• /
  • /

27марта 2024

Как составить положение о переходе на кадровый электронный документооборот

Решение о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) принимает руководитель организации. Однако выступить с такой инициативой могут и кадровые работники, поскольку это помогает не только сэкономить деньги бизнеса, но и оптимизировать кадровые процессы в компании. КЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, печать, хранение бумажных документов и обслуживание архивов, ускорить работу кадрового отдела, упростить проведение кадровых мероприятий.

От того, насколько грамотно вы провели подготовку к переходу на КЭДО зависит, насколько простым и оптимальным окажется этот переход и ведение КЭДО в дальнейшем. Один из первых этапов — издание приказа или положения о переходе на КЭДО. Расскажем, что важно учесть при его составлении.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs

Зачем составлять Положение о переходе на КЭДО

Главная цель документа о переходе на КЭДО — сделать легитимным кадровый электронный документооборот в компании. Это значит, что с момента принятия Положения о переходе на КЭДО электронные документы, подписанные и отправленные через систему КЭДО имеют ту же юридическую силу, что и такие документы на бумаге.
Кроме того, проработанный документ о переходе на КЭДО сделает процесс самого перехода и дальнейшее ведение КЭДО более понятными и прозрачными для сотрудников.
Идеальный результат разработанного документа: каждый сотрудник знает, как по новым правилам подать заявление на отпуск, подписать кадровый документ, оформить справку или составить график отпусков в личном кабинете системы КЭДО и т.д.
Для этого важно организовать процесс перехода и составить необходимые документы так, чтобы они учитывали не только требования законодательства, но и особенности каждой конкретной организации.
Важный этап грамотного перехода на КЭДО — анализ всех кадровых процессов и локальных нормативных актов:
Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам,
выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами.
Возможно, понадобится внести изменения в часть актов и пересмотреть часть процессов.
Если пропустить эту часть работы, есть риск в дальнейшем столкнуться с противоречиями, например, по правилам КЭДО сотрудник подает заявление на отпуск удаленно, через систему КЭДО, а по старым правилам — должен лично явиться в отдел кадров и отдать заявление на бумажном носителе.
Комментарий эксперта

Одно из возможных решений, позволяющих снизить риск противоречий в документах — включить в Положение о переходе на КЭДО подобную фразу: «В случае противоречия между настоящим документом и другими локальными нормативными актами, считать приоритетными положения настоящего документа» или «С момента вступления в силу положения о переходе на КЭДО считать электронную и собственноручную подписи эквивалентными друг другу».
Однако это не освобождает от необходимости проанализировать кадровые процессы и документацию — можно встретить совершенно неожиданные расхождения и недочеты, которые в дальнейшем приведут к спорам и неразберихе. Подготовка к КЭДО — отличный повод оптимизировать кадровый документооборот.
Положение о переходе на КЭДО может урегулировать любые особенности кадрового документооборота. Сложность внедрения КЭДО зависит от того, насколько уже регламентирован документооборот в компании. В практике EmplDocs был случай, когда методологи приводили к единым общим правилам разрозненные кадровые положения крупного холдинга — и лишь затем внедряли КЭДО.
Разумеется, в компании со сложной структурой и в организации с небольшим количеством сотрудников процесс перехода, а значит, и содержание документов о КЭДО, будут отличаться. Оптимальный вариант — обратиться к профессионалам по установке системы КЭДО, которые помогут проанализировать и оценить процессы в компании, сформулировать итоговые положения и выстроить системный подход.

В какой форме составлять документ о переходе на КЭДО

Согласно статье 22.2 ТК РФ, необходимо создать два локальных нормативных акта: о самом переходе на КЭДО и о порядке его ведения (обычно его утверждают положением о переходе). Эти документы направляют на согласование с профсоюзом, если такой орган есть в компании.
Какой-либо обязательной формы документа о переходе на КЭДО нет — ТК РФ устанавливает требования только к содержанию документа (перечень обязательной и рекомендуемой информации).
Работодатель может выпустить приказ или положение — зависит от внутренних правил конкретной организации. При этом оформить документ и организовать ознакомление с ним всех сотрудников нужно в бумажном виде — на этом этапе организация только готовится перейти на КЭДО, поэтому пока не может издавать и подписывать электронные документы.
Важно: дату перехода на КЭДО нужно установить так, чтобы к этому моменту все сотрудники были об этом уведомлены. Это требование закреплено в ст. 22.2 ТК РФ. Форму уведомления можно утвердить также приказом или положением о переходе на КЭДО.

Если компания выбрала в качестве системы кадрового электронного документооборота решение EmplDocs, шаблон приказа о переходе на КЭДО, приложения к нему, соглашение о признании электронной подписи и другие необходимые формы входят в базовый комплект документов, который предоставляется каждой организации при внедрении КЭДО.
Всё готово
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе

Какую информацию нужно включить

Рассмотрим положения, которые нужно включить в документ о переходе на КЭДО.                                                   

Сведения об информационной системе

Работодатель может выбрать собственную информационную систему или цифровую платформу «Работа в России» (ст. 22.1 ТК РФ). Собственная система дает больший простор для гибких настроек под особенности компании. Если компания остановилась на этом варианте, в положении о переходе на КЭДО необходимо не только указать название этой системы, но и прописать порядок доступа к ней.

Перечень электронных документов, которые переводят на КЭДО

В положении нужно зафиксировать виды документов и кадровых мероприятий, на которые будет распространяться КЭДО. Нужно прописать и случаи, когда возможен возврат на бумажный документооборот.
Совет эксперта
В документах о переходе на КЭДО стоит прописать все наиболее подробно, чтобы в дальнейшем не возникало споров и вопросов: указать развернутый перечень кадровых мероприятий, которые переводят на КЭДО, возможные исключения.

Перечень категорий работников, которые переходят на КЭДО

В положение о переходе на КЭДО нужно включить перечень категорий работников, которые переходят на электронный документооборот. Однако этот шаг не означает, что все работники на этих позициях автоматически должны использовать КЭДО. По закону от каждого нужно получить письменное согласие на переход. Если такого документа нет, считается, что сотрудник отказался переходить на КЭДО и продолжает использовать бумажный документооборот.
Бывают ситуации, когда на КЭДО переходит только часть сотрудников. В таком случае работодателю и кадровым сотрудникам будет удобно выбрать информационную систему, которая позволяет фильтровать адресатов в зависимости от того, подключены они к КЭДО или нет. Например, такой функционал есть в EmplDocs.

Срок уведомления о переходе на КЭДО и срок перехода на КЭДО

Конкретных требований к сроку уведомления законодательство не устанавливает. Главное, учесть правило: дата перехода на КЭДО должна наступать позднее, чем дата уведомления всех сотрудников об этом.

Главное: что важно помнить при составлении положения о переходе на КЭДО

Законодательство устанавливает обязательный минимум сведений, которые нужно включить в положение о переходе на КЭДО:
систему КЭДО, которую будут использовать в компании;
список кадровых процессов и документов, которые переводят в электронный формат;
срок уведомления работников и дату полного перехода на КЭДО.
категории сотрудников, которых подключат к системе КЭДО;
При этом основная сложность заключается не в составлении документа, а в том, чтобы тщательно проанализировать кадровые процессы и принять взвешенное решение по перечисленным вопросам. Такой анализ — ключевая подготовка к переходу на КЭДО. Если на старте продумать детали организации КЭДО, рассмотреть все кадровые процессы и учесть выявленные особенности в документах о КЭДО, сотрудники быстрее адаптируются к новым правилам.
Компания может упростить себе задачу, обратившись к поставщику информационной системы. Так, в систему КЭДО EmplDocs уже загружены пакеты локальных нормативных актов и шаблоны документов. Специалисты EmplDocs помогут настроить систему, адаптировать ее под бизнес-процессы компании и настроить автозаполнение шаблонов.
А вы готовы прокачать свои кадровые процессы?
Поделиться статьей

Наши статьи