WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
7 декабря 2024
Всё о КЭДО: электронный кадровый документооборот в 2025 году
Национальная программа «Цифровая экономика РФ» с каждым годом набирает обороты. Государство настроено на максимальную цифровизацию всех видов организаций через внедрение КЭДО.
Так, уже к 2030 году планируется перевести в электронный вид абсолютное большинство государственных услуг. Коснется это и кадрового электронного документооборота, повсеместное внедрение которого не за горами.
Так, уже к 2030 году планируется перевести в электронный вид абсолютное большинство государственных услуг. Коснется это и кадрового электронного документооборота, повсеместное внедрение которого не за горами.
Олег Филиппов
CEO EmplDocs
Содержание
КЭДО — что это и как работает
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет вести и подписывать кадровые документы в электронном формате, который исключает потерю оригиналов, за счет сокращения документов на бумаге. С таким инструментом, как КЭДО - компании могут создавать, подписывать, хранить трудовые договоры, приказы, табели учета рабочего времени и другие кадровые приказы, избавляясь от необходимости вести бумажный документооборот. Это делает подписание мгновенным.
Это упрощает и ускоряет работу с документами, делая их доступными в любое время и в любом месте, где есть интернет, ведь с системой можно работать удаленно. Правила ведения КЭДО регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.
Это упрощает и ускоряет работу с документами, делая их доступными в любое время и в любом месте, где есть интернет, ведь с системой можно работать удаленно. Правила ведения КЭДО регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.
Важно соблюдать правила защиты персональных данных при обмене документами с сотрудниками и подписывать их в защищенных каналах, чтобы избежать оборотных штрафов в КЭДО.
Единые требования к электронным документам прописаны в приказе Минтруда № 578н. Его основные положения:
- Кадровый документ состоит из основной части (файл в формате PDF/A-1A), приложения (при наличии), электронной подписи и описания содержания. Данный формат обеспечивает долгосрочную сохранность и неизменность документа.
- Если за работника подписывает его доверенное лицо, должна быть предоставлена машиночитаемая доверенность. Ее формат определен приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 858.
- Определен перечень элементов кадрового электронного документа, коды сведений, связанных с трудовой деятельностью.
История КЭДО в России
Эксперимент Министерства труда по пилотному внедрению кадрового ЭДО начался ещё в 2017 году. За четыре последующих года Минтруд провёл три эксперимента по КЭДО для работодателей. Один из них касался электронной проверки кадровых документов, два других — обмена ими, без использования бумаги.
Вначале было привлечено лишь около двух десятков крупных компаний. При обмене электронными документами с сотрудниками они продолжали подписывать документы и дублировать их в бумажном варианте.
Вначале было привлечено лишь около двух десятков крупных компаний. При обмене электронными документами с сотрудниками они продолжали подписывать документы и дублировать их в бумажном варианте.
В третьем эксперименте организации участвовали по собственному желанию, и бумажные версии документов больше не требовались. Юридическая сила электронного подписания была подтверждена. В итоге в нём принял участие 381 работодатель. В этот раз документооборот охватывал все документы, связанные с кадровой работой, где специалист мог подписывать все в электронной форме, за исключением трудовых книжек.
В результате этих экспериментов Минтруд внес изменения в Трудовой кодекс, определив кадровый документооборот в сфере трудовых отношений и создав законодательную базу для КЭДО. Речь идет об изменениях в ТК, которые мы обозначили выше. Эти статьи разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования в бумажном варианте, урегулировали процесс перевода сотрудников на кадровый ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи.
Помимо этих изменений, сегодня имеются и другие предпосылки для массового внедрения КЭДО, такие как введение электронных трудовых книжек. Работать с электронным вариантом - удобнее для всех сторон.
Кроме того, с 1 января 2021 года дистанционные и удаленные сотрудники получили возможность использовать электронные подписи при заверении кадровых документов.
Помимо этих изменений, сегодня имеются и другие предпосылки для массового внедрения КЭДО, такие как введение электронных трудовых книжек. Работать с электронным вариантом - удобнее для всех сторон.
Кроме того, с 1 января 2021 года дистанционные и удаленные сотрудники получили возможность использовать электронные подписи при заверении кадровых документов.
Почему организации выбирают КЭДО
Ввод КЭДО призван решить ряд проблем, актуальных для российского бизнеса. Среди них — загруженность HR-отделов, расходы на решение организационных вопросов, расходов на бумагу и другие расходники.
Для примера — кейс 2021 года. Крупный российский застройщик «Велесстрой» благодаря внедрению КЭДО командой EmplDocs, сократил затраты на подписание кадровых документов в 6,5 раз.
До введения КЭДО на делопроизводство (КДП) по одному специалисту компания тратила около 5792 руб. в год, после — всего 872 руб. в год благодаря уходу от бумаги.
Экономический эффект и преимущества достигнуты за счет снижения затрат на печать и почту, но в первую очередь — благодаря значительному сокращению трудозатрат кадровиков, руководителей и работников. Ранее в «Велесстрой» работа над одним кадровым документом занимала в среднем 90 минут, сегодня — 24. EmplDocs взял на себя порядка 60% рутинной работы кадровых специалистов, система призвана помогать разгружать время для важных задач.
Экономический эффект и преимущества достигнуты за счет снижения затрат на печать и почту, но в первую очередь — благодаря значительному сокращению трудозатрат кадровиков, руководителей и работников. Ранее в «Велесстрой» работа над одним кадровым документом занимала в среднем 90 минут, сегодня — 24. EmplDocs взял на себя порядка 60% рутинной работы кадровых специалистов, система призвана помогать разгружать время для важных задач.
Помимо этого, организации смогут сконцентрироваться на решении стратегических кадровых задач:
Построение HR-бренда;
Дистанционный наём лучших специалистов;
Удержание сотрудников;
Снижение текучки.
Подробнее о плюсах и минусах кадрового ЭДО — в таблице:
Что необходимо для перехода на КЭДО
Работодатель сам вправе выбрать, вводить сервис КЭДО или нет. Но если такое решение принято, начать нужно с выбора поставщика программного обеспечения.
Закон о КЭДО не считает пересылку кадровых документов в электронном виде по e-mail или в мессенджере электронным документооборотом — для его внедрения необходима специализированная система или кабинет для сотрудников, который позволяет не только создавать, но и юридически значимо подписывать документы.
Её предоставляют как частные компании, так и государство. В последнем случае речь идёт о бесплатном сервисе «Работа в России». Он интегрирован с порталом Госуслуг, а в Трудовом кодексе прямо прописано, что единую цифровую платформу «Работа в России» можно использовать для обмена кадровыми документами с сотрудниками. Однако его функционал довольно ограничен и не может быть изменён под нужды предприятия. Это типовой формат, подходящий не для всех.
Вряд ли получится избежать сложностей при интеграции «Работы в России» с другими системами, а работодатель попадает в полную зависимость от сервиса. Документы в эту систему придётся вводить вручную.
Вряд ли получится избежать сложностей при интеграции «Работы в России» с другими системами, а работодатель попадает в полную зависимость от сервиса. Документы в эту систему придётся вводить вручную.
Согласно Федеральному закону № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, работодатели могут выбирать систему КЭДО. Компаниям с небольшим штатом будет выгоднее использовать для обработки кадровых документов платформу «Работа в России».
В то же время более крупным организациям, которые уже автоматизировали бизнес-процессы, удобнее использовать системы КЭДО с адаптированным под них функционалом.
В то же время более крупным организациям, которые уже автоматизировали бизнес-процессы, удобнее использовать системы КЭДО с адаптированным под них функционалом.
На что ориентироваться при выборе коммерческого поставщика КЭДО-платформы:
1
Соответствие системы вашим бизнес-задачам, включая подписание конкретных типов документов
Если задачи требуют только подписания конкретного перечня кадровых документов, то стоит выбрать наиболее простое решение с минимальным функционалом.
Если речь идет о более серьезных функциях, составьте полный список требований, сценариев, по которым вы привыкли работать и тщательно проверьте решения на соответствие.
Если задачи требуют только подписания конкретного перечня кадровых документов, то стоит выбрать наиболее простое решение с минимальным функционалом.
Если речь идет о более серьезных функциях, составьте полный список требований, сценариев, по которым вы привыкли работать и тщательно проверьте решения на соответствие.
2
Совместимость с уже существующими в компании системами
Такими как 1C: ЗУП и «Босс-кадровик». Переключение с одной системы на другую будет съедать много времени. А ведь именно для экономии мы и автоматизируем все процессы.
Такими как 1C: ЗУП и «Босс-кадровик». Переключение с одной системы на другую будет съедать много времени. А ведь именно для экономии мы и автоматизируем все процессы.
3
Информационная безопасность
Существуют две модели распространения ПО:
– On-Premise — программы устанавливаются на сервер клиента. Вы будете практически на 100% защищены от недобросовестного использования ваших данных.
– On-Cloud — ПО размещается на стороннем сервере «в облаке». Зачастую такое программное обеспечение дешевле на момент внедрения, но в последующем придется регулярно платить за продление пользования.
Выбирая On-Cloud, нужно продумать ряд моментов:
1. Насколько надежен поставщик;
2. Имеется ли резервное копирование данных и сценарий на случай их потери;
3. Подходит ли этот вариант КЭДО (как правило, типовой) под ваши задачи;
4. Действительно ли это выгодно для вас. Для хранения данных в небольшой компании может подойти обычный компьютер (или уже существующая серверная), что исключает затраты на бумажное архивирование.
Существуют две модели распространения ПО:
– On-Premise — программы устанавливаются на сервер клиента. Вы будете практически на 100% защищены от недобросовестного использования ваших данных.
– On-Cloud — ПО размещается на стороннем сервере «в облаке». Зачастую такое программное обеспечение дешевле на момент внедрения, но в последующем придется регулярно платить за продление пользования.
Выбирая On-Cloud, нужно продумать ряд моментов:
1. Насколько надежен поставщик;
2. Имеется ли резервное копирование данных и сценарий на случай их потери;
3. Подходит ли этот вариант КЭДО (как правило, типовой) под ваши задачи;
4. Действительно ли это выгодно для вас. Для хранения данных в небольшой компании может подойти обычный компьютер (или уже существующая серверная), что исключает затраты на бумажное архивирование.
4
Немаловажен также удобный интерфейс, возможность подписывать документы с разных устройств, в том числе мобильных, применение трёх типов электронной подписи, а также универсальный формат документов для совместимости с другими системами. Обсудите с поставщиком возможность доработки системы КЭДО в будущем, если ваши потребности изменятся.
Как переводить кадровые процессы в цифру
Для начала — подготовка:
Провести аудит существующих кадровых процессов;
Сделать анализ кадровой документации;
Привести все кадровые процессы к единообразию, описать маршруты и унифицировать формы;
Провести разъяснительную работу с сотрудниками, подготовив инструкции для будущего внедрения и объяснив им все плюсы перемен.
Полноценное внедрение КЭДО на предприятии невозможно без электронной подписи (ЭП) у каждого работника. Касается это и руководителей, и кадровиков. Все должны быть готовы работать в новой системе.
Законодательство предусматривает три вида ЭП в сервисе КЭДО. В таблице ниже рассказываем все подробности:
Законодательство предусматривает три вида ЭП в сервисе КЭДО. В таблице ниже рассказываем все подробности:
Работодатель самостоятельно может выпустить ПЭП или УНЭП для своего сотрудника через инфосистему для целей КЭДО. Этапы:
1
При приеме на работу специалист по кадрам оформляет в системе заявку на выпуск электронной подписи;
2
Работник проверяет свои данные в заявке на ошибки;
3
Работник подтверждает личность через «Госуслуги»;
4
Находясь на рабочем месте, сотрудник генерирует в информационной системе электронную подпись;
5
Если у работника нет доступа или учетной записи на «Госуслугах», идентифицировать его может сам кадровик.
Как документально закрепить правила электронного кадрового делопроизводства
Переход на КЭДО должен быть отражен в документации работодателя. В первую очередь, это локальный акт об электронном кадровом документообороте. Им может стать отдельный документ (Положение), а можно ограничиться дополнениями в коллективный договор. Необходимо прописать:
Какие документы в вашей компании должны переходить в электронный формат, будут ли эти документы иметь единый формат или разные, в зависимости от типа, как происходит подписание документов в системе;
Каким образом будет оповещен персонал о необходимости подписать тот или иной кадровый документ; взаимодействие с кадровой службой через КЭДО;
Какой вид электронной подписи будет применяться.
Если для работы в рамках кадрового ЭДО ваши сотрудники будут использовать НЭП или ПЭП, нужно будет также подготовить Соглашение с работниками по использованию электронной подписи в сервисе КЭДО. Оно регулирует, каким образом идентифицируется человек, подписывающий документы, как используется ЭП, и обязует весь коллектив сохранять конфиденциальность подписи. Чаще всего образец такого Соглашения предоставляет провайдер информационной системы КЭДО.
Образец соглашения об использовании ЭП можно скачать на сайте «Консультант» и в любых других справочниках. Соглашение является типовым документом, где вы прописываете условия использования и перечень мероприятий.
Образец соглашения об использовании ЭП можно скачать на сайте «Консультант» и в любых других справочниках. Соглашение является типовым документом, где вы прописываете условия использования и перечень мероприятий.
Закон о КЭДО гласит, что перед его внедрением работодатель обязан уведомить об этом всех работников под подпись, а также собрать разрешения на обработку персональных данных.
Любой сотрудник имеет право отказаться использовать КЭДО.
В этом случае работник продолжит получать и подписывать все кадровые документы в бумажном варианте. Получать согласие от дистанционных работников не требуется.
Образец уведомления о введении КЭДО составляется кадровиком в свободной форме. Единых требований закон не предусматривает.
Образец уведомления о введении КЭДО составляется кадровиком в свободной форме. Единых требований закон не предусматривает.
Как переводить в ЭДО кадровые процессы
В заключении рассмотрим, как конкретно применяется кадровый электронный документооборот в основных кадровых процессах.
1
Даже такой сложный процесс, как прием на работу, возможно автоматизировать. ТК разрешает подписывать трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор с помощью НЭП или КЭП для всех категорий работников, включая дистанционных. Что касается приказа о приеме на работу, он перестал быть обязательным еще с осени 2021 года.
2
Оптимизировать процесс оформления отпуска можно, к примеру, за счет нестандартной формы графика отпусков. Она предполагает ознакомление сотрудников с графиком и исключает необходимость отдельных уведомлений.
Так, в EmplDocs система планирования отпусков автоматизирована. Она позволяет работать с графиком отпусков всем участникам процесса. В удобном интерфейсе кабинета, работники отмечают предпочтительные для себя даты отпуска, работодатель видит их на общем графике и может согласовать. Все данные передаются напрямую в 1С. Кроме того, система позволяет настроить автоматическое напоминание о планируемом отпуске и заранее выпустить соответствующий приказ в Личном кабинете сотрудника.
Так, в EmplDocs система планирования отпусков автоматизирована. Она позволяет работать с графиком отпусков всем участникам процесса. В удобном интерфейсе кабинета, работники отмечают предпочтительные для себя даты отпуска, работодатель видит их на общем графике и может согласовать. Все данные передаются напрямую в 1С. Кроме того, система позволяет настроить автоматическое напоминание о планируемом отпуске и заранее выпустить соответствующий приказ в Личном кабинете сотрудника.
3
Кадровые документы, связанные с командировками, работодатели переводили в электронный вид еще до того, как КЭДО прописали в Трудовом кодексе. Ведь эти документы требуются лишь при возникновении трудового конфликта. На сегодняшний день законодательство напрямую разрешает переводить все документы этого типа в цифру.
4
Для подписания таких важных документов, как согласие на перевод, соглашение к трудовому договору или уведомление об изменении условий труда, можно применять только НЭП или КЭП. Такое подписание гарантирует полную юридическую значимость.
5
Для табеля учета подойдет электронная подпись любого вида. О графике сменности персонал может также узнавать из системы КЭДО в личном кабинете, законодательству это не противоречит.
6
Выдачу расчетных листков в электронном виде необходимо прописать во внутренней документации компании в части КЭДО. Министерство труда давно признало такой порядок законным.
7
Приказ о премировании может быть подписан любой электронной подписью или не подписан вовсе, если только он не оформлен по форме Т-11, Т-11а. Размер премии в этом случае специалист увидит в расчетном листке — это не нарушает ТК.
8
Часть кадровых документов пока не разрешено переводить в электронный вид, оставив на бумаге. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда при любых условиях необходимо дублировать в бумажной версии при КЭДО.
Кадровый электронный документооборот — это будущее для всех отраслей. Уже сегодня сервис КЭДО внедряется повсеместно и позволяет работать эффективнее, исключая обмен на бумаге. Пока переход на него еще не стал обязательным, бизнес имеет возможность внедрять КЭДО без спешки, осознанно и планомерно.
Безусловно, работодатель должен сам взвешивать все риски, но лучшее решение — довериться в этом непростом вопросе надежным профессионалам, таким как EmplDocs.
Безусловно, работодатель должен сам взвешивать все риски, но лучшее решение — довериться в этом непростом вопросе надежным профессионалам, таким как EmplDocs.
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Материалы
Презентация спикеров
«Бесплатный сыр» – не только в мышеловке. Госключ как средство ЭП на примере EmplDocs
Перевели 87% штата на КЭДО
Екатерина Александрова – о том, как легко можно перевести сотрудников на КЭДО с Госключом
Хотите больше полезных материалов?
Подпишитесь на нашу рассылку. Дважды в месяц рассказываем о том, что ещё стоит почитать из сферы КЭДО и HCM
Подпишитесь на нашу рассылку. Дважды в месяц рассказываем о том, что ещё стоит почитать из сферы КЭДО и HCM
Хотите больше полезных материалов?