления нет, но действует правило: дата перехода должна наступать позднее даты уведомления сотрудников. На практике удобно описать действие «уведомление», каналы, сроки и ответственных, а также закрепить отдельный порядок для дистанционных работников.
Термины и правовая база
Чтобы избежать путаницы, можно развести термины: общий ЭДО в компании и кадровый контур КЭДО. При этом ориентироваться нужно на ТК РФ, а также учитывать применимый закон и нормы федеральных законов (ФЗ), которые затрагивают хранение и защиту информации.
Если в компании есть трудовой договор в бумаге и параллельно создаются электронные кадровые документы, важно согласовать типы подписей и правила хранения. В частности, для электронной подписи можно утвердить отдельное соглашение и указать, кто и как должен подписывать документы.
В локальных нормативных актах целесообразно прямо закрепить, какая электронная подпись применяется для заявлений работников и какая подпись используется для распорядительных документов. Согласно норме «Статья 22.3 ТК РФ», закон строго разграничивает применение УКЭП, УНЭП и ПЭП в зависимости от типа документа.
Если в компании есть трудовой договор в бумаге и параллельно создаются электронные кадровые документы, важно согласовать типы подписей и правила хранения. В частности, для электронной подписи можно утвердить отдельное соглашение и указать, кто и как должен подписывать документы.
В локальных нормативных актах целесообразно прямо закрепить, какая электронная подпись применяется для заявлений работников и какая подпись используется для распорядительных документов. Согласно норме «Статья 22.3 ТК РФ», закон строго разграничивает применение УКЭП, УНЭП и ПЭП в зависимости от типа документа.
Регламент работы с электронной подписью (ЭП): от выдачи до отзыва
Электронная подпись — это юридическая ответственность бизнеса. Регламент обязан покрывать весь жизненный цикл сертификата, который включает: строгую процедуру выдачи ЭП под роспись, алгоритм первичной активации, правила плановой смены сертификата. Отдельно описываются действия при компрометации ЭП (утеря телефона или пароля): сотрудник обязан немедленно сообщить в техподдержку, после чего администратор запускает алгоритм перевыпуска и аннулирования старого токена.
Дополнительно опишите, когда сотрудник обязан подписывать документ в электронном виде и какие действия предпринимаются, если ЭП не наложена в срок.
Дополнительно опишите, когда сотрудник обязан подписывать документ в электронном виде и какие действия предпринимаются, если ЭП не наложена в срок.
Эскалация и алгоритм при нарушении сроков подписания
Цифровой саботаж недопустим. В документе должен быть прописан сценарий просрочки: если срок истек, включается определенная механика из последовательных действий. Система отправляет повторные уведомления работнику, а затем эскалирует задачу линейному руководителю.
При злостном игнорировании, действия HR сводятся к составлению электронного акта об отказе от подписания, что позволяет юридически зафиксировать факт ознакомления.
Такой подход снижает риски споров в трудовых отношениях, потому что законодательство и профильные ФЗ требуют подтверждаемости юридически значимых операций в электронной среде.
При необходимости оформляют соглашение о признании электронной подписи и фиксируют вид применяемого решения, чтобы корректно подписывать документы. Для корректной настройки кадрового контура полезно прямо в положении указать: какие данные фиксируются, какой формат файлов допускается, какой вид уведомлений считается надлежащим, и какой порядок применяется при спорных ситуациях.
При злостном игнорировании, действия HR сводятся к составлению электронного акта об отказе от подписания, что позволяет юридически зафиксировать факт ознакомления.
Такой подход снижает риски споров в трудовых отношениях, потому что законодательство и профильные ФЗ требуют подтверждаемости юридически значимых операций в электронной среде.
При необходимости оформляют соглашение о признании электронной подписи и фиксируют вид применяемого решения, чтобы корректно подписывать документы. Для корректной настройки кадрового контура полезно прямо в положении указать: какие данные фиксируются, какой формат файлов допускается, какой вид уведомлений считается надлежащим, и какой порядок применяется при спорных ситуациях.
Главное: что важно помнить при составлении положения о переходе на КЭДО
Законодательство выделяет обязательный минимум сведений для положения о переходе на КЭДО:
- систему КЭДО, которую будут использовать в компании;
- cписок кадровых процессов и документов, которые переводят в электронную форму (то есть в цифровой контур хранения и обмена);
- срок уведомления работников и дату полного перехода на КЭДО.
- категории сотрудников, которых подключат к системе КЭДО;
- при этом сложность обычно не в составлении текста, а в том, чтобы на каждом этапе оценить процессы и принять взвешенные решения: какой тип документов переводить, как организовать маршруты, как будет идти запуск и как оформлять исключения.
Роли и безопасность
Рекомендуется заранее закрепить, какая сторона процесса инициирует запросы, кто отвечает за учет статусов, и кто контролирует внедрение регламента на практике.
Также стоит описать, как сотрудники будут получать уведомления и подтверждения, и в каком ЭДО-контуре это происходит. Отдельно пропишите, как выполняется обработка и защита персональных данных, включая требования по доступам и хранению, чтобы соблюдался применимый закон и требования ФЗ.
Также стоит описать, как сотрудники будут получать уведомления и подтверждения, и в каком ЭДО-контуре это происходит. Отдельно пропишите, как выполняется обработка и защита персональных данных, включая требования по доступам и хранению, чтобы соблюдался применимый закон и требования ФЗ.
Защита персональных данных (ПДн) и реагирование на инциденты
Оцифровка кадров многократно повышает цену утечки. Раздел по ПДн должен содержать: технические меры защиты (шифрование, изоляция баз), жесткое разграничение доступов на основе ролей, сроки хранения файлов и правила удаления данных при отзыве согласия или увольнении. Важнейший пункт — реакция на инциденты: алгоритм мгновенной блокировки контура и уведомления Роскомнадзора об утечке.
Матрица ответственности сторон в КЭДО
Размытая ответственность убивает эффективность автоматизации. В положение встраивается структурированный раздел, фиксирующий зоны ответственности:
- Работодатель: обеспечивает работоспособность платформы 24/7, защиту данных и оплату услуг удостоверяющего центра.
- Работник: отвечает за сохранность физического носителя ключа ЭП (если применимо) или конфиденциальность пароля, а также за соблюдение дедлайнов подписания.
- Администратор КЭДО: контролирует корректность прав доступа, настройку маршрутов и актуальность данных в системе.
- Последствия: нарушение регламента (например, разглашение пароля или задержка подписания без уважительной причины) квалифицируется как дисциплинарный проступок, подлежащий разбору согласно правилам внутреннего трудового распорядка.
Совет эксперта
Решение о переходе принимает руководитель организации, но инициировать переход может и работодатель через кадровую службу, если цель — ускорить процессы в компании и сократить расходы.
Решение о переходе принимает руководитель организации, но инициировать переход может и работодатель через кадровую службу, если цель — ускорить процессы в компании и сократить расходы.
Внедрение КЭДО — это фундамент для сквозной автоматизации. Наличие защищенного цифрового контура позволяет масштабировать систему: использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) и оперативно вести электронный документооборот с государственными структурами (ФНС, СФР).
Заключительные положения: действие ЛНА во времени
Опираясь на право, которое закрепляет «Статья 8 ТК РФ», новое Положение обладает безусловным юридическим приоритетом. Положение о переходе принимается как бессрочный локальный нормативный акт и действует до момента официальной отмены или замены его новой редакцией. В случае выявления противоречий с устаревшими пунктами ПВТР (Правил внутреннего трудового распорядка) приоритет имеют нормы Положения о КЭДО. В случае выявления противоречий с устаревшими пунктами, применяются нормы нового Положения.
Юридическое внесение изменений осуществляется изданием приказа руководителя, а за нарушение внедренного регламента грозит «Статья 5.27 КоАП РФ». Внесение любых изменений в регламент, корректировка маршрутов или расширение перечня документов осуществляются исключительно путем издания приказа руководителя компании после обязательного согласования (при наличии профсоюза).
Юридическое внесение изменений осуществляется изданием приказа руководителя, а за нарушение внедренного регламента грозит «Статья 5.27 КоАП РФ». Внесение любых изменений в регламент, корректировка маршрутов или расширение перечня документов осуществляются исключительно путем издания приказа руководителя компании после обязательного согласования (при наличии профсоюза).
КЭДО – больше, чем просто функционал в кадровой системе
Внедрение КЭДО — это фундамент для сквозной цифровизации. Наличие защищенного цифрового контура, настроенных систем ЭП и электронных архивов позволяет компании масштабировать успех: использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) и оперативно вести электронный документооборот с государственными структурами (ФНС, СФР и другими ведомствами), что является ключевым трендом цифровой трансформации бизнеса.
Система КЭДО объединяет кадровую базу данных, алгоритмы проверки и защиту от человеческого фактора в общий непрерывный процесс: от заявок и момента трудоустройства до автоматического отслеживания критических дедлайнов и автоматизации маршрутов между КЭДО и учетной системой.
Внедряя КЭДО, компания не просто меняет формат подписи — он гарантирует юридическую ликвидность кадровых процессов, выстраивает прозрачную структуру данных и страхует бюджет от кратно возросших штрафов регуляторов.
Система КЭДО объединяет кадровую базу данных, алгоритмы проверки и защиту от человеческого фактора в общий непрерывный процесс: от заявок и момента трудоустройства до автоматического отслеживания критических дедлайнов и автоматизации маршрутов между КЭДО и учетной системой.
Внедряя КЭДО, компания не просто меняет формат подписи — он гарантирует юридическую ликвидность кадровых процессов, выстраивает прозрачную структуру данных и страхует бюджет от кратно возросших штрафов регуляторов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
1. Чем отличается приказ о переходе на КЭДО от положения о КЭДО? Нужны ли оба документа?
Приказ — это распорядительный документ, который запускает процесс, фиксирует дату и назначает ответственных. Положение — это локальный нормативный акт (ЛНА), устанавливающий правила ведения электронного документооборота. Для легитимного перехода компании нужны оба документа.
2. Нужно ли согласовывать положение о переходе на КЭДО с профсоюзом, и что будет, если этого не сделать?
Да, если в компании сформирован выборный орган, согласование строго обязательно. Без учета мнения документ признается недействительным, а компании грозят штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Какие исключительные случаи нужно прописать в положении, чтобы при сбое системы или отсутствии интернета у сотрудника можно было законно использовать бумажный документ?
В регламенте фиксируются форс-мажорные обстоятельства: технический сбой провайдера, отсутствие интернета или утеря сотрудником ЭП. В этих ситуациях допускается временный перенос взаимодействия на бумажный носитель.
4. Как в положении о КЭДО правильно описать ответственность работника за несвоевременное подписание электронного документа или утерю ключа электронной подписи?
Утеря токена или компрометация пароля квалифицируются как нарушение правил внутреннего распорядка. Работник обязан незамедлительно уведомить должностное лицо для аннулирования ключа.
5. Что делать, если старые локальные акты компании (например, правила внутреннего трудового распорядка) противоречат новому положению о КЭДО?
Необходимо издать приказ о внесении изменений в ПВТР. В самом тексте Положения о КЭДО прописывается оговорка о том, что при возникновении коллизий приоритет имеют нормы Положения о КЭДО.
6. Какие технические требования к форматам электронных документов нужно учесть при составлении положения, чтобы оно соответствовало Приказу Минтруда № 578н?
Каждый документ должен формироваться в виде пакета: содержательная часть (PDF/A-1A), файл отсоединенной электронной подписи (SGN) и файл метаданных (XML).
7. На какой срок принимать положение о переходе на КЭДО и как правильно вносить в него изменения?
Положение принимается как бессрочный ЛНА. Любое внесение изменений осуществляется только через издание официального приказа руководителя компании после согласования.
ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ:
- ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ
- Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021
- Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022
- письмо Минтруда России от 24 ноября 2022 г. № 14-6/ООГ-7321
- «Статья 372 ТК РФ»
- «Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022»
- «Статья 22.2 ТК РФ»
- «Письмо Роструда от 10.10.2024 № ПГ/19694-6-1»
- «Статья 22.3 ТК РФ»
- «Статья 8 ТК РФ»
- «Статья 5.27 КоАП РФ»
- «Обзор судебной практики ВС РФ № 2 (2025)»
- Аккредитованный удостоверяющий центр 1С — официальный сайт УЦ 1С.
- Мобильное приложение „Госключ“ — государственный портал для выпуска УНЭП.
- Федеральный закон № 152-ФЗ — федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Разъяснения Роструда по вопросам КЭДО — официальный портал Роструда.
Поделиться статьей
