Как составить положение о переходе на КЭДО

Главная цель документа о переходе на КЭДО — сделать легитимным кадровый электронный документооборот в компании. Это значит, что с момента принятия Положения о переходе на КЭДО электронные документы, подписанные и отправленные через систему КЭДО, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы.

Кроме того, проработанный документ о переходе на КЭДО делает процесс самого перехода и дальнейшее использование КЭДО более понятными и прозрачными для сотрудников.
Идеальный результат: каждый сотрудник знает, как по новым правилам подать заявление на отпуск, выполнить подписание кадрового документа, проверить статус подписи, оформлять справку или подготовить график отпусков в личном кабинете системы КЭДО.

Для этого важно организовать процесс перехода и выстроить порядок так, чтобы документы учитывали требования законодательства, внутренние ЛНА и фактическую работу подразделений и использование системы в ежедневных кадровых сценариях.

Важный этап грамотного перехода на КЭДО — анализ всех кадровых процессов и локальных нормативных актов (ЛНА).

Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами КЭДО. Возможно, потребуется изменить часть актов и пересмотреть часть процессов, чтобы учет документов был единым.

Если пропустить этот этап, есть риск столкнуться с противоречиями: по правилам КЭДО сотрудник подает заявление удаленно через систему КЭДО, а по старым правилам — должен лично явиться в отдел кадров и отдать заявление на бумаге.


Комментарий эксперта EmplDocs:

Важный этап грамотного перехода на КЭДО — анализ всех кадровых процессов и локальных нормативных актов. Нужно оценить, как организован кадровый документооборот по текущим правилам, выявить особенности и потенциальные противоречия с новыми правилами. Возможно, понадобится внести изменения в часть актов и пересмотреть часть процессов.

Также часто фиксируют: «С момента вступления в силу положения о переходе на КЭДО электронная и собственноручная подпись считаются эквивалентными», а правила подписания описывают отдельно, чтобы сотрудники понимали, когда и как подписывать документы.

Однако это не отменяет необходимость проанализировать процессы и документацию: при реальном внедрении всплывают неожиданные расхождения, которые приводят к спорам и неразберихе. Подготовка к КЭДО — хороший повод оптимизировать кадровую работу и сократить лишние согласования.

Положение о переходе может урегулировать любые особенности кадрового документооборота. Сложность внедрения зависит от того, насколько уже регламентирована работа в компании и насколько единый формат используется для документов.

В практике EmplDocs был случай, когда методологи приводили к единым общим правилам разрозненные кадровые положения крупного холдинга — и лишь затем внедряли КЭДО.

Разумеется, в компании со сложной структурой и в организации с небольшим количеством сотрудников процесс перехода, а значит, и содержание документов о КЭДО, будут отличаться. Оптимальный вариант — обратиться к специалистам по внедрению системы КЭДО, которые помогут оценить процессы в компании, сформулировать итоговые положения и выстроить рабочие процессы.

Согласно статье 22.2 ТК РФ, необходимо создать два локальных нормативных акта: о самом переходе на КЭДО и о порядке его ведения (обычно его утверждают положением о переходе). Эти документы направляют на согласование с профсоюзом, если такой орган есть в компании.


Обязательной формы документа о переходе на КЭДО нет — ТК РФ задает требования к содержанию. При этом работодатель может выпустить приказ или положение (в зависимости от внутренних правил), но на старте важно учитывать, что ознакомление часто организуют в бумажном виде: на этом этапе компания только готовится к КЭДО.


Дату перехода нужно установить так, чтобы к этому моменту все сотрудники были уведомлены. Форму уведомления работодатель может утвердить отдельным приказом или включить в документ о переходе.
Важно заранее определять, как именно будет происходить подписание кадровых документов и кто несет обязанность контролировать сроки и корректность маршрутов согласования.

Для документов, связанных с трудовым договором, отдельно опишите, где ведется электронный архив и как формируются электронные уведомления; при необходимости укажите применимые ФЗ и ФЗ по защите информации и данных в трудовых отношениях, а также закрепите единое понятие подписи.

Если компания выбрала в качестве системы кадрового электронного документооборота решение EmplDocs, шаблон приказа о переходе, приложения к нему, соглашение о признании электронной подписи и другие необходимые формы входят в базовый комплект документов, который предоставляется каждой организации.

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

В положении нужно зафиксировать виды документов и кадровых мероприятий, на которые будет распространяться КЭДО. Также стоит описать случаи, когда возможен возврат на бумажный документооборот (например, при сбоях) и какой формат будет считаться приоритетным.

В положение о переходе на КЭДО включают перечень категорий работников, которые переходят на электронный документооборот. Но это не означает, что все работники автоматически должны использовать КЭДО: по закону от каждого нужно получать письменное согласие на переход.

Такое согласие можно оформить как отдельный документ или включить в трудовой договор/допсоглашение, чтобы работодатель мог подтвердить согласование условий.

После получения согласия сотрудник начинает работу в системе и получает доступ к электронному кабинету и электронным кадровым документам. Если письменного согласия нет, считается, что сотрудник отказался переходить на КЭДО и продолжает использование бумажного документооборота.

Бывают ситуации, когда не удается получить согласие всех специалистов и на КЭДО переходит только часть сотрудников. Тогда работодателю удобно выбирать систему, где можно фильтровать адресатов в зависимости от того, подключены они к ЭДО или нет.

Конкретных требований к сроку уведомления нет, но действует правило: дата перехода должна наступать позднее даты уведомления сотрудников. На практике удобно описать действие «уведомление», каналы, сроки и ответственных, а также закрепить отдельный порядок для дистанционных работников.

Чтобы избежать путаницы, можно развести термины: общий ЭДО в компании и кадровый контур КЭДО. При этом ориентироваться нужно на ТК РФ, а также учитывать применимый закон и нормы федеральных законов (ФЗ), которые затрагивают хранение и защиту информации.

Если в компании есть трудовой договор в бумаге и параллельно создаются электронные кадровые документы, важно согласовать типы подписей и правила хранения. В частности, для электронной подписи можно утвердить отдельное соглашение и указать, кто и как должен подписывать документы.

В локальных нормативных актах целесообразно прямо закрепить, какая электронная подпись применяется для заявлений работников и какая подпись используется для распорядительных документов.

Дополнительно опишите, когда сотрудник обязан подписывать документ в электронном виде и какие действия предпринимаются, если ЭП не наложена в срок.

Такой подход снижает риски споров в трудовых отношениях, потому что законодательство и профильные ФЗ требуют подтверждаемости юридически значимых операций в электронной среде.

При необходимости оформляют соглашение о признании электронной подписи и фиксируют вид применяемого решения, чтобы корректно подписывать документы.
Для корректной настройки кадрового контура полезно прямо в положении указать: какие данные фиксируются, какой формат файлов допускается, какой вид уведомлений считается надлежащим, и какой порядок применяется при спорных ситуациях.

Законодательство выделяет обязательный минимум сведений для положения о переходе на КЭДО:

При этом сложность обычно не в составлении текста, а в том, чтобы на каждом этапе оценить процессы и принять взвешенные решения: какой тип документов переводить, как организовать маршруты, как будет идти запуск и как оформлять исключения.

Рекомендуется заранее закрепить, какая сторона процесса инициирует запросы, кто отвечает за учет статусов, и кто контролирует внедрение регламента на практике.

Также стоит описать, как сотрудники будут получать уведомления и подтверждения, и в каком ЭДО-контуре это происходит.

Отдельно пропишите, как выполняется обработка и защита персональных данных, включая требования по доступам и хранению, чтобы соблюдался применимый закон и требования ФЗ.

Компания может упростить себе задачу, обратившись к поставщику информационной системы. Так, в систему КЭДО EmplDocs уже загружены пакеты локальных нормативных актов и шаблоны документов. Специалисты EmplDocs помогут настроить систему, адаптировать ее под бизнес-процессы компании и настроить автозаполнение шаблонов.