WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
12 сентября 2025
Машиночитаемая доверенность: какие правила действуют в 2025 году
На сентябрь 2025 года МЧД уже является обязательным нормативом для большинства случаев подписи документов. В этом материале расскажем, как бизнесу перейти на работу с машиночитаемой доверенностью, зачем она нужна, где и как ее оформить.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs
Содержание
- Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
- Когда переход на МЧД станет обязательным
- Правила применения МЧД в 2025 году
- Как организации перейти на работу с МЧД
- Как создавать МЧД: пошаговый алгоритм
- Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен
- Главное: что важно знать об обязательной МЧД в 2025 году
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
Расшифровка МЧД - это машиночитаемая доверенность, которую используют в электронном документообороте. Она выполняет ту же функцию, что и доверенность при подписании документов на бумаге.
Зачем нужна МЧД
Машиночитаемая доверенность подтверждает, что сотрудник может подписывать электронной цифровой подписью (ЭЦП) документы от лица компании или ИП. Каждое юридическое лицо само определяет, для каких задач на работника понадобится создать МЧД. Например, он может:
сдавать отчетность в контролирующие органы;
подписывать договор с подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами;
выставлять счета;
работать в личных кабинетах госорганов (реестр ФНС, СФР) и на госпорталах (ЕИС, ГИИС ДМДК, Росреестре, Честный Знак).
Перечень полномочий работника нужно зафиксировать в МЧД, его должностной инструкции, локальных нормативных актах компании. Оформлять доверенность необходимо для каждого уполномоченного сотрудника.
Что представляет собой МЧД
С технической точки зрения машиночитаемая доверенность (МЧД) — это файл с МЧД в формате XML распознаваемый информационной системой. В нем хранится информация о доверителе и его представителе. Этот файл МЧД прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица или ставят ссылку на него. Без действующей МЧД сотрудник не сможет юридически заверять документ от имени организации в электронном документообороте
Совет: если неудобно прикреплять МЧД к каждому документу, с контрагентом можно подписывать договор об электронном документообороте и указать в нем, где будут храниться МЧД представителей.
Машиночитаемые доверенности для кадрового электронного документооборота (КЭДО) хранят в информационной системе работодателя. В МЧД для КЭДО нужно указать, что сотруднику можно подписывать кадровые документы от имени компании.
В EmplDocs МЧД хранятся на стороне 1С — там же, где и все данные. В 1С можно отслеживать сроки действия МЧД и право подписи от имени юрлица для конкретного сотрудника, что упрощает контроль для руководителя.
Какой установлен формат МЧД
Приказ Минцифры № 857 устанавливает общие требования к машиночитаемой доверенности (МЧД). Также Минцифры сформировало единый формат МЧД — если специальных требований нет, можно использовать его. Если государственный или муниципальный орган установил свой формат, нужно использовать их шаблон.
Например, есть единый формат МЧД для реестра ФНС. Оба варианта машиночитаемой доверенности можно скачать на сервисе Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Например, есть единый формат МЧД для реестра ФНС. Оба варианта машиночитаемой доверенности можно скачать на сервисе Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Структура XML файла машиночитаемой доверенности
Переход на МЧД стал обязательным
Обязательный переход на МЧД уже действует в 2025 году. Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021 устанавливает общие требования к машиночитаемой доверенности (МЧД). На 2025 год этот приказ продолжает действовать (до 1 марта 2028 года), но с учетом внесенных изменений и сложившейся практики. Главная причина — необходимость всех участников ЭДО подготовиться к новым правилам.
Справка
В 2025 году МЧД уже обязательна. Поправки были введены с 1 сентября 2024 года в Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021
В 2025 году МЧД уже обязательна. Поправки были введены с 1 сентября 2024 года в Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021
Ключевые положения Приказа № 857 в актуальной редакции на 2025 год:
- Формат. МЧД создается в формате XML и подписывается УКЭП доверителя.
- Реквизиты. Указываются обязательные сведения о доверителе, представителе (ФИО, СНИЛС, ИНН; паспортные данные — опционально), полномочиях (с использованием кодов из классификатора Минцифры), сроке действия и возможности передоверия.
- Классификатор. Перечень полномочий формируется на основе официального классификатора Минцифры.
- Новые правила (с 01.03.2025):
- Юридическую силу имеют только МЧД, зарегистрированные в сервисе реестра ФНС.
- Устаревшие форматы: 002, 5.01 - отменены. Основным рекомендованным форматом становится универсальный 003.
Когда юрлицу необходимо перейти на МЧД
ТАБЛИЦА. Когда нужно перейти на МЧД
Правила применения машиночитаемой доверенности в 2025 году
Нормативная база
Необходимость использования машиночитаемой доверенности (МЧД) совместно с квалифицированной электронной подписью (КЭП) представителя закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в актуальной редакции 2025 года), а правила ее оформления — в ст. 17.5 этого же закона.
Постановление Правительства РФ от 21 февраля 2022 г. № 223 (в актуальной редакции) регулирует порядок хранения, использования и отмены действия МЧД.
Более детально правила применения МЧД раскрыты в приказах Минцифры России:
Постановление Правительства РФ от 21 февраля 2022 г. № 223 (в актуальной редакции) регулирует порядок хранения, использования и отмены действия МЧД.
Более детально правила применения МЧД раскрыты в приказах Минцифры России:
Постановление Правительства РФ от 21 февраля 2022 г. № 223 регулирует, как хранить, использовать и отменять МЧД.
Более детально правила использования МЧД раскрыты в приказах Минцифры РФ:
№ 857 от 18.08.2021 — утверждает единые требования к форматам и содержанию МЧД (действует в редакции на 2025 год);
№ 858 от 18.08.2021 — устанавливает единые требования к машиночитаемым форматам документов о полномочиях;
№ 856 от 18.08.2021 — определяет порядок формирования и обновления классификатора полномочий (ведется Минцифры России), а также правила доступа к нему.
Актуальный порядок применения МЧД
Как пользоваться МЧД? Представители организации подписывают документы своей личной квалифицированной электронной подписью (КЭП), добавляя к подписываемому документу сам файл МЧД или ссылку на него для подтверждения полномочий.
Примечание: С 1 марта 2025 года юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре ФНС России.
Через реестре ФНС России необходимо также оперативно отзывать доверенности при увольнении сотрудников или изменении их полномочий. МЧД, созданные по старым форматам, недействительны.
Срок действия МЧД не привязан к сроку действия КЭП сотрудника. Важно понимать, что такая КЭП является личной подписью физического лица — в ее сертификат не вносятся данные о работодателе или должностных полномочиях. Чтобы заверять документ, сотрудник использует личную КЭП вместе с МЧД, которая подтверждает его права. Эту КЭП сотрудник получает самостоятельно (ее выпускают аккредитованные удостоверяющие центры) и может использовать как в рабочих, так и в личных целях. В случае увольнения сотрудника его личная КЭП остается у него, а действие выданной работодателем машиночитаемой доверенности подлежит отзыву.
Примечание: С 1 марта 2025 года юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре ФНС России.
Через реестре ФНС России необходимо также оперативно отзывать доверенности при увольнении сотрудников или изменении их полномочий. МЧД, созданные по старым форматам, недействительны.
Срок действия МЧД не привязан к сроку действия КЭП сотрудника. Важно понимать, что такая КЭП является личной подписью физического лица — в ее сертификат не вносятся данные о работодателе или должностных полномочиях. Чтобы заверять документ, сотрудник использует личную КЭП вместе с МЧД, которая подтверждает его права. Эту КЭП сотрудник получает самостоятельно (ее выпускают аккредитованные удостоверяющие центры) и может использовать как в рабочих, так и в личных целях. В случае увольнения сотрудника его личная КЭП остается у него, а действие выданной работодателем машиночитаемой доверенности подлежит отзыву.
Как организации перейти на подписание документов с МЧД
Для того, чтобы начать подписывать электронные документы с МЧД, компании нужно выполнить следующую очередность действий:
1
Определить список сотрудников, которые будут действовать от лица организации, продумать круг их полномочий.
2
Зафиксировать полученный список должностей, полномочия сотрудников и правила использования МЧД в локальных нормативных актах.
3
Выпустить личные электронные подписи сотрудникам, если их еще нет. Обеспечить сотрудников личными квалифицированными электронными подписями (КЭП). Подписывать документы от имени компании можно только личной КЭП сотрудника вместе с МЧД.
4
Получить машиночитаемые доверенности для работников. Ключевое изменение на 2025 год: юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре ФНС России. Это можно сделать через:
- Личный кабинет юридического лица на сайте реестра ФНС;
- Совместимые с реестром ФНС сервисы аккредитованных операторов ЭДО (например, Контур.Доверенности);
- Портал Госуслуг для бизнеса.
Зачем нужна МЧД в КЭДО
Документы в кадровом электронном документообороте (КЭДО) подписывают электронной подписью в информационной системе работодателя. Доверенность подтвердит участие определенных сотрудников в процессе подписания документов и полномочия подписывать документы в системе КЭДО от лица компании. Это значит, что на КЭДО также распространяются требования по оформлению МЧД.
Например, создать машиночитаемую доверенность может понадобиться на следующих должностях:
делопроизводители;
кадровые сотрудники;
бухгалтеры;
руководители отделов и других подразделений компании.
Совет: удобное решение — запланировать переход на кадровый электронный документооборот внутри организации. Тогда вы можете выбрать поставщика информационной системы, который поэтапно проведет вас по всем процессам, поможет системно выстроить работу и не даст упустить детали.
Например, в EmplDocs для этого существует отдельный алгоритм проектной работы с командой внедрения:
кадровый аудит, где специалисты изучают кадровые процессы компании и оценивают, какие документы стоит перевести в электронный вид;
подготовка списка сотрудников, которым необходимо создать электронные подписи и машиночитаемые доверенности, с учетом их полномочий;
помощь в составлении пакета ЛНА для перехода на кадровый электронный документооборот;
обучение сотрудников работе в новой системе.
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Как создавать МЧД: пошаговый алгоритм
Выдать МЧД сотруднику может только тот, кто имеет право без доверенности подписывать документы от имени организации — собственник бизнеса или директор компании. Разберем основные шаги, которые для этого понадобится сделать.
Шаг 1: заполнить МЧД
Порядок заполнения доверенности зависит от того, как ее будут использовать. Так, для электронного документооборота с ФНС заполнить шаблон машиночитаемой доверенности можно на сайте ФНС. Для остальных случаев внесите данные в МЧД через сервис на Госуслугах в ЛК организации во вкладке «Доверенности и доступы» или воспользуйтесь специализированными сервисами аккредитованных операторов ЭДО.
В машиночитаемой доверенности должны быть:
реквизиты доверенности (номер и наименование);
дата выдачи и срок действия МЧД;
информация о компании-доверителе (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и КПП организации, ФИО и СНИЛС руководителя);
информация о работнике-представителе (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);
обязанности уполномоченного лица;
информация о возможности передоверия и объем полномочий, допустимых для передоверия.
Шаг 2: подписать МЧД
МЧД подписывает собственник или руководитель компании своей УКЭП. После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер.
Шаг 3: загрузить МЧД в информационную систему
МЧД можно хранить в информационной системе организации или каждый раз прикреплять доверенность к документам при документообороте через стороннюю систему.
Если сотрудник, которому выдали МЧД, уволится, руководитель может отозвать доверенность. В системе EmplDocs удобно отслеживать статус МЧД: можно не только проверять, действует ли доверенность, но и настраивать уведомление за определенный срок до окончания срока действия.
Зачем нужен классификатор полномочий
Классификатор полномочий — это список полномочий сотрудников для МЧД, который ведет Минцифры на сервисе портала ЕСНСИ. В карточке каждого полномочия указаны его код (идентификатор) и содержание. Из этого списка работодатель может выбрать нужные полномочия и включить их коды в доверенность.
Так выглядит карточка полномочия на портале ЕСНСИ. Источник
Классификатор полномочий сделали для того, чтобы упростить и унифицировать заполнение МЧД. Если же нужного функционала в классификаторе нет, его можно вписать в доверенность текстом.
Главное: что важно знать об обязательной МЧД в 2025 году
Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, равнозначная по юридической силе бумажной доверенности. МЧД используют совместно с КЭП для ведения в том числе кадрового электронного документооборота:
- ЭП юрлица более не действуют. Все действующие ранее ЭП ЮЛ утратили силу. Единственный законный способ подписывать документы от имени организации — использовать личную КЭП сотрудника вместе с МЧД.
2. Обязательная регистрация в сервисе реестра ФНС. С 1 марта 2025 года юридическую силу имеют только те МЧД, которые зарегистрированы в распределенном реестре Федеральной налоговой службы (ФНС) России. МЧД, созданные по старым форматам и не внесенные в реестр, недействительны.
Для того, чтобы сотрудники организации могли подписывать документы от ее лица, необходимо:
сотрудникам — получить личную квалифицированную электронную подпись (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре.
гендиректору или собственнику компании — определить круг полномочий каждого сотрудника, сформировать машиночитаемую доверенность (МЧД) и зарегистрировать ее в реестре ФНС. МЧД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного лица, действующего без доверенности.
Переходить на использование электронных подписей и МЧД для кадрового документооборота в организации проще и удобнее всего комплексно. Так, специалисты EmplDocs могут:
провести аудит кадровых процессов компании;
подобрать каждому сотруднику необходимый тип электронной подписи;
установят Личный кабинет сотрудника с функцией кадрового электронного документооборота, в который включены шаблоны локальных нормативных актов для организации документооборота;
обучат сотрудников и помогут подготовить инструкции для дальнейшей работы.
Поделиться статьей
