• /
  • /

22 апреля 2026

МЧД (Машиночитаемая доверенность) - что это и как с ней работать?

В 2026 году МЧД уже является обязательным нормативом для большинства случаев подписи документов. В этом материале расскажем, как бизнесу перейти на работу с машиночитаемой доверенностью, зачем она нужна, где и как ее оформить.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

Расшифровка МЧД - это машиночитаемая доверенность, которую используют в электронном документообороте. Она выполняет ту же функцию, что и доверенность при подписании документов на бумаге.

Зачем нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность подтверждает, что сотрудник может подписывать электронной цифровой подписью (ЭЦП) документы от лица компании или ИП. Каждое юридическое лицо само определяет, для каких задач на работника понадобится создать МЧД. Например, он может:
сдавать отчетность в контролирующие органы;
подписывать договор с подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами;
выставлять счета;
работать в личных кабинетах госорганов (реестр ФНС, СФР) и на госпорталах (ЕИС, ГИИС ДМДК, Росреестре, Честный Знак).
Перечень полномочий работника нужно зафиксировать в МЧД, его должностной инструкции, локальных нормативных актах компании. Оформлять доверенность необходимо для каждого уполномоченного сотрудника.

Что представляет собой МЧД

С технической точки зрения машиночитаемая доверенность (МЧД) — это файл с МЧД в формате XML распознаваемый информационной системой. В нем хранится информация о доверителе и его представителе. Этот файл МЧД прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица или ставят ссылку на него. Без действующей МЧД сотрудник не сможет юридически заверять документ от имени организации в электронном документообороте
Совет: если неудобно прикреплять МЧД к каждому документу, с контрагентом можно подписывать договор об электронном документообороте и указать в нем, где будут храниться МЧД представителей.
Машиночитаемые доверенности для кадрового электронного документооборота (КЭДО) хранят в информационной системе работодателя. В МЧД для КЭДО нужно указать, что сотруднику можно подписывать кадровые документы от имени компании.

В EmplDocs МЧД хранятся на стороне 1С — там же, где и все данные. В 1С можно отслеживать сроки действия МЧД и право подписи от имени юр.лица для конкретного сотрудника, что упрощает контроль для руководителя.
Ограничения по типам подписей: когда мчд и кэп физлица обязательны

При автоматизации кадровых процессов нужно учитывать строгие требования закона к типам документов. Существует перечень бумаг, которые категорически нельзя подписывать простыми или неквалифицированными подписями: к ним относятся трудовые договоры, соглашения о материальной ответственности, приказы о дисциплинарных взысканиях и заявления об увольнении.

Для работы с этими документами в системе кэдо сотруднику, действующему от лица компании, потребуется исключительно усиленная квалифицированная электронная подпись (укэп) в связке с зарегистрированной в реестре фнс машиночитаемой доверенностью.

Какой установлен формат МЧД

Приказ Минцифры № 857 устанавливает общие требования к машиночитаемой доверенности (МЧД). Также Минцифры сформировало единый формат МЧД — если специальных требований нет, можно использовать его, учитывая правила взаимодействия в Приказе № 807, Приказе № 6 и Приказе № 190. Если государственный или муниципальный орган установил свой формат, нужно использовать их шаблон.

Например, есть единый формат МЧД для реестра ФНС, утвержденный Приказом № 166н и Приказом № 140. Оба варианта машиночитаемой доверенности можно скачать на сервисе Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Структура XML файла машиночитаемой доверенности
Структура XML файла машиночитаемой доверенности

Переход на МЧД - обязательный

Обязательный переход на МЧД обязателен. Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021 устанавливает общие требования к машиночитаемой доверенности (МЧД). Этот приказ продолжает действовать (до 1 марта 2028 года), с учетом внесенных изменений и сложившейся практики.
Справка
В 2026 году МЧД обязательна. Поправки были введены с 1 сентября 2024 года в Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021
Ключевые положения Приказа № 857 в актуальной редакции:
  1. Формат. МЧД создается в формате XML и подписывается УКЭП доверителя.
  2. Реквизиты. Указываются обязательные сведения о доверителе, представителе (ФИО, СНИЛС, ИНН; паспортные данные — опционально), полномочиях (с использованием кодов из классификатора Минцифры), сроке действия и возможности передоверия.
  3. Классификатор. Перечень полномочий формируется на основе официального классификатора Минцифры.
  4. Юридическую силу имеют только МЧД, зарегистрированные в сервисе реестра ФНС.
  5. Устаревшие форматы: 002, 5.01 - отменены. Основным рекомендованным форматом становится универсальный 003.

Когда юр.лицу необходимо перейти на МЧД

ТАБЛИЦА. Когда нужно перейти на МЧД

Правила применения машиночитаемой доверенности в 2026 году

Нормативная база

Необходимость использования машиночитаемой доверенности (МЧД) совместно с квалифицированной электронной подписью (КЭП) представителя закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в актуальной редакции), а правила ее оформления — в ст. 17.5 этого же закона.

Постановление Правительства РФ от 21 февраля 2022 г. № 223 (в актуальной редакции) регулирует порядок хранения, использования и отмены действия МЧД.
Более детально правила применения МЧД раскрыты в приказах Минцифры России:
Более детально правила использования МЧД раскрыты в приказах Минцифры РФ:
№ 857 от 18.08.2021 — утверждает единые требования к форматам и содержанию МЧД;
№ 858 от 18.08.2021 — устанавливает единые требования к машиночитаемым форматам документов о полномочиях;
№ 856 от 18.08.2021 — определяет порядок формирования и обновления классификатора полномочий (ведется Минцифры России), а также правила доступа к нему, правила доступа к нему, а также особенности применения в бюджетной сфере согласно Приказе № 61н.Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021 устанавли
Важно понимать фундаментальный сдвиг в технологии: с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов, содержащих данные об организации. Теперь каждый сотрудник использует исключительно личную подпись физического лица, а его полномочия подтверждаются только через мчд.

Если у ваших коллег еще остались старые «подписи сотрудников», помните: окончательный срок их действия ограничен 31 августа 2026 года, после чего переход на связку «кэп физлица + мчд» станет безальтернативным.

Актуальный порядок применения МЧД

Как пользоваться МЧД? Представители организации подписывают документы своей личной квалифицированной электронной подписью (КЭП), добавляя к подписываемому документу сам файл МЧД или ссылку на него для подтверждения полномочий.

Примечание: юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре ФНС России, согласно приказу Минцифры № 45 от 02.02.2026.

Через реестре ФНС России необходимо также оперативно отзывать доверенности при увольнении сотрудников или изменении их полномочий. МЧД, созданные по старым форматам, недействительны. Для аннулирования МЧД используется отзыв в реестре ФНС — это прекращает ее действие досрочно для юридических лиц и физических лиц.

Срок действия МЧД не привязан к сроку действия КЭП сотрудника. Важно понимать, что такая КЭП является личной подписью физического лица — в ее сертификат не вносятся данные о работодателе или должностных полномочиях. Чтобы заверять документ, сотрудник использует личную КЭП вместе с МЧД, которая подтверждает его права. Эту КЭП сотрудник получает самостоятельно (ее выпускают аккредитованные удостоверяющие центры) и может использовать как в рабочих, так и в личных целях. В случае увольнения сотрудника его личная КЭП остается у него, а действие выданной работодателем машиночитаемой доверенности подлежит отзыву. При увольнении сотрудника обязательно провести отзыв МЧД, согласно Постановлению Правительства РФ №223 от 21.02.2022, информация об отзыве сертификата должна быть размещена в информационной системе в течение 12 часов с момента получения оператором заявления.

Как организации перейти на подписание документов с МЧД

Для того, чтобы начать подписывать электронные документы с МЧД, компании нужно выполнить следующую очередность действий:
1
Определить список сотрудников, которые будут действовать от лица организации, продумать круг их полномочий.
2
Зафиксировать полученный список должностей, полномочия сотрудников и правила использования МЧД в локальных нормативных актах.
3
Выпустить личные электронные подписи сотрудникам, если их еще нет, и предварительно изучив официальную страницу приложения «Госключ». Обеспечить сотрудников личными квалифицированными электронными подписями (КЭП), выбрав официальный реестр аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Минцифры России или перечень удостоверяющих центров в системе КонсультантПлюс.

Как конкретный пример оператора можно рассмотреть аккредитованный удостоверяющий центр Контура или удостоверяющий центр компании Тензор.

Подписывать документы от имени компании можно только личной КЭП сотрудника вместе с МЧД.
4
Получить машиночитаемые доверенности для работников. Ключевое: юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре ФНС России.

Это можно сделать через:
  • Личный кабинет юридического лица на сайте реестра ФНС;
  • Совместимые с реестром ФНС сервисы аккредитованных операторов ЭДО (например, Контур.Доверенности);
  • Портал Госуслуг для бизнеса.
Важно: законодательство устанавливает жесткие требования к безопасности. Согласно статье 10 №63-ФЗ, владелец электронной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать их передачу третьим лицам. Вся юридическая ответственность за документы, заверенные подписью, лежит на ее владельце. На практике это означает: передача токена бухгалтеру или кадровику «для удобства» является прямым нарушением закона и может привести к рискам несанкционированных действий от имени компании.

Зачем нужна МЧД в КЭДО

Документы в кадровом электронном документообороте (КЭДО) подписывают электронной подписью в информационной системе работодателя. Доверенность подтвердит участие определенных сотрудников в процессе подписания документов и полномочия подписывать документы в системе КЭДО от лица компании. Это значит, что на КЭДО также распространяются требования по оформлению МЧД.
Например, создать машиночитаемую доверенность может понадобиться на следующих должностях:
делопроизводители;
кадровые сотрудники;
бухгалтеры;
руководители отделов и других подразделений компании.
Совет: запланировать переход на кадровый электронный документооборот внутри организации. Тогда вы можете выбрать поставщика информационной системы, который поэтапно проведет вас по всем процессам, поможет системно выстроить работу и не даст упустить важные регуляторные задачи, как выпуск МЧД.
Например, в EmplDocs для этого существует отдельный алгоритм проектной работы с командой внедрения:
кадровый аудит, где специалисты изучают кадровые процессы компании и оценивают, какие документы стоит перевести в электронный вид;
подготовка списка сотрудников, которым необходимо создать электронные подписи и машиночитаемые доверенности, с учетом их полномочий;
помощь в составлении пакета ЛНА для перехода на кадровый электронный документооборот;
обучение сотрудников работе в новой системе.
Всё готово
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе

Как создавать МЧД: пошаговый алгоритм

Выдать МЧД сотруднику может только тот, кто имеет право без доверенности подписывать документы от имени организации — собственник бизнеса или директор компании. Разберем основные шаги, которые для этого понадобится сделать.

Шаг 1: заполнить МЧД

Порядок заполнения доверенности зависит от того, как ее будут использовать. Так, для электронного документооборота с ФНС заполнить шаблон машиночитаемой доверенности можно на сайте ФНС. Для остальных случаев внесите данные в МЧД через сервис на Госуслугах в ЛК организации во вкладке «Доверенности и доступы» или воспользуйтесь специализированными сервисами аккредитованных операторов ЭДО.
В машиночитаемой доверенности должны быть:
реквизиты доверенности (номер и наименование);
дата выдачи и срок действия МЧД;
информация о компании-доверителе (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и КПП организации, ФИО и СНИЛС руководителя);
информация о работнике-представителе (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);
обязанности уполномоченного лица;
информация о возможности передоверия и объем полномочий, допустимых для передоверия.

Шаг 2: подписать МЧД

МЧД подписывает собственник или руководитель компании своей УКЭП. После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер.

Шаг 3: загрузить МЧД в информационную систему

МЧД можно хранить в информационной системе организации или каждый раз прикреплять доверенность к документам при документообороте через стороннюю систему.

При расторжении трудового договора работодатель должен действовать оперативно: необходимо не только отозвать МЧД в информационной системе, но и аннулировать доверенность в распределенном реестре фнс. Это исключит любую возможность подписания документов от имени организации бывшим работником, даже если у него на руках осталась действующая личная КЭП.
Если сотрудник, которому выдали МЧД, уволится, руководитель может отозвать доверенность. В системе EmplDocs удобно отслеживать статус МЧД: можно не только проверять, действует ли доверенность, но и настраивать уведомление за определенный срок до окончания срока действия. Отдельно возможен отзыв сертификата электронной подписи через Госуслуги или УЦ, если КЭП физического лица утеряна или скомпрометирована.

Зачем нужен классификатор полномочий

Классификатор полномочий — это список полномочий сотрудников для МЧД, который ведет Минцифры на сервисе портала ЕСНСИ. В карточке каждого полномочия указаны его код (идентификатор) и содержание. Из этого списка работодатель может выбрать нужные полномочия и включить их коды в доверенность.
Так выглядит карточка полномочия на портале ЕСНСИ. Источник
Классификатор полномочий сделали для того, чтобы упростить и унифицировать заполнение МЧД. Если же нужного функционала в классификаторе нет, его можно вписать в доверенность текстом.

Главное: что важно знать об обязательной МЧД в 2026 году

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, равнозначная по юридической силе бумажной доверенности. МЧД используют совместно с КЭП для ведения в том числе кадрового электронного документооборота:
  1. Все действующие ранее ЭП ЮЛ утратили силу. Единственный законный способ подписывать документы от имени организации — использовать личную КЭП сотрудника вместе с МЧД.
2. Обязательная регистрация в сервисе реестра ФНС. В 2026 году юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре Федеральной налоговой службы (ФНС) России. МЧД, созданные по старым форматам и не внесенные в реестр, недействительны.
Для того, чтобы сотрудники организации могли подписывать документы от ее лица, необходимо:
сотрудникам — получить личную квалифицированную электронную подпись (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре.
гендиректору или собственнику компании — определить круг полномочий каждого сотрудника, сформировать машиночитаемую доверенность (МЧД) и зарегистрировать ее в реестре ФНС. МЧД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного лица, действующего без доверенности.
Переходить на использование электронных подписей и МЧД для кадрового документооборота в организации проще и удобнее всего комплексно. Так, специалисты EmplDocs могут:
провести аудит кадровых процессов компании;
подобрать каждому сотруднику необходимый тип электронной подписи;
установят Личный кабинет сотрудника с функцией кадрового электронного документооборота, в который включены шаблоны локальных нормативных актов для организации документооборота;
обучат сотрудников и помогут подготовить инструкции для дальнейшей работы.

Юридическая сила и защита в суде: как подтвердить подлинность МЧД

Для защиты интересов компании в случае судебных споров крайне важно иметь неоспоримые доказательства легитимности подписи на момент ее постановки. Основным подтверждением юридической силы документа является запись в распределенном реестре ФНС России, которая фиксирует статус доверенности в режиме реального времени.


Эксперты также рекомендуют использовать штампы времени — Это специальные цифровые метки, которые внедряются в пакет документов вместе с подписью. Они фиксируют точный момент (секунду) подписания. В суде это позволяет доказать, что на момент совершения операции МЧД была действительна, а сертификат подписи не был отозван или аннулирован. Использование систем, автоматически проверяющих актуальность полномочий (например, EmplDocs), сводит риск оспаривания сделок к минимуму.

FAQ

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и кому она нужна?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это цифровой аналог бумажной доверенности в формате xml, который подтверждает право сотрудника подписывать электронные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя. Она необходима всем работникам, использующим личные подписи для рабочих задач, так как обязательный переход на эту схему для всех участников рынка установлен до 31 августа 2026 года.

Можно ли передать свою электронную подпись другому сотруднику, например, на время отпуска или болезни?

Категорически нет. В соответствии со статьей 10 № 63-ФЗ, владелец электронной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать их передачу третьим лицам. Передача токена (флешки) коллеге является нарушением закона, а вся юридическая ответственность за подписанные документы лежит исключительно на владельце сертификата.

Какую электронную подпись оформить сотруднику: простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП)?

Выбор определяется полномочиями работника: для взаимодействия с внешними контрагентами, госпорталами и сдачи отчетности обязательна квалифицированная электронная подпись (кэп) физического лица в связке с МЧД. Простые (ПЭП) или неквалифицированные (унэп) подписи подходят для большинства внутренних приказов, если такой порядок официально утвержден в локальных актах работодателя.

Как получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для сотрудника через удостоверяющий центр?

Сотруднику необходимо лично обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (АЦ) с паспортом и снилс. Важно учитывать: с сентября 2023 года ац выпускают сертификаты только на физических лиц без указания данных об организации, поэтому для подписи документов от имени компании потребуется регистрация мчд в реестре фнс.

Что делать с электронной подписью сотрудника при его увольнении?

При увольнении работодатель должен незамедлительно отозвать машиночитаемую доверенность (МЧД) в распределенном реестре фнс или иной информационной системе. Сама электронная подпись остается у физического лица как его персональный инструмент, но без действующей мчд бывший работник теряет право совершать любые действия от имени компании.

Какие документы сотрудник может подписывать простой электронной подписью (ПЭП), а для каких нужна усиленная (УНЭП или УКЭП)?

Простая подпись (ПЭП) допустима для ознакомления с внутренними графиками и рядовыми приказами, однако трудовые договоры, соглашения о материальной ответственности, приказы о дисциплинарных взысканиях и заявления об увольнении требуют использования исключительно усиленной подписи (УНЭП или УКЭП).

Источники информации

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — первоисточник, устанавливающий правовые основы использования ЭП.
Официальный реестр аккредитованных УЦ на сайте Минцифры России — государственный список надежных операторов.
Справочная информация КонсультантПлюс о перечне УЦ — актуальная база данных по удостоверяющим центрам.
Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021 — требования к формату и содержанию МЧД.
Официальная страница приложения «Госключ» — информация о получении бесплатных подписей через Госуслуги.
Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 — правила хранения и использования доверенностей.
Приказ Минцифры № 45 от 02.02.2026 — обзор последних изменений в порядке регистрации МЧД.
Аккредитованный удостоверяющий центр Контура — пример одного из крупнейших операторов ЭП.
Удостоверяющий центр компании Тензор (Saby) — страница поддержки по выпуску КЭП.
Приказ Минцифры № 858 от 18.08.2021 — требования к форматам документов о полномочиях.
Приказ Минцифры № 856 от 18.08.2021 — порядок формирования классификатора полномочий.
Постановление Правительства РФ № 224 — дополнительные требования к хранению файлов МЧД.
Приказ № 807, Приказ № 6 и Приказ № 190 — нормативные акты, регулирующие информационное взаимодействие систем.
Приказ № 166н и Приказ № 140 — форматы МЧД для взаимодействия с налоговыми органами.
Приказ № 61н — унифицированные формы электронных документов для бюджетного учета.
А вы готовы прокачать свои кадровые процессы?
Поделиться статьей

Наши статьи