Ознакомление с ЛНА в КЭДО: обязательный минимум и рекомендации по работе с ЛНА

Переход компании на кадровый электронный документооборот позволяет заметно упростить и ускорить процессы кадрового отдела, уменьшить вероятность ошибок в документообороте. Внедрить КЭДО без предварительной подготовки невозможно, компании требуется подготовить и утвердить все для этого необходимые локальные нормативные акты (ЛНА). Сам порядок перехода на КЭДО и правила дальнейшей работы с документами регламентированы статьей 22.2 ТК РФ.

В этой статье мы разберем, какие ЛНА необходимы для внедрения КЭДО, что это такое и как правильно подготовить все необходимые документы.

Перед тем как перейти на КЭДО, важно понимать, что это касается изменения юридически значимых процессов в компании, чтобы соответствовать законодательству и корректности процессов КЭДО. Поэтому вначале необходимо подготовить перечень ЛНА, а также ознакомить с ним сотрудников организации.

Без этого нельзя гарантировать юридическую силу пересылаемых электронных документов в рамках КЭДО, легитимность КЭДО организации в целом.

Это означает, что организация может самостоятельно, исходя из своих внутренних регламентов, определить форму таких документов — законодательство допускает их свободное оформление.

Но при этом важно помнить: состав ЛНА должен соответствовать требованиям ТК РФ и иным нормативным актам.

В практической плоскости такие документы можно разделить на три категории:

Трудовое законодательство не устанавливает жестких требований к структуре локальных нормативных актов. Работодатель определяет самостоятельно, как удобнее оформить документы: выделить каждый аспект внедрения КЭДО в отдельный ЛНА или объединить все положения в один документ.

Согласно ст. 22.2 ТК РФ некоторые положения должны быть обязательно отражены в ЛНА организации. В частности, это перечень документов, переводимых в электронный вид, порядок их подписания и работы с системой КЭДО. Остальные элементы — такие как инструкции, график уведомлений работников или технические условия доступа — включаются в ЛНА на усмотрение работодателя.

Также, напомним, что если компания использует облачную систему КЭДО, требуется дополнительное согласие на обработку и передачу ПДн третьему лицу (вендору КЭДО).

Согласно ст. 22.2 Трудового кодекса, при внедрении КЭДО в организации, осуществление кадрового электронного документооборота не требует письменного согласия для сотрудников, трудовой стаж которых начался с 1 января 2022 года или позднее. Для сотрудников, трудовой стаж которых начался ранее 1 января 2022 года переход на КЭДО с работодателем является добровольным и требует письменного согласия сотрудника.

При подготовке к внедрению КЭДО, компании, как правило, оформляют и утверждают следующий перечень ЛНА:

Рассмотрим каждый из вышеперечисленного перечня ЛНА подробнее.

Положение о переходе на КЭДО – это ключевой локальный нормативный акт, без которого невозможно запустить КЭДО в компании. Документ описывает процедуру создания, подписания, обработки и хранения кадровых документов в электронном виде. Такое ЛНА определяет взаимодействие между работником и работодателем в рамках КЭДО.

Данный ЛНА закрепляет:

1. Основные обязанности и права сотрудника при использовании КЭДО;
2. Основные обязанности и права работодателя при организации и ведении КЭДО;
3. Порядок взаимодействия сторон при использовании электронного документооборота.

ЛНА подлежит утверждению в установленном внутренним регламентом порядке и подписывается руководителем организации.

По сути, это внутренняя «конституция» КЭДО, и без неё цифровой документооборот просто не будет работать должным образом и быть юридически значимым.

Уведомление о переходе на КЭДО направляется сотрудникам для ознакомления с предстоящим переходом на кадровый ЭДО.

В этом уведомлении указываются:

1. Причины и цели перехода организацией на КЭДО;
2. Перечень документов, которые будут оформляться в рамках КЭДО;
3. Права и обязанности сотрудников в рамках перехода на КЭДО;
4. Правила подписания согласия сотрудниками с переходом на КЭДО.

Такое ЛНА информирует сотрудников о всех аспектах перехода и дает им возможность выразить согласие с новыми условиями работы.

Согласие на взаимодействие посредством КЭДО направляется сотрудникам для подтверждения их согласия на участие в КЭДО компании.

В этом документе важно отразить:

Заключение такого соглашения особенно важно при использовании простой электронной подписи (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), поскольку их юридическая сила должна быть подтверждена соглашением между сотрудником и работодателем, как указано в статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Следующий важный документ — приказ о переходе на КЭДО. Этот ЛНА утверждает начало процесса перехода на КЭДО (вступление в силу «Положения о КЭДО»).

Приказ должен содержать:

1. Дату вступления в силу действия Положения о КЭДО;
2. Список сотрудников (рабочей группы), которые будут отвечать за внедрение КЭДО на предприятии;
3. Перечень мероприятий для осуществления перехода;
4. Порядок действий сотрудников в связи с внедрением кадрового электронного документооборота;
5. Обязанности сотрудников компании и порядок использования КЭДО в организации.

В случае внедрения КЭДО на базе облачного решения, работодателю требуется получить согласие работника на обработку и передачу своих персональных данных третьим лицам, то есть вендору КЭДО (п. 3 ст. 6 ФЗ «О персональных данных», ФЗ №152-ФЗ «О персональных данных»).

Такое согласие подтверждает, что сотрудник не возражает против передачи его ПДн вендору КЭДО (оператору данных), например, для создания личного кабинета и обеспечения доступа к документам.

В тексте согласия рекомендуется указать следующие положения:

1. Перечень персональных данных, которые подлежат обработке и передаче третьей стороне;
2. Цели обработки, передачи персональных данных сотрудника;
3. Наименование системы КЭДО, вендора КЭДО;
4. Права и обязанности сторон, относящиеся к обработке персональных данных.

Внедрение КЭДО на предприятии — важное изменение внутренних бизнес-процессов компании. При всей важности выбора вендора КЭДО, интеграции с системой кадрового учета или обучении персонала, именно работа с ЛНА становится юридической основой, без которой автоматизация кадрового делопроизводства попросту невозможна.

На практике большинство сложностей у компаний возникает именно на этом этапе: как быстро и грамотно подготовить ЛНА при внедрении КЭДО, соблюдая требования ТК РФ и при этом не «утонуть» в бумажной работе? Мы, команда EmplDocs, знаем, как с этим справиться.

На старте проекта при внедрении EmplDocs мы передаем заказчику пакет необходимых шаблонов ЛНА, уже адаптированных под требования текущего законодательства и особенности кадрового электронного документооборота.

Далее на усмотрение заказчика:

Такой подход позволяет не откладывать внедрение и запуск КЭДО в организации.