WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
20 октября 2026
Всё о КЭДО: электронный кадровый документооборот в 2026 году
Национальная программа «Цифровая экономика РФ» набирает обороты. Государство последовательно переводит документооборот организаций в электронный формат, одновременно развивая правовую и технологическую базу КЭДО.
К 2030 году большинство государственных услуг должны стать электронными. Это относится и к кадровому электронному документообороту (КЭДО), повсеместное внедрение которого ожидается уже в 2026 году.
К 2030 году большинство государственных услуг должны стать электронными. Это относится и к кадровому электронному документообороту (КЭДО), повсеместное внедрение которого ожидается уже в 2026 году.
Олег Филиппов
CEO EmplDocs
Содержание
КЭДО — что это и как работает
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы в электронном формате, исключая риск утери оригиналов благодаря отказу от бумажных документов. С таким инструментом компании создают, подписывают и хранят трудовые договоры, приказы, табели учета рабочего времени и другие кадровые акты, исключая необходимость ведения бумажного документооборота. Это существенно сокращает время на подготовку, согласование и подписание кадровых документов.
Такой формат ускоряет работу с кадровой документацией, делая документы доступными в любое время и в любом месте, где есть интернет, ведь с системой можно работать удаленно. Базовые правила ведения КЭДО регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.
При этом важно соблюдать правила защиты персональных данных при обмене документами и использовать защищенные каналы для подписания, чтобы минимизировать риски штрафов.
Такой формат ускоряет работу с кадровой документацией, делая документы доступными в любое время и в любом месте, где есть интернет, ведь с системой можно работать удаленно. Базовые правила ведения КЭДО регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.
При этом важно соблюдать правила защиты персональных данных при обмене документами и использовать защищенные каналы для подписания, чтобы минимизировать риски штрафов.
Важно соблюдать правила защиты персональных данных при обмене документами с сотрудниками и подписывать их в защищенных каналах, чтобы избежать оборотных штрафов в КЭДО.
Единые требования к электронным кадровым документам утверждены приказом Минтруда России № 578н.
Его основные положения:
Его основные положения:
- Кадровый документ состоит из основной части (файл в формате PDF/A-1A), приложения (при наличии), электронной подписи и описания содержания в машиночитаемом формате XML. Данный формат обеспечивает долгосрочную сохранность и неизменность документа.
- Если от имени работника подписание выполняет доверенное лицо, должна быть предоставлена машиночитаемая доверенность (МЧД). Ее формат регламентирован приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 858.
- Определен обязательный перечень элементов кадрового электронного документа, включая коды сведений, связанных с трудовой деятельностью.
История КЭДО в России
Эксперимент Министерства труда по пилотному внедрению кадрового ЭДО начался ещё в 2017 году. За все последующие годы Минтруд провел три эксперимента по КЭДО для работодателей. Один из них касался электронной проверки кадровых документов инспекционными органами, два других — сквозного обмена ими без использования бумаги.
В эксперименте участвовало около 20 крупных компаний. При обмене электронными документами с сотрудниками они на начальном этапе продолжали подписывать документы и дублировать их в бумажном варианте.
В третьем эксперименте организации участвовали по собственному желанию, и бумажные версии документов больше не требовались: юридическая сила электронного подписания была подтверждена на практике. В итоге в нем приняли участие несколько сотен работодателей. В этот раз документооборот охватывал практически все документы, связанные с кадровой работой, где специалист мог подписывать всё в электронной форме, за исключением трудовых книжек.
В результате этих экспериментов Минтруд внес изменения в Трудовой кодекс, определив статус кадрового документооборота в сфере трудовых отношений: так сформировалась четкая законодательная база для КЭДО. Речь идет об изменениях в ТК РФ, которые мы обозначили выше.
Эти статьи разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге, урегулировали процесс перевода сотрудников на кадровый ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи. С 1 января 2021 года дистанционные и удаленные сотрудники получили законодательную возможность использовать электронные подписи при заверении кадровых документов.
В 2026 году Минтруд запустил четвертый эксперимент по подписанию кадровых электронных документов через национальный мессенджер МАХ. Приказ №423 вышел 17 сентября, а сам эксперимент проходит с 21 сентября по 15 декабря 2026 года. Участники - это операторы КЭДО и работодатели на добровольной основе опробуют механизм, при котором работники могут через МАХ давать согласие на переход на ЭДО, направлять заявления, уведомления и даже подписывать ряд документов усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), выданной через инфраструктуру электронного правительства. Минтруд собирает обратную связь, чтобы потом оценить, стоит ли закрепить эту возможность прямо в Трудовом кодексе. Следим за экспериментом.
И продолжается эксперимент по КЭДО в федеральных органах исполнительной власти. Он стартовал 1 июня 2023 года (постановлением Правительства № 413), и в мае 2026 года его продлили до 31 мая 2027 года. К проекту присоединились новые ведомства (Минобрнауки, ФАС, Федеральная пробирная палата, Роскомнадзор). На этом этапе планируют окончательно отработать все процедуры, масштабировать успешный опыт на другие федеральные органы и подготовить предложения, чтобы в перспективе перевести КЭДО на госслужбе на постоянную законодательную основу.
А вот для государственного сектора тренд другой. Если эксперимент в федеральных органах в 2027 году покажет стабильную работу, следующим шагом может стать внесение изменений в законодательство о государственной гражданской службе, чтобы сделать КЭДО обязательным именно для госорганов. Эксперты предполагают, что если это произойдёт, то полноценный обязательный переход для госсектора может занять ещё пару лет (ориентир 2028–2029 г.). А уже вслед за госсектором, по мере наработки практики, вопрос может встать и о расширении правил на российский бизнес.
В эксперименте участвовало около 20 крупных компаний. При обмене электронными документами с сотрудниками они на начальном этапе продолжали подписывать документы и дублировать их в бумажном варианте.
В третьем эксперименте организации участвовали по собственному желанию, и бумажные версии документов больше не требовались: юридическая сила электронного подписания была подтверждена на практике. В итоге в нем приняли участие несколько сотен работодателей. В этот раз документооборот охватывал практически все документы, связанные с кадровой работой, где специалист мог подписывать всё в электронной форме, за исключением трудовых книжек.
В результате этих экспериментов Минтруд внес изменения в Трудовой кодекс, определив статус кадрового документооборота в сфере трудовых отношений: так сформировалась четкая законодательная база для КЭДО. Речь идет об изменениях в ТК РФ, которые мы обозначили выше.
Эти статьи разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге, урегулировали процесс перевода сотрудников на кадровый ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи. С 1 января 2021 года дистанционные и удаленные сотрудники получили законодательную возможность использовать электронные подписи при заверении кадровых документов.
В 2026 году Минтруд запустил четвертый эксперимент по подписанию кадровых электронных документов через национальный мессенджер МАХ. Приказ №423 вышел 17 сентября, а сам эксперимент проходит с 21 сентября по 15 декабря 2026 года. Участники - это операторы КЭДО и работодатели на добровольной основе опробуют механизм, при котором работники могут через МАХ давать согласие на переход на ЭДО, направлять заявления, уведомления и даже подписывать ряд документов усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), выданной через инфраструктуру электронного правительства. Минтруд собирает обратную связь, чтобы потом оценить, стоит ли закрепить эту возможность прямо в Трудовом кодексе. Следим за экспериментом.
И продолжается эксперимент по КЭДО в федеральных органах исполнительной власти. Он стартовал 1 июня 2023 года (постановлением Правительства № 413), и в мае 2026 года его продлили до 31 мая 2027 года. К проекту присоединились новые ведомства (Минобрнауки, ФАС, Федеральная пробирная палата, Роскомнадзор). На этом этапе планируют окончательно отработать все процедуры, масштабировать успешный опыт на другие федеральные органы и подготовить предложения, чтобы в перспективе перевести КЭДО на госслужбе на постоянную законодательную основу.
А вот для государственного сектора тренд другой. Если эксперимент в федеральных органах в 2027 году покажет стабильную работу, следующим шагом может стать внесение изменений в законодательство о государственной гражданской службе, чтобы сделать КЭДО обязательным именно для госорганов. Эксперты предполагают, что если это произойдёт, то полноценный обязательный переход для госсектора может занять ещё пару лет (ориентир 2028–2029 г.). А уже вслед за госсектором, по мере наработки практики, вопрос может встать и о расширении правил на российский бизнес.
Почему организации выбирают КЭДО
В 2027 году многие HR-отделы будут присматривать КЭДО с ИИ-автоматизацией. Технологии ИИ прочно входят и меняют рутинные процессы в кадровой сфере, ИИ-агенты забирают на себя однотипные задачи, и разгружают специалистов от механической работы.
На текущий момент КЭДО помогает бизнесу справиться с несколькими типовыми задачами: разгрузить HR-отделы, сократить расходы на решение организационных вопросов, закупку бумаги и других расходных материалов.
Например, крупный российский застройщик «Велесстрой» благодаря внедрению КЭДО от EmplDocs сократил расходы на подписание документов в 6,5 раз — это как если бы вы перестали платить за каждую шестую из семи покупок.
До внедрения КЭДО на кадровое делопроизводство (КДП) по одному специалисту компания тратила около 5 792 руб. в год, после отказа от бумаги — всего 872 руб. в год благодаря уходу от бумажного архива.
Экономический эффект и преимущества достигнуты за счет снижения затрат на печать и почту, но прежде всего — благодаря значительному сокращению трудозатрат кадровых специалистов, руководителей и сотрудников. Если раньше оформление одного кадрового документа в «Велесстрой» занимало в среднем полтора часа (90 минут), то теперь — всего 24 минуты. EmplDocs взял на себя порядка 60% рутинной работы кадровых специалистов, система помогает высвободить рабочее время для содержательных задач.
Помимо этого, организации получают возможность сконцентрироваться на решении стратегических кадровых направлений:
На текущий момент КЭДО помогает бизнесу справиться с несколькими типовыми задачами: разгрузить HR-отделы, сократить расходы на решение организационных вопросов, закупку бумаги и других расходных материалов.
Например, крупный российский застройщик «Велесстрой» благодаря внедрению КЭДО от EmplDocs сократил расходы на подписание документов в 6,5 раз — это как если бы вы перестали платить за каждую шестую из семи покупок.
До внедрения КЭДО на кадровое делопроизводство (КДП) по одному специалисту компания тратила около 5 792 руб. в год, после отказа от бумаги — всего 872 руб. в год благодаря уходу от бумажного архива.
Экономический эффект и преимущества достигнуты за счет снижения затрат на печать и почту, но прежде всего — благодаря значительному сокращению трудозатрат кадровых специалистов, руководителей и сотрудников. Если раньше оформление одного кадрового документа в «Велесстрой» занимало в среднем полтора часа (90 минут), то теперь — всего 24 минуты. EmplDocs взял на себя порядка 60% рутинной работы кадровых специалистов, система помогает высвободить рабочее время для содержательных задач.
Помимо этого, организации получают возможность сконцентрироваться на решении стратегических кадровых направлений:
- построении HR-бренда компании;
- дистанционном найме лучших специалистов без географических ограничений;
- удержании сотрудников;
- снижении текучести кадров.
Плюсы и минусы КЭДО
Подробнее о плюсах и минусах кадрового ЭДО — в таблице:
Что необходимо для перехода на КЭДО
Работодатель сам вправе выбрать, вводить сервис КЭДО или нет. Но если такое решение принято, начать предстоит с выбора поставщика программного обеспечения.
Закон о КЭДО не считает пересылку кадровых документов в электронном виде по e-mail или в мессенджерах электронным документооборотом: для внедрения необходима специализированная система или личный кабинет для сотрудников, позволяющий не только формировать, но и юридически значимо подписывать документы.
Ее предоставляют как частные компании, так и государство. В последнем случае речь идет о бесплатном сервисе «Работа в России». Он интегрирован с порталом Госуслуг, а в Трудовом кодексе прямо прописано, что единую цифровую платформу «Работа в России» можно использовать для обмена кадровыми документами с сотрудниками. Однако ее функционал довольно ограничен и не может быть адаптирован под нужды конкретного предприятия. Это типовой формат, подходящий не для всех.
Интеграция «Работы в России» с другими внутренними системами нередко вызывает технические сложности, а работодатель попадает в зависимость от стабильности государственного сервиса. Документы в эту систему нередко приходится вводить вручную.
Согласно Федеральному закону № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года (закон о КЭДО), работодатели вправе самостоятельно выбирать систему КЭДО. Законодательство не предъявляет жестких требований к функционалу, поэтому компаниям любого масштаба проще подобрать оптимальное решение.
Компаниям с небольшим штатом на начальном этапе может быть целесообразно использовать для обработки кадровых документов платформу «Работа в России».
В то же время более крупным организациям, которые уже автоматизировали бизнес-процессы, удобнее использовать коммерческие системы КЭДО с функционалом, адаптированным под их внутренние сценарии.
Закон о КЭДО не считает пересылку кадровых документов в электронном виде по e-mail или в мессенджерах электронным документооборотом: для внедрения необходима специализированная система или личный кабинет для сотрудников, позволяющий не только формировать, но и юридически значимо подписывать документы.
Ее предоставляют как частные компании, так и государство. В последнем случае речь идет о бесплатном сервисе «Работа в России». Он интегрирован с порталом Госуслуг, а в Трудовом кодексе прямо прописано, что единую цифровую платформу «Работа в России» можно использовать для обмена кадровыми документами с сотрудниками. Однако ее функционал довольно ограничен и не может быть адаптирован под нужды конкретного предприятия. Это типовой формат, подходящий не для всех.
Интеграция «Работы в России» с другими внутренними системами нередко вызывает технические сложности, а работодатель попадает в зависимость от стабильности государственного сервиса. Документы в эту систему нередко приходится вводить вручную.
Согласно Федеральному закону № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года (закон о КЭДО), работодатели вправе самостоятельно выбирать систему КЭДО. Законодательство не предъявляет жестких требований к функционалу, поэтому компаниям любого масштаба проще подобрать оптимальное решение.
Компаниям с небольшим штатом на начальном этапе может быть целесообразно использовать для обработки кадровых документов платформу «Работа в России».
В то же время более крупным организациям, которые уже автоматизировали бизнес-процессы, удобнее использовать коммерческие системы КЭДО с функционалом, адаптированным под их внутренние сценарии.
На что ориентироваться при выборе коммерческого поставщика КЭДО-платформы?
На что ориентироваться при выборе коммерческого поставщика КЭДО-платформы?
1
Соответствие системы вашим бизнес-задачам, включая подписание конкретных типов документов
Если задачи требуют только подписания конкретного базового перечня кадровых документов, стоит выбрать простое решение с минимальным набором опций. Если речь идет о разветвленных сценариях, составьте полный список требований, регламентов, по которым вы привыкли работать, и тщательно проверьте решения на соответствие на демо-стенде.
Если задачи требуют только подписания конкретного базового перечня кадровых документов, стоит выбрать простое решение с минимальным набором опций. Если речь идет о разветвленных сценариях, составьте полный список требований, регламентов, по которым вы привыкли работать, и тщательно проверьте решения на соответствие на демо-стенде.
2
Совместимость с уже существующими в компании системами
Такими как 1C:ЗУП и «БОСС-Кадровик». Переключение между системами потребует значительных временных затрат. А ведь именно для экономии времени компании и автоматизируют процессы.
Такими как 1C:ЗУП и «БОСС-Кадровик». Переключение между системами потребует значительных временных затрат. А ведь именно для экономии времени компании и автоматизируют процессы.
3
Информационная безопасность и инфраструктура. Существуют две модели распространения ПО:
- On-Premise: программы устанавливаются непосредственно на сервер клиента. В этом случае предприятие обеспечивает максимальный контроль над контуром хранения данных и защиту от несанкционированного доступа.
- On-Cloud: программное обеспечение размещается на серверах провайдера с использованием облачного хранения данных. Зачастую такое решение требует меньше стартовых затрат на запуск, однако в последующем предполагает регулярные платежи за подписку.
4
Эргономичный интерфейс и масштабируемость
Немаловажны понятный интерфейс личного кабинета, возможность подписывать документы с различных устройств, в том числе мобильных, применение трех типов электронной подписи, а также универсальный формат документов для совместимости с внешними системами. При выборе системы уточните у поставщика возможность ее доработки под изменяющиеся бизнес-задачи.
Немаловажны понятный интерфейс личного кабинета, возможность подписывать документы с различных устройств, в том числе мобильных, применение трех типов электронной подписи, а также универсальный формат документов для совместимости с внешними системами. При выборе системы уточните у поставщика возможность ее доработки под изменяющиеся бизнес-задачи.
6
Выбирая модель On-Cloud, важно продумать ряд моментов:
- Насколько надежен поставщик (репутация, наличие лицензий ФСТЭК/ФСБ);
- Имеется ли регулярное резервное копирование данных и сценарий действий на случай сбоев;
- Подходит ли этот вариант КЭДО (как правило, типовой) под ваши бизнес-задачи;
- Действительно ли это экономически оправдано. Для локального хранения данных в небольшой компании часто подходит серверная инфраструктура предприятия, что полностью исключает затраты на хранение бумажных архивов.
Вырастет спрос на автоматизацию HR-процессов в 2027 году с высоким уровнем безопасности, сквозной интеграции с учетными системами компании — ключевые тренды на рынке ЭДО и КЭДО. Платформа должна быть готова не только к текущим задачам, но и к требованиям масштабируемости, прямому обмену метаданными, поддержке мобильных сценариев (включая работу с приложением «Госключ») и гибкой работе с электронными подписями — именно эти параметры критичны для успешного развития бизнеса.
Как переводить кадровые процессы в цифру
Для начала — подготовительный этап:
Законодательство предусматривает три вида ЭП в сервисе КЭДО. В таблице ниже систематизированы все подробности:
- Провести аудит существующих кадровых процессов;
- Сделать анализ кадровой документации;
- Привести все кадровые процессы к единообразию, описать маршруты согласования и унифицировать формы документов;
- Провести разъяснительную работу с сотрудниками, подготовив инструкции для будущего внедрения и объяснив практические плюсы перемен.
Законодательство предусматривает три вида ЭП в сервисе КЭДО. В таблице ниже систематизированы все подробности:
Работодатель самостоятельно может выпустить ПЭП или УНЭП для своего сотрудника через инфосистему для целей КЭДО. Этапы выпуска:
1
При приеме на работу специалист по кадрам оформляет в системе заявку на выпуск электронной подписи;
2
Работник проверяет свои данные в заявке на ошибки
3
Работник подтверждает личность через «Госуслуги»;
4
Находясь на рабочем месте, сотрудник генерирует в информационной системе электронную подпись
5
Если у работника нет доступа или учетной записи на «Госуслугах», идентифицировать его личность может сам кадровик.
Как документально закрепить правила электронного кадрового делопроизводства в КЭДО
Переход на КЭДО должен быть отражен в документации работодателя. В первую очередь, это локальный акт об электронном кадровом документообороте, на котором базируется весь КЭДО в кадровом делопроизводстве.
Им может стать отдельный документ (Положение о КЭДО), или можно добавить необходимые пункты в коллективный договор — это проще, чем разрабатывать отдельный документ с нуля.
В акте необходимо прописать:
Образец соглашения об использовании ЭП можно скачать на сайте «Консультант» и в любых других справочниках. Соглашение является типовым документом, где прописываются условия использования подписи и перечень регламентных мероприятий.
👉 Подробнее об ЭЦП сотрудника в нашей статье
Закон о КЭДО гласит, что перед его внедрением работодатель обязан уведомить об этом всех работников письменно под подпись, а также собрать согласия на обработку персональных данных.
Любой сотрудник имеет право отказаться использовать КЭДО. В этом случае работник продолжит получать и подписывать все кадровые документы в бумажном варианте. Получать согласие от дистанционных работников не требуется.
Образец уведомления о введении КЭДО составляется кадровиком в свободной форме: единых обязательных требований закон не предусматривает.
Им может стать отдельный документ (Положение о КЭДО), или можно добавить необходимые пункты в коллективный договор — это проще, чем разрабатывать отдельный документ с нуля.
В акте необходимо прописать:
- Какие документы в вашей компании переходят в электронный формат, будут ли они иметь единый формат или разные, в зависимости от типа, как происходит подписание документов в системе;
- Каким образом будет оповещен персонал о необходимости подписать тот или иной кадровый документ; регламент взаимодействия с кадровой службой через КЭДО;
- Какой вид электронной подписи будет применяться для разных категорий документов.
Образец соглашения об использовании ЭП можно скачать на сайте «Консультант» и в любых других справочниках. Соглашение является типовым документом, где прописываются условия использования подписи и перечень регламентных мероприятий.
👉 Подробнее об ЭЦП сотрудника в нашей статье
Закон о КЭДО гласит, что перед его внедрением работодатель обязан уведомить об этом всех работников письменно под подпись, а также собрать согласия на обработку персональных данных.
Любой сотрудник имеет право отказаться использовать КЭДО. В этом случае работник продолжит получать и подписывать все кадровые документы в бумажном варианте. Получать согласие от дистанционных работников не требуется.
Образец уведомления о введении КЭДО составляется кадровиком в свободной форме: единых обязательных требований закон не предусматривает.
Как переводить в ЭДО кадровые процессы
В заключении рассмотрим, как конкретно применяется кадровый электронный документооборот в основных кадровых процессах:
Прием на работу. Даже такой сложный процесс, как прием на работу, возможно автоматизировать. ТК разрешает подписывать трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор с помощью УНЭП или УКЭП для всех категорий работников, включая дистанционных. Что касается приказа о приеме на работу, он перестал быть обязательным еще с осени 2021 года (отношения оформляются трудовым договором).
Оформление отпуска. Оптимизировать процесс оформления отпуска можно, к примеру, за счет нестандартной формы графика отпусков. Она предполагает ознакомление сотрудников с графиком в системе и исключает необходимость отдельных уведомлений.
Так, в EmplDocs система планирования отпусков автоматизирована. Она позволяет работать с графиком отпусков всем участникам процесса: в личном кабинете работники отмечают предпочтительные даты отпуска, руководитель видит их на общем графике и согласует. Все данные передаются напрямую в 1С. Кроме того, система автоматически напомнит и об отпусках, и о других важных кадровых событиях, заранее выпустив соответствующий приказ в личном кабинете сотрудника.
Командировки. Кадровые документы, связанные с командировками, работодатели переводили в электронный вид еще до того, как КЭДО прописали в Трудовом кодексе. Действующее законодательство напрямую разрешает переводить все документы этого типа в цифру.
Переводы и изменение условий труда. Для подписания таких документов, как согласие на перевод, соглашение к трудовому договору или уведомление об изменении условий труда, закон предписывает применять только УНЭП или УКЭП. Такое подписание гарантирует полную юридическую значимость при возникновении спорных вопросов.
Табель учета рабочего времени. Для табеля учета подойдет электронная подпись любого вида. О графике сменности персонал может также узнавать из системы КЭДО в личном кабинете, законодательству это не противоречит.
Расчетные листки. Выдачу расчетных листков в электронном виде необходимо закрепить во внутренней документации компании в части КЭДО. Министерство труда давно признало такой порядок абсолютно законным.
Приказы о премировании. Приказ о премировании может быть подписан любой электронной подписью или не подписан вовсе, если только он не оформлен по форме Т-11, Т-11а. Размер премии в этом случае специалист увидит в расчетном листке в личном кабинете — это не нарушает нормы ТК РФ.
Документы, которые ведутся на бумаге. Часть кадровых документов пока не разрешено переводить в электронный вид, они остаются на бумаге. В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ при любых условиях на бумажном носителе оформляются:
Прием на работу. Даже такой сложный процесс, как прием на работу, возможно автоматизировать. ТК разрешает подписывать трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор с помощью УНЭП или УКЭП для всех категорий работников, включая дистанционных. Что касается приказа о приеме на работу, он перестал быть обязательным еще с осени 2021 года (отношения оформляются трудовым договором).
Оформление отпуска. Оптимизировать процесс оформления отпуска можно, к примеру, за счет нестандартной формы графика отпусков. Она предполагает ознакомление сотрудников с графиком в системе и исключает необходимость отдельных уведомлений.
Так, в EmplDocs система планирования отпусков автоматизирована. Она позволяет работать с графиком отпусков всем участникам процесса: в личном кабинете работники отмечают предпочтительные даты отпуска, руководитель видит их на общем графике и согласует. Все данные передаются напрямую в 1С. Кроме того, система автоматически напомнит и об отпусках, и о других важных кадровых событиях, заранее выпустив соответствующий приказ в личном кабинете сотрудника.
Командировки. Кадровые документы, связанные с командировками, работодатели переводили в электронный вид еще до того, как КЭДО прописали в Трудовом кодексе. Действующее законодательство напрямую разрешает переводить все документы этого типа в цифру.
Переводы и изменение условий труда. Для подписания таких документов, как согласие на перевод, соглашение к трудовому договору или уведомление об изменении условий труда, закон предписывает применять только УНЭП или УКЭП. Такое подписание гарантирует полную юридическую значимость при возникновении спорных вопросов.
Табель учета рабочего времени. Для табеля учета подойдет электронная подпись любого вида. О графике сменности персонал может также узнавать из системы КЭДО в личном кабинете, законодательству это не противоречит.
Расчетные листки. Выдачу расчетных листков в электронном виде необходимо закрепить во внутренней документации компании в части КЭДО. Министерство труда давно признало такой порядок абсолютно законным.
Приказы о премировании. Приказ о премировании может быть подписан любой электронной подписью или не подписан вовсе, если только он не оформлен по форме Т-11, Т-11а. Размер премии в этом случае специалист увидит в расчетном листке в личном кабинете — это не нарушает нормы ТК РФ.
Документы, которые ведутся на бумаге. Часть кадровых документов пока не разрешено переводить в электронный вид, они остаются на бумаге. В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ при любых условиях на бумажном носителе оформляются:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы и журналы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажей по охране труда.
FAQ: частые вопросы о КЭДО в 2026 году
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году для коммерческих компаний?
Из закона следует, что пока Трудовой кодекс РФ оставляет окончательный выбор за бизнесом. Однако постановления Правительства строго обязывают государственный сектор полностью перейти на электронный документооборот к 2030 году. Коммерческим предприятиям эксперты рекомендуют интегрировать платформы вроде EmplDocs уже сейчас, чтобы избежать кассовых разрывов и штрафов при неизбежном ужесточении нормативов Минтруда.
Какие кадровые документы запрещено переводить в электронный вид?
Статья 22.1 ТК РФ жестко регламентирует перечень бумажных документов. Работодатели обязаны оформлять физически три типа документов: акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда. Почему так не надо делать в «цифре» — нарушение этого правила влечет моментальные штрафы от ГИТ до 50 000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ.
Что такое КЭДО и как система работает на практике?
КЭДО — это цифровой формат кадрового делопроизводства, полностью исключающий бумажные архивы и ручные подписи. Давайте рассмотрим процесс: кадровик формирует приказ в 1С:ЗУП, мгновенно отправляет его в систему EmplDocs, а сотрудник подписывает документ в приложении «Госключ» со смартфона. Это абсолютно законно и строго регулируется статьей 22.1 ТК РФ.
Подходит ли портал «Работа в России» для крупного бизнеса?
Государственная платформа «Работа в России» закрывает базовые потребности микропредприятий, но ограничивает возможности прямой бесшовной интеграции с базами 1С:ЗУП. Для корпоративного сегмента с разветвленными маршрутами согласований давайте рассмотрим коммерческие системы. Архитектура On-Premise в таких продуктах выдерживает высокие нагрузки от 1000 сотрудников и защищает базы персональных данных строго по стандартам ФСТЭК.
Когда кадровый ЭДО стал полностью легальным в России?
Ключевой фактор — колоссальная экономия рабочего времени HR-отдела и бюджета компании на расходники (кейс EmplDocs у застройщика «Велесстрой» показал снижение расходов в 6,5 раз). Система берет на себя рутину, автоматически напоминает об отпусках и исключает потерю ЛНА. Почему так не надо делать — пытаться вести гибридный документооборот без системы, это только удваивает нагрузку на отдел кадров.
Что нужно подготовить компании перед внедрением КЭДО?
Работодателю необходимо провести внутренний аудит кадровых процессов и выбрать надежного поставщика программного обеспечения (On-Premise или On-Cloud). Далее потребуется выпустить легитимные электронные подписи (ПЭП, УНЭП или УКЭП) для всего штата сотрудников. Без корректно оформленных ЭП юридически значимый обмен документами в системе невозможен.
Как правильно задокументировать переход на электронные кадровые документы?
Организация обязана утвердить внутреннее Положение о КЭДО или внести соответствующие регламенты в действующий коллективный договор. Законодательство строго требует письменно уведомить каждого сотрудника под подпись и собрать согласия на обработку данных. Из закона следует, что принудительно переводить несогласных работников в «цифру» запрещено.
Какие кадровые процессы проще всего перевести в ЭДО первыми?
Давайте рассмотрим график отпусков и оформление командировок — эти процессы легче всего поддаются автоматизации через подписание УНЭП или ПЭП. Оформление приема на работу, выдача расчетных листков и согласование переводов также быстро адаптируются к цифровому формату. Исключение составляют лишь акты о несчастных случаях и приказы об увольнении по статье 22.1 ТК РФ их обязательно оформлять на бумажном носителе.
